數(shù)字檔案館的規(guī)劃與設(shè)計(jì)

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建設(shè)周期長(zhǎng)，技術(shù)難度大，必須先做科學(xué)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，并組織相關(guān)專家學(xué)者對(duì)規(guī)劃與設(shè)計(jì)方案進(jìn)行充分論證，才能保證工程順利進(jìn)行，少走彎路。

數(shù)字檔案館的規(guī)劃主要包括預(yù)期達(dá)到的總體目標(biāo)，分階段實(shí)施的步驟、安排，建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入預(yù)算，需要配置的主要設(shè)備，管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。

1 與地方或部門信息化建設(shè)同步發(fā)展

數(shù)字檔案館的規(guī)劃和建設(shè)必須與地方或部門信息化建設(shè)同步發(fā)展。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案信息化建設(shè)如果滯后于地方或部門的相關(guān)信息化工作，將影響整體信息化建設(shè)，同樣，檔案信息化建設(shè)也沒有必要超前發(fā)展。數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中綜合性強(qiáng)、難度大的工作，必須在地方或部門信息化發(fā)展到一定階段，才能有建設(shè)數(shù)字檔案館的需求，才能啟動(dòng)這項(xiàng)工作，如果時(shí)機(jī)選擇不恰當(dāng)，檔案工作將非常被動(dòng)或造成極大的浪費(fèi)。

2 硬件配置

硬件配置應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)的需要先進(jìn)行預(yù)算，再根據(jù)建設(shè)的進(jìn)展和需要分期購(gòu)置，在建設(shè)工期比較長(zhǎng)的情況下，不能把所有的硬件設(shè)備都一次配備到位，因?yàn)橛?jì)算機(jī)設(shè)備更新?lián)Q代非常快，先行購(gòu)置而閑置不用，將會(huì)造成極大的浪費(fèi)。

數(shù)字檔案館硬件主要包括終端設(shè)備（微機(jī)）、處理設(shè)備（服務(wù)器）、存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤陣列、大容量硬盤、光盤等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（交換機(jī)、路由器、網(wǎng)卡、網(wǎng)線等）、數(shù)字化設(shè)備（各種掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)等）、其他（如打印機(jī)、刻錄機(jī)、視頻音頻信息采集編輯設(shè)備等）。

3 網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)

網(wǎng)絡(luò)及其相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備是數(shù)字檔案館運(yùn)行的基礎(chǔ)，和傳統(tǒng)檔案館的庫(kù)房、裝具等設(shè)施類似，在數(shù)字檔案館的總體規(guī)劃設(shè)計(jì)和硬件投人中，占有相當(dāng)大的份量。從便于管理和安全等方面考慮，數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)宜采取“三網(wǎng)一庫(kù)”的形式。三網(wǎng)分別是檔案館局域網(wǎng)、地方（或部門）政務(wù)網(wǎng)和公眾網(wǎng)（國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)），一庫(kù)是保存檔案資源的大型數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案館局域網(wǎng)是數(shù)字檔案館的核心網(wǎng)，負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館檔案的導(dǎo)入、存儲(chǔ)、管理、檢索、利用等，在數(shù)字檔案館建設(shè)初期，檔案館館局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)功能并不需要非常強(qiáng)大，重點(diǎn)是單機(jī)功能，能保證檔案的有效管理和運(yùn)行。地方（或部門）政務(wù)網(wǎng)是檔案館和地方政府以及各立檔單位鏈接和聯(lián)系的紐帶，應(yīng)具備檔案的接收、利用查詢、檔案局館的電子政務(wù)辦公等功能，該網(wǎng)絡(luò)的硬件設(shè)施由地方政府或有關(guān)行業(yè)主管部門負(fù)責(zé)投資和建設(shè)，而軟件功能的設(shè)計(jì)和運(yùn)行則由檔案局館負(fù)責(zé)，政務(wù)網(wǎng)是各級(jí)檔案局館通過網(wǎng)絡(luò)行使檔案管理職能的主要渠道。公眾網(wǎng)是數(shù)字檔案館與社會(huì)公眾聯(lián)系和溝通的橋梁，通過檔案網(wǎng)站等形式開展檔案利用服務(wù)、宣傳檔案工作，也可以通過公眾網(wǎng)捕獲重要數(shù)字信息資源，作為資料豐富數(shù)字檔案館館藏。為保證數(shù)字檔案館運(yùn)行中的安全保密，三網(wǎng)應(yīng)物理隔離。

4 數(shù)字檔案館功能設(shè)計(jì)

數(shù)字檔案館的功能設(shè)計(jì)在數(shù)字檔案館建設(shè)中占有非常重要的地位，可以說，數(shù)字檔案館建設(shè)成功與否，建成后運(yùn)行是否達(dá)到要求，主要取決于其功能設(shè)計(jì)是否科學(xué)可行。數(shù)字檔案館的硬件設(shè)施不需要一步到位，可以根據(jù)需要和經(jīng)費(fèi)投入情況逐步配置。而數(shù)字檔案館的功能設(shè)計(jì)一旦確定，將在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)決定數(shù)字檔案館的運(yùn)行質(zhì)量，而且輕易是不能改變的。功能設(shè)計(jì)是數(shù)字檔案館建設(shè)的靈魂。

數(shù)字檔案館的功能設(shè)計(jì)需把握幾個(gè)原則：

第一，系統(tǒng)性要強(qiáng)、整體性要好。數(shù)字檔案館要實(shí)現(xiàn)的功能很多，包含許多子系統(tǒng)，應(yīng)正確劃分各子系統(tǒng)，確定各子系統(tǒng)之間的界限和相互聯(lián)系。由于部分子系統(tǒng)是分階段實(shí)施的，還應(yīng)該注意它們之間的銜接關(guān)系。數(shù)字檔案館的功能設(shè)計(jì)應(yīng)采用系統(tǒng)工程的原理與方法。

第二，靈活性要強(qiáng)、開放性要好。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)過程中和運(yùn)行后，數(shù)字檔案的種類和數(shù)量以及管理技術(shù)方法都在不斷變化，這就要求數(shù)字檔案館的功能設(shè)計(jì)能夠適應(yīng)可能發(fā)生的變化，系統(tǒng)應(yīng)具備兼容性強(qiáng)、開放性好的特點(diǎn)。

第三，正確處理先進(jìn)與實(shí)用的關(guān)系。數(shù)字檔案館的功能實(shí)現(xiàn)需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段，但并不是越先進(jìn)越好，應(yīng)盡量采用成熟穩(wěn)定的技術(shù)方法，多在功能設(shè)計(jì)上下功夫。

數(shù)字檔案館應(yīng)具備傳統(tǒng)檔案館的“收、管、用”三大基本功能和系統(tǒng)維護(hù)功能。

1.檔案接收

數(shù)字檔案館負(fù)責(zé)各類數(shù)字檔案的接收、采集，主要包括三個(gè)方面內(nèi)容：歸檔電子文件的接收、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、公眾網(wǎng)數(shù)字信息采集。

歸檔電子文件的接收是數(shù)字檔案館接收功能中最重要的，也是實(shí)現(xiàn)技術(shù)難度最大的一項(xiàng)基本功能。要實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)功能，除了采用先進(jìn)的技術(shù)手段外，還需要提前對(duì)本地區(qū)、本部門目前已經(jīng)形成的歸檔電子文件和將要形成的歸檔電子文件的種類、管理方式等有一個(gè)全面、系統(tǒng)的調(diào)查了解，才能為程序設(shè)計(jì)人員提供科學(xué)的、詳細(xì)的接收要求。歸檔電子文件的接收應(yīng)盡可能采用“打包”的方式，電子文件元數(shù)據(jù)同時(shí)接收，以保證歸檔電子文件真實(shí)、完整。

傳統(tǒng)檔案數(shù)字化功能的實(shí)現(xiàn)，目前技術(shù)上已成熟可靠，主要是解決資金、人員問題。檔案數(shù)字化的設(shè)備投入應(yīng)視現(xiàn)實(shí)需要來安排，攤子不宜鋪得太大，中小型數(shù)字檔案館建設(shè)不一定要完全靠自身開展數(shù)字化工作，可以依靠大型檔案館的設(shè)備、技術(shù)、人員來進(jìn)行數(shù)字化加工。

公眾網(wǎng)數(shù)字信息的采集也是一項(xiàng)重要的功能，通過網(wǎng)絡(luò)在線采集現(xiàn)有的各種信息資源庫(kù)如國(guó)土信息資源、人口統(tǒng)計(jì)信息資源，采集各網(wǎng)站的網(wǎng)頁(yè)、歷史照片、重要新聞報(bào)道、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、重大歷史事件的聲像資源等信息，作為數(shù)字檔案館館藏資料保存。

2.檔案管理

檔案管理功能主要負(fù)責(zé)對(duì)接收的各種類型數(shù)字檔案進(jìn)行整理、分類、管理，使大量無序的信息有序化。主要包括：數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化、元數(shù)據(jù)著錄、多媒體檔案標(biāo)引、目錄管理、檔案鑒定、檔案遷移、報(bào)表打印、信息統(tǒng)計(jì)等。

數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)接收來的符合或通過轉(zhuǎn)換使其符合一定規(guī)范如電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、文件的語(yǔ)言格式、數(shù)據(jù)交換的物理存儲(chǔ)介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)交換的邏輯格式標(biāo)準(zhǔn)，其數(shù)字信息及其元數(shù)據(jù)，根據(jù)采集時(shí)所帶的目錄信息，采取一定的分類方案，將這些數(shù)據(jù)有序地存儲(chǔ)到系統(tǒng)中。

元數(shù)據(jù)著錄是對(duì)采集來的數(shù)字檔案信息進(jìn)行內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相應(yīng)項(xiàng)目的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和缺項(xiàng)補(bǔ)著錄，建立元數(shù)據(jù)庫(kù)。

目錄管理是檔案管理功能的核心，對(duì)數(shù)字檔案的管理實(shí)際上都是通過目錄管理來實(shí)現(xiàn)的，通過目錄掛接原文信息，來實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)數(shù)字檔案資源的有序管理。

檔案鑒定是對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行批量的內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。是計(jì)算機(jī)輔助人工完成鑒定的部分工作。內(nèi)容鑒定是根據(jù)檔案開發(fā)所必須具備的條件，檔案價(jià)值判定、保管期限劃分的標(biāo)準(zhǔn)，檔案真?zhèn)舞b別的主要依據(jù)等要素，同檔案文件的來源、類別、責(zé)任人、形成時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)等眾多信息相結(jié)合，制訂鑒定規(guī)則，利用計(jì)算機(jī)的智能技術(shù)，建立起專家智能鑒定系統(tǒng)，進(jìn)行檔案信息的批量輔助鑒定。在此基礎(chǔ)上再由專家對(duì)輔助鑒定的檔案信息進(jìn)行直接鑒定，予以確認(rèn)。技術(shù)鑒定是對(duì)電子文件各方面的技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括文件信息真實(shí)性、完整性、可讀性分析以及對(duì)文件載體狀況的檢測(cè)。

檔案遷移是數(shù)字檔案管理的一項(xiàng)特殊要求，是為了解決數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存和外部軟硬件環(huán)境變化而采取的一項(xiàng)技術(shù)手段，目的是使數(shù)字檔案能與外部軟硬件環(huán)境相適應(yīng)，從而保持?jǐn)?shù)字檔案的長(zhǎng)期可讀。主要包括檔案信息資源變更登記、資源變更受理、遷出、遷入等功能。

3.檔案利用

檔案利用是通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供利用服務(wù)，可以使具備上網(wǎng)條件的用戶在任何地點(diǎn)、時(shí)間得到權(quán)限許可的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的共享。功能主要包括檔案信息開發(fā)、綜合智能查詢、網(wǎng)站信息發(fā)布、光盤發(fā)布等。檔案信息開發(fā)是進(jìn)行檔案信息的編研規(guī)范化和素材編輯。綜合智能查詢是可提供館藏?cái)?shù)字檔案的文檔、圖形圖像、語(yǔ)音資源、視頻資源的查詢閱覽及虛擬演播等服務(wù)。網(wǎng)站信息發(fā)布能夠?qū)^藏?cái)?shù)字檔案相關(guān)信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行發(fā)布，提供對(duì)外服務(wù)。光盤發(fā)布是通過光盤刻錄等形式提供利用。

4.系統(tǒng)維護(hù)

系統(tǒng)維護(hù)主要從保證數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全運(yùn)行方面考慮，從物理安全、信息資源安全和安全保密管理等幾個(gè)方面著手。

第一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、備份恢復(fù)。數(shù)字檔案館采用三網(wǎng)物理隔離的方式保證系統(tǒng)安全，因而無法直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接，產(chǎn)生了信息隔膜，需要通過系統(tǒng)的導(dǎo)入／導(dǎo)出功能進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移；數(shù)字檔案館的重要設(shè)備、系統(tǒng)軟件、所有數(shù)字檔案數(shù)據(jù)等都需要備份，服務(wù)器宜采用鏡像備份，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采用光盤等載體進(jìn)行異地備份。軟件備份利用關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)自身提供的功能，對(duì)元數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)文件的對(duì)象數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份恢復(fù)。

第二，病毒防范。采用先進(jìn)的防病毒軟件適時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，隨時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)，并建立嚴(yán)格的防病毒管理制度。

第三，身份鑒別、訪問控制。身份鑒別和訪問控制主要通過設(shè)置口令、密鑰，安裝智能卡，通過指紋、聲音、視網(wǎng)膜等完成。凡是進(jìn)行系統(tǒng)執(zhí)行操作、檔案網(wǎng)上移交、檔案信息檢索利用等都要進(jìn)行身份鑒別和訪問控制。

第四，信息加密和完整性校驗(yàn)。信息加密主要指信息傳輸加密，防止移交／接收檔案時(shí)，發(fā)生竊聽、泄漏、篡改或破壞等情況，加密方式通常有鏈路加密、網(wǎng)絡(luò)層加密、應(yīng)用層加密等。數(shù)字檔案館的信息存儲(chǔ)一般不宜采取加密措施，防止因加密本身對(duì)檔案的真實(shí)、完整造成損害，應(yīng)盡量采用其他方式來保證檔案的安全。信息完整性校驗(yàn)是采取適當(dāng)技術(shù)手段如數(shù)字水印技術(shù)等防止檔案被非法篡改、插入和刪除。