數字檔案館建設實例

1 深圳數字檔案館工程建設情況

深圳數字檔案館工程于2000年5月經國家檔案局批準立項，由國家檔案局科研所、深圳市檔案局、北京世紀科怡科技公司共同承擔。同年月，在深圳召開了全國第一次數字檔案館建設研討會；隨后建立了研究開發組，并聘請有關專家擔任項目顧問。2001 年3 月，該項目總體規劃書通過國家檔案局組織的專家評審； 2001年6 月，該項目又被列為國家計委高技術應用部門發展項目，并獲經費資助。

“深圳數字檔案館工程”分三期實施，目前已完成一期工程，具體情況為：

（1）《數字檔案館總體規劃書》已經通過專家評審，《第一期工程需求分析報告》、《工程實施方案》、《數字檔案館總體方案》、《數字檔案館應用需求分析報告》等綜合性、指導性文件已經定稿并付諸實施。

（2）應用系統已基本成型，并完成《深圳市電子文件歸檔與管理辦法》、《電子郵件公文歸檔與管理規則》、《電子文件元數據標準》等 種標準規范（征求意見稿）的起草工作。

（3）研制了數字化加工軟件，建立了檔案數字化加工生產線，日加工能力達5萬頁。現已完成數字檔案館第一期工程的掃描任務，共20個全宗160多萬頁紙質檔案及3000多張照片檔案，第二期的掃描工作也已著手進行。

（4）建立了檔案局館網站，向社會全面介紹檔案工作的政策法規和規章制度，并及時公布一些開放檔案目錄。

（5）深圳市檔案館新館（含數字檔案館）正在進行網絡布點、布線，有關設備正在分批購置。 2002年10 月，市編辦已經批復同意市檔案局成立文件管理中心，副處級建制，定編9 名。文件管理中心的成立將為數字檔案館的有效運作打下良好的基礎。

（6）總結階段性研究成果，已完成《數字檔案館概論》一書的初稿。

建設深圳數字檔案館的一些體會：

1.領導重視和有關部門的支持是數字檔案館建設順利進行的重要前提。

作為一個復雜的系統工程項目，數字檔案館不僅涉及新技術的推廣應用，而且涉及到檔案管理體制、管理方法、思想觀念等諸多方面的創新和變革。同時，數字檔案館還是一項難度較大、創新程度較高的工作，需要必要的資金作保證。因此，領導的重視和有關部門的支持是順利推進數字檔案館建設的重要前提。

深圳數字檔案館工程立項后，即得到國家有關領導的關懷和國家檔案局、廣東省檔案局的高度重視。王剛主任在 2001年12 月全國檔案局館長會議的講話中對數字檔案館的建設予以了充分肯定，要求加大工作力度，盡快取得實質性進展。國家檔案局將這一工程列入了《全國檔案事業發展“十五”計劃》，廣東省檔案局將其列入了《全省檔案事業發展“十五”計劃》和《廣東省檔案信息化建設實施意見》。這些工作不僅為數字檔案館工程的開展提供了重要保障，而且為我局爭取市委、市政府及有關部門的支持創造了極為有利的條件。

深圳市委、市政府也十分關心數字檔案館的建設，并給予了很大的支持。2001年8 月，市政府三屆三十四次常務會議要求深圳“數字檔案館的建設應與市民中心交付使用同步完成”。廣東省委常委、深圳市市長于幼軍同志、深圳市政府秘書長胡愛民同志都多次過問數字檔案館建設，要求把數字檔案館納入市民中心智能化系統一并整體考慮，并直接簽批專款，啟動數字檔案館建設。深圳市政府各有關部門也都積極支持和配合數字檔案館的建設。 2002年5 月該項目進一步被列入《深圳市國民經濟和社會信息化“十五”規劃（2001-2005）》 。文件中心應用系統也已被列為市民中心智能化工程建設項目，并要求在2003年4 月底完成。這些都為數字檔案館的順利進行提供了重要保證。

2.實事求是，量力而行，是建設數字檔案館的重要原則。

建設數字檔案館要投入一定的資金，而且涉及部門眾多，協調工作量很大，應該說是有一定難度的。但我們認為，只要根據實際情況，合理制訂實施方案，數字檔案館的建設并不是很困難的。深圳市檔案局在數字檔案館建設中，堅持實用、經濟的原則，實事求是，量力而行，不擺花架子，不鋪大攤子，按資金到位情況，選擇項目優先次序，分步實施。在資金未到位時，我們重點務虛。搜集國內外相關信息，提出需求報告，并對數字檔案館運行的標準、規范進行調研。在資金逐步到位時，我們先購置一些既能服務數字檔案館，又能為社會檔案工作服務的設備，爭取設備不要閑置，將它們提供給學會管理的關聯企業深檔數碼公司，使他們擴大規模，既能更好地進行館藏檔案的數字化，又能承接項目，為社會提供信息化服務。截至目前，他們已先后承接了深圳市政府辦公廳、深圳市公安局、深圳市社會保險局、深圳特區報、中國人壽保險公司深圳分公司等單位的檔案資料的數字化加工業務，共計300余萬頁，取得良好的社會和經濟效益。數字檔案館的建設是個較長期的過程，只要量力而行，分步實施，不論投入資金多少，都會取得一定成效，對檔案信息化建設將起到很好的推動作用。

3.加強網絡建設，是數字檔案館順暢運行的根本基礎。

網絡是數字檔案信息資源傳輸、交換和共享的必要手段。只有建設先進的信息網絡，才能充分發揮數字檔案館的整體效益。深圳數字檔案館的網絡建設包括三個部分：一是以本局館為服務對象的內部網，即局域網；二是以政府部門為服務對象的政務網；三是以社會大眾為服務對象的公眾網。內部網和政務網主要向經過授權的用戶提供未公開的檔案文件信息，公眾網向用戶提供開放的檔案文件目錄及有關全文信息。這三網實行物理隔離，形成三個相互獨立的網絡。目前，深圳市檔案局館已建立了內部局域網，并對即將搬入的市民中心新館的網絡建設進行了長遠規劃。整個新館布信息點1645 個，是深圳市民中心布點最多的單位；所鋪設的光纖可連接內網、政務網、互聯網、保密網等。政務網和公眾網這兩個網絡的建設在深圳市政府的規劃和領導下，發展也十分迅速。深圳市政府已構筑了連接 80多個市直機關和 6個區的光纖網絡，并已開始試運行。三網的建立，為數字檔案館提供了重要基礎，也為滿足不同層次的利用需要確定了物質保障。

4.拓展和擴充信息資源建設，是數字檔案館建設的核心。

信息資源是國民經濟和社會發展的戰略資源，它的開發和利用是信息化體系的核心內容，是衡量國家信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源由于其特殊性，在整個信息資源中具有不可替代的作用。按照深圳市的信息化建設規劃，深圳市數字檔案館要建成為全市的一個中心數據庫，因此，我們在數字檔案館建設中，把資源建設作為核心任務來抓。

與傳統檔案館比較，數字檔案館的信息資源更加豐富多彩，不僅涵蓋了傳統檔案館的館藏檔案信息資源，而且采集范圍進一步擴大到各種組織和個人形成的現行、半現行文件、具有檔案性質的各種資料等等。我們主要從以下三方面加強數字檔案館的信息資源建設：

（1）做好進館檔案的數字化工作。

我們研制開發了適用于檔案掃描的專用軟件，并于 2001年6 月在深圳市檔案學會下成立了深檔數碼公司，由其負責館藏檔案的數字化工作。在這項工作中，我們首先掃描重要的且利用頻率較高的檔案，這樣能夠保證數字檔案館投入運行后有著較好的使用效果。

（2）在線或離線接收文件管理中心和有關立檔單位的電子文件和電子檔案。

為及時把非涉密的檔案文件向社會提供利用，數字檔案館與文件管理中心和檔案進館單位聯網，在線接收各種類型的電子檔案文件。對未聯網的檔案進館單位，則通過報盤離線接收的方式，豐富數字檔案館的信息資源。

（3）積極采集未列入進館范圍的檔案信息資源。

除了上述檔案之外，各種具有檔案性質的專題信息資源庫、未列入進館范圍的專門檔案也是數字檔案館的重要采集內容。例如，通過網絡在線采集或鏈接各種關系國計民生、與群眾生活密切相關的專題資源庫；大力征集公證檔案、婚姻檔案、老將軍書畫檔案等，并將其數字化后上網提供利用。

5.加強標準規范建設，保證資源共享，是數字檔案館建設的前提和先導。

數字檔案資源形式多樣，加之信息技術的發展又日新月異，因此，在建設信息資源庫的過程中，標準規范的建設極其重要，它不僅直接影響到資源庫的制作質量和查詢效果，而且是數字檔案資源能否長期保存、進行交換和安全使用的關鍵。

為避免走彎路，我們在建設深圳數字檔案館標準規范時主要遵循以下原則：一是積極借鑒國內外先進的研究成果。例如美國、澳大利亞、加拿大、新加坡等國家在數字檔案館和電子文件管理方面研究較早，對于它們的標準規范，我們結合實際情況予以改造，大膽借鑒。二是優先采用相關的國際標準。數字檔案館的建設目標是實現資源共享，因此要充分考慮國家間信息化水平的互相接軌，對一些相關的國際標準優先采用，如標準通用置標語言、可擴展置標語言等等。三是結合實際需要制訂一些新的標準規范。數字檔案館的研究在我國還剛剛起步，這方面的標準規范還很不完善。國家檔案局也要求我們通過建設數字檔案館，為國家出臺這方面的標準規范作一些探索。根據國家檔案局的指示和數字檔案館建設的實際需要，我們按照分別輕重緩急的原則，先后起草制訂了 8項標準規范。

6.嚴格縝密的安全系統建設，是數字檔案館安全運行的保障。

網絡安全目前已成為世界各國在信息化建設過程中十分關注的一個問題。據了解，網上黑客攻擊事件每年以 10倍的速度增長，平均每20秒就發生一次攻擊事件；網絡病毒 10多年來以幾何級數增長，每10天就出現一種有代表性的病毒；機密信息流失與信息間諜潛入案件每年以30% 的速度增加，大約有14%的部門曾出現過網上失竊和泄密事件。檔案是一種重要的信息資源，而且許多帶有一定的機密性，因此加強安全建設，是數字檔案館安全運行的重要保障。深圳市委、市政府也多次指出，一定要采取過硬的措施，保證數字檔案館的安全，絕對不能造成泄密。根據這些指示，深圳數字檔案館加大了保密措施的力度。一是實行內部網、政務網、公眾網三網隔離，未公開的檔案信息只放在內部網和政務網上，從物理上保證數字檔案館的安全；二是制定全面系統的管理制度，從組織領導、系統建設、信息上網審批、訪問權限控制、密碼管理、涉密載體的保管、網絡維護、檢查監督、獎勵懲罰等多個方面，做出具體規定，進行網絡管理和運轉秩序的規范。其次，多技術并用，確保檔案信息防護安全可靠。充分利用防火墻技術、計算機病毒防治技術、訪問控制技術、加密技術、數字水印技術等，阻止非法用戶的入侵、計算機病毒的破壞和網絡黑客的攻擊。通過上述措施，保證了數字檔案信息資源和網絡運行的安全，有效地做到“進得去、防得住、調得出、用得好”。

7.快捷、方便和充分滿足廣大群眾對檔案信息的利用需求，是數字檔案館建設的根本目的。

滿足群眾需求既是檔案工作的出發點，又是檔案工作的目的。建設數字檔案館，就是為了更好地為社會服務，進一步提升檔案館的服務質量和服務水平，這是檔案工作貫徹落實“三個代表”重要思想的一個具體措施。

社會各界要求檔案服務工作迅速快捷、方便周到、充分全面，在數字檔案館建設中，充分運用各種現代化技術，在服務手段上，加強智能化、自動化的檢索，簡化操作手續，進一步提高檔案信息的查全率、查準率和查詢速度；在服務方式上，打破傳統檔案利用的單一模式，利用者可以通過網絡、電話等現代化工具，在任何地方、任何時候查詢數字檔案館的信息資源；在服務內容上，突破傳統檔案館館藏的限制，向利用者提供歷史的和現行的、館內的和館外的、開放的和未開放的（當然，這需要一定的身份確認、申請等過程）等各種檔案資源，使數字檔案館真正成為社會各界了解黨和國家方針、政策的窗口，成為社會各界查詢信息的中心數據庫。

8.培養一支懂得現代化、信息化知識的干部隊伍，是數字檔案館建設的必然結果。

信息化人才對檔案信息化建設的發展有著決定性影響。由于數字檔案館是一個新興事物，所需的各種人才還十分缺乏。為此，深圳市檔案館把建設數字檔案館的過程作為鍛煉隊伍、培養人才的過程，通過各種方式，培養一支懂得現代化、信息化知識的干部隊伍。一是建立培訓中心，加強全市檔案工作人員的計算機、數字檔案館方面的培訓。二是邀請有關專家學者講學、作報告，組織人員出去參觀、學習，加快檔案工作人員的知識更新。三是大力引進智力資源和加強合作，充分利用社會力量開展數字檔案館的有關工作，這樣一方面保證了數字檔案館建設的順利進行，另一方面，帶動和促進了干部整體業務素質的提高。

2 青島市數字檔案館建設構想與實踐

1.數字檔案館建設項目的提出

青島市數字檔案館建設項目是根據青島市信息化建設總體進程和檔案事業發展客觀要求提出來的。青島作為我國經濟較發達的沿海開放城市，國民經濟獲得持續快速健康發展，綜合經濟實力顯著增強，信息產業迅猛興起，網絡信息技術在政府行政管理、社會公共服務、企業生產經營等領域得到廣泛應用，廣電網、電信網、計算機網“三網”逐步融合，覆蓋全市的寬帶網正在建設當中，一批規模較大、特色鮮明的網站脫穎而出。全社會的信息化建設有力地推動了檔案信息化建設的發展。從上個世紀九十年代初，青島市檔案館便著手檔案現代化管理和檔案信息化建設，經過十年的努力，在基礎設施建設、軟件開發應用、檔案信息化管理和人才培養等方面取得了較大進步。1996年青島市檔案館投資100萬元建設《青島市檔案館計算機管理信息系統》，以目錄數據作為主要管理對象，到2000年底，已經完成了館藏檔案案卷級目錄、文件級目錄、人名索引、大事記等資源數據庫建設，輸入各種目錄數據270萬條，在檔案利用中發揮了重要作用。同時，在信息化建設過程中，也培養了一批檔案信息技術管理人才。為了促進檔案信息化建設向更高層次邁進，在此基礎上，我們提出了建設數字檔案館工程，得到青島市委、市政府及有關部門的重視和支持，列入了《青島市信息化建設和信息產業發展“十五”規劃》和《青島市國民經濟和社會發展第十個五年計劃綱要》，與此同時，國家檔案局也把青島列為檔案信息化建設試點城市之一。

2.數字檔案館建設進展情況

2001年，青島市檔案館按照數字檔案館建設要求，首先進行了詳細的調研論證，基本弄清了數字檔案館的基本內涵、應達到的主要目標、工程的各個組成部分及功能設計、建設數字檔案館的方法步驟等。為了穩妥起見，青島市檔案館還請國家檔案局和青島市有關部門組織專家進行多次評估論證，并組織參觀學習外省市檔案數字化、信息化建設經驗，進一步明確了目標，開闊了視野。

鑒于該工程技術含量較高，青島市檔案館與軟件公司合作研制開發相關的軟件，共同論證硬件設施的配置，并很快取得實質性進展，包括電子檔案信息接收、多媒體信息采集處理、紙質檔案數字化、檔案信息網站及辦公自動化在內的十二個子系統的研制開發已到了最后階段，少部分子系統已投入試運行。

2001年以來，青島市財政分兩次撥付青島市檔案館數字檔案館工程專項資金400余萬元，數字檔案館工程主要設備都已基本到位，并逐步投入使用，主要包括服務器 8臺、光盤鏡像服務器 1臺、交換機 8臺、縮微膠片數字化設備1套、視頻音頻信息采集設備1套、數碼攝像機3臺、數碼照相機 3臺、計算機 90臺、掃描儀20 臺，以及相關的編輯、噴繪、光盤刻錄等設備，改造裝修了計算機中心、信息處理工作間、掃描工作間、噴繪工作間等，館藏檔案數字化已進入實施階段，電子文件歸檔、接收正在試點，多媒體信息采集已大規模展開，青島檔案信息網已正式開通，有關部門專門為該館鋪設了連接市委、市政府計算機中心及國際互聯網的光纜。這一切，為青島市數字檔案館建設奠定了有利的基礎。

3.數字檔案館建設基本構想

青島市數字檔案館建設主要包括三大目標：

（1）構建起一個包括各類軟硬件設施在內的數字化設備體系。這個體系的構建沒有絕對的標準，從實際情況出發，主要配備了這樣一些設備：一是包括各類掃描儀、微膠片轉換儀、數碼攝像機、數碼照相機、視頻音頻信息采集、網絡信息采集等一系列數字檔案信息采集設備；二是包括服務器、光盤鏡像服務器、磁盤陣列柜、磁帶機、光盤刻錄機等檔案信息存儲、備份設備；三是包括各類計算機、投影儀、多媒體信息編輯、播放等信息處理和應用設備；四是包括局域網、政府網、國際互聯網三網并存的網絡傳輸設備等。

（2）構建起若干個檔案信息資源數據庫。青島市數字檔案館工程目前主要構建了四個大型數據庫：一是檔案目錄數據庫，檔案目錄信息原本附著在全文信息之中，但以其功能的特殊性，有必要建立專門的目錄數據庫，包括館藏檔案目錄數據和未進館的檔案目錄數據。建立目錄數據庫，既是數字檔案信息管理的需要，又是形成區域檔案目錄中心，滿足用戶查詢的需要。二是檔案全文數據庫。這是數字檔案館建設最大的工程，它既包括將館藏現有檔案數字化，也包括接收各單位源源不斷形成的電子文件和信息。從形式上看，既包括各種文本文件，也包括各種圖像文件、圖形文件和各種數據文件。對于這樣一個大工程，不可能在短期內完成，我們計劃用十年左右的時間，通過掃描、轉換，完成館藏重點檔案文獻約600萬頁的數字化任務，同時接收各機關形成的電子文件，并通過網絡接收各種有價值的信息。三是照片檔案數據庫，青島市檔案館保存數萬張各個歷史時期的照片，并且仍在源源不斷收集進館，鑒于它的規模以及數字化過程中特殊的采集、存儲方式，需要建立專門的數據庫。四是多媒體檔案信息數據庫。2001年以來，青島市檔案館加大了音像檔案的收集、拍攝進度，除了接收各單位移交的音像檔案外，直接參與全市重大活動、重大項目、重大事件的拍攝工作，2002年又實施“城市記憶工程”，擬將青島市的基本面貌拍攝一遍，為后人留下寶貴的反映城市歷史面貌的音像檔案資料。

與此同時，每天接收青島電視新聞及部分專題節目，形成數量龐大的多媒體檔案信息，建立多媒體檔案信息數據庫就必然提到日程上來了。至于究竟應建多少個數據庫，青島市檔案館堅持一切從實際出發的基本原則，不片面追求數量。

（3）構建起一整套數字檔案信息采集、存儲、加工、傳輸、利用系統。建設數字檔案館，并不是將館藏檔案數字化就完成任務了，還要建立起一套完整的數字化體系。例如，各進館單位在各項工作活動中形成的數字檔案信息，我們不能讓其轉成紙質檔案接收進館，然后再搞數字化，必須有一套數字檔案信息采集系統；又如，我們不能將數字化檔案信息還原成紙質的再去整理鑒定、著錄標引，而應直接面對數字檔案進行整理鑒定和著錄標引；從利用角度看，不論是搞展覽、搞史料匯編、出畫冊，還是通過媒體公布檔案、網上發布等，面對數字化檔案信息，都必須能直接進行編輯、加工、制作和發布，利用者也可以通過各種網絡，直接查詢、利用所需的檔案信息。按照這一要求，青島市數字檔案館工程構建了從檔案信息采集、加工到開發利用共12個管理系統，建成后將給檔案館的整個運作機制帶來全新的變化。

4.數字檔案館建設的幾點體會

（1）增強數字檔案館建設的緊迫感和責任感。

盡管目前對數字檔案館的基本概念還有若干不同的解釋，但這并不影響數字檔案館建設的實施如果指望把一切都弄得很清楚再去動手，我們就會落后于社會發展，或者說如果不動起來，我們可能永遠得不出正確的認識，實際上，不論對數字檔案館的概念如何闡釋，都離不開將檔案資源數字化，都要配備相應的數字化設施，都要構建一套便于數字檔案信息采集、處理、存儲、傳輸、利用的管理系統。數字圖書館的建設，已經為我們提供了一些可資借鑒的經驗，鑒于數字化技術在一些發達地區已廣泛運用，如果我們不能盡快將數字檔案館建設提上日程，必然造成大量數字檔案信息資源的浪費，同時也不能滿足觀代社會快速、便捷利用檔案資源的要求。因此，從本地區經濟和科學技術發展現狀出發，從檔案工作自身發展需要出發，加快數字檔案館建設是勢所必然的。

（2）統籌規劃，漸次推進。

所謂統籌規劃，既包括全國范圍內對數字檔案館建設的統籌規劃，也包括一個特定的數字檔案館在建設過程中統籌規劃。作為中國這樣一個大國，不可能也沒有必要建立一個包攬全國檔案資源的巨大的數字檔案館，那么對全國數字檔案館建設的統籌規劃，很大程度上是為了防建設過程中的浪費，少走彎路，有序發展。對于一個具體的數字檔案館建設而言，也需要統籌規劃，例如必須保證所配置的設備與數字檔案館發展總目標或階段性目標相配套，必須保證館藏檔案資源與尚未進館的檔案資源在數字化標準上的一致性等等。數字檔案館建設不是一朝一夕能建成的，必須在統籌規劃的基礎上漸次推進，譬如我們可以先確定檔案數字化的有關標準，先搞檔案的數字化，然后再構建數字檔案館，也不妨先從進館單位做起，使之形成的電子文件按規定的標準先行歸檔，將來適時地接收進數字檔案館之中等等。

（3）配備一支與數字檔案館建設相適應的人才隊伍。

數字檔案館與傳統的檔案館既有不可分割的聯系，又有質的區別，因此要建設數字檔案館，必須進行思想觀念、管理機制、工作方法、技術手段的全面更新，必須有一支與之相適應的人才隊伍。所謂人才隊伍，既包括懂數字信息技術的工程技術人員，也包括能夠把握數字檔案館發展方向和建設目標的管理人員，還包括能熟練操作數字技術設備，從事數字檔案信息采集、存儲、加工、傳輸的專門工作人員。要建設一支有不同層次、不同類型人才的隊伍，在各檔案館人員基本飽和的情況下，除了適當引進少量工程技術人員外，更重要的是加強對現職專業人員的教育和培訓，同時廣泛借用社會力量來推進數字檔案館建設，也不失為加快數字檔案館建設有效途徑。