數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展趨勢

如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館,使之形成科學(xué)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的一個(gè)重要問題。其發(fā)展趨勢既要考慮信息時(shí)代的要求,又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)。那種想直接建立在信息高速公路上,從檔案接收開始就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的構(gòu)想不符合當(dāng)前的實(shí)際,還會對檔案館原有的檔案信息資源形成浪費(fèi),是不可取的。要從實(shí)際出發(fā),采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館(室)同時(shí)開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建數(shù)字化檔案館,是切實(shí)可行的。

２.１　檔案信息化發(fā)展進(jìn)程的三個(gè)階段

２.１.１萌芽起步階段(２０世紀(jì)７０年代末－９０年代初期)　檔案信息化的起步以計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ),上世紀(jì)７０年代末８０年代初,隨著計(jì)算機(jī)的引入,我國檔案界開始嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案。為適應(yīng)計(jì)算機(jī)輔助檔案檢索的需要,檔案界自８０年代中期開始著力于制訂檔案著錄標(biāo)引的國家標(biāo)準(zhǔn)。主要有: ?檔案著錄規(guī)則? (１９８５年制訂,１９９９年修訂)、?中國檔案分類法? (１９８７年編制)、?中國檔案主題詞表? (１９８８年編制,１９９５年修訂)。這些規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制訂,為建立全國統(tǒng)一的檢索目錄檢索體系奠定了基礎(chǔ),推動了我國檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的發(fā)展。

２.１.２快速推進(jìn)階段(２０世紀(jì)９０年中期－本世紀(jì)初)　上世紀(jì)９０年代初,國家實(shí)施經(jīng)濟(jì)信息化戰(zhàn)略,計(jì)算機(jī)應(yīng)用成了普遍工作方式。隨著辦公自動化、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助制造的應(yīng)用發(fā)展,電子文件的類型和數(shù)量迅速增加,對檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),如何保證數(shù)字檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和可靠性,成為檔案界面臨的巨大挑戰(zhàn)。國家檔案局１９９６年成立電子歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)黨小組,開展了對電子文件歸檔管理方法及標(biāo)準(zhǔn)的研究。１９９９年國家檔案局出臺了?電子文件歸檔及電子檔案管理方法?,對公文類電子文件和電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等作出了規(guī)定,同年發(fā)布了國標(biāo)?CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求?,對CAD 電子文件的光盤存儲和保管進(jìn)行規(guī)范。電子文件的大量問世,使電子文件的歸檔與管理成為檔案信息化過程中關(guān)注的核心問題。

２.１.３系統(tǒng)發(fā)展階段(２１世紀(jì)初－現(xiàn)在)　進(jìn)入２１世紀(jì)后,信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,特別是電子政務(wù)的快速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)注入新的活力,國家檔案局開始正式部署并全力推進(jìn)全國檔案信息化工作。 ?全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃?第五條專門列舉了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容:吸收、采納、轉(zhuǎn)化有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的各類標(biāo)準(zhǔn)并制定相應(yīng)的辦法與標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)電子文件即時(shí)歸檔;加強(qiáng)對電子文件積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證有保存價(jià)值的電子文件齊全、完整、有效;探索檔案館電子檔案接收、保管、利用的方法;組織力量研究解決電子文件歸檔管理技術(shù)方法、電子檔案科學(xué)保管技術(shù)方法、電子檔案遠(yuǎn)程利用技術(shù)方法、電子檔案原始憑證作用等課題;加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程,建設(shè)完善一批內(nèi)部局域網(wǎng),有條件的檔案館要實(shí)現(xiàn)館藏開放檔案目錄的網(wǎng)上查詢和瀏覽服務(wù)。

２.２　對館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化

即通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,同時(shí)為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息,并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,使傳統(tǒng)檔案館對實(shí)體檔案進(jìn)行管理的同時(shí)也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案,一是印刷型的紙質(zhì)檔案,原有的無需實(shí)現(xiàn)數(shù)字化或來不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案;二是視聽型的錄音錄像檔案;三是數(shù)字型的電子檔案,對原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。

２.３　處理文書信息進(jìn)行數(shù)字化,逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化和數(shù)據(jù)化

各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定,逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化,從而使國家管理的信息都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室,形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。

２.４　機(jī)關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存

檔案館要對數(shù)字化檔案進(jìn)行分析鑒定,能公開的及時(shí)上網(wǎng)公布,對非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化,并進(jìn)行分析鑒定,盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。

２.５　各地檔案館通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

既實(shí)現(xiàn)相互聯(lián)網(wǎng),達(dá)到信息資源共享,又能支持各檔案用戶下載所需要的信息,從而形成全國范圍的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。從全國范圍來看,數(shù)字化檔案館系統(tǒng)又可以分為三層:單機(jī)環(huán)境下的數(shù)字檔案館,局域網(wǎng)下的數(shù)字檔案館,廣域網(wǎng)絡(luò)下的數(shù)字檔案館。