江蘇省檔案局(館) 方毓寧
一、新內涵
1．數字檔案館賦予傳統檔案館館藏檔案資源新的內涵。從現階段看，數字化檔案信息只是對現有各種檔案信息資源的補充和豐富，而以電子檔案信息資源為基礎的數字檔案信息服務則更能滿足廣大利用者的需求。傳統檔案館往往致力于館藏檔案信息和館藏質量的建設，它以收藏印刷型載體的檔案為主。而數字檔案館則朝著各種載體形式并存的方向發展，包括各種縮微載體、聲像載體。這些都將會大大增加數字檔案館的檔案信息資源入藏的種類和數量。檔案館對外提供利用檔案信息服務的質量不僅由館藏檔案質量來決定，更主要的是還要取決于其綜合利用本地區、全國乃至全世界信息資源中的數字檔案信息服務的能力。多種載體的檔案信息資源并存，才能向廣大利用者提供準確、及時的檔案信息服務。數字檔案館作為完全以現代化技術為主體享有全球信息資源的信息系統，對未來檔案館館藏檔案資源建設又賦予了更新的內涵。
2．數字檔案信息資源共享趨勢賦予了館藏檔案資源新的內涵。檔案館的檔案信息資源網絡是數字檔案館在聯網基礎上建立的增值網。其特點是數字檔案館將各種類型的檔案信息資源以數字化形式分布存放在各個檔案館的節點上，通過跨地區、跨省及國家的虛擬鏈接，實現數字檔案信息資源共享。數字檔案館的檔案信息資源網絡的建立，可以消除各個檔案館自動化集成系統之間檔案信息交流不暢的障礙，從而優化檔案信息資源的配置和利用。除了檔案館之間可分工協作、相互補充，實現網絡化的館際互查、聯合編目、遠程利用數字檔案信息等資源共享外，還可與外部其它網絡鏈接，查詢因特網上的其它信息。在檔案信息資源數字化發展的態勢下，檔案館之間為信息資源共享而開展的各種合作和聯盟也將日漸增多，并向規模化、實用化發展，從而使檔案館多年追求的檔案信息資源共享，將在今后得到一個前所未有的發展時機。
二、新外延
1．數字檔案館的發展與完善，將使檔案館將不再是一個實體機構，而是一個以檔案信息數字化方式存在的，開放有序的檔案信息運營管理系統。在傳統檔案管理中，檔案館是一個庫房式的管理機構，是一個實體機構；而檔案信息數字化后，檔案館則漸變為數字檔案館，或稱虛擬檔案館，它是建立在現代信息技術的全面應用基礎上，以檔案信息數字化方式存在，檔案利用者借助互聯網，不到實物形態的檔案館去，便可在其數字化的檔案信息空間中查閱有關的目錄、索引和檔案全文，從而成為檔案信息運營管理中心。隨著檔案信息的數字化，必然要求檔案館工作中心由內向型的館藏建設轉而為外向型的提供利用，必然要求檔案館重點抓好特色、豐富、高質量的數字化信息資源庫的建設。由此可知，檔案信息數字化后檔案館，將不再是僅僅側重于實體檔案管理機構的建設，而是延伸于側重數字化檔案信息運營管理系統的建設。
2．檔案館的檔案信息服務工作將具有前所未有的特色。傳統檔案館工作的重點是收集、整理、保管和提供利用，以檔案文獻的實物為工作重點，其服務對象的區域性、地域性很強，服務半徑十分有限。而數字檔案館則是以檔案信息內容服務為重點，它通過互聯網，面向全球檔案利用者服務，開放性、國際性特征突現；它不僅強調檔案文獻檢索及相關檔案文獻的提供利用，而且更加強調直接向利用者提供所需要的檔案信息內容，從而增添了檔案館檔案信息內容服務工作的特色，進而拓展了檔案館對外服務工作的外延，使檔案館工作的重點發生了變化??檔案館工作中心將不再是檔案館內部的館藏，而是檔案館外部的廣大檔案利用者。此外，數字檔案館除了要對用戶所詢問的有關問題作出咨詢和答復外，還要對一些比較復雜的問題進行推理和演繹，做出具有專家水平的咨詢答復和解決方案。傳統檔案館以收集、整理、保管和提供利用等為主要的組織機構，而現代化的技術、檔案信息咨詢與開發部門則是輔助的。數字檔案館則要求以檔案信息咨詢和檔案信息的主動開發為主體，加強檔案館的檔案信息服務、檔案信息咨詢和檔案信息開發利用的功能，充分發揮檔案館館藏檔案信息資源和檔案工作人員的智力資源的作用。
三、新概念
1．數字檔案信息的長期保存與存取是數字檔案館發展過程中的一個難點。印刷型檔案文獻的壽命已被證明至少在100年以上，但光盤的壽命估計最多為70年，磁盤、磁帶的壽命則更短。由于光盤、磁盤、磁帶等必須依靠相應的軟件和硬件才能被讀出，而軟、硬件的發展是十分迅速的，許多軟件、硬件設備過一段時間后就會被淘汰，這樣有關的數字檔案信息就可能無法被讀出了。所以，要維護數字檔案信息的長期保存與存取，就需要不斷地進行復制、遷移數字檔案信息。1994年年底，美國保護與存取委員會曾與有關部門組建了一個特別工作小組來進行調研。該小組認為，不斷遷移是對付技術過時的最好方法，遷移是將數字信息從一種技術轉移到另一種技術上的復制，包括硬件和軟件。它是一種隨著技術變化而定期改變數字檔案信息格式的處理過程。具體目標是：將數字檔案信息從穩定性低的載體上遷移到穩定性更高的載體上；將數字檔案信息從對軟件依賴性強的格式上遷移到對軟件依賴程度低的格式上；將數字檔案信息從各式各樣的格式中遷移至更易管理的標準格式中。因此，傳統檔案館的檔案文獻靜態保存的概念將會被數字檔案館的數字檔案信息動態保存的概念所取代。
2．在數字檔案館時代，建設和發展數字檔案館必須具備一個整體化的基本概念。所謂整體化，就是把整個社會的各級各類檔案館看作是一個整體，每個館在考慮問題時，都必須從整個檔案館群體的角度出發。數字檔案館從其形成之日起就具有整體性的特性。可以說，每個個體的數字檔案館所擁有的館舍設備、館藏數字檔案信息資源及檔案專業人員，在某種意義上講，同時也是其他數字檔案館的館舍設備、館藏數字檔案信息資源和檔案專業人員。正是由于數字檔案館與生俱來的這種獨特的整體性，因此數字檔案館在開展各項檔案業務工作時就必須體現出一種整體化的基本概念。如在檔案信息資源建設方面，每一個個體數字檔案館的檔案信息資源建設都應當融入整個社會群體檔案館的數字檔案信息資源建設的規劃之中，實際上就是要有一個統一的在一定社會區域范圍內整體的數字檔案館館藏檔案信息資源建設規劃。在數字檔案館檔案信息資源整序方面，整序所采取的著錄、標引等標準都必須統一，否則檔案信息數據將無法在各個個體數字檔案館之間進行交流；在數字檔案館設計與選擇檔案信息系統方面，應當注意遵循當前世界上通用的各種信息處理協議，如必須遵循當前世界上圖書情報界等信息系統通用的TCP／IP、Z39．50、ISO2709等協議。
四、新方式
1．數字檔案館突破了傳統的檔案工作服務方式，實現了檔案信息服務多元化和多層次化的新方式。傳統檔案館因現代化水平不高，現代化設備匱乏，技術力量薄弱，以及檔案文獻收藏、檔案檢索等限制，其服務方式比較單一。等待檔案利用者上門的被動服務方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務，也只是利用手工編制一些目錄索引和利用有限的印刷型工具書進行服務。而數字檔案館則是開放式的，檔案利用者可以在任何一個地方都能通過電腦終端以聯網的方式查找所需要的檔案信息。即數字檔案館的檔案信息檢索系統的功能，已不再局限于傳統印刷型檔案文獻的處理、輸入、存貯、檢索與輸出，還能加工處理各種圖像、音頻、視頻等檔案資料。這樣的檔案管理系統不僅具有靈活的檔案信息數據組織、管理和檢索的能力，而且還有遠程傳真、電子郵件、高速打印、聯機檔案信息處理和檔案利用服務等多種功能。通過數字化等新技術的應用，從而使傳統檔案館的被動服務、單一服務方式變為數字檔案館的主動服務、多元服務和多層次服務方式。
2．由于現代信息技術的廣泛應用，數字檔案館時代將是一個真正“以人為本”(這里的“人”指利用者)的時代，個性化服務的理念將會得到充分的弘揚。一是數字檔案館能夠讓利用者建立個性化的檔案信息資源庫。由于數字信息可以在線上被反復拷貝，數字檔案館的利用者可以拮取數字檔案館館藏中符合自己需要的數字檔案信息，下載到自己的電腦硬盤中，使其成為自己的檔案信息資源庫。通過連續不斷的下載，一個符合個性化要求的檔案信息資源庫就建立起來了。這種個性化數字檔案信息資源庫具有信息資源豐富、存貯空間小、檢索方便等優點，將會有利于個人或單位的工作查閱、科學研究及文化娛樂活動。二是檔案信息用戶的個性化需求能得到充分滿足。例如，檔案信息用戶只要把他們的E?mail地址加入某個個體數字檔案館的網絡服務器中，數字檔案館就可定期或不定期地、不斷地向檔案信息用戶提供新的有關檔案信息；也可以利用“檔案信息推送技術”為用戶進行定題跟蹤服務，主動地、不斷地向用戶提供有關檔案信息；檔案信息用戶還可以利用檔案館的客戶機進行網上咨詢、發送電子郵件等。此外，檔案信息用戶使用檔案文獻將不再受時間、空間和復本的限制，且檢索速度快、獲取檔案信息及時。
五、新角色
數字檔案館是伴隨著信息技術、現代科學技術和數字化技術的快速發展而誕生的，作為現代檔案信息服務主角的數字檔案館，必將主動地為社會各界提供各種綜合性、戰略性的高質量的檔案信息服務。因此，數字檔案館的工作人員不再是以往檔案館的檔案管理員，而是被賦予了“檔案信息導航員”、“知識創新與創造者”的新角色。
1．未來的“檔案信息導航員”必須是既懂檔案專業、又懂現代信息技術；既懂經濟、又懂國際法規且通曉外語的復合型人才。傳統檔案館工作人員的一般情況是學歷不高、知識結構不合理。要扮演好新角色，就必須“充電”，對現有的檔案工作人員進行任職教育和培訓，更新其知識結構、能力結構，使其具備檔案信息分類、計算機操作、檔案信息組織與獲取檔案信息的技能。
2．未來的“知識創新與創造者”必須是具有創新意識和科研能力的檔案專業人才，能夠充分對檔案館館藏的各種檔案文獻信息資源進行深加工，對現有的檔案文獻信息資源進行二、三次開發，即創造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。因此，應更多地選擇專業對口、知識面寬、層次高的人才進入檔案館，以提高整個檔案館工作人員這支干部隊伍的整體素質。
（牛角摘自《檔案學研究》2004年第1期）
一、新內涵
1．數字檔案館賦予傳統檔案館館藏檔案資源新的內涵。從現階段看，數字化檔案信息只是對現有各種檔案信息資源的補充和豐富，而以電子檔案信息資源為基礎的數字檔案信息服務則更能滿足廣大利用者的需求。傳統檔案館往往致力于館藏檔案信息和館藏質量的建設，它以收藏印刷型載體的檔案為主。而數字檔案館則朝著各種載體形式并存的方向發展，包括各種縮微載體、聲像載體。這些都將會大大增加數字檔案館的檔案信息資源入藏的種類和數量。檔案館對外提供利用檔案信息服務的質量不僅由館藏檔案質量來決定，更主要的是還要取決于其綜合利用本地區、全國乃至全世界信息資源中的數字檔案信息服務的能力。多種載體的檔案信息資源并存，才能向廣大利用者提供準確、及時的檔案信息服務。數字檔案館作為完全以現代化技術為主體享有全球信息資源的信息系統，對未來檔案館館藏檔案資源建設又賦予了更新的內涵。
2．數字檔案信息資源共享趨勢賦予了館藏檔案資源新的內涵。檔案館的檔案信息資源網絡是數字檔案館在聯網基礎上建立的增值網。其特點是數字檔案館將各種類型的檔案信息資源以數字化形式分布存放在各個檔案館的節點上，通過跨地區、跨省及國家的虛擬鏈接，實現數字檔案信息資源共享。數字檔案館的檔案信息資源網絡的建立，可以消除各個檔案館自動化集成系統之間檔案信息交流不暢的障礙，從而優化檔案信息資源的配置和利用。除了檔案館之間可分工協作、相互補充，實現網絡化的館際互查、聯合編目、遠程利用數字檔案信息等資源共享外，還可與外部其它網絡鏈接，查詢因特網上的其它信息。在檔案信息資源數字化發展的態勢下，檔案館之間為信息資源共享而開展的各種合作和聯盟也將日漸增多，并向規模化、實用化發展，從而使檔案館多年追求的檔案信息資源共享，將在今后得到一個前所未有的發展時機。
二、新外延
1．數字檔案館的發展與完善，將使檔案館將不再是一個實體機構，而是一個以檔案信息數字化方式存在的，開放有序的檔案信息運營管理系統。在傳統檔案管理中，檔案館是一個庫房式的管理機構，是一個實體機構；而檔案信息數字化后，檔案館則漸變為數字檔案館，或稱虛擬檔案館，它是建立在現代信息技術的全面應用基礎上，以檔案信息數字化方式存在，檔案利用者借助互聯網，不到實物形態的檔案館去，便可在其數字化的檔案信息空間中查閱有關的目錄、索引和檔案全文，從而成為檔案信息運營管理中心。隨著檔案信息的數字化，必然要求檔案館工作中心由內向型的館藏建設轉而為外向型的提供利用，必然要求檔案館重點抓好特色、豐富、高質量的數字化信息資源庫的建設。由此可知，檔案信息數字化后檔案館，將不再是僅僅側重于實體檔案管理機構的建設，而是延伸于側重數字化檔案信息運營管理系統的建設。
2．檔案館的檔案信息服務工作將具有前所未有的特色。傳統檔案館工作的重點是收集、整理、保管和提供利用，以檔案文獻的實物為工作重點，其服務對象的區域性、地域性很強，服務半徑十分有限。而數字檔案館則是以檔案信息內容服務為重點，它通過互聯網，面向全球檔案利用者服務，開放性、國際性特征突現；它不僅強調檔案文獻檢索及相關檔案文獻的提供利用，而且更加強調直接向利用者提供所需要的檔案信息內容，從而增添了檔案館檔案信息內容服務工作的特色，進而拓展了檔案館對外服務工作的外延，使檔案館工作的重點發生了變化??檔案館工作中心將不再是檔案館內部的館藏，而是檔案館外部的廣大檔案利用者。此外，數字檔案館除了要對用戶所詢問的有關問題作出咨詢和答復外，還要對一些比較復雜的問題進行推理和演繹，做出具有專家水平的咨詢答復和解決方案。傳統檔案館以收集、整理、保管和提供利用等為主要的組織機構，而現代化的技術、檔案信息咨詢與開發部門則是輔助的。數字檔案館則要求以檔案信息咨詢和檔案信息的主動開發為主體，加強檔案館的檔案信息服務、檔案信息咨詢和檔案信息開發利用的功能，充分發揮檔案館館藏檔案信息資源和檔案工作人員的智力資源的作用。
三、新概念
1．數字檔案信息的長期保存與存取是數字檔案館發展過程中的一個難點。印刷型檔案文獻的壽命已被證明至少在100年以上，但光盤的壽命估計最多為70年，磁盤、磁帶的壽命則更短。由于光盤、磁盤、磁帶等必須依靠相應的軟件和硬件才能被讀出，而軟、硬件的發展是十分迅速的，許多軟件、硬件設備過一段時間后就會被淘汰，這樣有關的數字檔案信息就可能無法被讀出了。所以，要維護數字檔案信息的長期保存與存取，就需要不斷地進行復制、遷移數字檔案信息。1994年年底，美國保護與存取委員會曾與有關部門組建了一個特別工作小組來進行調研。該小組認為，不斷遷移是對付技術過時的最好方法，遷移是將數字信息從一種技術轉移到另一種技術上的復制，包括硬件和軟件。它是一種隨著技術變化而定期改變數字檔案信息格式的處理過程。具體目標是：將數字檔案信息從穩定性低的載體上遷移到穩定性更高的載體上；將數字檔案信息從對軟件依賴性強的格式上遷移到對軟件依賴程度低的格式上；將數字檔案信息從各式各樣的格式中遷移至更易管理的標準格式中。因此，傳統檔案館的檔案文獻靜態保存的概念將會被數字檔案館的數字檔案信息動態保存的概念所取代。
2．在數字檔案館時代，建設和發展數字檔案館必須具備一個整體化的基本概念。所謂整體化，就是把整個社會的各級各類檔案館看作是一個整體，每個館在考慮問題時，都必須從整個檔案館群體的角度出發。數字檔案館從其形成之日起就具有整體性的特性。可以說，每個個體的數字檔案館所擁有的館舍設備、館藏數字檔案信息資源及檔案專業人員，在某種意義上講，同時也是其他數字檔案館的館舍設備、館藏數字檔案信息資源和檔案專業人員。正是由于數字檔案館與生俱來的這種獨特的整體性，因此數字檔案館在開展各項檔案業務工作時就必須體現出一種整體化的基本概念。如在檔案信息資源建設方面，每一個個體數字檔案館的檔案信息資源建設都應當融入整個社會群體檔案館的數字檔案信息資源建設的規劃之中，實際上就是要有一個統一的在一定社會區域范圍內整體的數字檔案館館藏檔案信息資源建設規劃。在數字檔案館檔案信息資源整序方面，整序所采取的著錄、標引等標準都必須統一，否則檔案信息數據將無法在各個個體數字檔案館之間進行交流；在數字檔案館設計與選擇檔案信息系統方面，應當注意遵循當前世界上通用的各種信息處理協議，如必須遵循當前世界上圖書情報界等信息系統通用的TCP／IP、Z39．50、ISO2709等協議。
四、新方式
1．數字檔案館突破了傳統的檔案工作服務方式，實現了檔案信息服務多元化和多層次化的新方式。傳統檔案館因現代化水平不高，現代化設備匱乏，技術力量薄弱，以及檔案文獻收藏、檔案檢索等限制，其服務方式比較單一。等待檔案利用者上門的被動服務方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務，也只是利用手工編制一些目錄索引和利用有限的印刷型工具書進行服務。而數字檔案館則是開放式的，檔案利用者可以在任何一個地方都能通過電腦終端以聯網的方式查找所需要的檔案信息。即數字檔案館的檔案信息檢索系統的功能，已不再局限于傳統印刷型檔案文獻的處理、輸入、存貯、檢索與輸出，還能加工處理各種圖像、音頻、視頻等檔案資料。這樣的檔案管理系統不僅具有靈活的檔案信息數據組織、管理和檢索的能力，而且還有遠程傳真、電子郵件、高速打印、聯機檔案信息處理和檔案利用服務等多種功能。通過數字化等新技術的應用，從而使傳統檔案館的被動服務、單一服務方式變為數字檔案館的主動服務、多元服務和多層次服務方式。
2．由于現代信息技術的廣泛應用，數字檔案館時代將是一個真正“以人為本”(這里的“人”指利用者)的時代，個性化服務的理念將會得到充分的弘揚。一是數字檔案館能夠讓利用者建立個性化的檔案信息資源庫。由于數字信息可以在線上被反復拷貝，數字檔案館的利用者可以拮取數字檔案館館藏中符合自己需要的數字檔案信息，下載到自己的電腦硬盤中，使其成為自己的檔案信息資源庫。通過連續不斷的下載，一個符合個性化要求的檔案信息資源庫就建立起來了。這種個性化數字檔案信息資源庫具有信息資源豐富、存貯空間小、檢索方便等優點，將會有利于個人或單位的工作查閱、科學研究及文化娛樂活動。二是檔案信息用戶的個性化需求能得到充分滿足。例如，檔案信息用戶只要把他們的E?mail地址加入某個個體數字檔案館的網絡服務器中，數字檔案館就可定期或不定期地、不斷地向檔案信息用戶提供新的有關檔案信息；也可以利用“檔案信息推送技術”為用戶進行定題跟蹤服務，主動地、不斷地向用戶提供有關檔案信息；檔案信息用戶還可以利用檔案館的客戶機進行網上咨詢、發送電子郵件等。此外，檔案信息用戶使用檔案文獻將不再受時間、空間和復本的限制，且檢索速度快、獲取檔案信息及時。
五、新角色
數字檔案館是伴隨著信息技術、現代科學技術和數字化技術的快速發展而誕生的，作為現代檔案信息服務主角的數字檔案館，必將主動地為社會各界提供各種綜合性、戰略性的高質量的檔案信息服務。因此，數字檔案館的工作人員不再是以往檔案館的檔案管理員，而是被賦予了“檔案信息導航員”、“知識創新與創造者”的新角色。
1．未來的“檔案信息導航員”必須是既懂檔案專業、又懂現代信息技術；既懂經濟、又懂國際法規且通曉外語的復合型人才。傳統檔案館工作人員的一般情況是學歷不高、知識結構不合理。要扮演好新角色，就必須“充電”，對現有的檔案工作人員進行任職教育和培訓，更新其知識結構、能力結構，使其具備檔案信息分類、計算機操作、檔案信息組織與獲取檔案信息的技能。
2．未來的“知識創新與創造者”必須是具有創新意識和科研能力的檔案專業人才，能夠充分對檔案館館藏的各種檔案文獻信息資源進行深加工，對現有的檔案文獻信息資源進行二、三次開發，即創造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。因此，應更多地選擇專業對口、知識面寬、層次高的人才進入檔案館，以提高整個檔案館工作人員這支干部隊伍的整體素質。
（牛角摘自《檔案學研究》2004年第1期）
