數字檔案館的定位與內涵

數字檔案館建設是一項全新的事業，從提出數字檔案館的設想，到理論和概念的探討，再到在部分省市檔案館付諸試點實施，不過三、四年時間；數字檔案館建設又是一個復雜的系統工程，投入多、難度大、周期長。必須準確把握數字檔案館的定位和內涵，才能少走彎路，減少浪費。

1 數字檔案館認識沿革

數字檔案館雖然誕生的時間較短，由于其地位重要，對檔案事業發展影響巨大，因此，關注和探討其發展方向的研究很多。對數字檔案館的認識大體經歷的三個階段。最初是受數字化圖書館建設的啟發，提出建設數字化檔案館的設想；其次是借鑒國外的建設經驗和研究成果，在理論上或概念上進行虛擬檔案館或網絡檔案館建設的探討；最后根據國家和社會信息化發展對檔案工作的要求，進行數字檔案館試點建設。

1.數字化檔案館提出的背景

20世紀90年代中期，隨著數字化技術和網絡技術的迅速發展和成熟應用，國內外興起了建設數字化圖書館的熱潮。圖書和檔案都是信息資源的重要組成部分，在信息管理方面有許多相通之處，由此，到了20世紀90年代末期，我國檔案部門受建設數字化圖書館的啟發，提出了建設數字化檔案館的設想。數字化檔案館建設的主要內容是將館藏紙質、照片、音像等載體檔案數字化，為信息社會提供數字化的檔案信息資源，目的是實現檔案的快速檢索查詢、信息資源社會共享。由于受技術、經費以及需求等因素的影響和制約，檔案部門大規模開展數字化工作是2001 年以后才開始的。

2.國外數字檔案館研究和建設成果

國外檔案部門在研究和關注信息技術對檔案管理的影響方面起步較早，從20世紀90 年代初就開始從理論和概念上對數字檔案館進行研究和探討，主要是對虛擬檔案館和網絡檔案館等建立的可行性和作用等進行探討， 1996年在中國北京召開的第十三屆國際檔案大會上，對虛擬檔案館和網絡檔案館研究的關注已成為大會的主題之一。國外以美國、英國等國家為代表，數字檔案館建設不僅研究、起步較早，而且發展很快。在美國， 20世紀90 年代中期，作為數字化圖書館建設項目的一個組成部分，美國國家檔案與文件管理局就成立了數字檔案館特別工作組，開始數字檔案館的研究和籌建工作。到了20世紀90年代末期，隨著對數字檔案館研究和認識的不斷深入，特別是美國國家檔案館發現其收集的電子文件種類日益豐富，除了文本文件、數據庫文件之外，還有電子郵件、地理空間數據、數字影像等結構復雜的數據，數字檔案的種類和管理難度日益增加，公眾也迫切希望能夠通過在線方式獲取國家檔案館中保存的數字檔案，這些促使美國國家檔案與文件管理局決定自2000年起建立一個自動化程度很高的集成系統，在實現數字資源提供利用的同時，管理、維護各種類型的電子文件，保證其真實、完整和長期可讀。2002 年6 月18 日，美國數字檔案館新館建筑在華盛頓破土動工，標志著美國國家數字檔案館實體開始建設，數字檔案館建設已經進入新的階段。

3.電子政務建設對數字檔案館建設的影響和要求

近幾年，隨著國家實施的“政府信息化先行”戰略的不斷深入，電子政務已在中央政府以及部分發達地區各級政府得到逐步推行。電子政務是指政府機構運用現代網絡通信與計算機技術，將政府管理和服務職能通過精簡、優化、整合、重組后在互聯網上實現，以打破時間、空間以及條塊分割的制約，從而加強對政府業務運作的有效監管，提高政府的運作效率，并為社會公眾提供高效、優質、廉潔的一體化管理和服務。檔案作為文件運行的最終歸宿，在保證各級政府正常運轉中起著承上啟下的作用。電子政務的實施對檔案管理產生重要影響，主要體現在兩方面：一是電子政務中產生的電子文件，其歸檔方法、技術、手段等與紙質文件歸檔相比，有重大差別；二是檔案局館作為各級政府的一個職能部門，必須適應電子政務實施帶來的工作方式的變化，檔案工作不能游離于電子政務之外，也要按照電子政務的總體要求轉變檔案部門的工作作風和服務方式。建設數字檔案館是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求，數字檔案館是電子政務和辦公自動化的一個必需的組成部分。

2 數字檔案館與數字圖書館的比較

數字檔案館建設與數字圖書館建設密切相關，不僅因為最早國內外提出建設數字檔案館的概念是受數字圖書館的啟發，或者是作為數字圖書館項目的一個組成部分，而且是因為檔案和圖書作為信息資源的主要來源，在信息時代，它們的管理方法和手段存在許多共性，在一段時期還研究探討過檔案、圖書、情報一體化管理的趨勢。數字檔案館在提出之初和數字圖書館建設目標比較一致，隨著社會信息化發展對檔案事業影響增大，數字檔案館發展的方向已經發生了質的變化，從以館藏檔案數字化為主要建設目標，到能接收歸檔電子文件并有效管理，保證其真實性、完整性和長期可讀性。數字圖書館建設同樣也在不斷深入和發展，最初，對數字圖書館概念和建設目標的認識也是將現有圖書資料數字化，作為一個海量的數字資源庫在互聯網上運行，一個國家只需建立一個龐大的數據庫，數字圖書館的建設目標是整合互聯網資源，變無序為有序。但是現在數字圖書館界普遍傾向于將數字圖書館建設成一個個相對獨立的管理系統。數字圖書館是一個復雜的分布式海量數據管理系統，它利用當今先進的多媒體和網絡技術，將分散于不同地理位置的不同載體形式的信息資源以數字化形式儲存，形成有組織的數據庫和知識庫，對外提供高性能的檢索服務，實現資源共享。如同傳統檔案館與圖書館存在相同之處和不同之處一樣，數字檔案館與數字圖書館的建設內容和運行方式等同樣有共性和不同之處。

1.共同性

檔案和圖書都是信息社會重要的數字資源，數字檔案館和數字圖書館的基礎和管理對象都是數字化的信息資源。在建設數字檔案館的過程中，數字檔案一方面來源于接收立檔單位的歸檔電子文件，另一方面就是對現有館藏檔案中珍貴的、利用頻率高的、易受損的檔案進行數字化轉換。數字圖書的來源也有兩個方面，就是新接收進館的電子圖書和將館藏的珍本、善本等圖書轉換成電子形式。

數字檔案館和數字圖書館本質上都是一個復雜的數據管理系統，是一個大型的數據庫，都具有接收、整理、儲存、檢索、提供利用等基本功能。

2.不同性

第一，數字檔案和數字圖書的數據類型存在顯著差異，數字檔案類型眾多，有文本、圖像、各種類型數據庫、CAD 、電子郵件、音像、多媒體等，而數字圖書一般只有文本（占絕大部分）、圖像、多媒體等少數幾種類型。這樣一來，數字檔案館的管理系統就會比數字圖書館管理系統復雜得多。

第二，和傳統檔案館、圖書館保存的檔案、圖書一樣，檔案存在地區差異，具有唯一性，而圖書中善本、孤本則很少，館藏基本類似。這一點可以說，除了國家圖書館和部分科技圖書館外，建設數字圖書館過程中的數字化工作任務非常輕，只需購買已有的數字圖書資源就行。而檔案館的數字化任務則非常重，而且數字化后，主要以圖像數據格式保存，這樣中小型數字檔案館存儲所需的空間也很大。

第三，數字檔案館和數字圖書館的管理方式存在差異。由于檔案和圖書面向社會的政策和需求不同，因而數字檔案館的管理相對封閉，一般采取“三網一庫”的建設模式“，三網”采取物理隔離的方式。數字圖書館則完全開放，直接與國際互聯網掛接。

第四，安全性要求不同。數字檔案館不僅要防病毒、防黑客，而且要采取異地備份、鏡像備份等措施，防自然災害、突發事件可能對數字檔案館造成的損害。

第五，數字檔案館在保證館藏數字檔案的真實性、完整性、長期可讀性、法律憑證作用等方面也有特殊的要求。

3 數字檔案館的定位

目前關于數字檔案館的定義，認識各有千秋，還沒有完全統一。從有利于數字檔案館的實際建設，有利于建設的可行性論證、投資預算、功能設計等方面考慮，數字檔案館是適應信息社會發展需要，充分運用計算機和網絡等信息技術手段，能夠對數字（或電子）檔案實施有效控制和科學管理的檔案館。關于數字檔案館的定位可以從兩個層面上來認識。

1.數字檔案館仍然是檔案館

數字檔案館仍然是檔案館，其對館藏檔案的管理功能沒有改變，同樣具有收集、整理、鑒定、保管、利用、統計、編研等功能，只不過采用的技術方法、管理手段、管理對象等有了較大的變化。

當前數字檔案館的規劃、投入、建設，都是由地方單獨完成的，與傳統檔案館的建設模式并沒有差別，而且這種狀況在短期內是不會改變的。

2.數字檔案館是信息時代的產物

數字檔案館的規劃和建設是信息技術對檔案事業發展影響和要求的必然結果。數字檔案館建設過程中要充分運用先進的計算機和網絡等信息技術，配置先進的軟硬件設備，研制高性能的信息管理系統；數字檔案館要解決信息技術發展和應用給檔案管理帶來的復雜問題，要保證歸檔電子文件的真實、完整、長期可讀。

數字檔案館是電子政務、電子商務、單位辦公自動化的一個必需的組成部分，是信息社會中檔案管理新模式的集中體現，代表著新世紀檔案館工作的發展方向。

4 數字檔案館的發展

數字檔案館建設是檔案工作者面臨的一項全新事業，隨著信息技術的不斷發展，投入實際運行后，經驗的不斷豐富和問題的不斷出現，人們對數字檔案館的認識將不斷豐富和深入。

1.形式的發展

近期內數字檔案館建設將主要表現為一個個相對獨立的局域網系統，地區相連乃至全國互聯互通是不現實的。但隨著檔案開放程度不斷加大，社會公眾檔案意識和需求不斷增強，網絡安全性不斷提高，數字檔案館將向網絡化、公眾化方向發展。

2.技術的發展

信息技術的飛速發展對數字檔案館建設將是一把雙刃劍，一方面能解決數字檔案館建設中遇到的許多技術難題，如格式轉換、海量存儲、智能檢索等；另一方面也會使數字檔案的種類更多、管理更加復雜。

3.管理的發展

由于目前國內還沒有數字檔案館建設完成并真正投入運行，對數字檔案館管理模式的認識將不斷發展。如管理體制問題，數字檔案館內部機構如何設置才能保證其有效運轉和檔案的安全保密；數字檔案館的人才問題，數字檔案館需要高素質的技術型、管理型、復合型人才，如何培養和留住人才，等等。