（2003年7月8日廣東省檔案局、廣東省工商業(yè)聯(lián)合會印發(fā) 粵檔發(fā)〔2003〕24號）

　　一、本指引所稱的民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟交往等各項活動中直接形成的對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理具有查考價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄。

　　二、民營企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，受國家法律保護，民營企業(yè)及其工作人員都有保護本企業(yè)檔案的義務(wù)。　

　　三、民營企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的真實記錄，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要依據(jù)，加強對本企業(yè)檔案的管理是民營企業(yè)保護自身利益的重要方面。　

　　民營企業(yè)內(nèi)部的檔案工作體制以統(tǒng)一管理，分級負責(zé)為宜；即母公司除對公司本部的檔案工作進行統(tǒng)一管理外，還應(yīng)對其子公司的檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，層層落實，分級負責(zé)。在此基礎(chǔ)上，視本企業(yè)實際，對檔案實行相對集中或部門分別保管。　

　　四、民營企業(yè)可以根據(jù)自身需要建立科學(xué)的檔案管理制度，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理制度包括對各類文件材料的歸檔整理、檔案保管、保密、借閱和鑒定銷毀等內(nèi)容的規(guī)定。　

　　五、企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟交往等各項活動中，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)保守、保護國家秘密的法律、法規(guī)，同時采取相關(guān)措施防止企業(yè)保密檔案資料的泄密和丟失，從而有效維護國家和企業(yè)自身的利益。　

　　六、企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，同時具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。　

　　七、文件制作應(yīng)盡量使用耐久性好的書寫材料和紙張，避免使用諸如熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等不耐久的書寫材料。　

　　企業(yè)各部門按照本企業(yè)有關(guān)歸檔制度的要求積累所形成的文件材料，積極采取相關(guān)措施防止文件材料的散失，如指定專人負責(zé)收集保管本部門的文件材料、專人跟蹤收集有關(guān)項目管理和實施過程中形成的文件材料等辦法。　

　　八、應(yīng)歸檔的文件材料要保持齊全完整，努力做到原件歸檔。　

　　基建、科研等科技活動要從項目籌備階段到最終驗收階段的全過程的文件（包括有關(guān)圖紙等）收齊一同歸檔。　

　　正式歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的分類規(guī)則進行區(qū)分，檔案整理標(biāo)準(zhǔn)可參照國家和省有關(guān)業(yè)務(wù)推薦標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求，并編制目錄等輔助檢索工具。　

　　電子文件的歸檔管理推薦使用質(zhì)量好的光盤如金盤等作為存儲載體，永久保存的文件材料還應(yīng)制成紙質(zhì)文件同步歸檔管理。　

　　九、落實有關(guān)庫房保管制度，切實保障檔案的保管安全。配備適合安全保管檔案的庫房或?qū)９瘢扇〈胧瑵M足溫濕度控制、防火、防盜和防有害生物等檔案保管技術(shù)要求。　

　　十、努力開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)做好檔案的借閱利用工作，并通過建立檔案利用臺帳，編制檔案參考資料等手段，積極為企業(yè)的需求服務(wù)。　

　　十一、企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按照本企業(yè)有關(guān)鑒定銷毀的規(guī)定，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進行銷毀。其中會計檔案的銷毀應(yīng)按財政部、國家檔案局　1998　年　8　月印發(fā)的《會計檔案管理辦法》辦理。　

　　十二、企業(yè)可以向有關(guān)檔案行政管理部門或中介機構(gòu)進行檔案業(yè)務(wù)咨詢、參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)或委托代為整理、保管檔案等中介服務(wù)。