2003年11月16日，中國(guó)檔案代表團(tuán)一行12人赴西班牙進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)。在西班牙訪(fǎng)問(wèn)期間，中國(guó)檔案代表團(tuán)先后訪(fǎng)問(wèn)了阿拉貢王朝總檔案館、國(guó)家行政總檔案館、國(guó)家歷史檔案館和印第安總檔案館，主要圍繞著檔案保護(hù)、檔案利用和檔案工作現(xiàn)代化等問(wèn)題與西班牙檔案工作者進(jìn)行了座談和交流。西班牙獨(dú)特的檔案管理體制、悠久的檔案工作傳統(tǒng)、豐富的檔案館館藏以及周到的檔案服務(wù)給我們留下了深刻的印象。
一、獨(dú)特的檔案管理體制
在世界各國(guó)的檔案管理體制中，西班牙是比較特殊的。2000年，西班牙政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行了改革，內(nèi)閣中設(shè)立了文化、教育、體育部，由這個(gè)部管理全國(guó)檔案事務(wù)。這個(gè)部設(shè)立了部長(zhǎng)一人，部長(zhǎng)之下設(shè)立文化國(guó)務(wù)秘書(shū)(相當(dāng)于副部長(zhǎng))，他所領(lǐng)導(dǎo)的出版、檔案館和圖書(shū)館司下設(shè)立國(guó)家檔案局，具體負(fù)責(zé)西班牙王國(guó)的檔案事務(wù)。
西班牙國(guó)家檔案局的職能是對(duì)國(guó)家檔案館進(jìn)行管理、監(jiān)督和技術(shù)評(píng)估，與各自治區(qū)進(jìn)行檔案事務(wù)的合作與協(xié)調(diào)，對(duì)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)和傳播，進(jìn)行國(guó)際檔案合作和對(duì)全國(guó)檔案工作人員的人員培訓(xùn)。此外，它還要對(duì)全國(guó)檔案工作的開(kāi)展提供技術(shù)支持，對(duì)必要的檔案研究項(xiàng)目進(jìn)行資金幫助。
西班牙的檔案館大體上可以劃分為三個(gè)部分。第一個(gè)部分是歸國(guó)家檔案局管理的國(guó)家檔案館，共有11個(gè)，這些檔案館的特點(diǎn)是歷史悠久，館藏豐富，檔案珍貴。最著名的有設(shè)在巴塞羅那的阿拉貢王朝檔案館，設(shè)在馬德里的國(guó)家歷史檔案館，設(shè)在塞維利亞的印第安總檔案館，設(shè)在巴利亞多利德的西曼卡總檔案館等。第二個(gè)部分是各個(gè)自治區(qū)的檔案館，這部分檔案館共有46個(gè)，由各自治區(qū)管理，實(shí)際上也是由國(guó)家所有的檔案館。第三部分是其他一些公共或私人機(jī)構(gòu)設(shè)立的檔案館，這些檔案館的數(shù)量不詳，但也是西班牙檔案管理體制的一個(gè)重要組成部分。
在西班牙國(guó)家檔案局的下屬單位中，有兩個(gè)“事業(yè)單位”值得一提。一個(gè)是檔案文件信息中心。這個(gè)信息中心并不是西方國(guó)家中經(jīng)常設(shè)立的文件中心，而有點(diǎn)像我國(guó)一些地方建立的“檔案事務(wù)所”或“檔案咨詢(xún)服務(wù)中心”。這個(gè)中心設(shè)立于1978年8月，其主要目的是收集所有有關(guān)西班牙的檔案信息，傳播西班牙的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)，提高西班牙人的檔案意識(shí)。為此，該中心在因特網(wǎng)上建立了網(wǎng)站，并在網(wǎng)上運(yùn)行一些數(shù)據(jù)庫(kù)，如西班牙和拉丁美洲檔案登記指南、檔案資源指南、專(zhuān)題文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)等。其中的檔案登記指南涉及到西班牙和拉丁美洲國(guó)家(哥倫比亞、阿根廷、玻利維亞、哥斯達(dá)黎加、智利、薩爾瓦多、尼加拉瓜、巴西、墨西哥、古巴等)的許多個(gè)檔案館。
該中心有一個(gè)以檔案、檔案工作和相關(guān)科學(xué)為主題的圖書(shū)館。該館擁有大量的圖書(shū)、雜志以及縮微平片、錄像帶和其他出版物等。該中心定期地將有關(guān)信息通報(bào)給文化單位。西班牙國(guó)家檔案局介紹說(shuō)，無(wú)論是在西班牙還是在全世界，這個(gè)圖書(shū)館都是最好的。
另一個(gè)“事業(yè)單位”是文件復(fù)制服務(wù)中心。該中心的歷史可以追溯到1950年，當(dāng)時(shí)成立了中央檔案縮微膠片中心，主要是為了加強(qiáng)對(duì)檔案資源財(cái)富的保管、保護(hù)和傳播而對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。隨著新技術(shù)的采用，該中心開(kāi)展了一些新的業(yè)務(wù)，如制作地圖等材料的彩色縮微膠片，對(duì)插圖和照片檔案進(jìn)行數(shù)字化。國(guó)家行政總檔案館有一個(gè)照片檔案數(shù)字化的項(xiàng)目，要把館藏中的1400萬(wàn)張的照片檔案數(shù)字化，這個(gè)項(xiàng)目就是由這個(gè)中心進(jìn)行的。2002年西班牙教育、文化和體育部與皇家歷史科學(xué)院簽署了協(xié)議，建立了可以在因特網(wǎng)上利用的有關(guān)西班牙立法史的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)項(xiàng)目也是由該中心承擔(dān)的。
西班牙還有一個(gè)顧問(wèn)和咨詢(xún)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，這就是西班牙檔案理事會(huì)。該理事會(huì)成立于1996年11月，2000年被改名為檔案管理理事會(huì)，直接由文化、教育和體育部部長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)。
二、悠久的歷史，豐富的館藏
西班牙是歐洲大國(guó)，在歷史上曾經(jīng)創(chuàng)造過(guò)輝煌。15、16世紀(jì)，西班牙建立了世界上第一個(gè)“日不落”帝國(guó)，西歐的大部分地區(qū)、北非、南美洲、亞洲的菲律賓都成了西班牙的殖民地。這種“輝煌”一直持續(xù)到1588年西班牙“無(wú)敵艦隊(duì)”被英國(guó)海軍所打敗。
海外貿(mào)易和擴(kuò)張，使西班牙產(chǎn)生了大量的檔案，而優(yōu)良的檔案工作傳統(tǒng)使得這些歷史檔案得到了很好的保存。
在由西班牙國(guó)家檔案局所直接管理的11個(gè)檔案館中，我們參觀(guān)訪(fǎng)問(wèn)了四個(gè)。這四個(gè)檔案館中除了國(guó)家行政總檔案館之外，都以保管歷史檔案為目的(實(shí)際上，行政總檔案館雖然主要保管現(xiàn)代政府機(jī)關(guān)的檔案，但是它也保存了大量的上個(gè)世紀(jì)中葉以前的檔案，如西班牙內(nèi)戰(zhàn)時(shí)期的檔案)。可以說(shuō)，這幾個(gè)檔案館是西班牙悠久的檔案工作傳統(tǒng)和豐富的檔案館館藏的象征。
設(shè)在巴塞羅那的阿拉貢王朝檔案館的前身可以追溯到1318年詹姆斯二世建立的皇家檔案館。1346年，彼得國(guó)王任命他的法律顧問(wèn)作為皇家檔案館的館長(zhǎng)。1384年，國(guó)王發(fā)布命令確定了檔案館的職能。1770年以后檔案館改設(shè)在宮廷之外，并改名為阿拉貢王朝檔案館。從這時(shí)算起，這個(gè)檔案館到今天已經(jīng)有了230多年的歷史。除了歷史的悠久，這個(gè)檔案館的館藏也十分豐富。阿拉貢王國(guó)存在的時(shí)間是在13—15世紀(jì)(相當(dāng)于我國(guó)的元朝和明朝的前半期)，國(guó)土面積不及現(xiàn)在中國(guó)的一個(gè)中等規(guī)模的省份，但其保管的檔案大約有6000延長(zhǎng)米，此外還有一個(gè)頗具規(guī)模的圖書(shū)館，該館有23000個(gè)專(zhuān)集，138種期刊。
設(shè)在巴利亞多利德的西曼卡總檔案館也是一個(gè)歷史悠久的檔案館。該館建立于1540年，保管的是西曼卡王國(guó)的中央機(jī)關(guān)的檔案，該館檔案有12000延長(zhǎng)米之多，另外還有22500個(gè)專(zhuān)集和250種期刊的圖書(shū)館。
2000年召開(kāi)了第14屆國(guó)際檔案大會(huì)的塞維利亞市也設(shè)有一個(gè)非常古老的檔案館，這就是印第安總檔案館。該館籌建于1775年，建立于1785年。設(shè)立該館的目的是要把保存在塞曼卡、卡第茲和塞維利亞三個(gè)地方檔案館內(nèi)的有關(guān)印第安人和菲律賓的檔案集中起來(lái)，以便能夠很好地利用這些檔案寫(xiě)好西班牙的殖民史。這個(gè)檔案館館藏檔案的長(zhǎng)度大約有9000延長(zhǎng)米，計(jì)8000多萬(wàn)頁(yè)，此外以拉丁美洲為主題的圖書(shū)館藏有30600冊(cè)圖書(shū)。
設(shè)在馬德里的國(guó)家歷史檔案館是西班牙最大的檔案館。該館建于1866年，也許是受到了法國(guó)大革命中檔案開(kāi)放觀(guān)念的影響，該館在建立的時(shí)候就建立在宮廷之外，并且建立該館是以保存具有歷史價(jià)值的文件、為歷史研究人員和普通科研人員服務(wù)為目的。國(guó)家歷史檔案館保管檔案的時(shí)間跨度是從11世紀(jì)一直到20世紀(jì)，其館藏大約有42500延長(zhǎng)米，其專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館包括2900種手抄本和小冊(cè)子。此外，國(guó)家歷史檔案館還建有一個(gè)貴族部，主要保管西班牙王國(guó)貴族9—20世紀(jì)的檔案，其檔案有2600延長(zhǎng)米。
西班牙還有一些非常古老的專(zhuān)門(mén)檔案館。例如，皇家法官檔案館就保管巴利亞多利德的皇家法院(1371—1834年)和巴利亞多利德領(lǐng)地法院(1834—1989年)的檔案，這些檔案有20000延長(zhǎng)米，另外還有5000個(gè)手抄本，28種期刊。
在歐洲，西班牙是一個(gè)大國(guó)，但是與中國(guó)比較起來(lái)，無(wú)論是其歷史、人口和還是國(guó)土面積，都不可同日而語(yǔ)。從目前兩國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)保存檔案的總數(shù)量上看，西班牙也許不如中國(guó)巨大。但是就兩國(guó)保存的歷史檔案來(lái)說(shuō)，西班牙國(guó)家檔案館保存的檔案還是相當(dāng)豐富的。上面提到的5個(gè)檔案館保存的檔案基本上是歷史檔案，并且這5個(gè)檔案館只是西班牙國(guó)家檔案館中的一部分，但其館藏已達(dá)92100多延長(zhǎng)米了。這些檔案中有相當(dāng)一部分是相當(dāng)于中國(guó)元明以前各王朝中產(chǎn)生的檔案，而在相同的歷史時(shí)期里，中國(guó)國(guó)家檔案館中保存的檔案卻相當(dāng)之少。2001年，中國(guó)中央級(jí)國(guó)家綜合檔案館保管的全部檔案案卷的排架長(zhǎng)度為56714延長(zhǎng)米，件數(shù)的排架長(zhǎng)度為71114延長(zhǎng)米，兩者相加127828延長(zhǎng)米。這個(gè)數(shù)字雖然不比西班牙的小，但是這些檔案中有相當(dāng)一部分是進(jìn)入20世紀(jì)之后產(chǎn)生的，同時(shí)排架長(zhǎng)度中有相當(dāng)一部分是卷皮所占的長(zhǎng)度(西班牙檔案不立卷，只是用盒來(lái)裝，沒(méi)有盒裝的都打成了包)。20世紀(jì)80年代中期以后，我國(guó)檔案界有一種觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為，從歷史傳統(tǒng)、國(guó)土面積和人口數(shù)量方面來(lái)看，中國(guó)檔案的數(shù)量是相當(dāng)貧乏的。這種觀(guān)點(diǎn)實(shí)際上是沒(méi)有看到中國(guó)檔案的特殊的構(gòu)成狀況，即在中國(guó)5000多年的文明史中，有檔案保存下來(lái)的只是最近二三百年，并且在這二三百年的時(shí)間里，保存下來(lái)的檔案的數(shù)量也是相當(dāng)有限。所以，如果說(shuō)中國(guó)檔案數(shù)量貧乏的話(huà)，并不是中國(guó)檔案整體數(shù)量的貧乏，而只是歷史檔案的貧乏。
三、周到、細(xì)致的檔案服務(wù)
歐洲理事會(huì)制訂《歐洲檔案利用政策標(biāo)準(zhǔn)綱要》提出，歐洲各國(guó)檔案利用的立法和規(guī)章必須使公民個(gè)人能夠及時(shí)地利用到機(jī)關(guān)中產(chǎn)生的行政文件。為使機(jī)關(guān)管理公開(kāi)透明，行政機(jī)關(guān)文件在產(chǎn)生并移交到檔案館后必須具有可用性。歐洲理事會(huì)的規(guī)定雖然不是西班牙的法律，但其主要原則在歐盟范圍內(nèi)都要得到廣泛的遵守。按照西班牙現(xiàn)有法律的規(guī)定，在西班牙利用檔案是免費(fèi)和無(wú)限制的，用戶(hù)在接受了檔案館有關(guān)規(guī)定的情況下，有在閱覽室利用檔案的權(quán)利，同時(shí)也有知悉有關(guān)館藏檔案信息的權(quán)利。
(一)檔案利用的程序
檔案利用程序的第一步是辦理用戶(hù)證。當(dāng)利用進(jìn)入檔案館后，必須出示有效的身份證明(如身份證、護(hù)照等)，接待人員將身份證明信息輸入計(jì)算機(jī)后，打印生成一個(gè)用戶(hù)證。用戶(hù)證上的項(xiàng)目有該證的順序編號(hào)(從某一時(shí)間開(kāi)始的大流水號(hào))、用戶(hù)姓名及照片、身份證或護(hù)照號(hào)碼、發(fā)證單位及地址。在利用部主任簽字后該證立即生效，憑此證即可在西班牙國(guó)家檔案局所屬的檔案館中利用檔案。在西班牙國(guó)家檔案館的利用規(guī)則中，雖然承諾制作出用戶(hù)證要在24個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，但是通常的情況下制作用戶(hù)證都是頃刻之間就能完成的事。我們?cè)趨⒂^(guān)國(guó)家歷史檔案館時(shí)，我們的成員填完表格三四分鐘之后就辦成了該館的第117667號(hào)用戶(hù)證(該證從1994年開(kāi)始編號(hào))。
在辦好了用戶(hù)證之后，檔案館的工作人員要向研究人員介紹檔案館的利用規(guī)則，告訴利用者在利用檔案的過(guò)程中需要知道或遵守哪些事項(xiàng)。在利用者已經(jīng)了解了檔案館的檔案利用規(guī)則之后，檔案館工作人員要向利用者介紹館藏檔案信息，同時(shí)向其介紹使用館藏檔案的方法。
來(lái)到檔案館的利用者的目的各有不同，有的是為了進(jìn)行歷史研究，有的純粹是為了休閑。這兩種人的知識(shí)背景不同，利用檔案的方式和要求也有很大不同。進(jìn)行歷史研究的人由于經(jīng)常利用檔案，對(duì)檔案館的館藏及整理方法都有一定的了解，在利用檔案的過(guò)程中不需要檔案館工作人員進(jìn)行過(guò)多的指導(dǎo)。而帶著休閑目的來(lái)到檔案館的人，由于對(duì)館藏內(nèi)容和檔案整理方法了解不多，在他們利用檔案的要求上，往往需要檔案館工作人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)。在利用檔案的要求上，研究人員要求的是要有一個(gè)安靜的環(huán)境，而帶著休閑目的的利用者利用檔案時(shí)往往很難于做到這一點(diǎn)。為了對(duì)所有的人都能夠提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案館對(duì)于這兩種人采取了不同的服務(wù)策略。例如，阿拉貢王朝檔案館就開(kāi)辟了兩個(gè)利用室，把利用目的不同的利用者引入不同的利用室，提供不同的服務(wù)。
在西班牙的國(guó)家檔案館中，閱覽室內(nèi)都安裝有必要的電源，利用者可以攜帶自己的計(jì)算機(jī)進(jìn)入閱覽室。在信息化程度較高的國(guó)家歷史檔案館和印第安總檔案館的利用室內(nèi)，每一個(gè)桌子上都有一臺(tái)計(jì)算機(jī)，利用者可以利用這臺(tái)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行檢索，并直接利用已經(jīng)數(shù)字化的檔案材料，如果需要將有關(guān)的檔案拷貝下來(lái)，可以向檔案館提出申請(qǐng)，檔案館可以在很短的時(shí)間內(nèi)完成拷貝。此外，在檔案利用室，一般都備有縮微膠片和縮微平片的閱讀和打印機(jī)，如果讀者有需要，可以即時(shí)打印出有關(guān)的內(nèi)容。
(二)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容
在西班牙國(guó)家檔案館的服務(wù)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索自己要求的檔案是一種最主要的檢索方式。對(duì)于檢索到的檔案，如果已經(jīng)數(shù)字化了并且能夠在計(jì)算機(jī)中直接利用，可以直接在計(jì)算機(jī)上利用；如果沒(méi)有數(shù)字化的檔案，工作人員可以提供紙質(zhì)的檔案文件。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，西班牙國(guó)家檔案館最近幾年開(kāi)始越來(lái)越多地提供了如以下一些服務(wù)：
一是通過(guò)電子郵件提供服務(wù)。1986年印第安總檔案館就開(kāi)始了檔案信息化的進(jìn)程，它的全部檔案目錄已經(jīng)輸入到計(jì)算機(jī)，1000萬(wàn)份文件已經(jīng)進(jìn)入了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，占館藏檔案的10％。其他的一些國(guó)家檔案館檔案信息化的程度雖然沒(méi)有印第安總檔案館的那么高，但也都開(kāi)始了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。這些檔案館已經(jīng)把相當(dāng)一部分檔案目錄放到了可以與因特網(wǎng)連接的網(wǎng)絡(luò)上，利用者坐在自己的辦公室或自己的家中，就可以通過(guò)因特網(wǎng)對(duì)有關(guān)的檔案進(jìn)行檢索。在檢索到檔案以后，利用者可以向檔案館的有關(guān)方面發(fā)出電子郵件提出利用申請(qǐng)，檔案館的專(zhuān)門(mén)人員將以最快的速度對(duì)有關(guān)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如果利用要求合法，就以圖像格式將有關(guān)文件通過(guò)電子郵件發(fā)送給利用者。印第安總檔案館的接待人員介紹說(shuō)，他們的服務(wù)有30％是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的。
二是電話(huà)預(yù)約服務(wù)。為了使利用者來(lái)到檔案館后馬上就能夠利用到自己所要求的檔案，利用者在來(lái)到檔案館之前就可以以電話(huà)的方式向檔案館預(yù)約，檔案館可以提前準(zhǔn)備好利用者所需要的3盒或3捆檔案(在西班牙，一盒或一捆檔案大約有10—20厘米厚)。
三是信函服務(wù)。利用者可以向國(guó)家檔案館寫(xiě)信，檔案館以郵件的形式答復(fù)利用者，從而使利用者獲得有關(guān)館藏的信息。
除了上述幾種形式的檔案服務(wù)外，西班牙國(guó)家檔案館還廣泛開(kāi)展另外兩種形式的服務(wù)。一種形式的服務(wù)是開(kāi)展教育活動(dòng)，這種活動(dòng)與我國(guó)一些檔案館開(kāi)展的愛(ài)國(guó)主義和革命傳統(tǒng)教育相類(lèi)似。例如，西班牙國(guó)家歷史檔案館將此類(lèi)參觀(guān)的時(shí)間規(guī)定為每個(gè)星期的星期三上午，人數(shù)一般控制在15—20人之間。另一種形式的服務(wù)是檔案展覽。展覽可以由檔案館定期地在檔案館內(nèi)組織進(jìn)行，展覽都是免費(fèi)參觀(guān)。檔案館也可以將文件租借給公共或私人機(jī)構(gòu)。不過(guò)，將文件出租或出借的限制較為嚴(yán)格，必須有文化教育體育部的部長(zhǎng)授權(quán)才可進(jìn)行。此外，檔案館也經(jīng)常地舉辦一些有關(guān)檔案和歷史的講座。
(三)檔案利用服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
西班牙國(guó)家檔案館比較重視檔案服務(wù)的考核，并制訂了由多項(xiàng)指標(biāo)組成的檔案服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。以國(guó)家歷史檔案館為例，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就有13項(xiàng)內(nèi)容：(1)檔案館提供有關(guān)利用條件、文件閱覽條件及檔案館服務(wù)項(xiàng)目的信息必須是即時(shí)的；(2)檔案用戶(hù)進(jìn)入檔案閱覽室的認(rèn)證工作必須在24小時(shí)內(nèi)完成；(3)對(duì)信函咨詢(xún)必須在一個(gè)月內(nèi)給予答復(fù)；(4)閱覽室內(nèi)必須有有關(guān)文件利用和存放地點(diǎn)的人性化建議；(5)為了能夠在當(dāng)日下午就能利用到文件，檔案館必須開(kāi)展預(yù)約服務(wù)；(6)每一盒或每一捆檔案可以保留5天；(7)在閱讀器中閱讀的縮微膠片必須能夠自己翻拍；(8)加急照片復(fù)制必須在24小時(shí)內(nèi)完成；(9)對(duì)團(tuán)體參觀(guān)的答復(fù)必須在7天以?xún)?nèi)完成；（10）為了便于保存和閱覽，破損的檔案必須經(jīng)過(guò)修復(fù)；（11）對(duì)投訴和建議要在20個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)；（12）文件復(fù)制的格式要與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織、西班牙和歐盟認(rèn)證的標(biāo)準(zhǔn)相一致；（13）用戶(hù)能夠使用到服務(wù)質(zhì)量調(diào)查表。
(四)重視檔案利用服務(wù)的信息反饋和投訴
西班牙的檔案館很重視用戶(hù)信息的反饋。國(guó)家歷史檔案館利用規(guī)則中有一條就是，鼓勵(lì)檔案用戶(hù)提供建設(shè)性的意見(jiàn)，以便他們能夠改進(jìn)檔案服務(wù)。提供意見(jiàn)的方式一是鼓勵(lì)檔案用戶(hù)對(duì)于檔案館的服務(wù)進(jìn)行評(píng)論，并對(duì)檔案館的服務(wù)工作提出建議；二是建立并鼓勵(lì)用戶(hù)積極參加檔案用戶(hù)聯(lián)誼會(huì)；三是可以給檔案館館長(zhǎng)寫(xiě)建議信；四是檔案館準(zhǔn)備一些問(wèn)卷調(diào)查表，由檔案用戶(hù)填寫(xiě)；五是鼓勵(lì)檔案工作者將他們利用檔案寫(xiě)成的研究著作贈(zèng)送給檔案館。
如果檔案用戶(hù)有投訴和建議，他們可以在檔案館的意見(jiàn)書(shū)中或者在文件存取登記簿中寫(xiě)下自己的投訴意見(jiàn)或建議。如果不愿意使用檔案館提供的登記簿，可以通過(guò)信函進(jìn)行投訴。建議可以是匿名的，可以通過(guò)郵件、電話(huà)、傳真的形式發(fā)送，也可以直接投入利用室旁邊的意見(jiàn)箱中。
(五)在檔案利用服務(wù)工作中確保檔案安全
為了保證檔案的安全，西班牙國(guó)家檔案館建立有比較嚴(yán)格的制度，并采取了各種措施確保檔案安全。這些措施大概有如下幾個(gè)方面：
一是在利用者進(jìn)入檔案館大樓的時(shí)候，利用者隨身攜帶的物品必須經(jīng)過(guò)安全部門(mén)的嚴(yán)格檢查。與中國(guó)的安全措施不同的是，在中國(guó)的一些較大的檔案館，負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)的人員一般都是站在檔案館的大門(mén)旁，直接查驗(yàn)的是進(jìn)入檔案館的人員的身份和目的，一般不對(duì)進(jìn)出者的物品進(jìn)行檢查。而在西班牙的一些國(guó)家檔案館中，進(jìn)入檔案館之前不但要經(jīng)過(guò)人工的檢查，而且隨身攜帶的物品還要像進(jìn)入機(jī)場(chǎng)一樣經(jīng)過(guò)X光安檢設(shè)備的掃描。只有在確保個(gè)人及攜帶物品安全的情況下才能進(jìn)入檔案館。
二是對(duì)利用者進(jìn)行身份登記，并在用戶(hù)進(jìn)入利用室之前對(duì)其進(jìn)行檔案利用方面的教育。西班牙國(guó)家檔案館中都有確保檔案安全和檔案合理利用的規(guī)章制度，利用者只有在閱讀了有關(guān)規(guī)定的情況下才可進(jìn)入利用室。
三是電視監(jiān)控與人工監(jiān)控相結(jié)合。和我國(guó)的一些檔案館中的情況一樣，西班牙的所有國(guó)家檔案館都設(shè)立電視監(jiān)控系統(tǒng)，在利用者利用檔案的過(guò)程中，接待服務(wù)人員通過(guò)接待臺(tái)后面的監(jiān)視器可以監(jiān)視利用檔案過(guò)程的每一個(gè)細(xì)節(jié)。與我國(guó)一些檔案館中的措施不同的是，在西班牙的國(guó)家檔案館中，除了電視監(jiān)控外還輔之以人工監(jiān)控。在阿拉貢王朝檔案館的利用室，我們看到，在一個(gè)大約有40平方米的利用室內(nèi)，房頂上安裝著兩個(gè)監(jiān)視用的攝像頭，兩名接待服務(wù)人員在接待臺(tái)后面的監(jiān)視器上注視著利用者的利用行為，同時(shí)還有一名“警察”(或穿著“保安”服裝的人)就站在利用室的一個(gè)最顯眼的地方，注視著利用室的每一個(gè)角落。人工監(jiān)督不但是對(duì)機(jī)器監(jiān)視的一種補(bǔ)充，而且更為重要的是以“警察”之威嚴(yán)可以起到一種“威懾”作用，“防患于未然”。
四、效果顯著的現(xiàn)代檔案管理措施
（一）重視數(shù)字檔案信息資源建設(shè)
西班牙國(guó)家檔案館是世界上進(jìn)行檔案數(shù)字化較早的國(guó)家之一。1986年，印第安總檔案館開(kāi)始了館藏檔案的數(shù)字化。西班牙的同事介紹說(shuō)，這是世界上的第一次。至2002年5月有1000多萬(wàn)的圖像格式的文件可以在因特網(wǎng)上利用。
為推動(dòng)“檔案上網(wǎng)工程”，1999年開(kāi)始，西班牙國(guó)家檔案局開(kāi)展了西班牙檔案館因特網(wǎng)計(jì)劃。其目的是要使西班牙國(guó)家檔案館的館藏可以通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)利用。在該計(jì)劃完成后，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化的文件可以免費(fèi)查詢(xún)。按照西班牙國(guó)家檔案局的策略，1999年開(kāi)始首先將印第安總檔案館送上因特網(wǎng)。2003年以后，各個(gè)國(guó)家檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化的文件都將加入到這一計(jì)劃中來(lái)，使得上網(wǎng)文件達(dá)到1200萬(wàn)份，并且這一數(shù)字將隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)而不斷提高。該計(jì)劃完成后，用戶(hù)可以對(duì)文件進(jìn)行拷貝或者打印，同時(shí)網(wǎng)上建立的用戶(hù)論壇可以使用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)檔案館并參觀(guān)網(wǎng)上展覽。
最近幾年，西班牙國(guó)家檔案局開(kāi)展的一個(gè)較大的項(xiàng)目是建立歷史檔案指南數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)提供了有關(guān)西班牙和國(guó)外檔案的詳細(xì)信息，共有5個(gè)部分，第一個(gè)是拉丁美洲史資料，第二個(gè)歐洲史資料，第三個(gè)是西班牙史資料，第四個(gè)是西班牙內(nèi)戰(zhàn)、放逐和勞工運(yùn)動(dòng)資料，第五個(gè)是科學(xué)技術(shù)史資料(該數(shù)據(jù)庫(kù)又劃分成幾個(gè)不同的部分，如醫(yī)藥衛(wèi)生、采礦、物理和化學(xué))。該數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，在檔案利用上已經(jīng)發(fā)揮了一定的效益。2002年一年之中，對(duì)該數(shù)據(jù)庫(kù)一共進(jìn)行了220896次查詢(xún)，查閱文件446103份。
最近幾年，西班牙國(guó)家檔案局進(jìn)行的另一個(gè)項(xiàng)目是建設(shè)立法史資料數(shù)據(jù)庫(kù)。該項(xiàng)目除了要產(chǎn)生可供因特網(wǎng)利用的文件之外，就是要產(chǎn)生包含有保存在不同的檔案館(如西班牙歷史檔案館、西曼卡總檔案館等)的古代王朝法律文本信息的數(shù)據(jù)庫(kù)。
(二)利用信息化手段對(duì)檔案利用進(jìn)行管理
在對(duì)檔案利用的管理上，西班牙國(guó)家檔案館建立了檔案用戶(hù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)。在國(guó)家歷史檔案館，西班牙的同行向我們演示了這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。利用者在辦理了用戶(hù)證之后，具有了一個(gè)在國(guó)家檔案館利用檔案的身份號(hào)碼，有關(guān)該用戶(hù)的一些信息已經(jīng)進(jìn)入了國(guó)家檔案館的用戶(hù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。利用者在什么時(shí)間里利用了什么檔案，計(jì)算機(jī)里登記得清清楚楚。西班牙的同事介紹說(shuō)，這個(gè)系統(tǒng)對(duì)他們非常有用：一是利用該系統(tǒng)可以很容易地查找到一個(gè)人是否在檔案館中利用了檔案，什么時(shí)間里利用了檔案，利用了什么檔案。因此，可以很方便地提供利用者利用檔案的證明(西班牙的有關(guān)部門(mén)經(jīng)常資助一些科研項(xiàng)目，在進(jìn)行經(jīng)費(fèi)結(jié)算時(shí)經(jīng)常要求研究者證明他們使用了某些檔案館的檔案)；二是可以方便地對(duì)一些檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)和去向進(jìn)行跟蹤；三是在利用者辦理了一個(gè)用戶(hù)證之后，再去檔案館時(shí)可以不必再辦理用戶(hù)證即可直接借閱檔案；四是進(jìn)行檔案利用統(tǒng)計(jì)時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成，可以省去許多麻煩。目前該數(shù)據(jù)庫(kù)只在一個(gè)檔案館內(nèi)使用，以后檔案館因特網(wǎng)項(xiàng)目完成后該數(shù)據(jù)庫(kù)可以在所有的國(guó)家檔案館中通用。一個(gè)利用者查閱檔案的情況可以在另一個(gè)國(guó)家檔案館的計(jì)算機(jī)中查閱出來(lái)。
（陳慧涵摘自《外國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)》 中國(guó)檔案代表團(tuán)傅華執(zhí)筆)
一、獨(dú)特的檔案管理體制
在世界各國(guó)的檔案管理體制中，西班牙是比較特殊的。2000年，西班牙政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行了改革，內(nèi)閣中設(shè)立了文化、教育、體育部，由這個(gè)部管理全國(guó)檔案事務(wù)。這個(gè)部設(shè)立了部長(zhǎng)一人，部長(zhǎng)之下設(shè)立文化國(guó)務(wù)秘書(shū)(相當(dāng)于副部長(zhǎng))，他所領(lǐng)導(dǎo)的出版、檔案館和圖書(shū)館司下設(shè)立國(guó)家檔案局，具體負(fù)責(zé)西班牙王國(guó)的檔案事務(wù)。
西班牙國(guó)家檔案局的職能是對(duì)國(guó)家檔案館進(jìn)行管理、監(jiān)督和技術(shù)評(píng)估，與各自治區(qū)進(jìn)行檔案事務(wù)的合作與協(xié)調(diào)，對(duì)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)和傳播，進(jìn)行國(guó)際檔案合作和對(duì)全國(guó)檔案工作人員的人員培訓(xùn)。此外，它還要對(duì)全國(guó)檔案工作的開(kāi)展提供技術(shù)支持，對(duì)必要的檔案研究項(xiàng)目進(jìn)行資金幫助。
西班牙的檔案館大體上可以劃分為三個(gè)部分。第一個(gè)部分是歸國(guó)家檔案局管理的國(guó)家檔案館，共有11個(gè)，這些檔案館的特點(diǎn)是歷史悠久，館藏豐富，檔案珍貴。最著名的有設(shè)在巴塞羅那的阿拉貢王朝檔案館，設(shè)在馬德里的國(guó)家歷史檔案館，設(shè)在塞維利亞的印第安總檔案館，設(shè)在巴利亞多利德的西曼卡總檔案館等。第二個(gè)部分是各個(gè)自治區(qū)的檔案館，這部分檔案館共有46個(gè)，由各自治區(qū)管理，實(shí)際上也是由國(guó)家所有的檔案館。第三部分是其他一些公共或私人機(jī)構(gòu)設(shè)立的檔案館，這些檔案館的數(shù)量不詳，但也是西班牙檔案管理體制的一個(gè)重要組成部分。
在西班牙國(guó)家檔案局的下屬單位中，有兩個(gè)“事業(yè)單位”值得一提。一個(gè)是檔案文件信息中心。這個(gè)信息中心并不是西方國(guó)家中經(jīng)常設(shè)立的文件中心，而有點(diǎn)像我國(guó)一些地方建立的“檔案事務(wù)所”或“檔案咨詢(xún)服務(wù)中心”。這個(gè)中心設(shè)立于1978年8月，其主要目的是收集所有有關(guān)西班牙的檔案信息，傳播西班牙的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)，提高西班牙人的檔案意識(shí)。為此，該中心在因特網(wǎng)上建立了網(wǎng)站，并在網(wǎng)上運(yùn)行一些數(shù)據(jù)庫(kù)，如西班牙和拉丁美洲檔案登記指南、檔案資源指南、專(zhuān)題文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)等。其中的檔案登記指南涉及到西班牙和拉丁美洲國(guó)家(哥倫比亞、阿根廷、玻利維亞、哥斯達(dá)黎加、智利、薩爾瓦多、尼加拉瓜、巴西、墨西哥、古巴等)的許多個(gè)檔案館。
該中心有一個(gè)以檔案、檔案工作和相關(guān)科學(xué)為主題的圖書(shū)館。該館擁有大量的圖書(shū)、雜志以及縮微平片、錄像帶和其他出版物等。該中心定期地將有關(guān)信息通報(bào)給文化單位。西班牙國(guó)家檔案局介紹說(shuō)，無(wú)論是在西班牙還是在全世界，這個(gè)圖書(shū)館都是最好的。
另一個(gè)“事業(yè)單位”是文件復(fù)制服務(wù)中心。該中心的歷史可以追溯到1950年，當(dāng)時(shí)成立了中央檔案縮微膠片中心，主要是為了加強(qiáng)對(duì)檔案資源財(cái)富的保管、保護(hù)和傳播而對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。隨著新技術(shù)的采用，該中心開(kāi)展了一些新的業(yè)務(wù)，如制作地圖等材料的彩色縮微膠片，對(duì)插圖和照片檔案進(jìn)行數(shù)字化。國(guó)家行政總檔案館有一個(gè)照片檔案數(shù)字化的項(xiàng)目，要把館藏中的1400萬(wàn)張的照片檔案數(shù)字化，這個(gè)項(xiàng)目就是由這個(gè)中心進(jìn)行的。2002年西班牙教育、文化和體育部與皇家歷史科學(xué)院簽署了協(xié)議，建立了可以在因特網(wǎng)上利用的有關(guān)西班牙立法史的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)項(xiàng)目也是由該中心承擔(dān)的。
西班牙還有一個(gè)顧問(wèn)和咨詢(xún)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，這就是西班牙檔案理事會(huì)。該理事會(huì)成立于1996年11月，2000年被改名為檔案管理理事會(huì)，直接由文化、教育和體育部部長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)。
二、悠久的歷史，豐富的館藏
西班牙是歐洲大國(guó)，在歷史上曾經(jīng)創(chuàng)造過(guò)輝煌。15、16世紀(jì)，西班牙建立了世界上第一個(gè)“日不落”帝國(guó)，西歐的大部分地區(qū)、北非、南美洲、亞洲的菲律賓都成了西班牙的殖民地。這種“輝煌”一直持續(xù)到1588年西班牙“無(wú)敵艦隊(duì)”被英國(guó)海軍所打敗。
海外貿(mào)易和擴(kuò)張，使西班牙產(chǎn)生了大量的檔案，而優(yōu)良的檔案工作傳統(tǒng)使得這些歷史檔案得到了很好的保存。
在由西班牙國(guó)家檔案局所直接管理的11個(gè)檔案館中，我們參觀(guān)訪(fǎng)問(wèn)了四個(gè)。這四個(gè)檔案館中除了國(guó)家行政總檔案館之外，都以保管歷史檔案為目的(實(shí)際上，行政總檔案館雖然主要保管現(xiàn)代政府機(jī)關(guān)的檔案，但是它也保存了大量的上個(gè)世紀(jì)中葉以前的檔案，如西班牙內(nèi)戰(zhàn)時(shí)期的檔案)。可以說(shuō)，這幾個(gè)檔案館是西班牙悠久的檔案工作傳統(tǒng)和豐富的檔案館館藏的象征。
設(shè)在巴塞羅那的阿拉貢王朝檔案館的前身可以追溯到1318年詹姆斯二世建立的皇家檔案館。1346年，彼得國(guó)王任命他的法律顧問(wèn)作為皇家檔案館的館長(zhǎng)。1384年，國(guó)王發(fā)布命令確定了檔案館的職能。1770年以后檔案館改設(shè)在宮廷之外，并改名為阿拉貢王朝檔案館。從這時(shí)算起，這個(gè)檔案館到今天已經(jīng)有了230多年的歷史。除了歷史的悠久，這個(gè)檔案館的館藏也十分豐富。阿拉貢王國(guó)存在的時(shí)間是在13—15世紀(jì)(相當(dāng)于我國(guó)的元朝和明朝的前半期)，國(guó)土面積不及現(xiàn)在中國(guó)的一個(gè)中等規(guī)模的省份，但其保管的檔案大約有6000延長(zhǎng)米，此外還有一個(gè)頗具規(guī)模的圖書(shū)館，該館有23000個(gè)專(zhuān)集，138種期刊。
設(shè)在巴利亞多利德的西曼卡總檔案館也是一個(gè)歷史悠久的檔案館。該館建立于1540年，保管的是西曼卡王國(guó)的中央機(jī)關(guān)的檔案，該館檔案有12000延長(zhǎng)米之多，另外還有22500個(gè)專(zhuān)集和250種期刊的圖書(shū)館。
2000年召開(kāi)了第14屆國(guó)際檔案大會(huì)的塞維利亞市也設(shè)有一個(gè)非常古老的檔案館，這就是印第安總檔案館。該館籌建于1775年，建立于1785年。設(shè)立該館的目的是要把保存在塞曼卡、卡第茲和塞維利亞三個(gè)地方檔案館內(nèi)的有關(guān)印第安人和菲律賓的檔案集中起來(lái)，以便能夠很好地利用這些檔案寫(xiě)好西班牙的殖民史。這個(gè)檔案館館藏檔案的長(zhǎng)度大約有9000延長(zhǎng)米，計(jì)8000多萬(wàn)頁(yè)，此外以拉丁美洲為主題的圖書(shū)館藏有30600冊(cè)圖書(shū)。
設(shè)在馬德里的國(guó)家歷史檔案館是西班牙最大的檔案館。該館建于1866年，也許是受到了法國(guó)大革命中檔案開(kāi)放觀(guān)念的影響，該館在建立的時(shí)候就建立在宮廷之外，并且建立該館是以保存具有歷史價(jià)值的文件、為歷史研究人員和普通科研人員服務(wù)為目的。國(guó)家歷史檔案館保管檔案的時(shí)間跨度是從11世紀(jì)一直到20世紀(jì)，其館藏大約有42500延長(zhǎng)米，其專(zhuān)業(yè)圖書(shū)館包括2900種手抄本和小冊(cè)子。此外，國(guó)家歷史檔案館還建有一個(gè)貴族部，主要保管西班牙王國(guó)貴族9—20世紀(jì)的檔案，其檔案有2600延長(zhǎng)米。
西班牙還有一些非常古老的專(zhuān)門(mén)檔案館。例如，皇家法官檔案館就保管巴利亞多利德的皇家法院(1371—1834年)和巴利亞多利德領(lǐng)地法院(1834—1989年)的檔案，這些檔案有20000延長(zhǎng)米，另外還有5000個(gè)手抄本，28種期刊。
在歐洲，西班牙是一個(gè)大國(guó)，但是與中國(guó)比較起來(lái)，無(wú)論是其歷史、人口和還是國(guó)土面積，都不可同日而語(yǔ)。從目前兩國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)保存檔案的總數(shù)量上看，西班牙也許不如中國(guó)巨大。但是就兩國(guó)保存的歷史檔案來(lái)說(shuō)，西班牙國(guó)家檔案館保存的檔案還是相當(dāng)豐富的。上面提到的5個(gè)檔案館保存的檔案基本上是歷史檔案，并且這5個(gè)檔案館只是西班牙國(guó)家檔案館中的一部分，但其館藏已達(dá)92100多延長(zhǎng)米了。這些檔案中有相當(dāng)一部分是相當(dāng)于中國(guó)元明以前各王朝中產(chǎn)生的檔案，而在相同的歷史時(shí)期里，中國(guó)國(guó)家檔案館中保存的檔案卻相當(dāng)之少。2001年，中國(guó)中央級(jí)國(guó)家綜合檔案館保管的全部檔案案卷的排架長(zhǎng)度為56714延長(zhǎng)米，件數(shù)的排架長(zhǎng)度為71114延長(zhǎng)米，兩者相加127828延長(zhǎng)米。這個(gè)數(shù)字雖然不比西班牙的小，但是這些檔案中有相當(dāng)一部分是進(jìn)入20世紀(jì)之后產(chǎn)生的，同時(shí)排架長(zhǎng)度中有相當(dāng)一部分是卷皮所占的長(zhǎng)度(西班牙檔案不立卷，只是用盒來(lái)裝，沒(méi)有盒裝的都打成了包)。20世紀(jì)80年代中期以后，我國(guó)檔案界有一種觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為，從歷史傳統(tǒng)、國(guó)土面積和人口數(shù)量方面來(lái)看，中國(guó)檔案的數(shù)量是相當(dāng)貧乏的。這種觀(guān)點(diǎn)實(shí)際上是沒(méi)有看到中國(guó)檔案的特殊的構(gòu)成狀況，即在中國(guó)5000多年的文明史中，有檔案保存下來(lái)的只是最近二三百年，并且在這二三百年的時(shí)間里，保存下來(lái)的檔案的數(shù)量也是相當(dāng)有限。所以，如果說(shuō)中國(guó)檔案數(shù)量貧乏的話(huà)，并不是中國(guó)檔案整體數(shù)量的貧乏，而只是歷史檔案的貧乏。
三、周到、細(xì)致的檔案服務(wù)
歐洲理事會(huì)制訂《歐洲檔案利用政策標(biāo)準(zhǔn)綱要》提出，歐洲各國(guó)檔案利用的立法和規(guī)章必須使公民個(gè)人能夠及時(shí)地利用到機(jī)關(guān)中產(chǎn)生的行政文件。為使機(jī)關(guān)管理公開(kāi)透明，行政機(jī)關(guān)文件在產(chǎn)生并移交到檔案館后必須具有可用性。歐洲理事會(huì)的規(guī)定雖然不是西班牙的法律，但其主要原則在歐盟范圍內(nèi)都要得到廣泛的遵守。按照西班牙現(xiàn)有法律的規(guī)定，在西班牙利用檔案是免費(fèi)和無(wú)限制的，用戶(hù)在接受了檔案館有關(guān)規(guī)定的情況下，有在閱覽室利用檔案的權(quán)利，同時(shí)也有知悉有關(guān)館藏檔案信息的權(quán)利。
(一)檔案利用的程序
檔案利用程序的第一步是辦理用戶(hù)證。當(dāng)利用進(jìn)入檔案館后，必須出示有效的身份證明(如身份證、護(hù)照等)，接待人員將身份證明信息輸入計(jì)算機(jī)后，打印生成一個(gè)用戶(hù)證。用戶(hù)證上的項(xiàng)目有該證的順序編號(hào)(從某一時(shí)間開(kāi)始的大流水號(hào))、用戶(hù)姓名及照片、身份證或護(hù)照號(hào)碼、發(fā)證單位及地址。在利用部主任簽字后該證立即生效，憑此證即可在西班牙國(guó)家檔案局所屬的檔案館中利用檔案。在西班牙國(guó)家檔案館的利用規(guī)則中，雖然承諾制作出用戶(hù)證要在24個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，但是通常的情況下制作用戶(hù)證都是頃刻之間就能完成的事。我們?cè)趨⒂^(guān)國(guó)家歷史檔案館時(shí)，我們的成員填完表格三四分鐘之后就辦成了該館的第117667號(hào)用戶(hù)證(該證從1994年開(kāi)始編號(hào))。
在辦好了用戶(hù)證之后，檔案館的工作人員要向研究人員介紹檔案館的利用規(guī)則，告訴利用者在利用檔案的過(guò)程中需要知道或遵守哪些事項(xiàng)。在利用者已經(jīng)了解了檔案館的檔案利用規(guī)則之后，檔案館工作人員要向利用者介紹館藏檔案信息，同時(shí)向其介紹使用館藏檔案的方法。
來(lái)到檔案館的利用者的目的各有不同，有的是為了進(jìn)行歷史研究，有的純粹是為了休閑。這兩種人的知識(shí)背景不同，利用檔案的方式和要求也有很大不同。進(jìn)行歷史研究的人由于經(jīng)常利用檔案，對(duì)檔案館的館藏及整理方法都有一定的了解，在利用檔案的過(guò)程中不需要檔案館工作人員進(jìn)行過(guò)多的指導(dǎo)。而帶著休閑目的來(lái)到檔案館的人，由于對(duì)館藏內(nèi)容和檔案整理方法了解不多，在他們利用檔案的要求上，往往需要檔案館工作人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)。在利用檔案的要求上，研究人員要求的是要有一個(gè)安靜的環(huán)境，而帶著休閑目的的利用者利用檔案時(shí)往往很難于做到這一點(diǎn)。為了對(duì)所有的人都能夠提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案館對(duì)于這兩種人采取了不同的服務(wù)策略。例如，阿拉貢王朝檔案館就開(kāi)辟了兩個(gè)利用室，把利用目的不同的利用者引入不同的利用室，提供不同的服務(wù)。
在西班牙的國(guó)家檔案館中，閱覽室內(nèi)都安裝有必要的電源，利用者可以攜帶自己的計(jì)算機(jī)進(jìn)入閱覽室。在信息化程度較高的國(guó)家歷史檔案館和印第安總檔案館的利用室內(nèi)，每一個(gè)桌子上都有一臺(tái)計(jì)算機(jī)，利用者可以利用這臺(tái)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行檢索，并直接利用已經(jīng)數(shù)字化的檔案材料，如果需要將有關(guān)的檔案拷貝下來(lái)，可以向檔案館提出申請(qǐng)，檔案館可以在很短的時(shí)間內(nèi)完成拷貝。此外，在檔案利用室，一般都備有縮微膠片和縮微平片的閱讀和打印機(jī)，如果讀者有需要，可以即時(shí)打印出有關(guān)的內(nèi)容。
(二)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容
在西班牙國(guó)家檔案館的服務(wù)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索自己要求的檔案是一種最主要的檢索方式。對(duì)于檢索到的檔案，如果已經(jīng)數(shù)字化了并且能夠在計(jì)算機(jī)中直接利用，可以直接在計(jì)算機(jī)上利用；如果沒(méi)有數(shù)字化的檔案，工作人員可以提供紙質(zhì)的檔案文件。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，西班牙國(guó)家檔案館最近幾年開(kāi)始越來(lái)越多地提供了如以下一些服務(wù)：
一是通過(guò)電子郵件提供服務(wù)。1986年印第安總檔案館就開(kāi)始了檔案信息化的進(jìn)程，它的全部檔案目錄已經(jīng)輸入到計(jì)算機(jī)，1000萬(wàn)份文件已經(jīng)進(jìn)入了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，占館藏檔案的10％。其他的一些國(guó)家檔案館檔案信息化的程度雖然沒(méi)有印第安總檔案館的那么高，但也都開(kāi)始了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。這些檔案館已經(jīng)把相當(dāng)一部分檔案目錄放到了可以與因特網(wǎng)連接的網(wǎng)絡(luò)上，利用者坐在自己的辦公室或自己的家中，就可以通過(guò)因特網(wǎng)對(duì)有關(guān)的檔案進(jìn)行檢索。在檢索到檔案以后，利用者可以向檔案館的有關(guān)方面發(fā)出電子郵件提出利用申請(qǐng)，檔案館的專(zhuān)門(mén)人員將以最快的速度對(duì)有關(guān)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如果利用要求合法，就以圖像格式將有關(guān)文件通過(guò)電子郵件發(fā)送給利用者。印第安總檔案館的接待人員介紹說(shuō)，他們的服務(wù)有30％是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的。
二是電話(huà)預(yù)約服務(wù)。為了使利用者來(lái)到檔案館后馬上就能夠利用到自己所要求的檔案，利用者在來(lái)到檔案館之前就可以以電話(huà)的方式向檔案館預(yù)約，檔案館可以提前準(zhǔn)備好利用者所需要的3盒或3捆檔案(在西班牙，一盒或一捆檔案大約有10—20厘米厚)。
三是信函服務(wù)。利用者可以向國(guó)家檔案館寫(xiě)信，檔案館以郵件的形式答復(fù)利用者，從而使利用者獲得有關(guān)館藏的信息。
除了上述幾種形式的檔案服務(wù)外，西班牙國(guó)家檔案館還廣泛開(kāi)展另外兩種形式的服務(wù)。一種形式的服務(wù)是開(kāi)展教育活動(dòng)，這種活動(dòng)與我國(guó)一些檔案館開(kāi)展的愛(ài)國(guó)主義和革命傳統(tǒng)教育相類(lèi)似。例如，西班牙國(guó)家歷史檔案館將此類(lèi)參觀(guān)的時(shí)間規(guī)定為每個(gè)星期的星期三上午，人數(shù)一般控制在15—20人之間。另一種形式的服務(wù)是檔案展覽。展覽可以由檔案館定期地在檔案館內(nèi)組織進(jìn)行，展覽都是免費(fèi)參觀(guān)。檔案館也可以將文件租借給公共或私人機(jī)構(gòu)。不過(guò)，將文件出租或出借的限制較為嚴(yán)格，必須有文化教育體育部的部長(zhǎng)授權(quán)才可進(jìn)行。此外，檔案館也經(jīng)常地舉辦一些有關(guān)檔案和歷史的講座。
(三)檔案利用服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
西班牙國(guó)家檔案館比較重視檔案服務(wù)的考核，并制訂了由多項(xiàng)指標(biāo)組成的檔案服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。以國(guó)家歷史檔案館為例，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就有13項(xiàng)內(nèi)容：(1)檔案館提供有關(guān)利用條件、文件閱覽條件及檔案館服務(wù)項(xiàng)目的信息必須是即時(shí)的；(2)檔案用戶(hù)進(jìn)入檔案閱覽室的認(rèn)證工作必須在24小時(shí)內(nèi)完成；(3)對(duì)信函咨詢(xún)必須在一個(gè)月內(nèi)給予答復(fù)；(4)閱覽室內(nèi)必須有有關(guān)文件利用和存放地點(diǎn)的人性化建議；(5)為了能夠在當(dāng)日下午就能利用到文件，檔案館必須開(kāi)展預(yù)約服務(wù)；(6)每一盒或每一捆檔案可以保留5天；(7)在閱讀器中閱讀的縮微膠片必須能夠自己翻拍；(8)加急照片復(fù)制必須在24小時(shí)內(nèi)完成；(9)對(duì)團(tuán)體參觀(guān)的答復(fù)必須在7天以?xún)?nèi)完成；（10）為了便于保存和閱覽，破損的檔案必須經(jīng)過(guò)修復(fù)；（11）對(duì)投訴和建議要在20個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)；（12）文件復(fù)制的格式要與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織、西班牙和歐盟認(rèn)證的標(biāo)準(zhǔn)相一致；（13）用戶(hù)能夠使用到服務(wù)質(zhì)量調(diào)查表。
(四)重視檔案利用服務(wù)的信息反饋和投訴
西班牙的檔案館很重視用戶(hù)信息的反饋。國(guó)家歷史檔案館利用規(guī)則中有一條就是，鼓勵(lì)檔案用戶(hù)提供建設(shè)性的意見(jiàn)，以便他們能夠改進(jìn)檔案服務(wù)。提供意見(jiàn)的方式一是鼓勵(lì)檔案用戶(hù)對(duì)于檔案館的服務(wù)進(jìn)行評(píng)論，并對(duì)檔案館的服務(wù)工作提出建議；二是建立并鼓勵(lì)用戶(hù)積極參加檔案用戶(hù)聯(lián)誼會(huì)；三是可以給檔案館館長(zhǎng)寫(xiě)建議信；四是檔案館準(zhǔn)備一些問(wèn)卷調(diào)查表，由檔案用戶(hù)填寫(xiě)；五是鼓勵(lì)檔案工作者將他們利用檔案寫(xiě)成的研究著作贈(zèng)送給檔案館。
如果檔案用戶(hù)有投訴和建議，他們可以在檔案館的意見(jiàn)書(shū)中或者在文件存取登記簿中寫(xiě)下自己的投訴意見(jiàn)或建議。如果不愿意使用檔案館提供的登記簿，可以通過(guò)信函進(jìn)行投訴。建議可以是匿名的，可以通過(guò)郵件、電話(huà)、傳真的形式發(fā)送，也可以直接投入利用室旁邊的意見(jiàn)箱中。
(五)在檔案利用服務(wù)工作中確保檔案安全
為了保證檔案的安全，西班牙國(guó)家檔案館建立有比較嚴(yán)格的制度，并采取了各種措施確保檔案安全。這些措施大概有如下幾個(gè)方面：
一是在利用者進(jìn)入檔案館大樓的時(shí)候，利用者隨身攜帶的物品必須經(jīng)過(guò)安全部門(mén)的嚴(yán)格檢查。與中國(guó)的安全措施不同的是，在中國(guó)的一些較大的檔案館，負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)的人員一般都是站在檔案館的大門(mén)旁，直接查驗(yàn)的是進(jìn)入檔案館的人員的身份和目的，一般不對(duì)進(jìn)出者的物品進(jìn)行檢查。而在西班牙的一些國(guó)家檔案館中，進(jìn)入檔案館之前不但要經(jīng)過(guò)人工的檢查，而且隨身攜帶的物品還要像進(jìn)入機(jī)場(chǎng)一樣經(jīng)過(guò)X光安檢設(shè)備的掃描。只有在確保個(gè)人及攜帶物品安全的情況下才能進(jìn)入檔案館。
二是對(duì)利用者進(jìn)行身份登記，并在用戶(hù)進(jìn)入利用室之前對(duì)其進(jìn)行檔案利用方面的教育。西班牙國(guó)家檔案館中都有確保檔案安全和檔案合理利用的規(guī)章制度，利用者只有在閱讀了有關(guān)規(guī)定的情況下才可進(jìn)入利用室。
三是電視監(jiān)控與人工監(jiān)控相結(jié)合。和我國(guó)的一些檔案館中的情況一樣，西班牙的所有國(guó)家檔案館都設(shè)立電視監(jiān)控系統(tǒng)，在利用者利用檔案的過(guò)程中，接待服務(wù)人員通過(guò)接待臺(tái)后面的監(jiān)視器可以監(jiān)視利用檔案過(guò)程的每一個(gè)細(xì)節(jié)。與我國(guó)一些檔案館中的措施不同的是，在西班牙的國(guó)家檔案館中，除了電視監(jiān)控外還輔之以人工監(jiān)控。在阿拉貢王朝檔案館的利用室，我們看到，在一個(gè)大約有40平方米的利用室內(nèi)，房頂上安裝著兩個(gè)監(jiān)視用的攝像頭，兩名接待服務(wù)人員在接待臺(tái)后面的監(jiān)視器上注視著利用者的利用行為，同時(shí)還有一名“警察”(或穿著“保安”服裝的人)就站在利用室的一個(gè)最顯眼的地方，注視著利用室的每一個(gè)角落。人工監(jiān)督不但是對(duì)機(jī)器監(jiān)視的一種補(bǔ)充，而且更為重要的是以“警察”之威嚴(yán)可以起到一種“威懾”作用，“防患于未然”。
四、效果顯著的現(xiàn)代檔案管理措施
（一）重視數(shù)字檔案信息資源建設(shè)
西班牙國(guó)家檔案館是世界上進(jìn)行檔案數(shù)字化較早的國(guó)家之一。1986年，印第安總檔案館開(kāi)始了館藏檔案的數(shù)字化。西班牙的同事介紹說(shuō)，這是世界上的第一次。至2002年5月有1000多萬(wàn)的圖像格式的文件可以在因特網(wǎng)上利用。
為推動(dòng)“檔案上網(wǎng)工程”，1999年開(kāi)始，西班牙國(guó)家檔案局開(kāi)展了西班牙檔案館因特網(wǎng)計(jì)劃。其目的是要使西班牙國(guó)家檔案館的館藏可以通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)利用。在該計(jì)劃完成后，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化的文件可以免費(fèi)查詢(xún)。按照西班牙國(guó)家檔案局的策略，1999年開(kāi)始首先將印第安總檔案館送上因特網(wǎng)。2003年以后，各個(gè)國(guó)家檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化的文件都將加入到這一計(jì)劃中來(lái)，使得上網(wǎng)文件達(dá)到1200萬(wàn)份，并且這一數(shù)字將隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)而不斷提高。該計(jì)劃完成后，用戶(hù)可以對(duì)文件進(jìn)行拷貝或者打印，同時(shí)網(wǎng)上建立的用戶(hù)論壇可以使用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)檔案館并參觀(guān)網(wǎng)上展覽。
最近幾年，西班牙國(guó)家檔案局開(kāi)展的一個(gè)較大的項(xiàng)目是建立歷史檔案指南數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)提供了有關(guān)西班牙和國(guó)外檔案的詳細(xì)信息，共有5個(gè)部分，第一個(gè)是拉丁美洲史資料，第二個(gè)歐洲史資料，第三個(gè)是西班牙史資料，第四個(gè)是西班牙內(nèi)戰(zhàn)、放逐和勞工運(yùn)動(dòng)資料，第五個(gè)是科學(xué)技術(shù)史資料(該數(shù)據(jù)庫(kù)又劃分成幾個(gè)不同的部分，如醫(yī)藥衛(wèi)生、采礦、物理和化學(xué))。該數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，在檔案利用上已經(jīng)發(fā)揮了一定的效益。2002年一年之中，對(duì)該數(shù)據(jù)庫(kù)一共進(jìn)行了220896次查詢(xún)，查閱文件446103份。
最近幾年，西班牙國(guó)家檔案局進(jìn)行的另一個(gè)項(xiàng)目是建設(shè)立法史資料數(shù)據(jù)庫(kù)。該項(xiàng)目除了要產(chǎn)生可供因特網(wǎng)利用的文件之外，就是要產(chǎn)生包含有保存在不同的檔案館(如西班牙歷史檔案館、西曼卡總檔案館等)的古代王朝法律文本信息的數(shù)據(jù)庫(kù)。
(二)利用信息化手段對(duì)檔案利用進(jìn)行管理
在對(duì)檔案利用的管理上，西班牙國(guó)家檔案館建立了檔案用戶(hù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)。在國(guó)家歷史檔案館，西班牙的同行向我們演示了這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。利用者在辦理了用戶(hù)證之后，具有了一個(gè)在國(guó)家檔案館利用檔案的身份號(hào)碼，有關(guān)該用戶(hù)的一些信息已經(jīng)進(jìn)入了國(guó)家檔案館的用戶(hù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。利用者在什么時(shí)間里利用了什么檔案，計(jì)算機(jī)里登記得清清楚楚。西班牙的同事介紹說(shuō)，這個(gè)系統(tǒng)對(duì)他們非常有用：一是利用該系統(tǒng)可以很容易地查找到一個(gè)人是否在檔案館中利用了檔案，什么時(shí)間里利用了檔案，利用了什么檔案。因此，可以很方便地提供利用者利用檔案的證明(西班牙的有關(guān)部門(mén)經(jīng)常資助一些科研項(xiàng)目，在進(jìn)行經(jīng)費(fèi)結(jié)算時(shí)經(jīng)常要求研究者證明他們使用了某些檔案館的檔案)；二是可以方便地對(duì)一些檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)和去向進(jìn)行跟蹤；三是在利用者辦理了一個(gè)用戶(hù)證之后，再去檔案館時(shí)可以不必再辦理用戶(hù)證即可直接借閱檔案；四是進(jìn)行檔案利用統(tǒng)計(jì)時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成，可以省去許多麻煩。目前該數(shù)據(jù)庫(kù)只在一個(gè)檔案館內(nèi)使用，以后檔案館因特網(wǎng)項(xiàng)目完成后該數(shù)據(jù)庫(kù)可以在所有的國(guó)家檔案館中通用。一個(gè)利用者查閱檔案的情況可以在另一個(gè)國(guó)家檔案館的計(jì)算機(jī)中查閱出來(lái)。
（陳慧涵摘自《外國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)》 中國(guó)檔案代表團(tuán)傅華執(zhí)筆)
