上海市奉賢區檔案館 嚴永官
一、檔案提前進館的提出
1、檔案提前進館提出的過程。首先是進館時限的提出。新中國建立之初，主要是接收舊政權檔案和向社會廣泛征集革命歷史檔案。當時不管什么檔案，只要一經掌握線索并辦理有關手續，即被有關部門接收。到20世紀50年代末60年代初，隨著各級綜合性檔案館的建立，檔案進館工作本該提到議事日程上，但由于基層檔案工作基礎薄弱，檔案接收進館條件尚不具備。隨即由于“文革”影響，在較長時期內檔案接收進館工作尚沒有真正走上正軌。1980年全國檔案工作恢復整頓開始，作為我國檔案事業主體的檔案館建設受到了高度關注，1982年全國檔案工作會議上明確提出“豐富館藏”是全國檔案工作的基本任務之一。1983年4月26日頒布了《檔案館工作通則》，第七條明確了檔案接收進館的時限，即：“省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案；省轄市(州、盟)和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。”其次是縮短檔案進館時限，提前接收檔案進館的提出。經過一個時期的實踐，在檔案進館時限上逐步產生了幾種觀點：有的認為檔案進館的時限還應當延長：“檔案遲些進館，可以使檔案館有充分的時間整理、開發檔案館現有的館藏檔案信息資源”。①有的認為這一規定本身就考慮了在實際操作中有一定幅度的靈活掌握，各縣館可因地制宜，結合本地本館實際，確定具體的接收時間。②還有一種觀點認為檔案應當提前接收進館，“縮短接收期限是社會各界對檔案館利用工作的迫切要求，也是檔案館內部自身改革的需要，是大勢所需?！雹?br> 2、檔案提前進館的幾個基本觀點。一是認為檔案提前進館可適應社會各界對檔案利用的需要，有利于檔案的完整與安全。因為機關檔案室人員更換頻繁，檔案保管條件有限，不利于長久保管。而且某些社會利用面較廣、價值較大的檔案，長期保存在機關檔案室，將會影響檔案作用的全方位發揮。二是認為檔案提前進館可提高館藏檔案的利用率，從而能增強社會對檔案館的認知度。三是認為檔案館可以走上服務經濟建設和人民大眾的前沿。認為檔案工作必須與市場經濟體制相融合，否則就有被市場經濟淘汰的危險。
二、檔案提前進館的現狀
1、檔案館依照有關規定進行的檔案提前進館。此類的提前進館是主要形式，部分檔案的提前進館其實是各級檔案館的法定職責，這部分檔案主要包括：撤銷機關形成的檔案、臨時機構形成的檔案、由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案。
2、由于檔案館自身建設的需要提前接收一些專門、重大活動的檔案。經過實踐摸索發現，以檔案全宗為單位提前接收檔案進館在事實上存在著較大難度，于是便有了對一些專門重大活動、重要事件等形成的檔案提前接收進館。
3、出于檔案形成單位的需要而開展的檔案提前進館。由于檔案形成單位人力不足或保管條件有限，所以自愿將檔案提前向檔案館移交。
三、檔案提前進館面臨的幾個問題
1、法律問題?！吨腥A人民共和國檔案法》的實施，標志著我國檔案事業進入了法制化管理軌道，那么檔案提前接收進館是否有法律依據呢?《檔案法》第十一條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”在《檔案法實施辦法》第十三條中又將其細化為“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交?！边@一條是現行的《檔案法實施辦法》的修改重點，“這一規定既彌補了《檔案館工作通則》關于進館時間的不確定帶來的操作上的盲點，同時又將原行政規章的有關進館時間的規定，上升為行政法規。從法律效力上提高了一個層次?！雹懿⒅赋觯骸俺殉蜂N單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前接收進館外，原則上檔案館不得以任何理由提前接收未到進館期限的檔案?！雹菘v觀《檔案法》全部條文，在用詞方面只有四處用到了“必須”，其中一處就是對檔案進館的規定。從這里不難看出，檔案接收進館的時限是法定的，并且是有明確的標準可以掌握的。如此看來，我們提出檔案提前接收進館與現行的檔案法律、法規的規定是有悖的。當然《上海市檔案條例》第十七條有這樣的規定：“市或者區、縣組織或者承辦的在國內外有重大影響的全國性、國際性會議和本行政區域重大的政治、經濟、科學、技術、文化、體育、宗教等活動所形成的檔案，應當依照規定及時移交市或者區縣綜合檔案館?！彼坪醪糠謾n案的提前(及時)接收進館在地方檔案法規中是可以找到依據的，但這里有一個下位法服從上位法的問題，應當引起我們的注意。
2、檔案館的管理問題。我國各級綜合檔案館的管理都是以全宗為單位進行的，一個立檔單位形成的全部檔案視為一個全宗，是檔案館的基本保管單位。提前接收有多種情況，凡是以單位形成的所有檔案整體提前進館的，或是提前進館的部分是一些專門檔案、或在該全宗中本身就是另列類目管理的(如婚姻檔案對于民政局全宗來講就是一個專門的目錄)，那就沒有什么問題。而對于一些重大活動、重要事件的檔案，如果提前接收進館的話，以后在其他檔案進館時會在管理上給檔案館帶來不小的麻煩。
3、館藏檔案的質量問題。一是提前接收進館后會在一定程度上激起形成單位因利用不方便而帶來的抵觸情緒。一些單位認為移交進館后，本單位利用時會很不方便，所以往往有意不顧檔案進館的內容和期限等有關規定，把真正需要長久保存的檔案留在本單位檔案室里，影響到進館檔案的質量，造成館藏檔案的先天不足。二是增加了科學確定檔案保存價值的難度。檔案價值的科學確定往往是一種對于未來利用價值的預測，如果在檔案形成很短的時間內就將其接收進館，那么日后要由不熟悉檔案來龍去脈的檔案館來做再次鑒定就會更加困難。而在保存了10年、20年后在進館時再對其進行鑒定，相對會容易些。
4、機關檔案室的建設問題。檔案提前進館的實施,一方面會使館藏檔案數量及時增加，另一方面也會使機關檔案室的室藏量大幅度下降。機關檔案工作是我國檔案工作的基礎，它保管的主要有進館剩下而又尚未鑒定銷毀的檔案、尚未到進館期限的所有檔案、由于檔案館在接收檔案進館時為避免重復而剔除的，但對于本機關卻又很有保存價值的檔案。其中主體部分就是尚未到進館期限的全部檔案。區縣級機關檔案室的檔案年形成量一般在100至150卷左右，如此算來10年也只有不足2000個案卷，如果我們再將進館期限縮短，那么其室藏量即使再加上一些資料和科技檔案等，也將會寥寥無幾，這樣對于機關檔案室的建設必然會帶來很大影響。
5、實際利用問題。這是研究檔案提前接收進館問題的根本所在。如果檔案提前接收進館以后利用問題確實能夠得到很好解決，那么提前接收無疑就是必要的，法律、法規就應當隨著變化了的情況而做出相應的修改。那么檔案提前接收進館后是否真能很好地解決利用問題呢?試作如下分析：
一是關于檔案利用率的問題。提出檔案要提前接收進館，一個重要的原因就是想提高檔案館館藏檔案的利用率。首先我們應當將檔案利用率看成是一個系統概念，即只要是利用了檔案，就是檔案利用率的增加。而我們現在一談到檔案利用率的問題，往往直接聯想到的只是檔案館的利用率，或者說只考慮檔案館的利用率，而沒有把為數眾多的機關、企事業單位檔案室的利用也作為一個考察對象，這是很成問題的。筆者以為，我們不能因為國家在檔案工作統計年報中沒有將區縣以下機關檔案室的利用統計在內，而對于這部分利用就視而不見，只在檔案館的利用率上做文章。
二是關于利用方便的問題。在檔案利用理論中有一條基本規律就是檔案在形成較短時間內，對于形成單位的利用率高，隨著時間的推移，本單位的利用減少、社會利用相對增加。由此可見現行的檔案法律、法規對檔案進館時限的規定正是由于考慮了檔案發揮作用的基本規律后做出的，即在形成后的一個時間里由檔案形成單位保管更便于利用。
三是檔案館的公共性和親民性的問題。近年來，關于檔案館的公共屬性及其工作的親民性越來越引起業內人士的關注，要增強檔案館的公共性和親民性，關鍵在于檔案所記載和反映的內容，而并非是時間上的遠近。當然，在時間方面也不是一點兒關系也沒有。比如文物誰發現得早，誰就擁有了親民的優先權。有些檔案、資料也一樣，要靠我們去發現。而這光靠正常的檔案接收是難以做到的，真正起作用的應當是征集。
通過以上分析，筆者認為檔案提前接收進館既有利也有弊，利弊權衡結果應當是不言自明的，即檔案提前接收進館應當緩行。
注釋：
①郭樹銀主編，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》，中國法律出版社2000年6月出版，第66頁。
②柳瑛，“也談縣館接收檔案的時間”，《中國檔案》1994(11)。
③崔隆平、向昌慶，“市縣檔案館接收檔案期限的改革勢在必行”，《檔案與建設》1994(3)。
④同①，第64頁。
⑤同①，第65頁。
一、檔案提前進館的提出
1、檔案提前進館提出的過程。首先是進館時限的提出。新中國建立之初，主要是接收舊政權檔案和向社會廣泛征集革命歷史檔案。當時不管什么檔案，只要一經掌握線索并辦理有關手續，即被有關部門接收。到20世紀50年代末60年代初，隨著各級綜合性檔案館的建立，檔案進館工作本該提到議事日程上，但由于基層檔案工作基礎薄弱，檔案接收進館條件尚不具備。隨即由于“文革”影響，在較長時期內檔案接收進館工作尚沒有真正走上正軌。1980年全國檔案工作恢復整頓開始，作為我國檔案事業主體的檔案館建設受到了高度關注，1982年全國檔案工作會議上明確提出“豐富館藏”是全國檔案工作的基本任務之一。1983年4月26日頒布了《檔案館工作通則》，第七條明確了檔案接收進館的時限，即：“省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案；省轄市(州、盟)和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。”其次是縮短檔案進館時限，提前接收檔案進館的提出。經過一個時期的實踐，在檔案進館時限上逐步產生了幾種觀點：有的認為檔案進館的時限還應當延長：“檔案遲些進館，可以使檔案館有充分的時間整理、開發檔案館現有的館藏檔案信息資源”。①有的認為這一規定本身就考慮了在實際操作中有一定幅度的靈活掌握，各縣館可因地制宜，結合本地本館實際，確定具體的接收時間。②還有一種觀點認為檔案應當提前接收進館，“縮短接收期限是社會各界對檔案館利用工作的迫切要求，也是檔案館內部自身改革的需要，是大勢所需?！雹?br> 2、檔案提前進館的幾個基本觀點。一是認為檔案提前進館可適應社會各界對檔案利用的需要，有利于檔案的完整與安全。因為機關檔案室人員更換頻繁，檔案保管條件有限，不利于長久保管。而且某些社會利用面較廣、價值較大的檔案，長期保存在機關檔案室，將會影響檔案作用的全方位發揮。二是認為檔案提前進館可提高館藏檔案的利用率，從而能增強社會對檔案館的認知度。三是認為檔案館可以走上服務經濟建設和人民大眾的前沿。認為檔案工作必須與市場經濟體制相融合，否則就有被市場經濟淘汰的危險。
二、檔案提前進館的現狀
1、檔案館依照有關規定進行的檔案提前進館。此類的提前進館是主要形式，部分檔案的提前進館其實是各級檔案館的法定職責，這部分檔案主要包括：撤銷機關形成的檔案、臨時機構形成的檔案、由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案。
2、由于檔案館自身建設的需要提前接收一些專門、重大活動的檔案。經過實踐摸索發現，以檔案全宗為單位提前接收檔案進館在事實上存在著較大難度，于是便有了對一些專門重大活動、重要事件等形成的檔案提前接收進館。
3、出于檔案形成單位的需要而開展的檔案提前進館。由于檔案形成單位人力不足或保管條件有限，所以自愿將檔案提前向檔案館移交。
三、檔案提前進館面臨的幾個問題
1、法律問題?！吨腥A人民共和國檔案法》的實施，標志著我國檔案事業進入了法制化管理軌道，那么檔案提前接收進館是否有法律依據呢?《檔案法》第十一條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”在《檔案法實施辦法》第十三條中又將其細化為“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交?！边@一條是現行的《檔案法實施辦法》的修改重點，“這一規定既彌補了《檔案館工作通則》關于進館時間的不確定帶來的操作上的盲點，同時又將原行政規章的有關進館時間的規定，上升為行政法規。從法律效力上提高了一個層次?！雹懿⒅赋觯骸俺殉蜂N單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前接收進館外，原則上檔案館不得以任何理由提前接收未到進館期限的檔案?！雹菘v觀《檔案法》全部條文，在用詞方面只有四處用到了“必須”，其中一處就是對檔案進館的規定。從這里不難看出，檔案接收進館的時限是法定的，并且是有明確的標準可以掌握的。如此看來，我們提出檔案提前接收進館與現行的檔案法律、法規的規定是有悖的。當然《上海市檔案條例》第十七條有這樣的規定：“市或者區、縣組織或者承辦的在國內外有重大影響的全國性、國際性會議和本行政區域重大的政治、經濟、科學、技術、文化、體育、宗教等活動所形成的檔案，應當依照規定及時移交市或者區縣綜合檔案館?！彼坪醪糠謾n案的提前(及時)接收進館在地方檔案法規中是可以找到依據的，但這里有一個下位法服從上位法的問題，應當引起我們的注意。
2、檔案館的管理問題。我國各級綜合檔案館的管理都是以全宗為單位進行的，一個立檔單位形成的全部檔案視為一個全宗，是檔案館的基本保管單位。提前接收有多種情況，凡是以單位形成的所有檔案整體提前進館的，或是提前進館的部分是一些專門檔案、或在該全宗中本身就是另列類目管理的(如婚姻檔案對于民政局全宗來講就是一個專門的目錄)，那就沒有什么問題。而對于一些重大活動、重要事件的檔案，如果提前接收進館的話，以后在其他檔案進館時會在管理上給檔案館帶來不小的麻煩。
3、館藏檔案的質量問題。一是提前接收進館后會在一定程度上激起形成單位因利用不方便而帶來的抵觸情緒。一些單位認為移交進館后，本單位利用時會很不方便，所以往往有意不顧檔案進館的內容和期限等有關規定，把真正需要長久保存的檔案留在本單位檔案室里，影響到進館檔案的質量，造成館藏檔案的先天不足。二是增加了科學確定檔案保存價值的難度。檔案價值的科學確定往往是一種對于未來利用價值的預測，如果在檔案形成很短的時間內就將其接收進館，那么日后要由不熟悉檔案來龍去脈的檔案館來做再次鑒定就會更加困難。而在保存了10年、20年后在進館時再對其進行鑒定，相對會容易些。
4、機關檔案室的建設問題。檔案提前進館的實施,一方面會使館藏檔案數量及時增加，另一方面也會使機關檔案室的室藏量大幅度下降。機關檔案工作是我國檔案工作的基礎，它保管的主要有進館剩下而又尚未鑒定銷毀的檔案、尚未到進館期限的所有檔案、由于檔案館在接收檔案進館時為避免重復而剔除的，但對于本機關卻又很有保存價值的檔案。其中主體部分就是尚未到進館期限的全部檔案。區縣級機關檔案室的檔案年形成量一般在100至150卷左右，如此算來10年也只有不足2000個案卷，如果我們再將進館期限縮短，那么其室藏量即使再加上一些資料和科技檔案等，也將會寥寥無幾，這樣對于機關檔案室的建設必然會帶來很大影響。
5、實際利用問題。這是研究檔案提前接收進館問題的根本所在。如果檔案提前接收進館以后利用問題確實能夠得到很好解決，那么提前接收無疑就是必要的，法律、法規就應當隨著變化了的情況而做出相應的修改。那么檔案提前接收進館后是否真能很好地解決利用問題呢?試作如下分析：
一是關于檔案利用率的問題。提出檔案要提前接收進館，一個重要的原因就是想提高檔案館館藏檔案的利用率。首先我們應當將檔案利用率看成是一個系統概念，即只要是利用了檔案，就是檔案利用率的增加。而我們現在一談到檔案利用率的問題，往往直接聯想到的只是檔案館的利用率，或者說只考慮檔案館的利用率，而沒有把為數眾多的機關、企事業單位檔案室的利用也作為一個考察對象，這是很成問題的。筆者以為，我們不能因為國家在檔案工作統計年報中沒有將區縣以下機關檔案室的利用統計在內，而對于這部分利用就視而不見，只在檔案館的利用率上做文章。
二是關于利用方便的問題。在檔案利用理論中有一條基本規律就是檔案在形成較短時間內，對于形成單位的利用率高，隨著時間的推移，本單位的利用減少、社會利用相對增加。由此可見現行的檔案法律、法規對檔案進館時限的規定正是由于考慮了檔案發揮作用的基本規律后做出的，即在形成后的一個時間里由檔案形成單位保管更便于利用。
三是檔案館的公共性和親民性的問題。近年來，關于檔案館的公共屬性及其工作的親民性越來越引起業內人士的關注，要增強檔案館的公共性和親民性，關鍵在于檔案所記載和反映的內容，而并非是時間上的遠近。當然，在時間方面也不是一點兒關系也沒有。比如文物誰發現得早，誰就擁有了親民的優先權。有些檔案、資料也一樣，要靠我們去發現。而這光靠正常的檔案接收是難以做到的，真正起作用的應當是征集。
通過以上分析，筆者認為檔案提前接收進館既有利也有弊，利弊權衡結果應當是不言自明的，即檔案提前接收進館應當緩行。
注釋：
①郭樹銀主編，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》，中國法律出版社2000年6月出版，第66頁。
②柳瑛，“也談縣館接收檔案的時間”，《中國檔案》1994(11)。
③崔隆平、向昌慶，“市縣檔案館接收檔案期限的改革勢在必行”，《檔案與建設》1994(3)。
④同①，第64頁。
⑤同①，第65頁。
