隨著計算機技術、網絡技術和多媒體技術廣泛應用于各個領域、各個行業，檔案的信息資源在種類、數量和質量等方面都發生了極大的發展變化，從單一印刷型文獻資源向視聽型（如VCD,CD等）、機讀型（如CD - ROM）、數字式存貯信息以及其它電子出版物等新型的信息資源發展，為檔案館開創了一個全新的、開放式的信息搜集、傳遞、利用的自由空間，通過網絡可以自由地、幾乎不受時空限制地以更為快捷的方式獲取國內外信息，而且范圍更廣，時效性更強。可以說，檔案館的發展是與計算機技術、網絡技術的發展水平相適應的，兩者之間是相互促進的良勝循環關系。

　　一、信息化是當代檔案管理現代化的主要技術標志

　　現代化是個動態的概念，在不同時代有不同的標準和不同的標志性技術，當代現代化的標志性技術是信息技術。信息技術是指完成信息的獲取、加工、傳遞和利用等技術的總和。現代信息技術是以計算機與通信技術為核心，對各種信息進行收集、存儲、處理、檢索、傳遞、分析和顯示的高技術群。看一個國家和地區檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數字化、網絡化是實現檔案管理信息化的必由之路，而正在悄然興起的數字檔案館的開發研究和建設，涉及到信息技術的方方面面，因此可以說數字檔案館是檔案信息化管理的集中表現。

　　數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案工作業務流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行軟、硬件基礎談施的構建、應用系統的開發、數字資源的建設、人才隊伍的培養等方面內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等有著密切聯系的系統工程。

　　二、檔案館信息化的基礎建設

　　IT技術是當前世界上發展最快的技術。根據發展計算機的這一特點，決定了我們在計算機設備的配置上，既要有一定的前瞻性，對網絡設備和基礎設施的投資適度超前，同時又不能盲目求新、求高，特別是對用戶端設備，要堅持"不求先進，但求實效”的原則，把有限的資金花在"刀刃”上；要堅持"逐步完善、不求一步到位”的原則，在實踐中完善。在運行中提高；要堅持"立足實際、突出特色一”的原則，特別在功能設置上，不能貪大求全一次性解決所有網絡問題是不可能，也是不現實的。

　　首先，談一下內網與外網：目前，各級檔案館大都已經實現”三網”聯通（即館內局域網、政府公務網、國際互聯網），有內外網之分。內網和外網目前在物理土是隔斷的，二這一對于確保內網核心機密的安全是有效的，但也帶來了信息交換的不太便、不及時。檔案館面向公眾的是外網，其后臺運作的是內網。外網的數據來源于內網，外網接收的數據必須轉入內網進行處理。沒有內網的支持，外網就成為"無源之水”、"無本之木”。在外網到內網的交換中，解決入侵檢測和查毒殺毒的問題，在內網到外網的交換中，解決涉密信一息的檢查和控制問題，從而最終實現涉密網絡與公共信息網絡的安全隔離與交換。因此，必須解決內網與外網物理隔斷帶來的信息交換不方便、不及時的問題，實現內網與外網信息價的適度、安全的交換。

　　其次是建網與建庫。隨著政府信息化的推進，越來越多的檔案館已經或正在建設內部局域網和外部網站。網絡建設無疑是政府信息化的物理墓礎，但僅有網絡是不夠的，必須堅持建網與建庫（數據庫）并舉的方針。目前值得注意的一個傾向是各檔案館對建網普遍熱情較高，投入較大，對建庫則積極性不高，或雖然口頭上重視，實際上花的精力和投資都遠遠不夠。從客觀上說，由于網絡技術日趨成熟，只要資金落實，建網相對比較容易，也能在較短的時間內見出成效，而建庫則需要做大量基礎性的工作，需要進行強有力的協調，很多工作也是長期的，如館藏檔案的數字化，日常數據的采集、保存、加載、更新等，都不是一漱而就的。正因為忽視數據庫的建設，導致很多網絡建成后"實貨”不多，"閑置拋荒”現象不少。

　　三、檔案館信息化的資源建設

　　1、數字化、虛擬化。隨著計算機的網絡化和網絡通訊技術的發展，為信息資源的數字化、虛擬化提供了技術保障和發展空間。同時由于信息的巨量增長，檔案館目前的這種自給自足的封閉狀態已無法適應科學技術發展的要求，無法滿足用戶的快捷、方便、及時的多樣化信息需求。未來的檔案館將作為信毫、資源集中管理基地向全方位開放式的分工合作與資源共享的方向發展，將發展成為數字化網絡信息中心，實現檔案信毫、資源的數字化存貯、網絡化傳遞和智能化檢索，以最大程度她滿足用戶快速便捷獲取信息的需求。各個檔案館將通過互聯網絡和信息資源共享來建立數字化、虛擬化的信息資源，即打破地域、行業界限，實現超越時空的信息資源共享。

　　2、個性化。未來的檔案館將通過互聯網絡擁有虛擬化、數字化的信息資源，而網絡信息資源的最大特點就是開放性和共享性，即各個檔案館擁有網絡信息資源的機會均等，而且彼此都可以同時擁有相同的信息資源，互不干擾。因此，從理論上說各個檔案館的信息資源將隨著數字化、虛擬化信息資源的比重增大而逐步趨同，相互之間在擁有的信息資源方面的差別會不斷縮小。但由于信息資源內容的廣泛性和巨量化，加之各用戶對信自、需要的多樣性，要求檔案館的信息資源具有鮮明的個性特征；如信息資源的形式特色、專業特色和地域特色等。這就要求未來的檔案館將從自己主要的用戶群的需求出發，發揮自身優勢，建設好具有自我特色的信息資源，可依據現有的一次信息，深加工的二次、三次信息，建立特色數據庫，供用戶查詢、利用。

　　3、信息的共享與安全保密。目前既存在對網絡的安全保密重視不夠，將一些內部涉密信息放在沒有一加密措施的網絡上傳送，或一臺存儲涉密信息的電腦同時上互聯網的現象，也存在以"需要保密”或"上級規定”，為由，搞"信息壟斷”，拒絕將應該公開的信息提供共享。部分檔案館為"保險”起見，對檔案信息定密過寬、過嚴，將一些不該定密的定了密，該定低密級的定了高密級，該解密的遲遲不予解密，嚴重影響了信息共享。甚至錯誤地認為，防止泄密"最好的辦法就是不用”，從而限制了網絡的應用和檔案信息的對外開放。解決這一問題，必須在觀念上有一個根本的轉變，要改革傳統的信息管理方式，建立檔案信息、公開發布制。同時又要依法保證涉密檔案信息的妥全。

　　四、檔案館以信息化工作為核心的業務建設的主要內容

　　1、實施電子文件、檔案的收集進館，加強國家電子檔案資源建設。從當前情況看，隨著國家信息化建設和電子政務的迅速推進，新產生的電子文件、檔案的數量與日俱增。但電子文件歸檔管理存在問題：只存電子文件，不存紙質文件或電子文件也不歸檔處置；電子文件數據人為刪除或因病毒等原因毀傷、損失不少。

　　應針對現實情況，加快實施電子文件的收集進館，加強國家電子檔案資源建設。首先要建立電子數據"庫館”，即應配置內網服務器和數據庫存儲器，或托靠政府計算機中心內網服務器、存儲器，利用掛靠多個硬磁盤及光盤"庫”等載體，打造好電子文件 和多媒體數據存儲平臺。其次要應用相關軟件實施電子又件接收、主要應借助省、市（單列市、地級市）統一研制或推廣的電子文件、檔案管理系統軟件，通過網上預定接收和脫機載體接收等手段，有計劃、有步驟地實施電子文件和數字化聲像、圖片、報表等檔案的采集入館。再就是要認真貫徹國家有關電子一文件歸檔管理法規、標準，抓緊試點，逐步推進，重點須規范電子文件價值鑒定、科學分類、歸檔范圍、信息安全管理等基本要求。確保歸檔的電子文件的真實性、完整性、價值性、可識別性以及安全性保密性。

　　2、館藏重要檔案的逐步掃描刻盤存儲和全文數據庫的建設。這是一項檔案信息化建設的基礎工程。從實踐看，做好這項工作應重點把握好三方面：一是認真制定計劃和操作規程。掃描的標準、進度，掃描后刻錄存盤要求等后處理事項，應細致而明確，具有較強操作性、規范性。二是恰當確定掃描范圍。原則上說，珍貴重要的、容易受損的、利用頻率高的紙質檔案以及館藏照片檔案應重點掃描；應將市委市政府等主要全宗的檔案列入掃描范圍；要立足實際，突出重點（主要全宗、主要檔案），選擇專題（按專題性檔案范圍有選擇實施掃描），逐步推進，注重實效，以有限的經費、人員、設施等條件，做出富有實際意義的檔案信息化成果。三是規范處理相關問題。檔案掃描過程中可能出現一些諸如老案卷檔號不全，五、六十年代案卷筒子頁單面編頁號，某些舊檔案文件字面模糊等等，遇到相關問題應及時研究處理并作好記錄，以保持前后統一性，檔號規范性，業務標準性，存儲安全性。

　　3、目錄數據庫的建設和檔案信息電子化檢索。檔案目錄電子化檢索速度快、檢索角度多、檢索準確率高，因此，市縣級檔案館建設目錄數據庫，實現檔案檢索電子化。更是市縣級檔案館信息化建設的核心任務。市縣檔案館人手少，檔案文件條目數量大，一般都在四、五十萬條以上，僅靠自身力量需較長時期才能完成目錄數據庫的建設，因此，利用"外援”重點并迅速建立目錄數據庫很有必要。"外援”渠道兩種形式，一是聘請館外人員錄入，檔案館業務人員組織嚴格抽檢，從而保證錄入數據質量。這樣一年即可完成幾十萬條目錄錄入。二是組織檔案形成單位自錄，由市委、政府辦公室行文，把目錄微機錄入工作分解到各檔案形成單位，對其提出錄入質量、時間進度等標準，并組織人員抽檢，或各單位互檢。這樣，可節省財政經費開支，也是可行辦法之一。同時，今后新接收檔案進館，要一并接收機讀目錄，及時匯入目錄數據庫，不能積累、形成新的待錄入目錄。

　　4、檔案館網站網頁的開發建設。檔案館網頁建設內容應具備合兩大類，一類是通用性內容，如檔案館簡介、全宗介紹、全宗一覽、檔案珍藏等欄目；一類是特色性內容，即區別于其他市縣的、自己獨有的、具有創新性的特色欄目。網頁形式應設計創意新穎，富有地方特色，主頁欄目頁統一，頁面間邏輯關系嚴謹，各個欄目恰當實用。同時要強化"六功能”，即檔案信息資源共享和社會利用的功能；檔案社會性宣傳功能；檔案開發編研成果展示功能；廣泛征集檔案的工作渠道功能；檔案業務咨詢和交流功能；檔案部門形象展現功能。

　　5、應用計算機網絡（政務網絡、INTERNET網絡）實現館藏檔案網上檢索和館際間檔案信息資源的利用共享。利用網絡傳輸、利用檔案，讓檔案"上網”，是檔案館信息化建設的重要內容。它可滿足單位的和社會的網上檢索利用，可實現館際間所藏檔案的，資源共享。檔案"上網”，包括"目錄上網”和"信息上網”。這項工作要依托上級業務部門統一研制的數字化存儲、利用管理系統平臺，當前首先解決"目錄上網”，分階段、有計劃、有重點地實施"檔案信息上網”。要做到"三網分開”，即局域網、黨務網、因特網的物理隔離，確保電子檔案信息安全；要研究、確定網上利用檔案收費項目、標準、方式；要讓"檔案上網”成為檔案館社會形象的樹立和服務社會水平的提升的品牌。

　　五、加強以檔案信息化工作為核心內容的業務建設應采取的主要措施

　　加強檔案信息化建設是構建和諧社會的必然要求。充分開發利用檔案信息資源，符合建設中國先進文化的前進方向。檔案信息資源，是人類生活、生產、思維方式和創造性話動及其產物的直接記錄和結晶，是特殊的文化資源。各級檔案館則是匯聚、儲存、加工整理這些特殊文化資源的基地，其通過加強檔案信息資源開發與利用，不僅使文化資源得以傳承，也為新時期的先進文化建設提供了條件。

　　1、更新觀念。檔案工作者必須改變原有的觀念、職業認知和情感，樹立以民為本、為民服務的思想，同時要樹立"社會檔案觀”，將國家綜合檔案館帶人一個更為廣闊的、豐富多彩的社會活動天地，要求兼顧國家、社會、家庭、個人四個層次，要把大力開發利用檔案信息資源工作放在促進檔案事業在新時期的持續快速健康協調發展，為構建和諧社會服務的戰略高度去認識，增強責任感和緊迫感，從而為促進先進文化發展做出貢獻。

　　2、結合政府信息公開工作，加大檔案開放力度。隨著我國社會主義物質文明、政治文明和精神文明建設步伐加快，檔案利用的范圍、利用者的成分都呈多元化趨勢，很多人把檔案利用的熱情投向當代，所以，我們必須依法有序地加快"低齡”檔案的開放工作。要嚴格執行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案多數向社會開放；使"經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”的規定真正落到實處。并在實踐中緊密依托政府信息公開工作，靈活開展檔案開放工作：一是檔案開放原則與信息公開原則相對應，參照政府信息公開的做法檔案開放也應以開放為原則，不開放為例外。二是檔案開放內容與信息、公開內容相對應，對于政府信息的公開，國家要求只要不屬黨和國家機密，都要向社會公開。三是檔案開放限制與信息公開限制相對應。政府信息也有一些不能公開的規定，因此，對保密檔案和非保密檔案要進行合理的分類，并根據內容明確哪些可一以公開，哪些不應該公開，才有可能科學地定密、解密，并在此基礎上實現檔案信息資源的公開化。

　　3、辦好公共服務窗。檔案館為構建和諧社會服務的效應要通過公共服務窗口體現，主要是力、好兩個窗口：一是閱覽窗口，閱覽窗口不僅可以查找普通檔案，而且還開展己公開現行文件利用和政府公開信息查詢工作。并把這一窗口打造成親民性窗口，提供人性化服務。二是辦好網站窗口，使公民在互聯網上就能夠查詢開放檔案、政府公開信息和已公開現行文件。著重辦好網上展覽和查閱利用等點擊率高的欄日，為公民利用檔案提供方便。

　　4、依托電子政務，提速檔案信息化建設。檔案信息化實質上是電子政務建設的一部分，檔案信息化也只有依托電子政務的建設，才能夠獲得實質性的進展。目前當務之急在于市（縣）區檔案局（館）要明確定位，依托電子政務平臺。將檔案信息化建設全面納入到市（縣）區的信息化建設規劃中來。要將檔案信息化工程項目化，作為電子政務建設中的一個子系統、子項目，爭取立項，獲得財政支持，與電子政務建設協調同步發展。

　　未來的檔案館將充分地運用高新信息技術，向數字化網絡信息中心發展。它的開放性和信息資源的共享能力將不斷加強，服務方式、服務意識和管理模式將不斷創新，更好地為社會進步和經濟發展作出更大的貢獻。

　　　　　　　　　　　　　銀川市檔案局（館）馬東升　　馬富平