1 加強(qiáng)高校院系檔案管理工作的必要性

高校教學(xué)檔案是高校教師、教學(xué)管理人員進(jìn)行教學(xué)、管理、研究過(guò)程中積累的文件資料。它記錄著教學(xué)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，能夠真實(shí)、有效地反映教學(xué)過(guò)程。在教學(xué)研究進(jìn)展、教學(xué)方法改革、教學(xué)計(jì)劃制定、修訂與實(shí)施過(guò)程中，它是不可或缺的珍貴資料，具有極強(qiáng)的保存價(jià)值。

1.1 高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

高校教學(xué)檔案除具有一般檔案資料的共有屬性外，作為教學(xué)活動(dòng)的反映與總結(jié)，在內(nèi)容、范圍上與科技檔案、文書(shū)檔案等有所不同，它是一種專門的檔案，特點(diǎn)如下：

1.1.1 專業(yè)性、周期性

高校教學(xué)工作的開(kāi)展大致分為學(xué)期制或?qū)W年制兩種方式，這使得高校教學(xué)檔案具有周期性的特點(diǎn)，高校教學(xué)管理一般由系部完成，因此，教學(xué)檔案的歸檔、整理應(yīng)按學(xué)期或?qū)W年構(gòu)建，形成周期性的檔案。高校教學(xué)檔案內(nèi)容涵蓋社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)和其他的邊緣學(xué)科，高校因不同的學(xué)科專業(yè)要求會(huì)采用不同的人才培養(yǎng)方案，因此教學(xué)環(huán)節(jié)、教學(xué)活動(dòng)、課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃等都要符合不同專業(yè)的培養(yǎng)要求。這使得各院系的教學(xué)檔案體現(xiàn)著不同學(xué)科及專業(yè)的特點(diǎn)。

1.1.2 內(nèi)容廣、形式多

高校教學(xué)檔案主要包括上級(jí)主管部門下達(dá)的文件、學(xué)校培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革的規(guī)定辦法、教師教學(xué)教案、課件等，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、高科技的介入，檔案的類別、形式多種多樣。

1.1.3 社會(huì)性、服務(wù)性

高校教學(xué)檔案在記錄教學(xué)活動(dòng)的同時(shí)，為教學(xué)研究提供資料支撐，起到了促進(jìn)作用，信息化時(shí)代的到來(lái)，使得高校教學(xué)檔案利用對(duì)象突破校園范圍，出現(xiàn)跨校、跨行業(yè)的局面，高校教學(xué)檔案成為共享資源，越來(lái)越多地呈現(xiàn)出社會(huì)服務(wù)職能。

1.2 開(kāi)展高校教學(xué)檔案管理的重要意義

高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)決定了它是教學(xué)、科研、管理的重要參考資料，具有極強(qiáng)的保存價(jià)值，在為學(xué)校教學(xué)的正常、順利開(kāi)展提供保障的同時(shí)，也為教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、教學(xué)評(píng)估、學(xué)位評(píng)估提供真實(shí)可靠的歷史依據(jù)。

2 高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，部分高校教學(xué)檔案管理工作與科學(xué)化、規(guī)范化與信息化的目標(biāo)還有一些差距。本人有幾年檔案管理工作的經(jīng)歷，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，目前，高校教學(xué)檔案管理存在以下幾方面問(wèn)題：

2.1 教學(xué)檔案管理混亂，不受重視

各高校大多設(shè)有綜合檔案管理部門，具有相應(yīng)的檔案管理制度，教學(xué)檔案管理由于其特殊性要求，一般由系部負(fù)責(zé)，多數(shù)系部的檔案工作屬于兼職管理，由教務(wù)秘書(shū)兼任，檔案管理主要停留在收集———上交層次。檔案管理工作的兼任化使得檔案管理崗位職責(zé)不明確，工作流于形式，疲于應(yīng)付，突擊進(jìn)行檔案收集整理的現(xiàn)象非常普遍。由于忽視了教學(xué)檔案在教學(xué)管理工作中的重要作用與意義，使得系部檔案管理長(zhǎng)期處于系部工作的末位，很少向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這使得學(xué)校對(duì)于教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀不明確，對(duì)教學(xué)檔案管理重視程度不夠。

2.2 檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象

從教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，其管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及范圍廣，工作量大，需要嚴(yán)格、規(guī)范、科學(xué)的管理方法。然而教學(xué)檔案管理由于管理模式、重視程度、人員素質(zhì)等各方面原因，使相當(dāng)部分教學(xué)檔案材料的收集存在缺漏、遺失現(xiàn)象，加之檔案歸檔不混亂和不完整，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案作用的發(fā)揮，為教學(xué)、管理、科研等工作留下隱患。

2.3檔案管理人員專業(yè)知識(shí)較為缺乏，檔案法制意識(shí)差

教學(xué)檔案管理的兼任化使得教學(xué)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，未受過(guò)檔案專業(yè)科班訓(xùn)練，缺乏專業(yè)知識(shí)的繼續(xù)學(xué)習(xí)與深造，檔案法制意識(shí)差，工作隨意性很大。

2.4 檔案管理工作信息化程度低

目前，高校教學(xué)檔案管理還未擺脫手工操作，大部分的高校教學(xué)檔案工作依然沿用傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理手段和方式，以紙質(zhì)檔案保管為主。而教學(xué)檔案管理涉及的專業(yè)、課程、范圍、內(nèi)容等要求整體規(guī)劃，現(xiàn)實(shí)是各行其事、各自為政的多，因而給全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等方面造成極大的不便。

3 提高教學(xué)檔案管理水平的對(duì)策分析

3.1 重視教學(xué)檔案管理，加強(qiáng)宣傳教育

教學(xué)檔案的管理是高校檔案管理的重要組成部分，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主抓教學(xué)工作的院系領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)高度重視教學(xué)檔案的管理，應(yīng)將教學(xué)檔案管理列入系部工作計(jì)劃，給予專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持，設(shè)立專門檔案用房，配備相應(yīng)設(shè)備，成立管理隊(duì)伍，進(jìn)行監(jiān)督管理。

3.2 規(guī)范教學(xué)檔案管理，健全管理制度，建立教學(xué)檔案管理工作程序

嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，健全教學(xué)檔案的管理規(guī)章制度，制定符合學(xué)校教學(xué)工作特點(diǎn)的工作程序，將規(guī)章制度細(xì)化到具體工作程序中，形成系部教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、流程化，從基礎(chǔ)做起，使教學(xué)檔案管理更好地為學(xué)校綜合檔案管理工作服務(wù)，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)。

3.3 提高信息化管理水平

高校教學(xué)檔案信息化是檔案管理的方向，要求將現(xiàn)代信息技術(shù)及管理理念結(jié)合，運(yùn)用到管理環(huán)節(jié)，除了要將信息化的科技成果運(yùn)用到教學(xué)檔案管理之中，還包括對(duì)于人力資源進(jìn)行科學(xué)地使用，將行政手段、經(jīng)濟(jì)手段、法律手段進(jìn)行科學(xué)運(yùn)用來(lái)保障教學(xué)檔案管理順利進(jìn)行。這就要求加強(qiáng)教學(xué)檔案信息資源建設(shè)，建立信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，通過(guò)建立與時(shí)俱進(jìn)的高科技管理體系來(lái)逐漸改變傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作模式，形成能夠全面展示學(xué)校教學(xué)管理工作風(fēng)貌的信息平臺(tái)。

3.4 加強(qiáng)管理人員素質(zhì)培育與素質(zhì)建設(shè)

素質(zhì)建設(shè)和素質(zhì)培育是提高管理能力的有效途徑，在人才強(qiáng)校的大背景下，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)應(yīng)提上日程，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程。教學(xué)檔案管理是院系檔案管理工作的重點(diǎn)，針對(duì)檔案管理人員專職少、素質(zhì)低的現(xiàn)狀，應(yīng)將檔案管理人員的再教育列入重要議程，因此，鼓勵(lì)、支持院系檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、現(xiàn)代科技知識(shí)，尤其是信息化專門知識(shí)和專業(yè)技能，這是檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)的要求，也是信息化社會(huì)的要求。

3.5 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的服務(wù)功能

隨著人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)，高校教學(xué)檔案利用對(duì)象正發(fā)生著明顯的變化，突破校園范圍的利用需求日益增長(zhǎng)。因此，加快教學(xué)檔案的信息共享，建立電子檔案信息管理系統(tǒng)，滿足教學(xué)檔案的跨校、跨行業(yè)需求，更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)。加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，可以增強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的活力，充分體現(xiàn)教學(xué)檔案的價(jià)值。高校教學(xué)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)水平的提升，它是高校綜合檔案管理的重中之重。它是一個(gè)有機(jī)的、連續(xù)性的工作，做好教學(xué)檔案管理工作，保障教學(xué)、科研、管理順利開(kāi)展，服務(wù)學(xué)生，服務(wù)社會(huì)，意義重大。