張大偉、俞志洪

乍看標題，業(yè)內人士可能會納悶：要么檔案，要么非檔案，哪有“泛檔案”？其實顧名思義，“泛檔案”就是指被“泛化”了的檔案。真有此等“異類”？為什么要“泛化”？空說無憑，以例為證----

為了加強生產(chǎn)現(xiàn)場的監(jiān)控，上海通用汽車有限公司采用流程卡管理體系，即在每一輛汽車的制造過程中附上一張紙質流程卡片，該卡由條形碼和文字記載每臺車的生產(chǎn)信息，由總裝車間生產(chǎn)作業(yè)員在完成每輛車的生產(chǎn)過程后及時填寫，然后每個班后通過掃描輸入到計算機系統(tǒng)中。該公司每年約產(chǎn)50萬輛車，每車一卡。由此該卡信息的形成有原始性好、即時性強、數(shù)據(jù)量大、用戶多等特點，歷來屬于公司質量部門管理。然而去年下半年，該公司領導提出了將該卡納入上海通用檔案管理系統(tǒng)（SGM-AMS）的要求，總經(jīng)辦檔案室經(jīng)過認真討論，欣然接受了這項任務。承擔該公司檔案管理系統(tǒng)研制任務的北京量子偉業(yè)公司同時研制了新的流程卡管理子系統(tǒng)。

為了探索上述做法的合理性，我們將該流程卡稱為“泛檔案”。原因是“兩難”：其一，將該卡納入檔案系統(tǒng)吧，可謂“名不正”，因為它不屬于傳統(tǒng)的歸檔范圍，歸檔有“亂搭車”之嫌。更何況其信息量巨大，弄不好會燒香趕走和尚----喧賓奪主。其二，不讓納入吧，又“言不順”，因為它是追蹤、監(jiān)督、控制、查詢車輛生產(chǎn)過程，對生產(chǎn)流水線進行質量控制的有效工具，又是電子信息，具有很大的潛在利用價值。為了更好地貼近一線，服務生產(chǎn)，該公司檔案干部自我加壓選擇了同意。對于大家的事業(yè)心和開拓精神，筆者深表贊賞。同時，也希望檔案界密切關注一下“泛檔案”現(xiàn)象。為什么呢？

首先，“泛檔案”可能成為檔案家族的“新秀”。

“泛檔案”一般指具有檔案價值，但是還未被列入歸檔范圍的“編外”檔案。

眾所周知，證據(jù)價值是檔案的基本價值。然而并不是所有有證據(jù)價值的文件都能成為檔案，這要取決于文件材料證據(jù)價值的大小和作用時間的長短，例如我們一般將反映單位重要活動和保管期限在15年以上的文件材料列入歸檔范圍。然而什么是“重要活動”，就很值得爭議：流程卡見證每輛車的生產(chǎn)過程，一輛車的生產(chǎn)確實非常“微觀”，算不上“重要活動”，然而所有“微觀”加起來就是“宏觀”，它直接反映了汽車制造業(yè)最重要活動----“制造”。傳統(tǒng)歸檔范圍偏好于宏觀，如企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、財務年度報表等。其實這種“宏觀”的信息往往帶有很強的人為痕跡，甚至被注入諸多水分，也可能不是真正的原始信息，因此并不受計算機技術的青睞。計算機偏好于對浩瀚的微觀信息進行分析加工，形成反映生產(chǎn)、工藝、質量、成本、人力等管理活動的規(guī)律性信息，進而提煉為知識類信息，它是輔助企業(yè)管理和決策必要依據(jù)。因此，微觀信息有可能成為現(xiàn)代企業(yè)的優(yōu)質檔案資源。過去由于受保管空間的限制，檔案部門不能接納微觀信息，如財務檔案只能接納年報表和月報表，不能接納日報表。如今計算機有海量存儲的特點，為什么不能將歸檔范圍“泛化”得“微觀”一些呢？

再說保管期限。信息可分為三大類：一是沉淀信息，即相對穩(wěn)定、作用時間長的信息，如企業(yè)規(guī)章制度、專利、文化、操作規(guī)程、生產(chǎn)工藝等信息；二是累積信息，即有較長時效、變化周期較長的信息，如人事、會議、審計、財務、市場研究等信息；三是即時信息，即變化迅速、作用時間短的信息。如生產(chǎn)、銷售、庫存、公關等信息。一般說來，沉淀信息和累積信息具有一定的時間跨度，反映了企業(yè)一段時期的發(fā)展變化歷史和規(guī)律，具有長遠的憑證價值，因此，我們將它列為歸檔范圍，保管期限至少15年。而即時信息因作用時間短，通常被排除在歸檔范圍之外。然而這有悖于檔案的基本定義。《檔案法》對檔案的定義是“對國家和社會有保存價值”的歷史紀錄，并限定保存期限。15年算歷史，5年甚至更短期限也可算歷史，因此，我們不要過于迷信和拘泥于傳統(tǒng)的歸檔范圍。事實上形成于計劃經(jīng)濟時代的企業(yè)檔案歸檔范圍，過多地參照了政府機關的歸檔范圍，偏重于行政類公文，少有企業(yè)的特色，與企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研活動存在不同程度的脫節(jié)，造成企業(yè)檔案“收者沒用，用者沒收”的資源結構性尷尬，同時也是檔案利用率低，外界關注度低的主要原因。如果我們關注一下與社會、企業(yè)主要活動和中心工作密切相關的“泛檔案”，檔案工作也許會出現(xiàn)柳暗花明，海闊天空局面。

其次，“泛檔案”中蘊藏著巨大的情報利用價值。

“泛檔案”又指不具備完整的檔案價值或非完整意義上的檔案。

眾所周知，檔案按照其價值實現(xiàn)的性質可劃分為“情報價值”（又稱“參考價值”）和“證據(jù)價值”（又稱“歷史憑證價值”）。雖然證據(jù)價值是檔案的基本價值，也是檔案區(qū)別于其他文獻的主要特征，情報價值非檔案所特有。但是，由于情報價值也是檔案價值，因此僅有情報價值的文件材料雖然不具有完整的檔案價值，也可以名正言順地列入檔案收集的范圍。

我國檔案工作歷來重視檔案證據(jù)價值，而忽視或淡化其情報價值。其實對于現(xiàn)代社會來說，情報價值往往具有更強的知識性、傳遞性、時效性和廣泛性，更受到管理者，特別是決策者的青睞。如將車輛生產(chǎn)流程卡中的信息匯總、歸納為經(jīng)驗或知識，可能會對企業(yè)制定規(guī)劃、科學研究、經(jīng)營管理、科學決策等工作產(chǎn)生頻繁的利用價值。收集和開發(fā)檔案的情報價值對檔案工作裨益匪淺：其一，有利于將檔案中的歷史情報和現(xiàn)實情報結合，拓展檔案的作用范圍；其二，有利于增強檔案干部的情報意識，將檔案工作與社會、企業(yè)的發(fā)展更好地結合起來，使檔案管理從靜態(tài)轉向動態(tài)、從滯后轉向超前、從后臺轉向前臺，進而從默默無聞轉向有聲有色。

值得一提的是，現(xiàn)階段人類對電子文件的真實性、完整性、有效性的控制還面臨諸多棘手的難題，電子文件還難以獨立承擔起“社會記憶”的歷史使命，難以成為完整意義上的檔案。由此，歸檔電子文件一般只有參考價值，充其量也只能算著“泛檔案”。然而，鑒于電子文件具有存儲密集、攜帶方便；制作簡便、處理靈活；檢索快捷、傳播迅速；多元集成、生動直觀等白紙黑字難以具備的優(yōu)勢。借助這優(yōu)勢，我們可以從根本上克服紙質檔案制作難、整理難、查詢難、傳遞難的問題，使檔案管理和利用手段發(fā)生質的飛躍。因此，關注這一領域的“泛檔案”對于改善檔案資源的數(shù)量和質量，擴大檔案的共享利用，提升檔案工作的社會地位都有不可估量的深遠意義。

其實，從理論和實踐上將檔案的概念泛化是一個很大的命題，因為它是時代發(fā)展的需要。隨著現(xiàn)代社會活動范圍的拓展和信息技術的騰飛，檔案與非檔案之間的界限必將越來越模糊，“泛檔案”就在這片模糊區(qū)域內。然而值得關注的是，它是社會信息的“大戶”，也是一塊肥沃的處女地，等待著我們去開墾，去覆蓋，去駕馭，因此，它是檔案信息資源建設的新興增長點，也是我們檔案事業(yè)發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)所在。

現(xiàn)代社會各專業(yè)學科相互交融和交叉的趨勢越來越明顯，許多有競爭力的行業(yè)和專業(yè)人士都在選擇角色反串，如歌手當演員，演員當主持人，主持人參加舞林大會……，又如圖書館在收集老照片、傳媒界在收集口述檔案，以“實話實說”著名的節(jié)目主持人崔永元從“說實話”改行為“收實話”，他收集的數(shù)字化口述檔案據(jù)說已經(jīng)達幾百個G，其對象涉及老演員、老戰(zhàn)士、老外交家、老音樂家、老畫家等各界人士。時至今日，我們檔案工作者為什么就不能越雷池，搞一點“主業(yè)延伸”？事實上我們已經(jīng)邁步了，如向社會開放政府現(xiàn)行文件原本不是檔案工作的職責，如今各級檔案館都承擔了，并且已經(jīng)取得很好的社會效果。現(xiàn)在的問題是如何再結合各行業(yè)和機關的特點，將歸檔范圍再延伸一些，使我們在種好自家“三畝四分田”的同時將檔案收藏的目光投向更廣闊的新興領域，使檔案“收、管、用”的范圍也來一番與時俱進。

話還要說回來，探索“泛檔案”不能搞成亂歸檔，檔案工作畢竟是一項嚴肅的執(zhí)法行為，大膽探索還需以科學論證和謹慎選擇為基礎。要選擇具有潛在價值的優(yōu)質資源納入“泛檔案”還需要練就一副鑒別的火眼金睛。同時，管理“泛檔案”，還須與完善制度職責、配制人員設備、建立激勵機制等保障措施結合起來，否則也難以做到長效管理，當然這是需要檔案部門和分管檔案工作的領導考慮的問題，本文不再贅述。