婁承浩
企業為什么要開展檔案管理？許多人回答是因為國家《檔案法》有規定；稍有檔案常識的人認為，國家規章規定企業檔案分十大類，都必須歸檔管理。我以為，國家法規當然要認真地遵照執行，但是為什么要這樣做必須搞明白。要你做與我要做是不一樣的，要你做是因為國家有法規制約你，不做不行。我要做是理解國家法規后的自覺行為。
一、企業檔案是企業管理的基礎
企業是經濟實體，在生產經營活動中會產生經營、技術、財務等許多環節，每個環節在工作中都會產生大量的文件和單據，這些文件和單據支撐著企業的運轉，是企業活動的真實的原始記錄。
成年累月形成數量龐大的文件和單據，是任意散失，自生自滅呢？還是切實地管理起來，這是必須的選擇。有的企業各部門各自保存檔案，理由是利用方便，但是這種分散式所謂保存，卻是企業檔案散失的缺口。1、各自保存檔案是否確實保存了，2、歸檔保存的檔案是否準確、齊全、完整，3、誰來監督檢查歸檔情況、保存情況。事實上在缺乏監督又缺乏專業指導的情況下，各自保存的情況大多是不規范的，管理狀況是不佳的。
企業的機構設置和人員配置也不是一成不變的，隨著企業的發展，經營的擴展，企業內部機構隨之會新增、撤銷、更名。在機構變動過程中檔案材料往往會因為沒有移交而散失，尤其在辦公櫥柜搬遷過程中檔案材料丟失的事情是很常見的。因此，將檔案材料各自保管從長期保存的角度來看是不保險的。企業的員工過去從分配報到起至退休，往往是“終身”的，現在人事制度實行雙向選擇后，員工跳槽的機率相當高，人員流動性很大，不及時將辦理完畢的工作文件、圖紙、單據等及時歸檔的話，往往會出現人走了，檔案材料也沒了。
企業檔案由各部門各自保存，都要各自設小庫房不經濟又不安全。另一個問題是各部門檔案材料閉門自守，影響了相關部門之間的協同工作，不能形成企業內共享的檔案資源。各部門保存的檔案材料大多分散在個人手里，尤其是常常因部門骨干或部門負責人出差或開會，一時找不到人，影響了利用檔案。
當企業檔案處于分散、無序管理狀態時，這個企業的管理往往也是松散的。優秀的企業管理是嚴謹的高效的。嚴格的行政規章，確保檔案集中統一管理，員工無論是普通員工還是高層領導都應當履行按規定將職務活動形成的材料立卷歸檔。檔案人員科學地管理檔案，當企業工作需要時在第一時間及時提供相關檔案材料。只有集中統一管理，才能專業化，才能經濟，才能安全。
對企業領導者來說，管理企業不能拍腦袋，搞長官意志。決策要有數據依據，考核也要有事實依據，建立檔案工作后檔案人員就能提供各方面的檔案信息。
二、企業檔案是企業的無形資產
企業活動目的是為了創造財富，企業領導者都十分注重資產的積累。按經濟學說法，企業資產是指企業擁有或控制的可用貨幣計量，能為企業獲得效益的資源。資產由有形實物資產和無形資產組成，許多領導者只注重實物資產而忽略無形資產。
檔案是有形實物資產的憑證，例如企業的土地、房屋、設備都有所有人的憑證或單據，是實物資產與擁有者之間關系的具有法律作用的證明，如果遺失了，很麻煩，甚至會喪失法律保護。所以，實物憑證類檔案一定要妥善保存好。
企業的資質文件，如工商執照、稅務證書、質量認證書、專業許可證等政府有關部門依法頒發的行政許可文件，規定了不同行業不同檔次企業生產經營的范圍和合法性，不僅辦這些許可證需要錢，更重要的是有了這些許可證才能從事經營生產活動。一個企業有不少行政許可的證件，這是無形資產的一部分，也要好好保管好。
市場經濟是法制經濟，在企業與企業的經濟交往和合作中不可避免地會產生矛盾和糾紛，當經濟仲裁或法律裁定時，企業檔案即是維護企業合法權益的證據，也是法律認可的證據。有時找出一張單據或一個文件勝過千言萬語。合同是經濟交往中最常見的契約文件，它以條款形式明確雙方的權利和義務，妥善保存好合同檔案極為重要，它不僅約束簽訂合同雙方遵守承諾，也是經費支付和收入的依據。建立了齊全的合同檔案和財務檔案，每筆財務往來都有頭有尾，在清理企業拖欠款時發揮巨大作用，維護了企業合法權益，挽回不必要的損失。
科技創新是企業發展的動力，在知識經濟社會里，產品設計創新、技術發明創造越來越多。做好知識產權保護工作首先要將科技成果檔案建立起來，從申請立項、課題調研、策劃方案、設計計點、試驗分析、形成成果、專家鑒定至申報專利都要有詳實的材料。有了科技成果材料可以轉化為生產力、開發新產品、提高產品數量和質量。有些科技成果可以有償轉讓，獲取更大范圍的效益。
企業的實物資產是有形的，而無形資產說它無形是指其不是直接的生產資料，但是也不是虛擬的，而是相對實物生產資料而言說它無形。其實，無形資產也有形，這就是檔案材料。
三、企業檔案是提高產品質量的保證
產品質量是企業的生命，質量優良才能發展市場需求，贏得顧客的信任；質量低劣會使企業信譽掃地，市場需求下降，甚至使企業在官司和賠償中面臨倒閉的危險。
產品在研制、生產、銷售過程中，有許多環節和工序，每個環節和工序都是質量控制點。只有全過程控制，才能保證產品的質量。ISO質量管理即是根據企業的情況制訂質量目標，策劃質量保證體系，然后監督各個環節和工序是否按規定的程序操作。實踐證明，凡是嚴格按照質量體系工序程序去做的，產品質量能夠保證的；凡是違反工作程序操作的，建設項目會出事故，產品質量會有問題。ISO質量管理注重于記錄過程，強調用數據說法，建立質量檔案可以保證產品質量持續改進。
產品提高質量，除了質量保證體系外，吸收同類產品的優點，分析同類產品存在問題，也是重要方面。任何產品不能孤立產生，它必須要有一定的技術條件和技術經驗，而且是不斷積累逐漸豐富的。建立企業檔案后將這些技術條件和技術經驗涵蓋進去，技術知識得到蘊藏，對產品本身和其它產品都有借鑒和指導作用。產品售后服務是產品接受顧客檢驗的途徑，顧客對產品的反饋意見十分寶貴。建立售后服務檔案，既是對產品質量的跟蹤，又是分析顧客對產品認可和意見的第一手材料。
知識型企業的產品往往表現為科研課題報告、項目咨詢報告、技術圖紙等，如何確保知識產品的質量，僅僅是各級技術審核仍會出現錯漏碰缺等問題，當項目進度急促時往往會跳過程序走捷徑，這時往往有可能出現質量問題。有的知識型企業實行先歸檔后出報告或圖紙的制度，將歸檔工作與產品程序認證結合在一起，監督檢查產品的必備的歸檔材料是否齊全，質量認證、校審記錄材料是否齊全，這樣堵截了不合格產品出企業。
四、百年企業檔案傳承
企業發展一般有創業時期、成長時期、發展時期和壯大時期。許多企業尤其是民營企業在初創時期，往往會只顧掙錢求生存，不顧管理或者管理滯后。當企業贏得利潤有了資本后，管理一定要跟上去，如果說經營決定企業生存的話，那么管理決定企業的命運，有不少原來經營很好的企業就因為管理不善而衰落，當公司規模越大時越要強化管理。
企業在初創時期，雖然條件差底子薄，但是艱苦奮斗創業是企業最寶貴的精神，那個時期的檔案材料積累下來，既可以追憶企業的源頭，又可以激勵后人奮進。企業規模壯大了，更要建立企業檔案，并建立相適應的檔案機構。攤子大了，底子厚了，形成的文件材料多了，不管理必然會混亂，管理起來了，不僅保證企業活動的正常運轉，也顯示了企業管理的水平。著名企業更要有扎扎實實的企業管理，并且要培育企業的文化，反映在檔案管理上是井井有條的，企業檔案折射出企業的面貌。
百年企業靠一代代員工繼承發展，人會自然消亡，檔案記錄的歷史是永存的，百年企業沒有豐富的檔案傳承是蒼白的，許多的歷史和生產技術會中斷，這是不可彌補的重大損失。
日本三井株式會社已有360多年歷史，在三井文庫里完好地保存著各個時期商品價格的帳簿，還有35毫米縮微檔案，展示了百年企業的歷史發展。我國清代洋務派領袖人物盛宣懷創辦輪船招商局留下了一大批奏折、文件、帳本、證件等檔案材料，成為研究我國近代企業史極其珍貴的史料。我國著名的企業家榮宗敬、榮德生、劉鴻生、穆藕初、吳蘊初等都十分注重檔案文件材料的積累和管理，當年的營業執照、世界博覽會證書、產品注冊證、董事會記錄、建廠老照片等等在檔案館都妥善保存，是我國民族工業興衰歷史的佐證。
每個企業都想很好地走下去，千里之行，始于足下，先人已經為我們做出了重視檔案管理的榜樣，今天的企業家處在我國歷史上最好的發展時期，有著比先人更好的環境和條件，我們完全有理由為了企業的發展，把企業檔案管理搞得更好。
