設備檔案管理-歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求

規范依據

          1.《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）

          2.《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局10號令）

          3.《科學技術檔案案卷構成的一般要求》  （GB/T 11822—2008）

          4《廣州市檔案管理規定》（廣州市人民政府令第132號，2015年9月30日發布）

          5.《廣州市執行〈歸檔文件整理規則〉實施細則》（穗檔[2002]4號）

一、設備儀器檔案的概念 

       設備儀器檔案是指 單位在科學研究、生產、建設和辦公等工作中所用的各種機械、動力、試驗、測試儀器等隨設備儀器來的或自制、安裝、調試、使用、維修過程中所形成的圖紙、技術文件、電子文件、照片、錄像等文件材料。

二、歸檔范圍

       設備儀器檔案的歸檔范圍原則上需根據檔案行政管理部門和本行業系統的有關規定，結合本單位固定資產管理的要求，以設備儀器的購置價格或噸位、技術等級、重要程度等來確定。在明確歸檔范圍的同時，須制定歸檔時間、歸檔要求。

       納入本單位設備儀器檔案歸檔范圍的重點：

       （一）自制設備、儀器的申請報告、計劃、任務書、批復；設計方案、設計說明書、設計圖、設計計算數據等文件材料。

       （二）購置、引進設備儀器的申請報告、批復、合同、協議、來往信函、圖紙和招標、報關等文件材料。

       （三）設備儀器的隨機資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗收單；安裝圖、原理圖、附件圖；電子文件；使用維護說明書等。

       （四）設備儀器安裝調試運行記錄和檢測報告。

       （五）設備儀器操作規程和履歷表。

       （六）設備儀器大、中修記錄，故障分析處理文件。

       （七）設備儀器報廢申請、鑒定材料、批復（或處理結果）。

三、歸檔時間

        （一）自制設備儀器形成的文件材料在設備儀器鑒定驗收并交付使用后一個月內由主辦部門整理后歸檔。維修形成的文件材料，維修結束后一個月內歸檔。

        （二）設備儀器開箱驗收（或試制鑒定驗收）時，本單位主辦部門通知檔案部門派人參加。原件移交檔案室歸檔，檔案室提供復制件使用；需翻譯成中文的，待翻譯工作完成后即歸檔；安裝調試形成的文件材料在調試結束半年內歸檔；維修形成的文件材料，維修結束后一個月內歸檔。

四、歸檔要求 

       （一）設備儀器文件應字跡清楚，圖形線條及標注清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備，用紙規格符合科技圖紙管理的要求。文字及圖紙的表述與設備儀器實體一致。

       （二）圖紙出圖必須清晰。圖紙有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制。

       （三）歸檔的文件材料應為原件。