印章檔案——目錄與備考表

9.1 印章檔案保管目錄

9.1.1 目錄規(guī)格與項(xiàng)目

印章檔案保管目錄使用A4型（297mm×210 mm）紙張，采用表格形式，設(shè)置“保管期限”、“分類號(hào)”、“枚號(hào)”、“印文（邊款）”、“使用起止時(shí)間”、“印材”、“備注”等項(xiàng)目［見附錄C圖C.2(a)］。

印章檔案保管目錄封面設(shè)置“保管期限”、“分類號(hào)”等項(xiàng)目［見附錄C圖C.2（a）］.

9.1.2 著錄方法

9.1.2.1 保管期限：填寫印章檔案的保管期限。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.2。

9.1.2.2 分類號(hào)：填寫印章檔案的分類編號(hào)。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.3。

9.1.2.3 枚號(hào)：填寫印章檔案的枚號(hào)。參見本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.4。

9.1.2.4 印文(邊款)：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙睢碧顚懹≌逻吙钪械奈淖謨?nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無(wú)邊款的印章可不填“邊款”。

示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）

9.1.2.5 使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用起止符“—”連接。時(shí)間無(wú)法確定的，用空格“□”表示。

示例1：19850212—1999□□□□。

藝術(shù)印章可只填寫制作時(shí)間。

示例2：19990123

9.1.2.6 印材：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機(jī)玻璃、骨、角、牙等。當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫印面的制作材料。

9.1.2.7 備注：注釋對(duì)印章需要說(shuō)明的情況。如與文書檔案及其它相關(guān)檔案的參見號(hào)等。

9.1.3  目錄的組織

印章檔案保管目錄按檔號(hào)順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊(cè)，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。

9.2 備考表

9.2.1 規(guī)格式樣

印章檔案?jìng)淇急硎褂?span style="font-family: "Century Gothic", "Microsoft Yahei", Tahoma, Verdana, Arial; margin: 0px; padding: 0px;">A4型紙張，采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說(shuō)明”、“整理人”和“整理時(shí)間”等項(xiàng)目。（見附錄C）

9.2.2填寫要求

9.2.2.1  本盒印章情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其它需要說(shuō)明的情況。

9.2.2.2 整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。

9.2.3.3 整理時(shí)間：填寫本盒印章檔案整理完畢的年月日。

9.2.3  存在位置

備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。