山東大學威海分校 司獻英
一、高校是向社會輸出高技術含量信息的重要基地，高校檔案網絡是高校向社會發布信息的重要平臺。
高校檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校創造性勞動的凝結。檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教學質量和管理水平的一個重要標志。因為高校集中了大量的高素質人才，掌握著大量的學術前沿信息，從而使高校逐步突破了教書育人的傳統定位，成為向社會輸出高技術含量信息的重要基地。隨著科學技術對社會發展的貢獻率越來越大，“科學技術是第一生產力”越來越成為現代社會的共識，世界各國對高校科研工作及其科研成果的利用開發也越來越重視，使高校成為社會進步的科技橋頭堡和助推器。今天我們人類已經進入一個信息化的時代，現代信息傳播學研究成果表明，要充分發揮信息對社會的推動作用，除了要重視信息的開發環節，還要重視信息的發布和傳播，否則，即使是再高價值的信息如果不能及時的發布和廣泛的傳播，那也是死信息、無效的信息。高校檔案工作是辦好學校、發揮高校社會職能的重要基礎工作之一，高校檔案網絡是高校向社會發布信息的重要平臺。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構，更應該是高校教育、科研信息采集、整理，從而向社會發布信息，發揮高校科研先導作用的重要媒介。要實現高校科技橋頭堡和助推器的社會職能，就必須重視這一信息平臺的建設。現代信息技術的飛速發展，把檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，因特網和中國教育科研網以及高校校園網迅速的建設，給高校檔案工作提出了嚴峻的挑戰，也為高校檔案館網絡化建設帶來了難得的機遇。
隨著高校規模不斷擴大、辦學水平不斷提高，高校越來越成為人才資源、科研資源的高集中區，它不但發揮著傳統的解惑、傳道、授業、培養人才的職能，同時也擔負著重要的科研任務，是知識創新、增長的基地，有大量的科研、學術資源輸出。但是，由于受傳統信息采集、發布、傳播技術和手段的制約，每年高校廣大師生經過刻苦的科研取得的成果，卻只是表現為一些只有當事人及極小的一個圈子的人有所知曉的文字和數據，被保存在檔案館里。現代信息傳播學揭示采集、發布、傳播、吸收和轉化是信息運動的基本環節，當信息不能被有效、及時地采集、發布、傳播、吸收、轉化的時候，信息被稱為死信息，是無用的信息。可以這樣說，現在每所大學的檔案館里都保存著這樣的大量的死信息，高校師生的大量學術論文、各種報告、成果由于沒有得到及時、廣泛的傳播、發布而被積淀下來，如果不能被充分的利用，既是學校資源的巨大浪費，也是社會資源的巨大浪費，《普通高等學校檔案管理辦法》(教育部令第六號)第三十四條規定：“高校檔案館應按照規定向全校和社會開放檔案。”要發揮高校的學術資源，使其轉化為現實的社會生產力，高校檔案館是重要的媒介和平臺，高校數字化檔案信息可憑借信息網絡作為傳輸途徑，任何人通過信息高速公路中任何一點、任一終端即查閱到自己所需的檔案信息。要充分發揮高校科技橋頭堡的作用，就必須加強高校檔案館的建設，尤其是檔案館網絡化的建設，使之成為高校信息輸出和社會采集信息的暢通的通道。
二、高校具有檔案管理網絡化的優越條件。
第一，具有豐富的電子信息資源。高等學校一直是科學發展的前沿領域，在接觸新知識，獲取新信息方面，高校檔案部門有著得天獨厚的優越條件。計算機在高校檔案管理中得到廣泛應用。高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息，進而產生了數字化檔案。第二，具有發達的信息傳播網絡。許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。既節約了經費，又贏得了時間。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。第三，高校檔案館自動化建設初見成效。由于具有豐富的電子資源和發達的網絡，高校檔案館自動化建設經過多年的努力有了較快的發展，許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。檔案數據庫建設也具備了一定的規模。第四，擁有一批素質相對較高的檔案管理人才。所謂近水樓臺先得月，一方面，高校作為教育和科研基地，擁有一批受過系統、專業教育、訓練的人才，為高校檔案管理人員的選擇、錄用、培訓提供了較好的環境。另一方面，高校計算機的廣泛運用和網絡的迅速發展，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
三、高校檔案館網絡化建設中存在的問題及發展方向。
雖然高校檔案館網絡化建設對于高校信息資源的利用具有重要作用，并取得了很大的發展，但在許多方面還需要改進。第一，對檔案工作重視不夠，信息采集、整理方面存在很多問題。《普通高等學校檔案管理辦法》第十九條規定：“高等學校對科研成果、產品規劃與試制、基建工程等進行鑒定、驗收時必須有檔案部門的人員參加。有關業務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。”《普通高等學校檔案管理辦法》第二十六條規定：“高等學校中的個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個人不得據為已有。對于個人不在其非職務活動中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行管理”。但是，許多高校距離這一要求做得還遠遠不夠。由于對檔案工作重視不夠，高校檔案信息的采集面窄、信息不完整的種種缺陷，各校建立的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，無法滿足社會的要求。第二，網絡建設參差不齊，標準化水平低。由于缺乏統一要求和有效地組織協調，各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。第三，網絡封閉，資源共享性差。網絡之優勢在于其開放性、共享性，由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、目我完善、自找發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，不能充分發揮檔案網絡優勢，信息共享程度差。大多數據庫僅僅供本單位使用嚴重地影響了數據庫的利用率。由于不對社會開放，從而也失去了檔案網絡溝通高校與社會的信息平臺作用，檔案網絡化建設的效能也大打折扣。而目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求，無法實現實質性的資源共享。因此，建立高校檔案館網絡化協調機構，制定一系列有實際約束力的規范和標準，改革當前的條塊分割、各自為政的局面，建立一個系統、統一的全國高校檔案網絡，真正實現高校檔案信息資源共享。在這一建設中，尤其要注意加強標準化建設。通過制定共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式、著錄規則的標準、文獻標引的標準等，建立標準化的數據庫。同時，要充分利用高校資源優勢，開發館藏資源，加強數據庫建設。全面實現資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務。
（牛角摘自《檔案學》2004年第5期）
一、高校是向社會輸出高技術含量信息的重要基地，高校檔案網絡是高校向社會發布信息的重要平臺。
高校檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校創造性勞動的凝結。檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教學質量和管理水平的一個重要標志。因為高校集中了大量的高素質人才，掌握著大量的學術前沿信息，從而使高校逐步突破了教書育人的傳統定位，成為向社會輸出高技術含量信息的重要基地。隨著科學技術對社會發展的貢獻率越來越大，“科學技術是第一生產力”越來越成為現代社會的共識，世界各國對高校科研工作及其科研成果的利用開發也越來越重視，使高校成為社會進步的科技橋頭堡和助推器。今天我們人類已經進入一個信息化的時代，現代信息傳播學研究成果表明，要充分發揮信息對社會的推動作用，除了要重視信息的開發環節，還要重視信息的發布和傳播，否則，即使是再高價值的信息如果不能及時的發布和廣泛的傳播，那也是死信息、無效的信息。高校檔案工作是辦好學校、發揮高校社會職能的重要基礎工作之一，高校檔案網絡是高校向社會發布信息的重要平臺。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構，更應該是高校教育、科研信息采集、整理，從而向社會發布信息，發揮高校科研先導作用的重要媒介。要實現高校科技橋頭堡和助推器的社會職能，就必須重視這一信息平臺的建設。現代信息技術的飛速發展，把檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，因特網和中國教育科研網以及高校校園網迅速的建設，給高校檔案工作提出了嚴峻的挑戰，也為高校檔案館網絡化建設帶來了難得的機遇。
隨著高校規模不斷擴大、辦學水平不斷提高，高校越來越成為人才資源、科研資源的高集中區，它不但發揮著傳統的解惑、傳道、授業、培養人才的職能，同時也擔負著重要的科研任務，是知識創新、增長的基地，有大量的科研、學術資源輸出。但是，由于受傳統信息采集、發布、傳播技術和手段的制約，每年高校廣大師生經過刻苦的科研取得的成果，卻只是表現為一些只有當事人及極小的一個圈子的人有所知曉的文字和數據，被保存在檔案館里。現代信息傳播學揭示采集、發布、傳播、吸收和轉化是信息運動的基本環節，當信息不能被有效、及時地采集、發布、傳播、吸收、轉化的時候，信息被稱為死信息，是無用的信息。可以這樣說，現在每所大學的檔案館里都保存著這樣的大量的死信息，高校師生的大量學術論文、各種報告、成果由于沒有得到及時、廣泛的傳播、發布而被積淀下來，如果不能被充分的利用，既是學校資源的巨大浪費，也是社會資源的巨大浪費，《普通高等學校檔案管理辦法》(教育部令第六號)第三十四條規定：“高校檔案館應按照規定向全校和社會開放檔案。”要發揮高校的學術資源，使其轉化為現實的社會生產力，高校檔案館是重要的媒介和平臺，高校數字化檔案信息可憑借信息網絡作為傳輸途徑，任何人通過信息高速公路中任何一點、任一終端即查閱到自己所需的檔案信息。要充分發揮高校科技橋頭堡的作用，就必須加強高校檔案館的建設，尤其是檔案館網絡化的建設，使之成為高校信息輸出和社會采集信息的暢通的通道。
二、高校具有檔案管理網絡化的優越條件。
第一，具有豐富的電子信息資源。高等學校一直是科學發展的前沿領域，在接觸新知識，獲取新信息方面，高校檔案部門有著得天獨厚的優越條件。計算機在高校檔案管理中得到廣泛應用。高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息，進而產生了數字化檔案。第二，具有發達的信息傳播網絡。許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。既節約了經費，又贏得了時間。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。第三，高校檔案館自動化建設初見成效。由于具有豐富的電子資源和發達的網絡，高校檔案館自動化建設經過多年的努力有了較快的發展，許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。檔案數據庫建設也具備了一定的規模。第四，擁有一批素質相對較高的檔案管理人才。所謂近水樓臺先得月，一方面，高校作為教育和科研基地，擁有一批受過系統、專業教育、訓練的人才，為高校檔案管理人員的選擇、錄用、培訓提供了較好的環境。另一方面，高校計算機的廣泛運用和網絡的迅速發展，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
三、高校檔案館網絡化建設中存在的問題及發展方向。
雖然高校檔案館網絡化建設對于高校信息資源的利用具有重要作用，并取得了很大的發展，但在許多方面還需要改進。第一，對檔案工作重視不夠，信息采集、整理方面存在很多問題。《普通高等學校檔案管理辦法》第十九條規定：“高等學校對科研成果、產品規劃與試制、基建工程等進行鑒定、驗收時必須有檔案部門的人員參加。有關業務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。”《普通高等學校檔案管理辦法》第二十六條規定：“高等學校中的個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個人不得據為已有。對于個人不在其非職務活動中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行管理”。但是，許多高校距離這一要求做得還遠遠不夠。由于對檔案工作重視不夠，高校檔案信息的采集面窄、信息不完整的種種缺陷，各校建立的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，無法滿足社會的要求。第二，網絡建設參差不齊，標準化水平低。由于缺乏統一要求和有效地組織協調，各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。第三，網絡封閉，資源共享性差。網絡之優勢在于其開放性、共享性，由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、目我完善、自找發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，不能充分發揮檔案網絡優勢，信息共享程度差。大多數據庫僅僅供本單位使用嚴重地影響了數據庫的利用率。由于不對社會開放，從而也失去了檔案網絡溝通高校與社會的信息平臺作用，檔案網絡化建設的效能也大打折扣。而目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求，無法實現實質性的資源共享。因此，建立高校檔案館網絡化協調機構，制定一系列有實際約束力的規范和標準，改革當前的條塊分割、各自為政的局面，建立一個系統、統一的全國高校檔案網絡，真正實現高校檔案信息資源共享。在這一建設中，尤其要注意加強標準化建設。通過制定共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式、著錄規則的標準、文獻標引的標準等，建立標準化的數據庫。同時，要充分利用高校資源優勢，開發館藏資源，加強數據庫建設。全面實現資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務。
（牛角摘自《檔案學》2004年第5期）
