文件收集后的整理與配套方法

企業(yè)需要立卷的文件材料在集中以后，要適時(shí)地進(jìn)行整理配套，以確保集中的文件材料齊全、完整，從而在組卷時(shí)不會(huì)因某些文件缺頁、少件等而影響立卷工作的正常進(jìn)行。

整理配套的最終目的是便于立卷。因此，對集中的立卷材料進(jìn)行整理配套的原則與立卷原則在內(nèi)容上是一致的，即保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

集中文件材料整理配套的方法主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、企業(yè)的正式發(fā)文

按文件字號(hào)分別依次進(jìn)行系統(tǒng)排列，定期按發(fā)文號(hào)進(jìn)行核對，檢查發(fā)文原稿、印本是否齊全，送批手續(xù)是否完備，正件與附件是否配套等。

二、會(huì)議文件

將企業(yè)召開的各種會(huì)議的文件依次進(jìn)行排列，一般可按時(shí)間、會(huì)議屆次進(jìn)行系統(tǒng)排列。對每次會(huì)議形成的文件材料，要耐心、細(xì)致地進(jìn)行整理、配套，使其齊全、完整。

三、賬外文件

賬外文件在集中時(shí)應(yīng)與當(dāng)事人核對清楚，手續(xù)不完備的要及時(shí)補(bǔ)上，如企業(yè)某領(lǐng)導(dǎo)的講話，在接收時(shí)就應(yīng)該搞清楚領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)以及講話的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容，只有把這些具體情節(jié)都寫清楚，才便于日后立卷。對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)外出參加會(huì)議或視察工作時(shí)所形成的一些照片，如屬歸檔范圍的，要在每張照片下面附上領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)、姓名、時(shí)間、地點(diǎn)、視察內(nèi)容等說明，這樣才便于日后查考、立卷。

在集中文件材料的整理配套中，應(yīng)注意嚴(yán)格按照歸檔范圍辦事，要有重點(diǎn)，分清主次，進(jìn)行系統(tǒng)整理。要注意文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，在整理配套時(shí)一定要認(rèn)真閱讀文件，找出文件之間內(nèi)在的聯(lián)系，把先后集中起來的、相互有密切聯(lián)系的文件分門別類地整理到一起，以備調(diào)用和立卷。適時(shí)進(jìn)行整理配套，不要一味地積壓和拖延時(shí)間，否則就會(huì)失去對文件材料進(jìn)行補(bǔ)救的時(shí)機(jī)。