檔案工作的特點、地位與效益

一、檔案工作的特點

檔案工作的特點是指檔案工作區別于其他事物的內在規定性。檔案工作就其本質來說，是管理檔案和開發檔案信息資源為各項社會活動服務的工作。在一定條件下，檔案管理水平的有限性與社會多樣的、變化的檔案信息需求之間始終是一對矛盾。

正是上述檔案工作的基本矛盾決定了檔案工作的本質，規定了檔案工作與其他工作的區別。同時，這也決定了檔案工作必須不斷提高管理水平，以適應社會日益發展的檔案信息利用需求。檔案工作就其基本特點來說，是一項服務性、文化性、管理性、政治性與科學性的工作。

(一)檔案工作的服務性

檔案工作對生產力發展和社會全面進步有著不可低估的作用。但是，檔案工作一不直接生產物質財富，二不直接從事國家管理、科學技術研究、文藝創作等活動，而是通過提供檔案為社會實踐活動服務來推動生產力發展與社會進步。檔案工作實現自身價值的這種特殊途徑，決定了它是一項服務性工作。

服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發展的基本因素。具體而言，機關檔案工作要為提高機關行政效率服務，企業檔案工作要為提高企業管理效率、提升企業競爭力服務，國家檔案工作則應在為社會經濟、政治、科學、文化等各方面進行基礎性服務的同時，為國家文化遺產的積累和信息優勢的形成提供服務。不同層次、類型的檔案工作如果不能實現上述服務目標，就會失去存在的條件和發展的基礎。例如，在我國企業管理工作中，由于檔案工作服務水平不高等造成的影響企業檔案工作生存與發展的事例并不鮮見。相反，如果檔案工作能夠對企業管理水平的提高、企業管理效益的創造和企業競爭力的形成發揮獨特的服務作用，那么，管理者的檔案意識就會得到強化，檔案工作所需的人財物投入就會得到保證，企業檔案工作就有了生存發展的內在動力。

檔案工作與其他服務性工作的主要區別在于它是以提供檔案信息為社會實踐服務的特殊性服務工作。檔案工作者既要樹立全心全意為社會服務的思想，又要堅持按照黨和國家的法律、法規和政策辦事，確保服務獲得效益，并做到既搞好服務，又維護檔案的完整與安全。

檔案工作的服務性是檔案工作的客觀屬性之一。檔案工作作為社會信息服務部門之一，是社會分工的需要和人類文明發達的結果。在信息社會化和社會信息P101化不斷發展的歷史進程中，檔案工作已經并將日益顯示出其獨特的作用。檔案工作者應充分認識檔案工作的這一屬性，努力創造檔案信息服務的新形式，開拓檔案信息服務的新領域，實現檔案管理的知識服務，從而為加快我國社會信息化進程做出貢獻。

(二)檔案工作的文化性

檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性。1982年國家檔案局制定的《檔案館工作通則》明確規定：檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。1987年頒布的《檔案法》規定：中央和縣級以上地方各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業機構，負責收集、整理、保管和提供利用各自范圍內的檔案。它們具體指明了檔案館是科學文化事業的組成部分。具體而言，檔案館工作的文化性表現在：

1．檔案是社會文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產的作用

檔案信息資源是重要的生產要素、無形資產和社會財富，檔案館作為社會文化的集聚地，匯集了具有重要文化內容的檔案，從一定意義上看，檔案館具有文化傳承的作用。沒有檔案，歷史將失去證據而變成傳說，文明可能中斷，歷史的發展和社會的進步也將受到影響。正如挪威檔案學家米克倫在第十二屆國際檔案大會的報告《從職業到專業：檔案工作者的職業特性》中所指出的：檔案的重要性在于它不僅僅是一種信息，而是人類進行各種活動的記錄，反映人類所獲得的知識和經驗，是反映人類文化和文明的基礎。沒有檔案的世界，是一個沒有記憶、沒有文化、沒有法律權利、沒有歷史的世界。為此，聯合國教科文組織曾在1992年發起了“世界記憶工程”，其目的就是保護世界文化遺產，提高人們對文化遺產的認識。中國世界記憶工程國家委員會也于1996年成立，目前中國已有四種檔案被列人世界記憶工程，它們是：納西東巴古籍文獻、傳統音樂錄音檔案、清朝內閣秘本檔案和清朝大金榜。2000年我國又正式啟動了“中國檔案文獻遺產工程”，目前已有84件(組)檔案被納入《中國檔案文獻遺產名錄》。由此可見，檔案館積累和保存檔案就是保存了歷史文化遺產，是對歷史文明的肯定。檔案館在繼承和保持社會文化的統一性和完整性的過程中發揮著極其重要的作用。

2．檔案館具有傳播社會文化知識與信息的作用

檔案館是人類文化財富的寶庫，必然在社會歷史的各個階段為一定的政治、經濟、文化服務。檔案館的社會文化服務功能的實現，是衡量檔案館為社會所作貢獻的一個重要標志。因此，檔案館應根據社會文化建設與發展的需要，通過各P102種方式和手段提供服務。

3．檔案館具有社會文化教育的作用

教育是人類所創造的文化得以延續和發展的重要途徑。檔案館所保存的檔案是社會文化歷程的結晶，是一種凝固的歷史，它既是反映和維護民族歷史真實面貌的可靠見證，也是認識民族歷史的重要渠道，更是愛國主義教育的生動素材。因此，檔案館是社會文化教育的一個特殊陣地。

4．檔案館具有發展科學文化的作用

檔案館作為科學文化事業的重要組成部分和檔案工作的主體，理應為推動社會文化的進步做出貢獻，為此，檔案館有必要對檔案所記載的科學文化知識進行研究和開發，這是檔案館積累、傳播文化功能的擴展和延伸。、

(三)檔案工作的管理性

由于檔案工作的具體對象——檔案本身具有原始記錄性的本質屬性，這就決定了檔案工作始終都應以維護和確認檔案的原始性作為基本任務。無論是對紙質文件還是對電子文件而言，“原始性”特征的維護與確認這一核心工作內容，決定了檔案工作的性質與特點，從而使檔案工作區別于其他各類管理工作。

具體而言，檔案工作的管理性主要表現在三個層次：

1．檔案工作是一項管理檔案的專門業務

從一定意義上看，檔案工作實質上就是檔案管理工作。檔案工作的管理對象是檔案，管理的目的是開發檔案信息資源，為社會服務。

2。檔案工作是信息資源管理的重要內容

信息資源管理是為了確保信息資源的有效利用，以現代信息技術為手段，對信息資源實施計劃、預算、組織、指揮、控制、協調的一種人類管理活動。信息資源管理一般被認為是一個集成領域，是由多種人類信息活動整合而成的特殊形式的管理活動。檔案工作管理對象的獨特個性及其基本管理理論與管理方法上的自成體系，決定了它在信息資源管理工作中具有其他信息資源管理活動無法替代的功能與作用。同時，由于檔案也是信息資源大家族中的一員，它也具有一般信息所具備的屬性，因此，檔案信息管理在保持自身個性的基礎上，．也可不斷引進吸收其他信息管理活動的有益理論與經驗，從而進一步豐富和發展我國的檔案管理理論，提高檔案工作實踐水平。

3．檔案工作是社會管理活動的組成部分

從特定的部門、一定機關單位的檔案工作來看，檔案工作是某種管理工作的組成部分。在我國，檔案就其保存和流傳歸宿的程序分為檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本機關活動的歷史記錄，同時也為機關日常管理活動P103的正常進行提供依據和參考，因此，機關檔案工作是機關管理工作中不可缺少的組成部分。在不同的機關，不同內容檔案的管理又分屬于不同管理王作的范疇。如會計檔案工作和干部檔案工作分別為財務管理和干部管理工作的組成部分，科技檔案工作則是生產管理、技術管理和科研管理等的重要組成部分。從國家宏觀管理的角度來看，國家管理機器的正常運轉、民族文明的傳承和經濟與社會的進步都與檔案工作緊密相連，國家檔案管理是國家事務管理大系統的不可缺少的組成部分。綜上所述，從系統論的觀點看，檔案工作這一相對獨立的管理系統處于不同規模和層次的更大管理系統之中。

(四)檔案工作的政治性

檔案工作是一種社會現象。在階級社會中，檔案工作體現著一定的階級關系和階級利益。

首先，檔案工作的服務方向是檔案工作政治性的集中表現。檔案工作歷來都是為一定的階級所掌握，為一定的社會制度和一定的路線、方針、政策服務。現在，為建設有中國特色的社會主義服務，把工作重點切實轉移到以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務上來，是我國檔案工作的重要任務。

其次，檔案工作的開放度大小也是檔案工作政治性的表現之一。在不同國家、地區和不同歷史時期，檔案工作開放性程度的大小有著極大的差異。檔案工作的開放度大小集中表現在檔案機構的開放性、檔案信息內容的開放性和檔案人員觀念的開放性等眾多方面。檔案機構為社會公眾服務的水平、社會公眾在參與民主政治建設過程中能否順利利用到所需檔案信息等，都在一定程度上會影響到我國政治文明建設的進程與水平。因此，檔案工作者應從服務于我國政治文明建設的高度，推進我國檔案工作的進一步擴大開放。

檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現之一。檔案工作的機要性是由檔案本身的特點以及國家、民族利益所決定的。檔案中有相當一部分涉及黨和國家的政治、軍事、經濟和商業秘密(包括經營管理秘密和技術信息秘密)，因此，檔案工作者必須在區分關鍵性的檔案信息秘密、重要性的檔案信息秘密和一般性的檔案信息秘密的基礎上，針對檔案信息的不同秘密級別，區別對待地綜合運用法規性、政策性和技術性等多種保護策略，以維護檔案信息的秘密安全。

在強調檔案工作機要性的同時，必須正確處理檔案的保密性和利用兩者之間的關系。檔案的機密性是隨著時間的推移而發生變化的，不能把檔案機密性看做靜止現象。檔案的保密，只不過是在特定的時期內對其使用范圍的限制，事實上沒有永久保密的檔案。根據有關法律與政策的規定，對保密期滿的檔案進行審查后應及時解除“封閉”，向社會開放。P104

(五)檔案工作的科學性

檔案工作是一項科學性的工作，這具體表現在：

1．檔案工作是一項為科學研究和科學管理工作提供必要條件的工作

現代科學研究，無論是自然科學還是社會科學研究，都需要利用檔案資料。由于檔案往往是伴隨著社會活動的進程而直接形成的，因此，它所包含的信息內容也就具有更高的可信度，現代科學管理活動必須以檔案信息作為分析管理現狀和預測管理發展的重要依據。

2．檔案工作實踐中包含著特殊的規律和豐富的科學內容

由于檔案特有的屬性，檔案形成與管理有其自身的特點，因此，在檔案工作中就需要研究和分析檔案管理的規律，形成指導檔案工作的特色理論。在檔案工作中，已經形成的文件生命周期理論、檔案鑒定理論、檔案分類理論、來源原則和后保管理論等都有極其豐富的內容，這也使檔案工作與其他各類信息管理工作相互區別。由此可見，要實現檔案管理的科學化，檔案工作者有必要深入研究檔案管理的基本理論，總結檔案工作的基本經驗，并掌握檔案管理的技能，特別是檔案管理現代化的知識和技能。

3．檔案工作要大量運用現代管理科學的內容和信息技術的成果

現代管理科學對檔案工作產生的影響主要表現在：一是管理組織、管理方法的新變化可能會引發檔案學基礎理論的新發展。檔案管理理論中“新來源觀”的出現就與虛擬公司(企業)的出現和管理組織的扁平化有一定的關聯。二是檔案工作組織管理的科學化也要求運用現代管理科學的理論和方法。目前我國的檔案事業具有規模大、層次多、結構復雜、聯系面廣等特點。一方面，它作為國家信息系統的一個組成部分，·需要與其他信息部門協調與配合；另一方面，它又以數以千計的檔案館和數以萬計的檔案室為其組成部分，需要各個部分的相互協調與配合，以共同完成保管全國檔案和向社會提供檔案信息資源的重任。一個具體的檔案館也是一樣，不僅與社會各方面有著密切聯系，而且其內部也存在各環節、各部門之間的協作問題。在檔案工作的組織管理中，對檔案工作的統籌安排、統一指揮以及對各部分關系的有效協調，都必須以管理科學的基礎理論與方法作為指導。隨著基層單位辦公自動化程度的加快，在檔案工作中對以計算機為核心的信息技術的運用已經越來越普及。信息技術的運用不僅帶來了人類記憶方式的變化，誕生了大量非紙質文件，而且，檔案工作對信息技術的依賴也在加強，信息技術的新成果、新方法將大量運用到檔案工作的很多具體領域。電子文件管理系統、檔案信息資源的數字化、檔案信息網絡與數字化檔案館的建設都是信息技術在檔案工作中的具體應用，信息技術已經而且會越來越成為檔案工作的重要工具和支撐條件。

二、檔案工作的地位

檔案工作在社會歷史發展進程中占有十分重要的位置。1985年2月8日，中共中央、國務院批轉《關于調整我國檔案工作領導體制的請示》的通知中指出：，檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業。是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。”這是對檔案工作地位的一種科學闡述。

檔案是反映人類社會實踐活動的原始記錄，是人類文明史的見證。從這一意義上看，檔案工作是傳承社會記憶、再現歷史面貌的重要文化事業。一個國家、一個地區收藏檔案的數量與質量，反映著一個國家、一個地區文化發展的水平和文明程度的高低。中國是一個歷史悠久、具有燦爛文化的國家，在歷史上我國已積累了為數眾多的檔案。但由于多種因素的影響，我國各級檔案機構巳收藏的檔案尚不足以全面反映我國的歷史與現實狀況，已收藏的檔案還面臨著實現科學管理和服務全社會的艱巨任務。．因此，檔案工作者必須認清檔案工作所承擔的艱巨任務，必須具備高度的社會責任感和時代迫切感，把為黨和國家積累文化財富、提供檔案，為科學研究和國家建設事業服務放在突出位置。

檔案是重要的信息資源，是實現科學管理的重要資源條件。因此，在國家建設事業中，特別是在科學預測與科學管理中，檔案工作有時會起到決定性作用。管理本身就是一個有序化的過程，在這個過程中，管理者不斷向管理客體傳遞信息，監督客體的運行狀態，及時收集反饋信息，并不斷做出調整，以保證目標的實現。管理最重要的職能之一就是決策，決策就是選擇，而選擇意味著消除不確定性，。意味著需要大量準確和及時的信息。檔案是對已經展開的社會活動過程的真實記錄，檔案管理的一切活動的進行也以維護檔案的原始性作為基本出發點。這就決定了已進行的管理活動面貌不僅在檔案中得到全面、真實的再現，而且，這些真實、可靠的檔案信息又可以為新的管理決策提供依據：因此，可以認為，不僅檔案工作本身是·項科學管理性工作，同時，它又為其他建設事業、特別是科學管理的實現創造條件，它是實現科學管理的一項基礎性工程，是提升管理水平的重要保證。．

檔案作為信息資源的重要組成部分，也是一種重要的生產要素、無形資產和社會財富，它是推動經濟發展不可缺少的資源條件。因此，檔案工作是提高社會生產水平和促進經濟發展的基礎性工作。社會生產力的要素包括生產工具、勞動者和勞動對象三個方面。檔案和檔案工作對上述三個生產力要素都能產生不同程度的積極影響，如人們可以通過對科技檔案內容的全面了解，縮短勞動主體對勞動工具、技術裝備、生產流程等狀況、性能、工藝技術要求和標準的認識過程，P106從而在一定程度上提高社會生產力水平，推動經濟進步。

總之，在我國，就目前而論，檔案工作應為社會主義物質文明與精神文明建設服務；就長遠而論，檔案工作應為延續和發展我國文明史做出貢獻。檔案工作者在認識上述檔案工作的當前意義與長遠意義時，應當兩者兼顧，不可偏廢。

三、檔案工作的效益

檔案工作的效益就是社會對檔案工作的投入與檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關系。換句話說，就是檔案工作的勞動消耗與勞動成果之間的關系。既然檔案工作效益是一種投入與收益的比較關系，那么，它也必須服從效益的一般原則。社會對檔案工作的投入一定，檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度越大，則效益越高；檔案工作對社會檔案信息需求的有效滿足程度一定，社會對檔案部門的投入越少，則效益越高。明確這種關系，有利于促進檔案工作的發展。在檔案工作的全面發展中，要增加對檔案工作的投入，必須以檔案部門能夠為社會提供優質服務、盡可能有效滿足各種合理需求、為社會多做貢獻為前提。

要正確認識和重視檔案工作，發展檔案事業，就必須在樹立全面科學的檔案工作效益觀的基礎上，從檔案工作的各個方面推進檔案工作效益的全面實現。

檔案工作的效益有其區別于其他工作的基本特點，這主要表現在：

1．社會性

檔案工作是一項提供檔案、為社會服務的專門性工作。這一性質規定了它的效益具有社會性和公益性，這是檔案工作效益最為突出的一個特點。檔案工作效益的社會性在現實生活中表現為：相當部分的檔案信息具有公共物品性質，它們屬于公共信息服務的范疇；檔案工作投入以服務社會作為目的，檔案工作投入在資金來源上具有廣泛的社會性，投入檔案工作的收益并不體現在檔案部門本身，而是體現于社會的各方面，體現于廣大的利用者當中；從實現檔案工作效益的途徑來看，必須有賴于社會各界對館(室)藏檔案進行有效的利用。

2．隱蔽性

在檔案工作效益問題上，社會對檔案部門的投入及收益大體上是可以進行定量比較的，但投入和收益在清晰度上又有所不同：社會對檔案部門的投入比較清楚，而檔案部門對社會的貢獻，即它在提供檔案、為社會服務過程中給社會帶來的收益卻比較模糊。這種投人的清晰性與收益的模糊性之間的矛盾，形成了檔案工作效益的隱蔽性特點。這種隱蔽性特點主要表現為：-檔案工作有時不直接創造價值；從檔案效用的發揮過程看，它要依賴于社會的利用，具有被動性和依賴性；從投入檔案工作的收益對象來看，它主要不是體現于檔案部門本身，而是包含于利用檔案的各部門或檔案利用者當中，檔案工作收益是一種間接性的收益；從投入檔案工作的收益地點看，由于檔案價值擴展律的作用，檔案工作收益地點具有廣泛性和分散性等。

3．滯后性

這主要是針對檔案工作的效益周期而言的，即檔案工作的效益在時間上具有延遲性。由于檔案從收集到開放利用，需要一個時間過程(即開放滯后)，檔案從始行開放到被利用并取得實際效果，也需要有一個時間過程(即效應滯后)。這就使社會對檔案工作的效益往往多有忽略，這在一定程度上影響了社會對檔案工作的評價，也在某種程度上對檔案工作造成了一定的消極影響。

針對檔案工作效益的上述特點，在檔案工作中，我們應著眼于社會發展的趨勢和要求，從協調發展的角度多方位、多層次去尋求全面提高檔案工作效益的有效途徑，并在檔案工作中重視協調社會的公共關系，加強檔案工作效益的宣傳，從而為檔案工作的健康、持續發展創造一個良好的社會環境。