內部檔案機構

內部檔案機構主要是指在某一機關或組織內部設立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供服務的檔案機構。我國內部檔案機構有多種類型，且名稱各異。從其主體來看，主要有企事業檔案館和檔案室兩種類型。

一、企業檔案館

企業檔案館是20世紀80年代中后期以后出現的一種檔案館類型。目前，我國已建立了近300個企業檔案館，《全國檔案館設置原則與布局方案》也將大型企業檔案館納入檔案館館網規劃。

(一)企業檔案館的涵義、特點和職能

1．企業檔案館的涵義P86

企業檔案館是收藏和管理本企業檔案的檔案館。這主要是從功用上對企業檔案館涵義進行的概括。這一定義包含的基本思想主要有三個方面：

(1)企業檔案館具有檔案館的一般屬性。企業檔案館作為檔案館的一種類型，應是保存企業檔案的基地，是企業利用檔案史料的中心。

(2)企業檔案館收藏和管理本企業檔案。企業檔案館與綜合檔案館、專業檔案館在收藏和保管檔案的范圍上存在一定的差別。

(3)企業檔案館主要是服務本企業。由于企業檔案館是企業的有機組成部分，作為企業的內部組織機構，它必須服從和服務于企業的中心工作，必須為企業的決策和管理服務。企業檔案館的服務方向和服務范圍主要是面向企業，同時還要面向社會。

2．企業檔案館的特點

(1)綜合性。企業檔案館是保存本企業檔案的基地。在企業管理工作中形成的檔案種類繁多，既有黨政工團文書檔案、科技檔案、會計檔案，又有經營管理檔案、生產技術管理檔案等，其館藏內容具有綜合性。

(2)專業性。企業檔案構成中，科技檔案所占比重極大。企業檔案館主要圍繞專業性突出的科技檔案開展工作。同時，根據企業類型的不同，企業檔案的專業性特色也相互區別。

企業檔案館綜合性與專業性并存的特點，決定了企業檔案館既不同于國家綜合檔案館，又不同于專業檔案館。它在檔案收集范圍、服務方向和工作方法等方面都有一定的獨到之處。

3．企業檔案館的職能

企業檔案館作為企業內部機構，它的主要職能包括以下幾個方面：

(1)企業檔案館作為全國檔案館網絡體系中的一員，要存儲保管好企業檔案，作為企業檔案信息的利用中心，向本企業和社會各方面提供服務，并根據有關規定定期或不定期向國家檔案館移交具有國家和地方重要意義的檔案。

(2)負責本企業檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計工作。企業檔案館為了實現檔案信息服務于企業管理的目的，應對檔案信息進行管理，并建立完善的檔案檢索體系，努力實現檔案管理的現代化。

(3)編研檔案信息，開發檔案信息資源。企業檔案館的服務對象主要是對內，同時兼顧對外。為此，企業檔案館應該針對企業管理活動的變化，有選擇地編研檔案信息，為企業管理活動的順利開展提供服務；企業檔案館還應該編輯公布企業檔案史料，以滿足社會各方面的需要。

(4)宣傳教育職能。通過舉辦檔案展覽，宣傳企業生產、經營和科學技術發P87

展等方面的情況，從而增強企業管理者和社會的檔案意識。

(二)企業檔案館的設立

國家檔案局1996年發布的《企業檔案館申報登記辦法》規定了建立企業檔案館的條件及相應標準，這對于規范我國國有企業檔案館的建立具有十分重要的作用。一般看來，企業檔案館的設置應具備以下幾個條件：

第一，設置檔案館的企業必須是大型以上企業和企業集團，特別是那些資本密集、技術密集、生產過程聯系緊密、對專業化分工協作和規模經濟要求較高的企業，以及特殊行業、國家壟斷性行業的大型以上企業。隨著以公有制為主體、多種所有制經濟共同發展的基本經濟制度在我國的確立，除國有企業以外，集體企業、個體企業、私營企業、聯營企業、股份制企業、中外合資合作經營企業、外商投資企業、港澳臺投資企業等各種類型的企業將同時并存，對上述國有企業以外的企業是否設立企業檔案館應由各企業視其具體情況而定。

第二，企業檔案館的設置必須考慮到企業檔案工作的基礎狀況。只有在檔案綜合管理水平較高、企業檔案工作制度與網絡較為健全和有一定檔案信息開發能力的企業才具備建立企業檔案館的條件。

第三，企業檔案館在機構設置上應是企業的內部機構，經費由企業自行解決。

第四，企業檔案館在設置時可以考慮實現檔案、圖書、情報資料的一體化管理，從而實現信息資源的綜合開發利用，這也有利于提高企業信息管理的效率。

此外，與企業檔案館在設置方法上十分相近的還有事業單位檔案館。目前在我國出現的事業單位檔案館主要是高等學校檔案館。事業單位檔案館與企業檔案館的建設一樣，都是我國政治經濟體制改革和檔案館網絡建設發展的結果。雖然事業單位檔案館與企業檔案館在設置上存在一些不同特點，但從其基本性質與基本職能上看，兩者有較多相似之處。因此，對事業單位檔案館不再單獨介紹。

二、檔案室

檔案室是各機關(包括團體、學校、工廠、企業、事業單位等)統一保存和管理本機關檔案的內部機構，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業機構。黨、政、軍等機關單位的檔案室，又是機關的機要部門之一。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業務機構。

 (一)檔案室的性質

檔案室作為全國檔案工作體系中最基層的檔案業務機構，主要表現出三個方面的性質：

1．檔案室是機關的內部組織機構

機關檔案室工作，是機關工作的組成部分，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織，從事本單位內檔案工作的組織管理及檔案的保管與提供禾惘工作。從這一點上看，檔案室具有對本機關的依附性。

2．檔案室是保存檔案的過渡性機構

檔案源于形成者，是機關管理活動的記錄。為了滿足檔案形成者自身的需要，由本機關在一定時期內對檔案進行管理、利用是必需的，也是合理的。因此，在我國，機關檔案管理最為普遍的方式是由其檔案室集中統一管理本單位的全部檔案。但是，從國家和社會的整體利益出發，為了使檔案成為社會共享的財富并獲得良好的保管，檔案室也有向國家檔案館移交檔案的義務。因此，檔案室一般不可能成為永久保管檔案的基地，在檔案保管上只能是一種過渡性、中間性的檔案機構。

3．檔案室的主要任務是服務于本機關

檔案室檔案的來源局限于本機關，館藏檔案構成具有單一性。從檔案室所藏檔案的價值形態來看，一般仍是處于第一價值階段，其對機關日常管理工作仍具有很強的現實作用。因此，檔案室的服務方向、服務對象、服務范圍必然基本局限于機關內部。

(二)檔案室的作用

檔案室的作用，主要表現在兩個方面：一方面，檔案室是機關內具有參謀和咨詢作用的部門，它是機關工作的助手，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持。所以，檔案室工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是機關管理工作和業務職能得以延續的重要手段。

另一方面，檔案室是全國檔案工作的基礎。機關檔案室是國家檔案不斷補充的源泉，國家檔案的完整程度和連續積累，首先取決于檔案室；在全國檔案工作組織體系中，檔案窒是檔案形成后首先提供利用，并且大量發揮現實作用的陣地；檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡性機構，它為檔案館工作創造條件。

(三)檔案室的任務

檔案室的基本任務是：集中統一地管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。

檔案室的具體任務在《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》等法規中有明確規定，概括起來主要是：

1．對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督各級機關應建立、健全文件材料的歸檔制度，凡是機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應由文書部門或業務部門進行整理、立卷，并定期向機關檔案室歸檔。機關檔案室對本機關文件材料歸檔工作負有指導和監督的職責。

為了保證歸檔文件的完整，便于保管和利用，檔案室工作人員不僅要通過歸檔工作把已經形成的文件收集完整，而且要關心文件的形成、辦理和整理過程中的有關情況，這具體表現在：就文書處理工作制度、文件的格式和書寫材料等方面存在的問題，向有關領導和業務部門提出意見與建議；指導和協助文書部門或業務部門堅持執行文件材料歸檔制度；協助和督促有關部門做好立卷和歸檔前的準備工作；協助和指導文書部門或業務部門，制定必要的規章制度，發揮檔案室在電子文件前端控制中的積極作用等。

2．負責管理本單位的全部檔案和相關資料，并積極組織提供利用

檔案室是本機關存儲、加工和傳遞檔案信息的部門，它負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計工作，并編制必要的檔案檢索工具和參考資料，為本機關各項管理活動服務。科學管理檔案是檔案室的基礎工作，為本機關提供檔案信息服務是檔案室工作的基本出發點。

3．定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交

檔案室工作是檔案館工作的基礎。檔案室移交的檔案，其完整程度、價值高低、整理質量、保管狀況等，都直接影響到檔案館的館藏建設，影響到國家文化遺產積累和保護的狀況。因此，做好檔案室工作，對國家檔案信息資源的積累和維護歷史的真實面貌，具有十分重要的作用。  

由于我國檔案室(或檔案處、檔案科)在職能劃分上的復雜性，有一些檔案室除要完成上述基本任務與具體任務以外，還負有一定的檔案業務監督、指導和檢查的職能。據此，可以將檔案室劃分為兩種類型：一是單純的檔中央和地方一些專業主管機關的檔案部門，除要完成上述任務外，還負責對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。這部分工作實際上屬于檔案行政機構的職能。

(四)檔案室的類型

我國檔案室數量大、分布廣、類型復雜。。主要歸納起來有以下類型：

1．普通檔案室

普通檔案室通常也稱機關檔案室、文書檔案室，它主要是負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案。這種檔案室在全國數量最多、設置最為普遍。黨政機關、團體、學校等單位的檔案室都屬于這一類。

2．科技檔案室

科技檔案室是指保管科技檔案(一般也管理科技資料)的專門檔案機構。在工廠、設計院、科學技術研究院等單位一般都設有科技檔案室。科技檔案室主要是為本單位生產和科研服務，同時，在確保國家機密技術信息安全的前提下，也應及時組織科技檔案情報的交流，對外實行有償服務，為技術轉讓提供檔案資料。

3．音像檔案室

這是保存影片、照片、錄音帶等特殊載體的檔案室。電影公司、制片廠、新聞攝影部門、廣播事業部門等單位一般都設有這種檔案室。其他各類機關也會在日常工作中形成一些照片、錄音帶等特殊載體的檔案，但由于數量十分有限，因此，一般不專設這種檔案室，而是由普通檔案室統一管理。

4：人事檔案室

這種檔案室的設置較為普遍。由于人事檔案自身的特殊性，它一般與其他各類檔案分開管理。這就有必要專門設立人事檔案管理的部門，它通常依附于機關內人事管理部門或組織部門，有的也稱干部或職工檔案室。

5．綜合檔案室

這是機關建立的綜合性檔案管理機構，它統一管理本機關形成的各種普通檔案、專門檔案和特殊載體檔案。隨著機關檔案綜合管理的發展和綜合檔案室本身在人財物投人與信息開發利用上所具有的優勢，近年來綜合檔案室迅速增加，并在不斷普及和提高。

6．聯合檔案室

同一地區，特別是在同一市鎮內的一些機關聯合起來設立一個檔案機構，負責保存和管理這些機關形成的檔案，這種機構通常就是聯合檔案室，或稱為檔案服務中心。有的地方還建立了介于機關和檔案館之間過渡性的檔案管理機構——“文件中心”。由于文件中心的設置形式不完全等同于聯合檔案室，因此將在本章第四節中再作具體介紹。

7．檔案信息中心

也有的單位稱信息中心。一些大型企業單位正在試行檔案、圖書、情報的一體化管理，它是在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上設立的統一的信息管理實體機構。這種組織形式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。