檔案的種類

檔案的種類是人們對(duì)檔案進(jìn)行分類認(rèn)識(shí)的結(jié)果。這種認(rèn)識(shí)性分類結(jié)果不僅有認(rèn)識(shí)意義，對(duì)檔案管理實(shí)踐也具有宏觀的指導(dǎo)意義。但認(rèn)識(shí)性分類與管理性分類不可混為一談。認(rèn)識(shí)性分類因其目的在于認(rèn)識(shí)且僅存在于觀念之中，所以可同時(shí)從多個(gè)角度用多種方法（分類標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行分類，而且允許界限模糊的分法及結(jié)果存在（只要其有認(rèn)識(shí)意義）；而管理性分類因用于實(shí)踐操作，所以每次分類只能使用一種方法，不能同時(shí)使用多種方法。而且一般不能使用界限模糊的分法，因?yàn)槟：姆址捌漕悇e結(jié)果會(huì)使歸類操作產(chǎn)生困惑或混亂。

分類是人類認(rèn)識(shí)、管理事物的基本方法之一。人們認(rèn)識(shí)、控制形態(tài)廣泛復(fù)雜、數(shù)量眾多的事物的基本方法，就是對(duì)其分而識(shí)之、分而治之。但分類本身卻是個(gè)極為復(fù)雜的問(wèn)題，其深層問(wèn)題尤其是根本性問(wèn)題人們至今并未真正弄清楚。如人們往往認(rèn)為分類就是形式邏輯意義上的分類概念劃分的極端形式，但人們?cè)诠芾韺?shí)踐層（即分而治之中）還大量使用著非形式邏輯性的分法（如分割、分解），而且也將其稱為“分類”；再如人們往往按形式邏輯性的類別概念去認(rèn)識(shí)檔案內(nèi)容信息的管理性分類（又對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)性（又稱概念）分類，即對(duì)檔案的種類認(rèn)識(shí)；事物，將事物歸類，甚至將類別概念與其所指事物本身劃等號(hào)。但在真實(shí)的世界中其實(shí)根本不存在所謂形式邏輯意義上的“類”，所謂各類事物之間實(shí)際上并沒(méi)有一條清晰嚴(yán)格的邏輯性類別界限。所謂“類”實(shí)際上只是人的一種抽象的觀念，僅存在于人的頭腦之中。盡管人們可以從邏輯上對(duì)事物進(jìn)行類別認(rèn)識(shí)，但大千世界本身卻決不是個(gè)邏輯體；還有，就對(duì)某一分類對(duì)象的分類而言，其可用的分法是多種多樣的。而且沒(méi)有哪一種分法是最好的。人們也不可能在技術(shù)上將各種分法整合統(tǒng)一成一種分法或一個(gè)嚴(yán)密的分法體系，等等。正是由于分類本身的復(fù)雜性而分類又恰恰是檔案管理最基本的方法之一，所以分類之爭(zhēng)尤其是分法之爭(zhēng)就成了檔案管理方法、原則、理論紛爭(zhēng)的重點(diǎn)問(wèn)題。一般認(rèn)為，檔案分類涉及三個(gè)層面：檔案實(shí)體的管理性分類（又稱實(shí)體分類）；稱信息分類或檢索分類）。檔案界關(guān)于分類的學(xué)術(shù)紛爭(zhēng)在這三個(gè)層面均有程度不同的表現(xiàn)。本節(jié)所講的只是其第一層面，即對(duì)檔案的種類認(rèn)識(shí)及其結(jié)果。其目的在于認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)象。

檔案現(xiàn)象是極為復(fù)雜的。為較全面地認(rèn)識(shí)檔案，人們往往是同時(shí)從多種角度、采用多種不同方法對(duì)檔案進(jìn)行種類認(rèn)識(shí)。每一角度、每一分法所形成的種類概念均有其特定的認(rèn)識(shí)功能，可揭示、反映檔案某一方面的屬性或特征，解決某一方面的問(wèn)題。檔案界常用的種類認(rèn)識(shí)角度、方法及其結(jié)果主要有以下幾個(gè)：

一、公務(wù)檔案與私人檔案

這是從檔案形成領(lǐng)域的公、私屬性角度對(duì)檔案進(jìn)行分類認(rèn)識(shí)所形成的兩個(gè)相對(duì)性概念，它主要可解決檔案的歸屬即所有權(quán)問(wèn)題。公務(wù)檔案是指人們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織；私人檔案是指人們?cè)谒饺松钪行纬傻臋n案，其形成主體主要為私人個(gè)人。公務(wù)檔案歸“公家”所有；私人檔案歸“私人”所有。公務(wù)檔案的具體實(shí)存形態(tài)主要是過(guò)去的公務(wù)文書，如法律、法規(guī)、行政公文等等；私人檔案的實(shí)存形態(tài)主要是日記、文稿、賬單、票據(jù)、筆記、信函等私人文書。公務(wù)檔案主要被各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)收藏；私人檔案則散存于私人手中。這兩種檔案在外延上會(huì)有小部分交叉重合。如公務(wù)機(jī)關(guān)向私人頒發(fā)的證件、票據(jù)、獎(jiǎng)狀、判決書等同時(shí)具有私人檔案性質(zhì)；而私人向公務(wù)機(jī)關(guān)遞交的申請(qǐng)、申訴、建議、信函等只要被受理、接受，就同時(shí)有公務(wù)檔案性質(zhì)。因?yàn)楣珓?wù)活動(dòng)與私人生活在現(xiàn)實(shí)中肯定要發(fā)生實(shí)際關(guān)系，產(chǎn)生交叉，重合。

應(yīng)指出的是，雖然公務(wù)檔案歸“公家”所有，私人檔案歸私人所有，但公務(wù)檔案與“公有檔案” 、私人檔案與“私有檔案”并不完全是同一概念。應(yīng)該說(shuō)“公有檔案”的概念要大于公務(wù)檔案；“私有檔案”的概念要大于私人檔案。因?yàn)樗饺巳魧⑵溆袊?guó)家歷史意義的私人檔案（尤其是名人檔案）捐獻(xiàn)或賣給了國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)，這些檔案就歸國(guó)家所有，成了公有檔案的一部分；而某些公務(wù)檔案由于種種原因被私人所占有且這種占有具有某種合法性、合理性，也就成了私有檔案的一部分。

另外，公務(wù)檔案與私人檔案的概念還有一個(gè)“中間地帶”不大好處理，即私有組織（企業(yè)或事業(yè)單位）的檔案究竟應(yīng)算是公務(wù)檔案還是私人檔案。這部分檔案從所有權(quán)角度看無(wú)疑應(yīng)為私有，但其與其私人所有者的純私人生活中形成的私人檔案決不是同一性質(zhì)。所以一般認(rèn)為，這部分檔案是私有檔案中的“公務(wù)檔案”，而且應(yīng)歸其私營(yíng)組織（法人）所有。因此，公務(wù)檔案不能僅僅理解為國(guó)家公務(wù)機(jī)關(guān)的檔案，將其界定為社會(huì)組織即法人形成的檔案似乎更準(zhǔn)確些，而國(guó)家公務(wù)（政權(quán)性）機(jī)關(guān)形成的且被保存在各級(jí)國(guó)家機(jī)構(gòu)中的檔案，叫做“公共檔案”更恰當(dāng)些。公務(wù)檔案與私人檔案的實(shí)質(zhì)可進(jìn)一步明確為組織（法人）在其活動(dòng)中和個(gè)人在其活動(dòng)中形成的檔案。但檔案界及社會(huì)上尚沒(méi)有“組織檔案”和“個(gè)人檔案”的叫法和習(xí)慣。

二、歷史檔案與現(xiàn)行檔案

這是從檔案形成時(shí)間的早晚以及檔案作用角度對(duì)檔案進(jìn)行種類劃分所形成的兩個(gè)相對(duì)性較強(qiáng)的概念。歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在的時(shí)間距離較近且主要起現(xiàn)時(shí)性查考作用，即對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活依然有具體的實(shí)際作用的檔案。這兩個(gè)種類概念之間雖沒(méi)有一條清晰、嚴(yán)格的界限，但其理論認(rèn)識(shí)意義卻是比較深刻的。它告訴人們：檔案不僅有現(xiàn)實(shí)作用，而且還有精神文化作用；不僅對(duì)實(shí)際工作、生活有具體的查考作用，還對(duì)人的精神生活，對(duì)科學(xué)研究，對(duì)了解歷史、增長(zhǎng)知識(shí)，有營(yíng)養(yǎng)性的文化陶冶作用。人們保存檔案，不僅是物質(zhì)生活的需要，同時(shí)也是精神文化生活的需要。而且檔案的這兩種不同性質(zhì)的作用是隨時(shí)間的推移而漸漸變化、轉(zhuǎn)移的。即檔案形成之后，先有現(xiàn)實(shí)作用，后有精神文化作用。或者說(shuō)，先以現(xiàn)實(shí)作用為主，后以精神文化作用為主。現(xiàn)行檔案主要滿足人們的現(xiàn)實(shí)需要，主要發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用；歷史檔案主要滿足人們的精神需要，主要發(fā)揮精神文化作用。所以，決定檔案是否保存的理論標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該是兩條：現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和歷史文化價(jià)值。那種僅僅以現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值作為鑒定檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的做法，是目光短淺的偏頗之舉。

三、文書檔案、科技檔案與專門檔案

這是中國(guó)檔案界及社會(huì)上應(yīng)用最為普遍的三個(gè)檔案種類概念。而且它并不是一次劃分的結(jié)果，而是人們自然而然地逐漸形成的三個(gè)概念所以其邏輯上的劃分標(biāo)準(zhǔn)并非很一致、很嚴(yán)格。但這三個(gè)概念之所以被人們普遍使用，是因?yàn)樗休^好的理論涵蓋功能，即通過(guò)這三個(gè)概念，人們可以對(duì)社會(huì)上各種各樣的檔案有一個(gè)較全面、較簡(jiǎn)潔的總體認(rèn)識(shí)與把握。

文書檔案實(shí)際上是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性或曰政治性公文（如請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決議，法規(guī)、法律等等）轉(zhuǎn)化而成的檔案，其實(shí)質(zhì)是突出強(qiáng)調(diào)了行政性或曰政治性檔案在檔案大家族中的主導(dǎo)地位。因?yàn)楣磐駚?lái)人們所說(shuō)的檔案主要就是指國(guó)家及社會(huì)組織在管理國(guó)家和組織的活動(dòng)中形成并被保存下來(lái)的檔案。這種檔案目前仍在檔案大家族中占據(jù)統(tǒng)治地位。所以“文書檔案”的概念是最早出現(xiàn)的。

科技檔案是指人們?cè)诳萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案。如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書、科研報(bào)告等等。科技檔案的內(nèi)容與文書檔案明顯不同，它不是人類自我管理活動(dòng)的記錄，而是人類面對(duì)自然進(jìn)行科學(xué)研究、進(jìn)行物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄。科技生產(chǎn)活動(dòng)雖是人類賴以生存、發(fā)展的基礎(chǔ)，但卻只是在近現(xiàn)代以來(lái)才獲得了充分的、突飛猛進(jìn)的發(fā)展，而且對(duì)人類社會(huì)的重要性也日益深刻而明顯。近現(xiàn)代的檔案大家族中，科技檔案也異軍突起，顯得越來(lái)越重要，大有與政治性的文書檔案平分秋色之勢(shì)。所以在人們的觀念中開(kāi)始形成了“科技檔案”的概念。

專門檔案是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動(dòng)中形成的檔案。如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病歷檔案、婚姻登記和工商注冊(cè)登記檔案等等。這些檔案雖也有明顯的行政管理性質(zhì)，但與主要由官方正式文件轉(zhuǎn)化而成的文書檔案相比，畢竟有所不同。它具有極強(qiáng)的自我獨(dú)立性和規(guī)律性。所以專門檔案概念的出現(xiàn)時(shí)間更晚。從邏輯上講，它采用的是排除法，且自身是一個(gè)由若干具體檔案種類構(gòu)成的集合概念。

盡管文書檔案、科技檔案、專門檔案的分法在邏輯上確實(shí)有不足，但這三個(gè)概念卻反映了人們對(duì)檔案現(xiàn)象的認(rèn)識(shí)過(guò)程，也反映了這三種檔案在檔案大家族中的地位。尤其因?yàn)樗休^好的理論涵蓋與把握功能，所以仍然被當(dāng)今中國(guó)檔案界普遍使用。對(duì)其進(jìn)行邏輯化改造、梳理的動(dòng)議實(shí)在沒(méi)什么必要。因?yàn)樗⒉皇菑倪壿嫿嵌纫淮蝿澐值慕Y(jié)果。

四、中華人民共和國(guó)成立后的檔案、革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案

這是我國(guó)檔案界普遍使用的一種“官方”分法所形成的三個(gè)檔案種類概念。即我國(guó)檔案行政管理機(jī)關(guān)從行政管理角度，將歸國(guó)家所有的全部檔案劃分成三種檔案類型，準(zhǔn)確地說(shuō)是三大部分：中華人民共和國(guó)成立后的檔案又稱中華人民共歸國(guó)家所有的檔案；革命歷史檔案又稱革命政權(quán)檔案，是指年和國(guó)時(shí)期檔案， 是指年月日中華人民共和國(guó)成立之后，在中國(guó)形成的月 日中華人民共和國(guó)成立之前，由中國(guó)共產(chǎn)黨及其所領(lǐng)導(dǎo)的軍隊(duì)、政權(quán)、企事業(yè)單位、社團(tuán)等社會(huì)組織及個(gè)人所形成的歸國(guó)家所有的檔案；舊政權(quán)檔案是指 年月日中華人民共和國(guó)成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國(guó)家所有的檔案。這種劃分方法是為了便于國(guó)家從行政管理角度對(duì)全國(guó)歸國(guó)家所有的全部檔案進(jìn)行宏觀控制與管理，為制定規(guī)劃、政策，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析提供概念框架與依據(jù)。在國(guó)家檔案統(tǒng)計(jì)中，一般將其簡(jiǎn)化為“建”、“革”、“舊”三個(gè)字頭。“建”字頭的檔案還在源源不斷地產(chǎn)生新的檔案，而“革”字頭和“舊”字頭的檔案則是不會(huì)再產(chǎn)生新檔案的檔案種類，因此對(duì)其應(yīng)格外重視并保護(hù)收藏好。

檔案的種類除上述四種分法外，當(dāng)然還有許多其他分法和種類概念。如“新型載體檔案”又稱聲像或音像檔案，是指非紙質(zhì)或非文字形式的檔案，如照片、影片、錄音、錄像、光盤等載體的檔案這種檔案因其載體和管理技術(shù)的特殊性而受到人們的重視；“電子檔案”（或“電子文件”）是指由計(jì)算機(jī)生成并主要在計(jì)算機(jī)中使用的檔案文件。這種檔案因其技術(shù)上的特性及其所引發(fā)的一系列問(wèn)題，已引起檔案界和相關(guān)學(xué)界的高度重視。

總之，每組或每一個(gè)被人們提出并被經(jīng)常使用的檔案種類概念，實(shí)質(zhì)上均反映了人們對(duì)檔案現(xiàn)象的一種認(rèn)識(shí)角度，反映了檔案的某種特性與表征，映射出現(xiàn)實(shí)中所存在的某個(gè)值得人們重視的問(wèn)題。隨著社會(huì)生活和檔案及檔案管理活動(dòng)的發(fā)展變化，肯定還會(huì)有新的種類概念出現(xiàn)。已有的種類概念中有些可能會(huì)淡出人們的視野，退出認(rèn)識(shí)的歷史舞臺(tái)。