第一章 總 則
第一條 為加強浙江省衛生監督系統的檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在衛生監督事業發展中的作用，為社會主義現代化建設服條，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《科學技術檔案工作條例》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》等法律、法規的規定，井結合實際，特制定本辦法。
第二條 衛生監督檔案，是指各級衛生監督執行機構在衛生監督、監測(衛生質量抽檢)、衛生行政稽查、衛生行政許可、衛生行政處罰、衛生宣教、科研培訓及黨政管理等活動中直接形成的，對國家和社會、本單位工作具有查考、利用保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體、各種門類的歷史記錄。
第三條 衛生監督的檔案工作是衛生監督工作的重要組成部分，是提高衛生監督工作質量和科學管理水平、加強規范化建設的必備條件。
第四條 各級衛生監督執行機構要加強對檔案工作的領導，確定一名領導分工負責，并列入工作計劃和議事日程，切實解決檔案工作中的實際問題。
要提高檔案管理的現代化水平，配備計算機和適用的檔案管理軟件，運用計算機輔助檔案管理。
各級衛生行政部門要把衛生監督執行機構的檔案工作列入發展規劃和檢查、考核、評比內容;各級檔案行政管理部門要加強對衛生監督檔案管理工作的監督和指導。
第五條 各級衛生監督執行機構對本單位形成的各種門類、載體的檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。
第二章 檔案機構及其職責
第六條 省衛生監督所負責全省衛生監督檔案工作的業條指導，同時接受省衛生行政部門和省檔案行政管理部門的監督、指導和檢查;市、縣(市、區)衛生監督執行機構負責本單位的檔案管理，同時接受上級衛生監督執行機構與同級衛生行政部門和檔案行政管理部門的監督、檢查和指導。
第七條 各級衛生監督執行機構應建立和健全綜合檔案室，承擔本單位統一管理檔案工作的職能。
第八條 縣以上衛生監督執行機構的綜合檔案室，應配備一名以上專職或兼職檔案管理人員。應保證兼職檔案人員從事檔案工作的時間，保持檔案管理人員的相對穩定。
各級衛生監督執行機構的內設機構(科室)應確定兼職檔案員，負責本部門文件材料的積累、整理和歸檔工作。
檔案工作人員應忠于職守，努力學習，具備專業知識，必須取得檔案管理崗位資格證書，持證上崗。
第九條 綜合檔案室的基本職責
(一)貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針、政策，建立、健全本單位檔案工作的各項規章制度。
(二)督促、指導和協助本單位文書處理部門和業條部門對所形成的文件材料進行整理和歸檔工作。
(三)統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案。
(四)對下級衛生監督執行機構的檔案工作進行監督和指導。
(五)遵守國家有關保密的規定，確保國家秘密的安全，維護本單位及專業人員、管理相對人的知識產權和利益。
(六)組織開發利用本單位的檔案信息資源。
第十條 各級衛生監督執行機構必須有專用的檔案庫房。配備閱覽室和檔案工作辦公用房。檔案庫房要有溫濕度控制及防盜、防火、防光、防霉、防 蟲、防塵等安全保護措施，配備相應的設備。
檔案管理人員應定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變檔案進行及時修復。
第十一條 檔案管理人員的待遇應與其他專業技術人員等同。按國家有關規定，檔案管理人員可分不同情況，分別評聘檔案專業、衛生專業或其他專業的技術職條。
第十二條 各單位對在管理和開發利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的集體或個人，應當予以獎勵;對違反檔案管理法律法規的，要依法予以處理。
第三章 檔案管理
第十三條 各級衛生監督執行機構應建立和健全文件材料的歸檔制度，并把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各部門、各類人員的崗位職責，作為考核的重要內容。
第十四條 各級衛生監督執行機構在工作中形成的應歸檔的文件材料，必須按照規定，定期向本單位的綜合檔案室移交，并辦理移交手續。任何個人不得據為己有。
歸檔范圍按《浙江省衛生監督文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執行。
第十五條 歸檔時間
(一)各級衛生監督執行機構在各項工作活動中形成的文件材料，按規定在第二年初將應歸檔的文件材料進行系統整理，組成保管單位，由部門負責人審定后歸檔。
專項工作如衛生監督檢查、衛生行政處罰案件、公共衛生突發事件、健康相關產品、場所衛生質量抽檢、專題調研、科研課題調查、會議、培訓、宣傳等重要活動待結束或告一段落時，及時做出總結或經成果鑒定后一月內歸檔。
科研課題項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，可分階段歸檔。
儀器設備材料安裝驗收合格，正常運行后即歸檔。
單位基建工程項目竣工驗收后即歸檔。
論文、著作、科技文章正式發表后原件即歸檔。
單位編寫印制的出版物、匯編、教材、簡報等，原稿(領導簽發稿)、印本與電子文稿印畢后一并歸檔。
對法人單位的監督管理檔案實行一戶一檔的動態管理，即以一個管理相對人為單位建立一個保管單位，內容包括衛生行政許可和日常衛生監督的文件材料。衛生行政許可材料由經辦人員在辦理完畢每一次的審核發證、驗證、換證工作后，于半年內將整理后的有關文件材料移交兼職檔案員保管;衛生監督的文件材料，在每次監督檢查后整理，于半年內將有關的文件材料移交部門兼職檔案員保管，年內形成的文件材料必須于次年初歸綜合檔案室。每年形成的文件材料歸入同個單位的案卷中。
非法人單位的監督檔案，按一戶一卡的形式管理。將衛生行政許可材料及日常監督的情況錄入卡中，便于索引和查找?？ㄆ杀９茉诓牧闲纬傻牟块T。
衛生行政處罰案件按一案一件的形式管理。各級衛生監督執行機構應將結案后的案卷材料移至作出決定的衛生行政部門保管。本單位可復印留存。
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，由會計機構編制移交清冊，移交本單位綜合檔案室統一保管。
照片檔案、錄音帶、錄像帶、光盤等特種載體檔案隨紙質檔案歸檔時歸檔。
第十六條 各級衛生監督執行機構的檔案工作要與本單位的工作緊密結合，實現"四同步"，即布置、檢查、總結、驗收。各單位、各部門在檢查、驗收工作任條、建設項目(工程)和儀器設備時，應同時檢查文件材料的齊全、完整、準確情況，文件材料不合要求的，不能通過驗收。
單位工作人員因公外出參觀、學習、培訓、考察和參加各種會議等，其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規定，及時向綜合檔案室歸檔。
第十七條 歸檔要求
(一)歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔，檔案管理人員負責指導和協助。綜合性會議文件和跨部門聯合承辦的文件應由辦公室及牽頭部門負責整理。
(二)歸檔文件必須是原件 (外來復印件除外)，做到完整、齊全、系統、準確，底稿與印件一并歸檔。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。紙張質量符合要求，用紙尺寸須采用國際標準A4紙規格。書寫必須使用碳素墨水、藍黑墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍墨水、紅墨水及復寫紙等不耐久材料;傳真件應與復印件一起保存歸檔;不得使用涂改液。歸檔文件上有金屬物的，應去掉，重新縫(粘)合。
一式數份的發票、檢驗報告、鑒定證書及報表等，如必須使用復寫紙，應當使用標有"DA"的圓珠筆芯及檔案用復寫紙。
(三)歸檔文件要求排列、編號、編目規范有序，編制準確，按件號裝盒。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目的填寫應采用計算機打印或符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用不耐久的書寫材料進行填寫。
(四)歸檔文件必須經形成部門負責人審定，并在盒內備考表檢查人欄簽字。
(五)單位內各部門應按綜合檔案室統一規定編寫全宗號、進行排列、編號和編制必要的檢索工具。在向綜合檔案室移交檔案時，應按目錄點清后，雙方在移交目錄上簽字。
第十八條 各單位必須對歸檔質量進行超前控制，確保歸檔文件的齊全、完整、準確和規范，字跡、用紙符合歸檔要求。要定期檢查各部門歸檔文件的整理環節，突出重點，對準備歸檔的文件質量進行全面檢查，對不歸檔和擬銷毀的文件進行復查和審定。
第十九條 綜合檔案室的全部檔案，應進行統一的分類、編號、編目和排列。使用計算機和有適用的檔案管理軟件的單位，文書檔案以"件"為單位整理，整理辦法按《浙江省衛生監督歸檔文件整理規則》執行。
科技檔案整理按《科學技術檔案案卷構成一般要求》標準執行。
聲像等特種載體檔案的整理按國家檔案局有關照片、磁性載體檔案管理辦法執行。
第二十條 根據《中華人民共和國保守國家秘密法》和衛生部、國家保密局頒發的《衛生工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》等有關規定，衛生監督檔案劃分為秘密、機密、絕密三種密級，并及時做好密級的復核、變更、解密工作。
第二十一條 各單位應建立檔案的統計制度，對檔案的收進和移出、保管和利用等情況進行統計分析，并準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報當地檔案行政管理部門。
第二十二條 衛生監督檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。各單位應按照《浙江省衛生監督文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》制定本單位的檔案保管期限表，作為劃分檔案保管期限的依據。
第二十三條 各單位應成立由單位領導、檔案管理人員和業條科室負責人組成的檔案鑒定小組，負責本單位檔案鑒定工作的組織和實施。銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經單位負責人批準后，由二人以上在指定地點監銷。監銷人員需在銷毀清冊上簽字。
第二十四條 各單位檔案室對永久、長期保存的檔案，滿二十年后，應做好定期向地方檔案館移交檔案的工作。移交檔案，應根據移交目錄，經雙方逐卷(件)清點、核實，井在交接文件上簽名蓋章。移交檔案，必須派專車，由單位檔案管理人員押運，以防丟失。
第四章 檔案利用 ，
第二十五條 各級衛生監督執行機構的綜合檔案室，要應用計算機對室藏檔案進行存儲與檢索，積極主動地開展檔案、信息的利用工作，為本單位、本系統的各項工作提供服條，并加強利用效果的反饋、收集、登記、宣傳工作。
第二十六條 各級衛生監督執行機構要建立檔案的閱覽、外借制度，按規定辦理利用手續。根據檔案的密級程度，確定不同的利用范圍，規定不同審批手續。綜合檔案室在向利用者提供檔案的同時，應根據需要要求利用者如實填寫《檔案利用效果登記表》，利用工作結束后，利用者應及時歸還。
第二十七條 各級衛生監督執行機構的綜合檔案室應開展檔案的編研工作，圍繞單位中心工作與有關部門相互合作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、發文匯集和專題文件匯集等通用性編研材料和專題檔案編研材料。
第二十八條 各級衛生監督執行機構綜合檔案室保存的檔案屬國家所有，在保守國家、單位和個人秘密的前提下，應依照規定，制定對社會提供利用的程序和范圍，滿足社會各方面需要。
第五章 附 則
第二十九條 應積極運用計算機輔助檔案管理，實行文字、圖表、聲像等不同門類、載體檔案的存貯和開發，實現檔案信息網絡傳輸，信息共享。
第三十條 人事檔案的管理，根據各地具體情況和有關規定自行確定管理辦法。
第三十一條 本規定公布實施前已整理的檔案，按本規定要求逐步調整。
第三十二條 本規定由浙江省衛生廳、浙江省檔案局負責解釋。
第三十三條 本規定自公布之日起施行。
