為促進我市檔案數字化副本移交與接收工作的順利開展、規范運行，通過調查研究、明確定位、搭建框架、組織起草、征求意見、修改完善等環節，重慶市檔案局（館）制定了《重慶市檔案數字化副本移交與接收辦法》（以下簡稱《辦法》），2018年6月1日起施行。為便于相關單位廣泛知曉《辦法》內容，使《辦法》能夠更好地得到理解和執行，現對《辦法》進行解讀如下。
    一、《辦法》制定的背景及主要精神
    （一）背景
    《辦法》制定緣起以下兩點：
    1．進一步貫徹實施兩辦文件精神
    根據中共重慶市委辦公廳重慶市人民政府辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》第六條：加快推進檔案信息化建設。把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、物力、財力上統籌安排，加快推進檔案存儲數字化和利用網絡化，確保檔案信息化與全市信息化建設同步發展。各檔案館（室）要加快傳統載體檔案數字化進度，并及時以數字化檔案代替原件提供利用。納入檔案館檔案接收范圍的各單位，要確保到期進館檔案全部數字化，在向檔案館移交檔案時實現實體檔案和數字檔案、電子檔案的同步移交。
    《重慶市檔案收集管理辦法》（渝府辦發〔2016〕76號）第十八條規定各立檔單位在移交檔案時，應當同時移交與傳統紙質載體檔案相對應的檔案數字化副本。
    2．規范檔案數字化副本格式需要
    依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（國家檔案局第9號令）、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局10號令）、《重慶市檔案收集管理辦法》（渝府辦發〔2016〕76號）文件精神，重慶市檔案局（館）相關處室進行了前期調研，尚有大量檔案未接收進各級國家綜合檔案館。為了達到到期進館檔案全部數字化的要求，加強檔案數字化副本的規范管理，避免進館單位檔案數字化副本標準不一，格式各異，不便于電子數據的管理和運用，制定檔案數字化副本移交與接收辦法就變得非常必要。
    （二）主要精神
    自2018年6月1日起，列入重慶市各級國家綜合檔案館接收范圍內的單位，在向同級國家綜合檔案館移交紙質、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案時，同時移交的數字化副本應滿足本《辦法》要求。
    二、《辦法》的主要內容
    《辦法》正文共計十四條。前五條明確了制定《辦法》的目的和依據、對檔案數字化副本的名詞解釋、《辦法》的適用范圍及檔案行政管理機關和檔案數字化副本交接雙方的職責。第六條至第十二條明確了交接的檔案數字化副本的具體形式、檔案數字化副本的交接流程、交接雙方的責任劃分和對檔案數字化副本的保管。第十三條法則，第十四條明確了《辦法》的實施時間。
    《辦法》還有6個附件，分別為：《移交檔案數字化副本滿足條件及要求》（附件1）、《接收檔案數字化副本檢查內容及要求》（附件2）、《檔案目錄數據交換格式》（附件3）、《檔案數字化副本載體標注內容》（附件4）、《檔案數字化副本的存儲結構》（附件5）、《檔案數字化副本移交接收清單》（附件6）。
    三、《辦法》執行中應注意的問題
    （一）《辦法》的適用范圍是什么
    本辦法適用于重慶市各級國家綜合檔案館（簡稱檔案館）以及依法向檔案館移交檔案的機關、團體、企業、事業單位和其他組織（簡稱移交單位），以離線形式移交檔案數字化副本。
    第一，《辦法》適用于重慶市各級國家綜合檔案館。
    第二，《辦法》適用于依法向重慶市各級國家綜合檔案館移交檔案的機關、團體、企業、事業單位和其他組織。
    第三，《辦法》適用于通過離線形式移交檔案數字化副本。由于目前大部分單位還不具備支持通過在線方式移交檔案數字化副本的相關條件以及對數據安全保密的要求，因此暫時僅支持通過離線形式移交檔案數字化副本。
    （二）何時移交檔案數字化副本
    《辦法》規定，檔案數字化副本的移交與接收應和相應傳統載體檔案的移交與接收同步進行。即，移交傳統載體（紙質、照片、錄音、錄像等）至檔案進館時，才同步移交相應檔案數字化副本。
    （三）移交單位需要做什么
    移交單位在開展檔案數字化工作前，檔案整理應符合我市相關標準規范方可進行檔案數字化工作。因此，各移交單位在開展檔案數字化工作前應和檔案館進行充分交流溝通。個別尚未開展檔案數字化工作的單位在確保檔案原件及數據安全的情況下要抓緊時間開展檔案數字化工作。檔案數字化工作結束后，立檔單位需組織項目驗收，對不符合要求的數字化成果及時進行整改。
    移交單位應按照《辦法》要求認真準備檔案數字化副本，確保順利向各檔案館移交。移交單位在移交實體檔案的同時，需按照以下流程向檔案館移交檔案數字化副本：
    1、整理：按照檔號整理待移交的檔案數字化副本。
    2、遷移：將待移交的檔案數字化副本按照規定的存儲結構遷移到移交介質上，如果文件格式不符合規定則應轉換為規定格式。
    3、檢驗：檢驗待移交的檔案數字化副本，確保數據真實、完整、可靠、安全。
    4、送交：移交傳統載體至檔案館時，同時送交檔案數字化副本并辦理交接手續。
    (四）移交內容及存儲結構要求
    移交單位向檔案館移交的檔案數字化副本應包括目錄數據和原文圖像數據，其主要技術指標應符合我市相關標準規范，具體要求如下： 
    1、目錄數據
    組卷的紙質檔案的數字化副本應移交案卷級目錄和卷內文件級目錄，以件為單位整理的紙質檔案的數字化副本應移交文件級目錄。目錄必選的著錄項目應齊全；著錄內容應完整、準確、規范；目錄數據文件格式應為XML、MDB 或ACCDB。
    2、原文圖像數據
    紙質檔案數字化原文圖像數據應存儲為TIFF或JPEG格式，同時以件為單位轉換成一個PDF文件，條件允許的可以采用雙層PDF格式；照片檔案數字化原文圖像數據應存儲為JPEG格式，同時轉換一套PDF格式；數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的未經編輯的原始圖像文件，應以JPEG格式保存；重要或珍貴的數碼錄音檔案數字化數據以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存；錄像檔案數字化數據應存儲為MPEG或AVI格式。
    原文圖像存儲時按檔號分級建案卷級文件夾、文件級文件夾。如按卷整理的檔案文件夾存儲結構為：全宗號（4位）\目錄號（4位）\案卷號（5位）\卷內件首頁號（3位）\頁號（3位），如位數不足，前面補零。同一案卷（或冊、盤）檔案的原文圖像不能跨介質存儲，也就是對同一案卷（或冊、盤）檔案的數字化原文來說，要么全存儲在A介質上，要么全存儲到B介質上，而不能在A介質上存儲一部分，又在B介質上存儲一部分，這主要是為了確保數字化原文的相對集中存儲，維護檔案的完整性。
    （五）應采用什么移交介質及有何要求
    移交檔案數字化副本時應采用移動硬盤或一次寫光盤作為移交介質，且一個單位在單次移交時應統一采用一種介質，不能混用。
    若采用移動硬盤，則應采用質量可靠且容量適合的移動硬盤，以確保移動硬盤的數量盡可能少。比如，一個單位要移交450G的檔案數字化副本，那么就可以用1個容量為500G的移動硬盤，而盡量不要用5個容量為100G的移動硬盤。
    若采用一次寫光盤，則有關技術指標應符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T 38-2008)的要求，不同類別（紙質、照片、錄音、錄像）檔案的數字化副本不能存儲在同一張光盤上。
    移交介質應具有相應的裝具，且在裝具上粘貼標簽，若釆用光盤，則還應在光盤上使用軟性標簽筆寫上介質編號。
    （六）各級國家綜合檔案館做什么
    在接收檔案數字化副本時，各級國家綜合檔案館要對移交單位的檔案數字化副本進行檢查，以確保檔案數字化副本符合要求。檢查內容包括對檔案數字化副本的數量進行清點、對檔案數字化副本的存儲介質、目錄數據和原文圖像數據的質量進行檢驗等，檢查合格的，方可辦理相關交接手續。具體要求如下：
    1、存儲介質
    檢查內容為：介質裝具上是否粘貼有完整準確的標簽；若采用光盤，應檢查光盤上是否標注有介質編號；是否有病毒；是否可讀。
    存儲介質應進行100%全部檢查，合格率達到100%才算合格。
    2、目錄數據
    檢查內容為：著錄級次設置是否符合要求；著錄項目是否齊全；著錄內容是否完整、準確、規范；文件格式是否符合要求；是否與傳統載體檔案一一對應；是否與數字化原文圖像數據一一對應。
    此項目采用抽檢的方式進行，抽檢率不低于5%，抽檢合格率應到達100%。
    3、原文圖像數據
    檢查內容為：文件存儲格式是否符合要求；文件命名是否符合要求；原文圖像數據質量是否符合要求；是否與傳統載體檔案一一對應；是否與目錄數據一一對應。
    此項目按全宗、目錄隨機抽檢，抽檢率不低于5%。文件存儲格式、文件命名、與目錄數據一一對應和與傳統載體檔案一一對應的合格率應達到100%；原文圖像數據質量的合格率應達到95%以上（含95%）。
    （六）關于咨詢途徑
    可通過重慶檔案信息網查閱《辦法》內容，也可致電重慶市檔案局（館）信息技術處處咨詢（咨詢電話：023—65316792）。
    以上內容即為《辦法》的關鍵，理解了以上內容，就能準確、全面地把握和執行《辦法》。列入全市各級國家綜合檔案館接收范圍的單位要充分認識檔案數字化副本移交進館的意義和作用，進一步認真學習貫徹《辦法》，按照《辦法》的具體要求積極準備檔案數字化副本，確保能夠按期、保質完成檔案數字化副本的移交任務。