美 国 一 级 A 片/午夜免费视频/久久riav/国产人妖 视频专区 - 1024亚洲精品国产

檔案之窗

掃一掃關注

當前位置: 首頁 » 技術 » 法規標準 » 政策法規 » 正文

《重慶市紙質檔案數字化實施細則》解讀

放大字體  縮小字體 發布日期:2019-01-22 14:30:02    瀏覽次數:160    評論:0
導讀

為規范我市紙質檔案數字化工作,促進我市紙質檔案數字化工作的科學、規范、安全開展,為下一步全市檔案信息資源整合共享打下堅實的基礎。根據《紙質檔案數字化規范》(DA/T 31-2017),結合我市實際,重慶市檔案局(館)通過調查研究、組織起草、征求意見、修改完善等環節,制定了《重慶市紙質檔案數字化實施細則》(以下簡

    為規范我市紙質檔案數字化工作,促進我市紙質檔案數字化工作的科學、規范、安全開展,為下一步全市檔案信息資源整合共享打下堅實的基礎。根據《紙質檔案數字化規范》(DA/T 31-2017),結合我市實際,重慶市檔案局(館)通過調查研究、組織起草、征求意見、修改完善等環節,制定了《重慶市紙質檔案數字化實施細則》(以下簡稱《實施細則》)并將于2018年6月1日起施行。《實施細則》符合重慶市實際,方便操作實施。為便于大家對《實施細則》的全面理解與執行,對《實施細則》解讀如下。
    一、《實施細則》制定的背景、目的及實現目標
    (一)背景
    中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出:各檔案館(室)要大力開展傳統載體檔案數字化工作,及時以數字化檔案代替原件提供利用。中共重慶市委辦公廳、重慶市人民政府辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》第六條:加快推進檔案信息化建設。把數字檔案館(室)建設列入信息化建設整體規劃,從人力、物力、財力上統籌安排,加快推進檔案存儲數字化和利用網絡化,確保檔案信息化與全市信息化建設同步發展。納入檔案館檔案接收范圍的各單位,要確保到期進館檔案全部數字化,在向檔案館移交檔案時實現實體檔案和數字檔案、電子檔案的同步移交。全市各級國家綜合檔案館要研究制定科學有效的電子檔案、數字檔案接收辦法或整合方案,加快數字檔案館建設步伐。到2020年,全市各級國家綜合檔案館和機關檔案室要基本完成館(室)藏檔案數字化,力爭建成數字檔案館(室)。2017年12月,國家檔案局發布了《紙質檔案數字化規范》(DA/T 31-2017)檔案行業推薦性標準。
    (二)目的
    自2018年6月1日起,通過《實施細則》指導我市紙質檔案數字化工作。屬于我市各級國家綜合檔案館接收范圍的立檔單位,檔案數字化加工數據沒有達到《操作規則》要求的,各級國家綜合檔案館不得接收,待數據修改達標后再行移交。各區縣檔案館開展本館檔案數字化工作也需遵照本《實施細則》執行。
    (三)實現目標
    一是使市屬立檔單位有章可循,按《實施細則》及其附件《重慶市紙質檔案數字化操作規則》(以下簡稱《操作規則》)開展檔案數字化,使數字化工作科學、安全、規范;二是指導區縣檔案局(館)和相關單位組織檔案數字化工作;三是通過《實施細則》和《操作規則》,使各單位向市、區(縣)國家檔案館移交統一規范的電子數據,便于全市的數據資源整合、共享和利用。
    二、《實施細則》的主要內容
    《實施細則》包含正文和附件《操作規則》。正文包含五章,共計二十五條。
    第一章總則,共六條。規定了制定《實施細則》的目的和依據、紙質檔案數字化的基本概念、《實施細則》的適用范圍、各級檔案行政管理部門以及立檔單位在紙質檔案數字化工作中應盡的職責和紙質檔案數字化的原則性要求。明確了各級檔案行政管理部門負責對本行政區域內的紙質檔案數字化工作進行監督和指導,并切實履行相關職責。
    第二章組織管理,共十條。規定了各單位在開展紙質檔案數字化工作時,從組織機構、人員配置、場地布置、硬件設施配備、安全保密和數字化工作各環節的管理要求。其中,第十三條強調了紙質檔案數字化成果必須符合《操作規則》的技術要求,否則立檔單位在向同級國家綜合檔案館移交時,檔案館有權拒絕接收;第十四條“需向全市各級國家綜合檔案館移交紙質檔案數字化成果的項目,移交單位不能準確確定合格的技術指標時,應商接收檔案館共同確定”。是為了讓立檔單位能夠更好地開展紙質檔案數字化工作且數字化成果能夠順利移交至檔案館。
    第三章服務外包,共五條。第十七條明確了立檔單位在開展紙質檔案數字化工作時可采取自主加工或服務外包兩種方式。同時對提供外包服務的數字化服務機構的資質進行了詳細的要求。第十八條至第二十一條,對采取外包方式進行紙質檔案數字化加工的立檔單位在數字化工作過程中的管理、安全、移交等方面應做的工作及注意事項進行了要求。
    第四章法律責任,共三條。此章的設置源于目前我市部分市級部門、企事業單位、區縣(自治縣)檔案局(館)檔案館保密意識不強,安全保密認識不到位,管理機制不健全,管理責任落實不到位,對檔案數字化服務機構缺乏嚴格審查和監管,將涉密檔案整理、數字化等工作進行外包,完全交由社會服務機構處理,導致涉密和未公開檔案信息被社會服務機構非法留存、持有和使用,存在失泄密隱患。
    此章明確了三種情況,一是相關單位開展涉密檔案數字化加工時,委托沒有資質的數字化服務機構印制涉密檔案應承擔的責任;二是具有涉密資質的檔案數字化外包服務機構不按照相關保密要求開展涉密檔案數字化加工應承擔的責任;三是從事涉密檔案數字化加工的人員在檔案數字化工作中不按相關保密要求開展工作應承擔的責任。
    第五章附則,明確了細則具體實施時間。
    附件《操作規則》分為十一個部分,參考了國家及我市相關標準規范和文件要求,并結合我市檔案工作實際而制訂。主要明確了紙質檔案數字化工作的基本原則、掃描圖像相關技術指標,目錄數據建庫,數據存儲、命名和備份,數據移交,檔案實體和數據的安全要求等內容?!恫僮饕巹t》包括4個附錄,分別為《紙質檔案數字化流程示例》、《數字化管理登記表示例》、《目錄數據交換格式》和《重慶市檔案數字化工程項目驗收資料》?!都堎|檔案數字化流程示例》通過流程圖的形式明確了紙質檔案數字化工作的開展流程;《數字化管理登記表示例》通過系列表格規范了數字化工作中各環節的工作,針對不同類別檔案及其重要程度,數字化管理登記表項目可以適當調整;《目錄數據交換格式》注明了目錄數據庫的著錄字段及各字段的相關要求;《重慶市檔案數字化工程項目驗收資料》則是紙質檔案數字化項目竣工后,組織驗收時的參考資料。
    三、《實施細則》執行中應注意的問題
    (一)數字化對象的確定
    《實施細則》通過第八條“各單位應在充分調研的基礎上,根據紙質檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素制定科學合理的工作方案”對數字化對象的確定原則進行了規定,同時通過《操作規則》對同一案卷中哪些檔案應該掃描,哪些檔案不需要掃描也做了相應規定,即 “應將確定為數字化對象的紙質檔案按卷(件)全部掃描,不能進行挑掃。卷皮、目錄頁、無關的、重份的材料可不納入掃描頁面范圍。正式文本、發文箋、定稿以及收文箋和收文作為一個整體,一并掃描”。
    (二)數字化工作的開展
    《操作規則》規定了數字化工作的基本環節,在此,我們對其中幾個容易出錯的環節進行重點講解。
    1、數字化前處理
    數字化前處理環節,是數字化工作中最基礎的一環。《操作規則》里對此環節的工作進行了闡述,此處就不再一一復述。重點要注意以下兩點:一是紙質檔案的整理質量必須符合國家和我市相關規范標準,不符合的,應予整改完善,檢查合格后方可數字化;二是掃描前,應對檔案頁號進行清點,頁號不正確的要重新編制頁號。
    2、目錄數據庫建立
    《操作規則》的附錄C《目錄數據交換格式》對檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求等方面作了詳盡規定。在實際操作中,應特別注意以下三點:一是著錄中涉及的各種符號均為半角符號;二是“密級”、“開放標志”為必錄字段。其中案卷級的“密級”字段以此卷檔案的最高級別標注,文件級的據實標注;三是目錄數據庫的選擇應考慮可轉換為通用數據格式,以便于數據交換,目錄數據文件格式應為XML、MDB 或ACCDB。
    3、檔案掃描
    掃描的色彩和分辨率是檔案掃描最基礎的兩項技術指標,關系著掃描成果的應用與管理。
    《操作規則》里規定掃描的色彩模式為“24位真彩色模式,若彩色掃描效果不佳,影響閱讀,可采用灰度、黑白掃描。”原則上,我們建議同一個單位,甚至同一個地區,掃描的色彩模式應規范和統一。
    在掃描的分辨率的選擇上,我們規定為“不小于300dpi,以圖像清晰度為原則,可提高分辨率。”分辨率的提高,主要是從提高掃描數據質量、滿足利用需要角度考慮的。檔案掃描后的圖像數據,除了用于網上瀏覽之外,還有打印還原、編輯印刷出版、展覽陳列等需要。
    4、原文圖像數據的存儲和命名
    數字圖像的管理是紙質檔案數字化工作中的重要一環。由于數字圖像在存儲和網絡應用中的環境條件不盡相同,為了最大限度地保持掃描圖像的真實與原始性,同時又不影響網絡應用,因此,《操作規則》里要求“紙質檔案數字圖像保存格式統一為JPEG或TIFF通用格式,JPEG壓縮品質采用“中”級。同時將圖像轉換為一套PDF格式,條件允許的可以采用雙層PDF格式”。
    《操作規則》里還規定了“數字圖像在存儲時按檔號分級建案卷級文件夾、文件級文件夾。”通過檔號的一致性和唯一性,建立起一一對應的關聯關系,為實現目錄數據庫和原文圖像數據庫的批量掛接提供條件。
    5、數字化成果的驗收
    質量是數據的生命,把好紙質檔案數字化成果的質量關,是數字化工作中一個非常重要的環節。
    《操作規則》首先明確了:各單位應成立專門的驗收組對檔案數字化成果進行驗收。驗收可采取階段性驗收與終驗相結合的方式進行,側重階段性驗收,以便及時發現并整改存在的問題。數字化成果需向國家綜合館移交的項目,項目完工后,接收單位須配合移交單位對數字化成果進行驗收,確保數據質量達標,便于后續數據移交。
    其次,《操作規則》里對數字化成果驗收的方法、驗收內容和驗收指標也做了說明,具體為:
    (1)、驗收方法:采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數字化成果進行驗收檢驗。
    (2)、驗收內容:檔案目錄數據、數字圖像、數據掛接、數字化工作中產生的工作文件和存儲載體等。
    (3)、驗收指標:能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗,檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目,可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%,對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性,抽檢合格率應為100%,其他內容的抽檢合格率應不低于95%。
    6、數字化成果的備份
    《操作規則》中規定:經驗收合格的完整數據應及時進行備份,完整數據包括原始數據及相關說明性文件,且涉密數據與非涉密數據應分開備份,單獨存儲。為保證數據安全,備份載體的選擇應多樣化,采用硬盤及其他載體同時備份,可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份,同一套數據原則上應制作三套備份數據,一套封存,一套異地保存,一套提供利用。備份數據也應進行檢驗,檢驗內容主要包括備份數據準確性、完整性、安全性檢驗,能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
    (三)數字化成果的移交
    《操作規則》中規定:驗收合格的數據應按照紙質檔案數字化工作方案及時移交,并履行交接手續。此處說的移交是指數字化成果由數字化加工單位移交給業主單位,有別于立檔單位向檔案館移交,但此處的移交是立檔單位向檔案館移交的基礎。相關交接記錄單可參見《操作規則》的附錄B《數字化管理登記表示例》。移交檔案數字化原文數據時,目錄數據庫也應一并移交。移交的原文數據格式為JPEG或TIFF,同時轉換一套PDF格式。掃描過程中形成的所有記錄表單應掃描歸檔并移交原單位。
    (四)關于咨詢途徑
    可通過重慶檔案信息網查閱《實施細則》內容,也可致電重慶市檔案局(館)信息技術處處咨詢(咨詢電話:023—65316792)。
    數字化成果是需要長期使用的,技術指標的把握也是一件事關長遠的大事,一旦選擇不慎,會造成大量的人力物力和時間的浪費,給國家和立檔單位造成巨大的損失。這也是設置《實施細則》第十四條“需向全市各級國家綜合檔案館移交紙質檔案數字化成果的項目,移交單位不能準確確定合格的技術指標時,應商接收檔案館共同確定”的根本原因。


 
(文/小編)
免責聲明
本文為小編原創作品,作者: 小編。歡迎轉載,轉載請注明原文出處:http://www.szsunz.com/tech/201901/5421.html 。本文僅代表作者個人觀點,本站未對其內容進行核實,請讀者僅做參考,如若文中涉及有違公德、觸犯法律的內容,一經發現,立即刪除,作者需自行承擔相應責任。涉及到版權或其他問題,請及時聯系我們kf@dawindow.com。
 

Copyright ? 2018 檔案之窗(dawindow.com) ??? 深圳司捷科技有限公司? ? 版權所有       粵ICP備18047471號-1