1、范圍

本規定確定了文書檔案目錄數據庫結構、數據交換格式、數據交換要求和著錄項目細則等內容。

本規定適用于本省文書檔案目錄數據庫的建庫。可作為編制相關檔案管理軟件、檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫目錄管理系統及其他專門檔案資料目錄數據庫的參考。亦可作為編制電子文件管理軟件、目錄管理系統的參考。

2、規范性引用或參考文件

GB/T 7156-1987  文獻保密等級代碼

GB/T 7408-1994  數據元和交換格式 信息交換 日期和時間表示法

DA/T 1-2000     檔案工作基本術語

DA/ T 13-1994    檔號編制規則

DA/T 22-2000    歸檔文件整理規則

SJ/T11268-2002   網絡信息分類系統標準（信息資源目錄體系）

陜西省檔案局    陜西省歸檔文件整理實施細則

國家檔案局      編制全國檔案館名稱代碼實施細則(國檔發[1987]4號)

GB/T18894-2002  電子文件歸檔與管理規范

DA/T 18-1999    檔案著錄規則

《中國檔案分類法》

《檔案分類標引規則》

《中國檔案主題詞表》

《檔案主題標引規則》

3、術語及定義

下列術語及定義適用于本標準。

3.1檔案著錄

建立檔案目錄過程中，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇、記錄并錄入計算機的過程。

3.1.1　文件級著錄

以一件或多件文件為一個著錄條目的著錄。

3.1.1.1　件

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；書刊、大事記、會議記錄、文件匯集、報表、名冊、畫冊、圖冊等裝訂成冊（本）的為一件；來文與復文可作為一件，重要文件（如法律法規等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）可為一件。

3.1.1.2　多件

未裝訂成冊而題名又可概括的多份文件，如活頁式會議記錄、會議紀要、工作簡報、呈閱件、非訴訟案件等可作為多件文件。　

3.2案卷級著錄

以互有聯系的若干文件組成的一個或多個保管單位為一個著錄條目的著錄。

3.3著錄條目

檔案著錄的結果，由反映文件或案卷的內容和形式特征的著錄項目組成。

3.4著錄項目

揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。如題名、時間、密級等。　

3.5文件

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

3.6電子文件

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存貯于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理并可在通訊網絡上傳送的文件。

3.7數據交換及數據交換格式

數據交換是通過計算機實現數據在網絡上或以磁帶、光盤等作為載體所進行的跨平臺、跨系統的交換。數據交換格式指用于檔案目錄數據交換的數據格式。

4. 數據庫結構與數據交換格式

4.1數據庫結構

4.1.1　案卷級數據庫結構

4.1.2文件級數據庫結構

4.1.2.1 檔號編制執行《DA/ T 13-1994檔號編制規則》規定的文件級數據庫結構 

4.1.2.2檔號編制執行《歸檔文件整理規則（DA/T22－2000）》規定的文件級數據庫結構

4.2數據交換格式

文書檔案目錄數據文件交換使用XML、TXT格式，推薦使用XML格式。

4.2.1案卷級XML文件交換格式范本

4.2.2案卷級TXT文件交換格式范本

4.2.3文件級XML文件交換格式范本

4.2.3.1檔號編制執行《DA/ T 13-1994檔號編制規則》規定的文件級XML文件交換格式范本 

4.2.3.2 檔號編制執行《歸檔文件整理規則（DA/T22－2000）》規定的文件級XML文件交換格式范本

4.2.4文件級TXT文件交換格式范本

4.2.4.1檔號編制執行《DA/ T 13-1994檔號編制規則》規定的文件級TXT文件交換格式范本

4.2.4.2 檔號編制執行《歸檔文件整理規則（DA/T22－2000）》規定的文件級TXT文件交換格式范本

4.3　數據交換要求

4.3.1　經過加密處理的數據，在交換、移交的同時提供解密手段。

4.3.2　經過壓縮處理的數據，在交換、移交的同時提供解壓縮手段。

4.3.3　用于交換的XML、TXT數據文件以數據交換年度進行劃分，當數據文件字幅長度超過存貯介質容量時，可分割為若干個子文件存貯，并按順序進行編號。子文件從01-99編號，如無子文件，不編號。

4.3.4  XML、TXT數據文件名組成

4.3.4.1 文件名格式

4.3.4.1.1檔案館編制的文件名格式

X  X X X X X X  X X X X  X X  XXX

 4.3.4.1.2 檔案室編制的文件名格式

X    X X X X       X X X X  X X  XXX

4.3.4.2 文件名詳解

數據級別分為文件級和案卷級,文件級用英文字母“W”表示，案卷級用英文字母“A”表示。

例1：陜西省檔案館 文件級 檔案館代碼461001 歸檔年度1996年 子文件編號02   XML數據文件。

數據文件名為：W461001199602.XML。

例2：陜西省人民政府 案卷級 全宗號J185歸檔年度1998-1999年XML數據文件。

數據文件名為：A省政府J1851998-1999.XML。

5. 著錄項目細則

5.1分類號

分類號是揭示檔案主題內容和檔案信息分類體系中的類目代碼。

依據《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。

5.2檔案館代碼

依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》的規定所賦予檔案館的代碼著錄。

5.3檔號

檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號編制有兩種結構：

按DA/T13-1994《檔號編制規則》編制的檔號結構為：

全宗號——案卷目錄號——案卷號——分卷號——頁（張）號。

依據DA/T2000《歸檔文件整理規則》編制的檔號結構為：

全宗號——年度——保管期限——機構或問題——件號

5.3.1全宗號是檔案館給各立檔單位的一組字符代碼，用四位代碼表示，第一位用漢語拼音大寫表示全宗屬性，如建國后檔案用“J”表示，后三位用阿拉伯數字表示全宗順序號。

5.3.2案卷目錄號是全宗內案卷所屬目錄的代碼，用三位阿拉伯數字著錄。

5.3.3案卷號是案卷排列的順序號，用四位阿拉伯數字著錄。

5.3.4分卷號是賦予案卷號相同的案卷的排列順序號，用二位阿拉伯數字著錄。

5.3.5頁（張）號是案卷內文件每頁（張）的順序號，用三位阿拉伯數字著錄。

5.3.6年度指文件歸檔時形成的年度，用四位阿拉伯數字的公元紀年著錄。

5.3.7保管期限按歸檔文件保管期限著錄。保管期限分為永久、長期、短期三種，著錄時直接采用簡稱或代碼表示，簡稱為“永、長、短”，代碼分別為“Y、C、D”。

5.3.8機構（問題）用歸檔單位分類方案類目的機構（問題）名稱或通用簡稱著錄。

5.3.9件號是指歸檔文件分類方案中最低一級類目內的文件排列順序號，用三位阿拉伯數字著錄。

5.4縮微號

檔案館、室賦予檔案縮微制品的一組代碼編號，由縮微制品種類（用“U”表示卷片，用“F”表示平片）、盤片號、畫幅號組成。 

5.5檔案定位符

是電子文件在計算機文件系統中的存放路徑和唯一索引，檔案定位符轉換生成的條形碼是實體檔案存放位置信息的索引之一。

5.5.1以卷為保管單位整理的檔案每卷一個條形碼，以件為保管單位整理的檔案每件一個條形碼。

5.5.2檔案定位符的格式是十二位三十六進制數，字符集是0—9，A—Z。

5.5.3屬省檔案館接收范圍的進館檔案，需著錄檔案定位符。檔案定位符由省檔案館統一給定。

5.6題名

題名是表達檔案中心內容、形式特征的名稱，又稱標題、題目。題名著錄一般著錄文件的原文標題或案卷封面已擬的題名。

5.6.1原文件或案卷沒有題名或原題名不能揭示其內容時，依據其內容自擬題名，原題名照錄并將新擬題名用“［］”括起。如：通知［共青團中央關于紀念一二·九運動的通知］。

5.6.2文件或案卷題名過于冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，縮寫過的題名用“［］”括起。

5.6.3對題名中出現“你省”、“你廳”等字樣的一定要考證出具體的名稱，考證出的名稱必須使用全稱或通用簡稱標注，并用“［］”括起。

5.6.4著錄對象是多件文件時，在擬寫的文件題名中，應保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內容及形式特征的部分，并在題名末尾著錄“（共幾件）”的說明字樣。如：工作簡報（1－10）期（共10件）

5.6.5正文與附件為一件時，用正文標題作為本件題名；轉發文與被轉發文為一件時，用轉發文題名作為本件題名。

5.6.6如果案卷表示同一問題，可視為一份文件著錄，如一次會議的通知、議程、會議記錄、會議紀要等。

5.7文件編號

文件編號是文件制發過程中由制發機關、團體或個人賦予文件的發文字號，應當包括機關代字、年份、序號。

5.7.1文件編號除年份用“［］”號外，其余照原文字符號抄錄；年份為四位阿拉伯數字標注公元紀年。

5.7.2聯合發文或檔案上有多個文件編號時，一般只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。

5.7.3若著錄多個文件編號，中間用一個空格隔開。

5.7.4若沒有文件編號時，可以不著錄。

5.8責任者

也稱作者，是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。

5.8.1責任者只有一個時，按原文著錄。

5.8.2責任者有多個時，著錄列首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄。多個責任者之間用一個空格隔開，被省略的責任者用“［等］”表示。

5.8.3機關團體責任者必須著錄全稱或統一規范的通用簡稱。

如：中國共產黨陜西省委員會通用簡稱為“陜西省委”。

5.8.4個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負有責任的職務、職稱或其他身份，并用“（）”號括起。如：李建國（陜西省委書記）

5.8.5未署責任者或責任者不完整的，應根據其內容考證出責任者。考證出的責任者用“［］”括起；考證不出的不著錄。

5.8.6文件所署責任者為別名、筆名時，均照原文著錄，但應將其真實名稱附后，并加“（）”號。如：茅盾（沈雁冰）。

5.8.7如果責任者只有姓和職務，要考證出全名著錄于原責任者后，用“（）”括起。如：李書記（李建國）。

5.8.8著錄會議文件責任者時，要著錄會議的全稱，如：陜西省第七屆人民代表大會第五次會議。

5.9密級

指文件保密程度的等級。一般應按文件形成時所定的密級用漢字代碼著錄。

密級按GB/T 7156-1987文獻保密等級代碼劃分為六個級別，名稱與代碼見下表。 

 文獻保密等級代碼

5.10解密劃控

依據《檔案法》，根據歸檔文件形成時間及文件內容確定檔案是向社會開放還是繼續內部控制使用。分為開放、控制兩種。著錄時用漢字開放、控制表示。

文件級“解密劃控”必須逐件鑒定后著錄；案卷級“解密劃控”應當著錄該案卷內文件的解密劃控最嚴格的一種。

5.11 保管期限

保管期限是指根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間，一般分為永久、長期、短期三種。著錄時用永久、長期、短期表示。

保管期限一般按案卷（文件）整理時所確定的保管期限著錄。對重新鑒定的檔案，應著錄新的保管期限。

5.12時間

文件形成的時間、卷內（多件）文件起止時間。

5.12.1文件時間著錄，年、月、日之間用“-”連接，如1989年12月2日，著錄為1989-12-2。

5.12.2案卷時間分別著錄起始時間和終止時間，如1989-7-12到1989-12-30，著錄為起始時間1989-7-12，終止時間1989-12-30。

5.12.3沒有形成時間的文件、案卷，可根據其內容、形式特征等考證出時間著錄。

5.12.4時間項中無法考證的年、月、日，用“*”表示，“*”最多可以表示四位，如年代不詳，著錄為*-12-24、19*-12-24或195*-12-24，如1978年，月、日不詳，著錄為1978-*-*。

5.12.5年、月、日均無法考證的，其著錄形式為*-*-*。

5.12.6歷史檔案中的朝代紀年、農歷、地支代月、韻目代日，應換算成公元紀年著錄。

5.13載體類型

載體類型分為紙質、唱片、照片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等，著錄時用漢字表示。

5.14 載體規格

指檔案載體的尺寸及型號，如：16K、A4、3.5＂等。

5.15 載體數量

用阿拉伯數字表示。

5.16　載體單位

用漢字表示，如“頁”、“張”、“卷”、“冊”、“盒”、“片”等。　

5.17關鍵詞

是在標引和檢索中取自文件題名或正文用以表達檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。

5.17.1關鍵詞是對題名的補充，如果題名中出現同于關鍵詞的詞，不必著錄。

5.17.2對于干部任免、干部調動、干部待遇、職稱評定等涉及到人名的，人名應全部著錄。

5.17.3各個關鍵詞之間用一個空格隔開。

6. 文字細則

6.1　漢字應使用規范化的簡化漢字，出現錯別字、繁體字和非標準字時，在所著錄條目中予以更正。

6.2　著錄中所用數字應采用阿拉伯數字。

6.3　著錄中所用漢語拼音字符和英文字符一律采用大寫。