為了規范檔案收集管理，促進經濟社會發展，近日市政府頒布了《重慶市檔案收集管理辦法》（渝府辦發〔2016〕76號，以下簡稱《辦法》）。為便于社會公眾廣泛知曉《辦法》內容，正確理解執行，現對《辦法》內容作出如下解讀：
    一、《辦法》修訂的背景、目的及意義
    2007年1月23日，市政府辦公廳印發了《重慶市檔案收集管理辦法》，2011年12月27日市政府《關于廢止第四批規范性文件的決定》（渝府發〔2011〕108號）明確繼續施行，有效期自2012年1月1日重新起算。2015年，為推動我市轄區內各級國家綜合檔案館檔案資源建設工作適應新時期新形勢的發展需要，繼續發揮《辦法》對全市檔案資源建設工作的有力指導作用，市檔案局在充分調研、廣泛征求意見的基礎上，對原《辦法》部分內容進行了修訂。
    （一）對原《辦法》進行修訂，是貫徹中辦發15號文件和渝委辦發31號文件對檔案資源建設工作提出新目標的需要
    中辦發15號文件和渝委辦發31號文件要求進一步健全、強化國家檔案資源建設，作好應收盡收工作，豐富檔案資源，原《辦法》中的部分條款內容已不適應新形勢下檔案資源建設工作的發展需要，應進行修訂和完善。
    （二）對原《辦法》進行修訂，是落實國家檔案局令第9號對檔案收集工作提出新要求的需要
    2011年11月21日，國家檔案局頒布了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（國家檔案局令第9號），將國有企業、民主黨派等機構的檔案納入到各級國家綜合檔案館法定接收的范圍，同時，對機關撤銷、合并，國有企業破產、轉制，事業單位撤銷等情況下的檔案接收工作也作了相應的規定。作為原《辦法》制定依據的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》（1986年2月7日國家檔案局發布）同時廢止。為此，應當根據國家檔案局令第9號中的新要求和新規定，對原《辦法》進行必要的修訂。
    二、《辦法》修訂的主要內容
    （一）修訂了原《辦法》中與國家檔案局令第9號要求不一致的內容
    在原《辦法》中，民主黨派、國有企業等的檔案屬于各級國家綜合檔案館協商接收的范圍，但國家檔案局令第9號將其納入到法定接收范圍中，這意味著民主黨派和國有企業的檔案將和其他機關單位檔案一樣，到期即向同級地方國家綜合檔案館移交，不再進行協商或采取選擇有代表性的單位進行接收的方式。這一變化體現在修訂后的《辦法》第五條第（六）和（八）項中。
    （二）增加了國家檔案局令第9號中提出的原《辦法》中沒有的新內容
    1.修訂后的《辦法》第六條中，明確了鄉鎮（街道）機構檔案的接收主體，貫徹了國家檔案局令第9號第二條“鄉鎮機構形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍”的相關規定。
    2.修訂后的《辦法》第七條中，明確了各部門檔案館中履行行政管理職能的檔案的接收主體，貫徹了國家檔案局令第9號第四條“各級部門檔案館，收集本部門及其直屬單位形成的檔案，但其中履行行政管理職能的檔案，要按有關規定定期向綜合檔案館移交”的相關規定。
    3.修訂后的《辦法》第九條、第十一條對社會組織、基層群眾自治組織、家庭和個人等形成的有利用價值的檔案及知名人士和重要人物的檔案的收集進行了規定，都是對國家檔案局令第9號第三條“新中國成立前本行政區內各個歷史時期政權機構、社會組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。經協商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區內社會組織、集體和民營企事業單位、基層群眾自治組織、家庭和個人形成的對國家和社會有利用價值的檔案，也可以通過接受捐贈、購買等形式獲取”的執行性條款。
    4.修訂后的《辦法》第十三條對機關撤銷、合并，國有企業破產、轉制，事業單位撤銷等情況下的檔案接收和移交進行了規定，是對國家檔案局令第9號第六條“國有企業發生破產轉制，事業單位發生撤銷等情況，其檔案可按照有關規定由本級綜合檔案館接收”的執行性條款。
    5.修訂后的《辦法》第十六條對電子檔案的移交提出了要求，是對國家檔案局令第9號第八條“檔案館要適應信息化建設的需要，收集電子檔案和紙質檔案的數字化副本。有條件的檔案館應根據國家災害備份的要求，建立電子文件備份中心，開展電子文件備份工作”的執行性條款。
    （三）結合我市近幾年檔案工作的新變化和新要求，針對檔案的移交范圍、時間、文件材料等方面進行了修訂。
    1.修訂后的《辦法》第八條中，增加了對地方和上級主管部門雙重領導的單位“需由地方國家綜合檔案館保存的檔案，列入同級地方國家綜合檔案館接收范圍”的規定，充分發揮檔案的功能和作用。
    2.修訂后的《辦法》第十四條，按照《重慶市檔案局關于修改〈重慶市重大活動檔案管理暫行辦法〉的決定》（渝檔發〔2014〕21號）的規定要求，將重大活動的檔案移交時間由原《辦法》中規定的60日調整為75日。
    3.修訂后的《辦法》第十八條，按照《重慶市人民政府辦公廳關于轉發重慶市檔案館收集檔案范圍細則的通知》（渝府辦〔2014〕40號）和保密工作的相關要求，在立檔單位隨檔案移交的資料中，新增了“文件級解密審核表”。
    三、《辦法》執行中應注意把握的問題
    （一）關于檔案移交時間的問題
    《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條第二款規定：“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關縣級國家檔案館移交”。修訂后的《辦法》第十五條規定：“屬于市級國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位可以自檔案形成之日起滿10年即向市檔案館移交；屬于區縣（自治縣）國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位可以自檔案形成之日起滿5年即向同級區縣（自治縣）國家綜合檔案館移交”。調整主要原因如下：
    一是隨著檔案館社會服務功能的不斷強化，檔案作為原始憑據，在維護廣大利用者合法權益、幫助他們解決各類實際問題方面發揮了越來越重要的作用。越來越多的利用者也認識到檔案的重要，對檔案利用的時效性，利用的需求量等各方面的要求也越來越高，為適應新時期利用者的需求，將接收時間進行了提前。
    二是我市大部分市級機關、部門、企業、事業單位的內設檔案室受庫房面積不足，條件有限等因素影響，不具備自行保存20年檔案的條件。該情況在區縣（自治縣）的部分單位中也普遍存在。
    三是目前各單位在移交紙質載體檔案時應同時移交與之相對應的檔案數字化副本，移交單位的紙質檔案移交時間雖然提前，但留存有檔案數字化副本以備查考，不會影響其自身的查閱和利用。
    《辦法》第十五條對立檔單位在法定時間之前移交檔案的表述，由原《辦法》中的“應當”修訂為“可以”，允許但不強制各立檔單位在法定時間之前移交檔案，既認真考量了我市檔案資源建設工作中存在的各種實際情況和困難，又體現了依法治檔、依法行政、程序合法的重要理念。《辦法》第十五條第三款中進一步規定:“立檔單位向同級國家綜合檔案館移交檔案的時間上限不能超過《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條第二款規定的時限范圍”，維護了上位法的權威性。《辦法》第十九條第二款還明確規定：“未按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條第二款規定時限移交檔案的，依照《檔案管理違法違紀行為處分規定》的有關規定，對主要責任人和直接責任人給予行政處分”，以上位法規定的時限(市級20年，區縣級10年)為標準開展行政執法，確保行政執法工作合法有據。
    （二）關于電子檔案的移交問題
    1.電子檔案移交時間
    《國家檔案局關于印發〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發〔2012〕7號）中第六條規定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。”《重慶市人民政府辦公廳關于轉發重慶市檔案館收集檔案范圍細則的通知》（渝府辦〔2014〕40號）根據此規定，在第十五條中明確：“屬于市檔案館接收單位內的電子檔案，立檔單位應當自電子檔案形成之日起5年內向市檔案館移交。”
    修訂《辦法》的過程中，我們沿用了電子檔案5年移交的標準，但在征求相關單位意見的過程中，部分市級機關對此提出了不同的意見，認為市級機關、區縣（自治縣）國家綜合檔案館接收紙質檔案的時間要求不同，區縣（自治縣）國家綜合檔案館5年接收一次紙質檔案，本身就與電子檔案5年移交的要求吻合，但市級機關10年才向市檔案館移交一次紙質檔案，考慮工作銜接問題，電子檔案的移交時間不應一刀切，市級機關單位的電子檔案應與其紙質檔案一并移交。
    綜合上述意見，修訂后的《辦法》第十六條中，我們作了如下規定：“立檔單位紙質檔案移交進館時，應將與之對應的電子檔案及其元數據、電子檔案目錄一并向同級國家綜合檔案館移交”。
    2.傳統紙質載體檔案、檔案數字化副本及電子檔案移交要求
    對于無電子檔案的紙質檔案在移交時，按照渝委辦發31號文件要求，應把傳統紙質檔案制作成檔案數字化副本同步移交；對于傳統紙質檔案有對應電子文件的，電子文件也符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）要求達到電子檔案標準的，應將紙質檔案與之對應的電子檔案及其元數據、電子檔案目錄一并移交，可不制作檔案數字化副本；對于僅有電子文件而無紙質檔案的，按《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號）及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）要求，對需要永久和長期保存的電子文件必須在發文形成時制成紙質文件，并與原電子文件一并歸檔移交；各立檔單位應加強電子文件的安全保管，確保真實可靠、齊全完整、安全可用。
    四、相關政策咨詢途徑
    可通過重慶市檔案信息網查閱《辦法》內容，也可致電市檔案局（館）檔案收集整理處咨詢（咨詢電話：65317995）。