第一條  為了加強全省新型農村合作醫療檔案（以下簡稱新農合檔案）科學化、制度化和規范化管理，維護新農合檔案真實、完整和安全，更好地為農民群眾提供服務，依據《陜西省檔案條例》和《陜西省關于進一步加強新型農村合作醫療制度管理工作的原則指導意見》的有關規定，結合我省實際，制定本辦法。
    第二條  新農合檔案是指各級新型農村合作醫療管理、經辦機構、定點醫療機構從事新型農村合作醫療管理各項活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。
    第三條  新農合檔案工作實行統一領導、分級負責制。
    各級衛生行政管理部門負責本轄區范圍內的新農合檔案管理工作，其新農合管理機構形成的新農合檔案應納入同級衛生行政管理部門檔案全宗集中管理；
    縣級衛生行政部門可在縣（區）新農合管理、經辦機構建立專業檔案室，配備具有大專以上文化水平的專（兼）職檔案管理人員，集中統一管理各自范圍內形成的新農合檔案。
    各級定點醫療機構應將新農合檔案納入其機構檔案全宗進行管理。明確新農合檔案管理場所，配備具有大專以上文化水平的專（兼）職管理人員，管理好本定點醫療機構形成的新農合檔案。
    各級檔案行政管理部門負責對新農合檔案工作的監督和指導。
    第四條 各級新型農村合作醫療管理、經辦機構、定點醫療機構應按照《新農合管理、經辦機構、定點醫療機構文件歸檔范圍和保管期限表》（見附件）所列內容，本著“誰辦理誰立卷、邊辦理邊收集的原則”，將各自職責范圍內形成的新農合文件，區分不同類別、不同年度和不同保管期限進行整理、排列后于第二年3月底前向本單位檔案機構移交歸檔， 任何人不得據為己有或者拒絕歸檔。
    第五條  歸檔的新農合文件應做到齊全完整、內容真實準確、規格統一、字跡工整，載體材料和書寫材料應符合檔案保管要求。列入“永久”、“30年”保管的新農合文件不得使用純藍墨水筆、紅墨水筆、鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件。
    第六條  新農合檔案原則上分為文書類、業務類、會計（基金會計）類、特殊載體四類。
    第七條  新農合檔案的保管期限劃分為“永久”、“30年”、“10年”和“3年”（見附件）。
    第八條 新農合檔案的整理：
    （一）文書類檔案的整理：應按照《陜西省歸檔文件整理實施細則規則》要求，以件為單位按照年度—機構—保管期限或年度—保管期限分類方法進行分類、整理、裝訂、編號和排列。
    （二）業務類檔案的整理：應在同一個年度、月度內，按照住院補償、分娩補償、定額補償、慢性病補償、門診補償等不同屬類，將每一屬類內每一診次所形成的全部文件做為一件，依照《新農合管理、經辦機構、定點醫療機構文件歸檔范圍和保管期限表》（見附件）所列文件名稱順序依次排列、裝訂后，按結算時間依次排列、編號。分類方法應采用“年度--屬類--定點醫療機構”或“年度--定點醫療機構--屬類”兩種方法。
    （三）會計（基金會計）類檔案的整理：應按照《會計檔案管理辦法》要求，在同一個會計年度內，按照憑證、賬簿、報告、其它等不同屬類分別整理。
    （四）特殊載體類檔案的整理：新農合工作形成的獎牌、證書、錦旗以及照片（含底片）、錄音帶、錄像帶、磁盤等特殊載體類檔案應按照《磁性載體檔案管理與保護規范》和《照片檔案管理規范》的有關要求分類排列、整理、編目存放，同時填寫相應的參見號；
    電子文件歸檔時應按照《電子文件歸檔與檔案管理規范》有關要求，同時生成紙質文件一并歸檔整理、保存，其保管期限與相對應的紙質檔案保管期限一致。
    第九條  各級新型農村合作醫療管理、經辦機構、定點醫療機構建立的檔案室應滿足檔案安全保管基本要求，存放新農合檔案柜架、庫房應具備防盜、防火、放水、防鼠蟲、防高溫、防潮、防塵、防磁等防護措施，定期檢查，確保新農合檔案的完整與安全。
    第十條  嚴禁擅自銷毀新農合檔案。銷毀新農合檔案應按以下程序辦理：
    （一）各保管單位應成立新農合檔案鑒定銷毀領導小組。其成員分別由分管檔案工作的領導和分管新農合工作的領導，以及新農合業務工作人員、檔案管理人員共同組成。
    （二）對保管期限已滿的新農合檔案應逐卷、逐件進行鑒定并編制新農合檔案銷毀目錄，經新農合檔案鑒定銷毀領導小組組長審核、簽字后，由指定的監銷人、經辦人送指定地點集中銷毀。
    （三）新農合檔案銷毀目錄應移交本單位檔案室永久保存。
    第十一條 新農合檔案管理人員調離工作崗位時，應在分管部門領導的監督下辦妥檔案交接手續后再調離。
    第十二條 各級新型農村合作醫療管理、經辦機構、定點醫療機構應建立新農合檔案查、借閱制度，嚴格履行查、借閱登記手續。外單位查、借閱新農合檔案，應憑單位介紹信，經新農合主管單位領導批準，并辦理登記手續后方可查、借閱。
    查、借閱新農合檔案時嚴禁在檔案上勾劃、涂改、標記、折疊、撤換、添加內容等。
    第十三條 各級新型農村合作醫療管理、經辦機構、定點醫療機構應積極利用現代化手段，建立新型農村合作醫療檔案數據庫，為統計匯總、分析決策、查找利用創造便捷條件。
    第十四條 各級檔案行政管理部門、衛生行政管理部門對新農合檔案管理工作中做出顯著成績的單位和個人，應按有關規定給予表彰、獎勵。
    對新農合檔案管理工作中失職造成檔案損毀、丟失的，應依照《中華人民共和國檔案法》和《陜西省檔案條例》有關規定進行查處。
    第十六條 本辦法由陜西省檔案局、陜西省衛生廳負責解釋。
    第十七條 本辦法自二○一○年一月一日起實施。