浙江省機關數字檔案室建設規范（試行）

第一章  總  則

第一條  為加強和規范全省機關數字檔案室建設，加快機關檔案信息化進程，推動我省檔案事業可持續發展，根據國家和省檔案信息化的有關規定并結合我省實際，特制定本辦法。

第二條  本辦法所稱數字檔案室是指機關在履行職能工作中綜合運用計算機、信息網絡等技術，積累、歸檔、管理和利用各類檔案信息，以實現檔案管理數字化、信息化和網絡化的工作體系。

機關數字檔案室建設應以檔案目錄數據庫和全文數據庫為基礎，以硬盤、磁帶、光盤等數字化設備為載體，以傳統載體檔案的數字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，以機關各類檔案信息資源（包括業務電子數據）的規范管理和有效利用為目標。

第三條  各機關應高度重視檔案信息化建設，把檔案信息化建設納入機關信息化建設總體規劃，積極為推進數字檔案室建設創造條件。

第二章  基礎設施建設

第四條  基礎設施建設包括硬件設施建設、軟件系統建設和網絡系統建設。

各機關應本著滿足現階段需要并適當超前的原則，充分估算所需檔案存儲數據容量、數據操作強度和網絡訪問量，在選用硬件設備、軟件系統和建立網絡架構時，適當為今后設備擴充、系統升級和網絡擴建留有一定余地。

第五條  硬件設施建設

（一）服務器。用于滿足數字化檔案管理的海量存儲、海量查詢和按需擴展的彈性部署需求，具有高可靠性、高性能、高吞吐能力、大內存容量等特點，為各用戶端的訪問提供各種共享服務的計算機。

（二）終端機。用戶用于訪問服務器或進行檔案數字化處理的終端設備，一般為個人計算機。

（三）掃描儀。用于紙質、照片檔案的數字化。各單位應根據室藏檔案數量、紙張幅面和質量等情況，合理配置不同規格的掃描儀。對于工程、產品設計單位，一般應配備大型掃描儀；需要批量掃描的單位，一般應配備具備自動進紙功能的掃描儀，以提高掃描工作效率；掃描紙張質量較差或珍貴的檔案，一般應采用平板掃描儀，以保護檔案原件。

四）光盤、磁帶等備份設備。用于紙質、數碼照片、多媒體檔案數字化的備份。

（五）UPS（不間斷）電源。用于終端機和服務器等數字設備的斷電保護，使數字設備在斷電之后仍能正常運行，提升系統運行的穩定性、可靠性。

（六）打印機。用于各類檔案目錄和圖文的輸出。

第六條  軟件系統建設

（一）操作系統。選擇運行穩定、安全可靠、與硬件選型相匹配的主流操作系統。

（二）掃描軟件。使用掃描儀自帶或其他掃描軟件，并根據需要采用Photoshop等圖像處理軟件進行后期處理。

（三）檔案管理應用平臺。根據數字檔案室設計要求開發電子文件歸檔管理系統、數字檔案室管理系統、檔案查詢利用系統等，構建符合本單位實際、功能齊全、擴展性好、安全可靠、后期維護有保障的檔案管理應用平臺。檔案軟件系統應同時具備對檔案目錄數據和全文數據的采集、加工、管理和利用等基本功能。

第七條  網絡系統建設

（一）檔案數據網絡。應配備高性能的符合信息安全要求的網絡設備和設施，建設檔案數據網絡進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網絡應相對獨立，與外部網絡實現物理或邏輯隔離。

（二）數據交換。檔案數據網與辦公網、業務網的數據交換應分層授權，專人負責，保證數據的安全。各單位應積極搭建安全、穩定、高性能、跨平臺、跨系統、跨應用的信息交換平臺，從而實現應用數據交換的快捷、方便、安全，并且具有良好的穩定性、安全性及可擴展性。

第三章  檔案數字化建設

第八條  機關檔案室應建立面向全部室藏檔案的符合標準的檔案目錄數據庫、常用和珍貴檔案全文數據庫和歸檔電子文件數據庫，集中存儲并管理數字檔案數據信息。

（一）根據《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）、《浙江省綜合檔案館電子目錄數據庫結構與交換格式》和《浙江省省直單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》的規定設計著錄項目，建立檔案案卷級、文件級目錄數據庫。

（二）根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）和國家、省制發的電子文件歸檔管理的規定，建立健全電子文件歸檔管理體制和責任體系，采取相應的技術手段和管理措施，逐步實現電子文件形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，確保各種類型電子文件完整歸檔。檔案數據量大、種類豐富的單位可以區分類型建立數據庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型、數據型、程序型等歸檔電子文件數據。歸檔電子文件數據應與其目錄數據進行有效掛接。

（三）歸檔電子文件的數據格式建議為：文字型電子文件推薦采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式；圖像型電子文件推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文件推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文件推薦采用MPEG或AVI格式；CAD文件建議采用DXF、DWF格式。其他類型的電子文件推薦采用相關標準或通用格式。

第九條  機關檔案室應有計劃地采用成熟的數字化技術，對室藏各類傳統載體檔案進行數字化加工。

（一）紙質檔案按照《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）和《浙江省省直單位紙質檔案數字化化實施細則》等有關規定進行數字化加工。

（二）照片、錄音、錄像、實物等檔案的數字化技術規范由省檔案局另行規定。

第十條  檔案數字化加工的范圍和順序按室藏檔案的重要程度、利用頻率等情況確定，并分步進行。

有條件的地區可由國家綜合檔案館對列入進館范圍的各機關檔案進行統一數字化加工，并復制一套數字化成果給原單位使用。

第十一條  機關可根據需要建立職務任免、職稱評定、各類榮譽、新聞媒體報道、論文著作、編研成果等常用專題索引數據庫和本行業實用的專題數據庫。

第四章  數據管理和利用

第十二條  各機關應加強數字檔案室建設的安全管理，指定專人負責檔案數據的安全工作。

（一）數據入庫。電子檔案及其目錄數據應進行真實性、完整性、有效性鑒定，確認達到相應技術要求后，經檔案部門負責人簽字同意后，才能入庫保管。

（二）數據修改。入庫后的檔案數據一般不能修改。入庫數據有錯誤確需修改的，應形成書面報告，按相關制度規定的程序進行批準后方能修改。

（三）數據備份。電子檔案及目錄數據至少應制作三套脫機備份，一套封存，一套異地保存，一套提供利用，并定期進行更新備份。有條件的機關，建議采用雙機熱備份加磁盤陣列存儲管理。

各機關應按照檔案行政管理部門的要求，向國家綜合檔案館報送列入登記備份范圍的檔案數據（包括各類電子文件和檔案數字化成果）。

（四）數據刪除。入庫數據不能隨意刪除。經鑒定確無保存價值的檔案數據，按相關制度規定的程序審批同意后，按要求刪除數據。刪除數據操作應形成紙質記錄并存檔。

第十三條  在本機關局域網絡、專用網絡或其它安全網絡內應實現非涉密數字化檔案信息在線查詢利用；根據需要提供電子郵件或其他通訊方式的非在線查詢利用。

第十四條  應通過日志等手段建立網上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進行全程監督。

第十五條  編制提供本機關基礎數字、重要工作和重大事件等電子編研成果，通過辦公網絡提供檔案信息服務。

第五章  制度建設

第十六條 根據國家及省已有的規定，各機關應建立健全本機關的數字檔案室管理制度，具體包括電子文件歸檔與管理辦法、檔案數字化技術標準、檔案安全保密制度、檔案數據網上查詢利用制度、檔案數據管理維護制度、電子檔案鑒定銷毀制度等部分。以上制度應由機關檔案部門根據實際需要提出，可根據需要形成一個制度，也可分別形成多個制度，按有關程序以正式文件的形式頒布實施。

第十七條  電子文件歸檔與管理辦法。明確電子文件歸檔范圍、責任、格式、程序、方法和質量要求等。

第十八條  檔案數字化技術標準。明確本機關各種門類、載體檔案進行數字化的具體要求，針對不同載體形式的檔案逐一制定，具體應包括需要數字化的檔案門類、數字化的范圍、技術標準等。

第十九條  檔案安全保密制度。明確規定電子檔案安全管理職責要求、措施方法，網上利用權限的劃分標準以及檔案閱讀使用范圍等。

第二十條  檔案數據網上查詢利用制度。明確規定網上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。

第二十一條  檔案數據管理維護制度。明確規定檔案數據入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的具體程序和方法。

第二十二條  電子檔案鑒定銷毀制度。明確規定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術要求。

第六章  附則

第二十三條  本規范適用于浙江省各級機關，各企業、事業單位可參照執行。

第二十四條  本規定由浙江省檔案局負責解釋。

第二十五條  本規定自印發之日起執行。

2009年9月28日