電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。維護電子文件真實性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過程，可以稱之為“電子文件全過程管理”。電子文件、的管理不僅注重每個階段的結果，也要重視每項工作的具體過程，并把這些過程一一記錄下來。其中有關維護其信息安全方面的主要要求是：
   1、電子文件的制作過程要責任分明。制作人員應該對其制作的文件負有全責，在合作制作的文件或大型設計項目中，要注意劃清參與人員的責任范圍。一般來說，不相關人員不能進入其他人的責任范圍，需要時可以允許用只讀形式調閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。
   2、電子文件形成后應及時進行積累，以防在分散狀態下發生信息損失和變動。機關辦公活動中形成的公文性電子文件一經定稿就不得進行任何修改，CAD電子文件的更改要經過必要的批準手續。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案。對收集積累起來的電子文件要有備份。
   3、建立和執行科學的歸檔制度。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、伺服軟件、其它說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本，CAD電子文件是否反映產品定型技術狀態的版本或本階段產品技術狀態的最終版本；電子文件與相應的紙質或其它載體文件的內容及相關說明是否一致，軟件產品的源程序與文本是否一致等。在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的準確性等。
   4、建立和執行嚴格的保管制度。歸檔電子文件應使用光盤作為存儲介質，對所有歸檔的電子文件應作寫保護處理，使之置于只讀狀態。在對電子文件進行整理和因軟硬件平臺發生改變而對電子文件實行格式轉換時，要特別注意防止轉換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，進行修復或拷貝。
   5、加強對電子文件利用活動的管理。電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。對電子文件的利用著實行利用權限控制，防止無關人員對電子文件系統的非法訪問，防止利用過程中的泄密和損傷信息。
   6、建立電子文件管理的記錄系統。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關信息可以證實文件的內容沒有發生任何變化，人們是無法確認它的真實性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄，記載文件的形成、管理和使用情況，用這些記錄來證實電子文件內容的真實性。
   國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》中指出，有兩類相關信息應當記錄和保存。一類是“元數據”，即關于電子文件的技術數據。元數據有助于說明電子文件的內容、結構和上下文關系。另一類是“背景信息”，即關于電子文件業務和行政背景方面的數據。背景信息有助于說明文件的真實性，并能幫助文件使用者理解文件的內容。
   記錄系統應該具有實時記錄的功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于從收集積累階段就在網絡系統上運行的電子文件，可通過自動記錄系統記錄有關信息；對于以介質方式收集積累的電子文件，還要輔之以必要的人工記錄。