1、加強電子文件歸檔的組織領導，從電子文件的形成到歸檔，跨越了多個部門。這些部門往往通過電子計算機網絡聯成一個有機的整體，有時工作互有交錯，職責界界限難以區分清楚。所以，應加強組織管理，由主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或專人負責。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。因為電子文件的形成、收集積累貫穿于公務、科技等工作的始終，只有電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內容和電子文件之間的關系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質量。收集積累。整理歸檔又是檔案工作的基礎和首要環節，需要由檔案部門進行指導和參與管理。對歸檔后形成電子檔案的管理應由檔案部門負責，電子文件形成部門要協助支持。各級檔案行政管理部門，對電子文件歸檔要有明確的規章制度、標準和具體的規定。
   2、明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件的歸檔，應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；有利于較好地執行有關的規范或標準。一般來說，電子文件的歸檔工作程序包括：一是電子文件形成簽署、審批；二是收集積累；三是編制目錄；四是整理需歸檔的電子文件；五是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；六是檢測歸檔的電子文件；七是編制歸檔說明；八是存入磁、光介質(含壓縮歸檔等方式)；九是復制備份；十是確定載體標識。
   電子文件的形成者或承辦者要明了電子文件歸檔的具體工作內容和要求，如制定電子文件歸檔的工作步驟、歸檔制度和歸檔計劃，明確電子文件形成、收集積累的質量要求。在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實、完整，要系統地反映工作的過程和結果，對一些研究成果的歸檔，還應要求其產品與實際的技術狀態要保持一致。電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明，經有關領導審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理，同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測、驗收。電子文件歸檔的時間視具體情況可分為階段歸檔和任務完成后歸檔，公文處理周期長和周期長的工程項目可按階段歸檔。
   3、要采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求，歸檔工作是由文件管理轉換為檔案管理的基礎，它的質量關系到整個檔案管理水平，因此必須有質量控制措施，以保證這項工作的正常進行。應當搞好檔案部門和電子文件形成單位的協調工作，使電子文件管理和電子檔案管理形成一個有機的整體，避免相互推諉扯皮。因為辦公自動化系統(OA)和輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)系統不屬檔案部門內部的工作，而是外部環境，涉及許多部門，這就需要理順檔案管理工作與有關部門工作的關系，把歸檔工作列入有關部門計劃，落實到人頭，并按計劃進行檢查和考核。考慮電子文件產生的環境不盡相同，把歸檔工作“納入有關管理制度”、“納入有關人員的職責范圍”，從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節。要嚴格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。