科技類檔案整理工作
(1)整理原則:在大類內最低一級類目下,按其項目、結構、階段或臺(套)分別進行整理組卷。
(2)整理過程中應注意的問題:
1)成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態。
2)通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目,應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號或檔號。
3)產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中所形成的科技文件,宜采取插卷的方式放入原卷中;亦可單獨組卷排列在原案卷之后,并在原案卷的備考表中予以說明和標注。
(3)科技檔案與卷內文件的排列
1)、科技文件宜按系統、成套性特點進行案卷或卷內文件排列。卷內文件一般應文字材料在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后。
2)、案卷內管理性文件按問題結合時間(階段)或重要程度排列。一般應印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;復文在前,來文在后。
3)產品類檔案可以按大類分系列、型號排列,系列或型號內可按產品設計(含初步設計、基礎設計、技術設計)、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序或產品結構排列。
4)科學技術研究類檔案按大類分項目排列,項目內可按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列。
5)基本建設類檔案按大類分項目排列,項目內可按前期、設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)、施工、監理、竣工、驗收信后評估等階段排列。
6)設備儀器類檔案按大類分項目或型號排列,項目或種類內可按立項審批、外購設備儀器開箱驗收(自制設備儀器的設計、制造、驗收)、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。
在上述排列順序的基礎上,產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類等科技檔案中的文字材料,可以按職能或事由結合時間或重要程度排列;圖樣文件按結構、工序、專業、圖號、時間等順序排列;圖文混合文件材料,按文字材料在前,圖樣材料在后的順序排列。
(4)卷內文件頁號的編制。
卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號,頁號編寫位置:單面書寫文件在右下角;雙面書寫文件,正面在右下角,背面在左下角;圖樣的頁號編寫在右下角,或標題欄外右上方;成套圖樣或印刷成冊文件,不必重新編寫頁號。各卷之間不連續編頁號。
(5)案卷題名
產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字(號)、結構、階段名稱、文件類型名稱等
在擬寫科技案卷題名時要注意兩種情況,一是城市內隱蔽工程檔案按標段組卷的,題名要提示到區、街名稱,如果檔案涉及的區、街過多則在卷內目錄文件或圖紙標題中體現出來。二是外文資料沒有譯文的應將題名及主要內容應譯成中文。