企業(yè)檔案利用工作要求

7.9 檔案利用工作

7.9.1 檔案部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。

檔案檢索系統(tǒng)是指已整理好的檔案經(jīng)過著錄和標引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據(jù)庫。是從不同角度、運用不同手段揭示檔案信息，為滿足利用者需求而建立起來的全部檢索工具系統(tǒng)。按加工和處理信息的手段，可分為手工檢索系統(tǒng)和計算機檢索系統(tǒng)兩大類。手工檢索系統(tǒng)是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎(chǔ)的人工查找系統(tǒng)，常見的有檔案館（室）指南、全宗介紹、分類目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄等；計算機檢索系統(tǒng)是使用計算機、檔案操作系統(tǒng)等對檔案信息中具有檢索意義的特征進行標識、儲存，達到及時查找檔案信息的檢索方法。計算機檢索系統(tǒng)根據(jù)檢索功能又分為條目檢索和全文檢索兩個階段。

開發(fā)檔案信息資源是指企業(yè)檔案部門緊密圍繞本企業(yè)中心工作、重點工作，結(jié)合科技、生產(chǎn)活動及其管理的客觀需要，根據(jù)檔案庫藏的實際情況，在信息分析研究的基礎(chǔ)上，將相對分散的、數(shù)量眾多的檔案信息進行科學的加工，組織成為相對系統(tǒng)的、形式多樣的檔案信息編研成果，為企業(yè)相關(guān)工作主動提供信息服務，或?qū)⒂嘘P(guān)專題的檔案信息集中打包，通過網(wǎng)絡推送服務，主動為相關(guān)領(lǐng)導和技術(shù)業(yè)務人員提供檔案信息服務工作。主動開發(fā)檔案信息資源服務企業(yè)需要，是檔案工作具有較高專業(yè)水準的體現(xiàn)，能夠最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值，企業(yè)檔案部門應該通過選題、選材、加工、編研等一糸列的業(yè)務活動，拓寬檔案信息服務的途徑。

提供檔案利用服務是檔案工作的根本目的，檔案利用服務主要有以下幾種方式：檔案查閱服務；檔案出借服務；檔案展覽與陳列服務；檔案復制服務；檔案證明服務；檔案咨詢服務；網(wǎng)絡推送服務等。

7.9.2  企業(yè)應根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批。　  ’

7.9.3 利用檔案應按規(guī)定進行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。

7.9.4  可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。

7.9.5 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。

專題匯編是指根據(jù)企業(yè)各方面的需要，選擇某一方面的檔案信息匯編成冊，提供利用者查閱的一種編研材料。

7.9.6  企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

專題材料是根據(jù)企業(yè)的需要或?qū)ｍ椆ぷ鞯男枰?，通過摘錄、縮編、剪輯重新組織整理檔案中的有關(guān)內(nèi)容，簡要說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)、科研等發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

7.9.7  企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

深層次加工材料是企業(yè)檔案編研的最高形式。它是針對某一問題、某一事件或某一項目，集中庫藏檔案的相關(guān)信息并參照有關(guān)的資料，在系統(tǒng)、深入分析研究的基礎(chǔ)上，編寫形成的一種新的參考材料。

其特點是以檔案為素材，應用檔案中記載和反映的觀點、方法、規(guī)程、原理、結(jié)果和結(jié)論，參照有關(guān)資料，進行深入分析、研究和歸納等加工處理，不同程度地產(chǎn)生其他材料所沒有的知識和內(nèi)容，形成新的知識產(chǎn)品。特別是針對有關(guān)技術(shù)開發(fā)等工作和活動的深層加工的編研材料，帶有明顯的技術(shù)調(diào)研報告特點，更具有參考價值。

比如：歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析，是將連續(xù)數(shù)年的各項生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)采用直接對比分析法進行分析，以便分析觀察其變動趨勢和原因，進一步掌握生產(chǎn)經(jīng)營活動規(guī)律的方法。

7.9.8  企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。