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企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)、企業(yè)文件的形成、積累要求

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2019-02-24 11:29:41    瀏覽次數(shù):123    評(píng)論:0
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一、企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng):7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程,納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程,納入企業(yè)部門(mén)和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。7.1.2企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng),負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。7.1.3企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求;檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況;驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況;項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

一、企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)

7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程,納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程,納入企業(yè)部門(mén)和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的記錄和生成物,與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)有著天然的密切聯(lián)系,同時(shí)又服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng),企業(yè)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)中做好相關(guān)的檔案工作,將有利于企業(yè)的規(guī)范化管理。因此,需要企業(yè)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作納入工作的議事日程鄭重考慮和研究,對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展做出整體規(guī)劃,并通過(guò)協(xié)調(diào)將檔案管理納入企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的規(guī)章制度及工作流程,納入企業(yè)各部門(mén)和有關(guān)人員的崗位或經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,以行之有效地保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)記錄的形成與保管。這是需要在領(lǐng)導(dǎo)層面解決的問(wèn)題。

7.1.2企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng),負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

“三參加”是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),是一種行之有效的控制措施。產(chǎn)品鑒定、成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)都是相關(guān)工作的結(jié)論性、階段性的活動(dòng),如果這些活動(dòng)的文件不能得到及時(shí)歸檔,后補(bǔ)將會(huì)是很困難的。企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員通過(guò)參加這些活動(dòng),可以深入了解在這些有關(guān)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生哪些需要?dú)w檔的文件,從而對(duì)這些工作和活動(dòng)的文件完整、系統(tǒng)地歸檔起到負(fù)責(zé)把關(guān)和維護(hù)企業(yè)利益的作用。所以,“三參加”應(yīng)該納入企業(yè)管理制度并認(rèn)真執(zhí)行。

7.1.3企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求;檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況;驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況;項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

“四同時(shí)”也是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),是一種行之有效的在工作全過(guò)程中對(duì)歸檔文件進(jìn)行控制的措施。企業(yè)的檔案部門(mén)與有關(guān)管理部門(mén)相互配合,共同將“四同時(shí)”作為一種企業(yè)管理工作流程執(zhí)行好,可以對(duì)企業(yè)管理和檔案管理起到相輔相成的作用。

二、企業(yè)文件的形成、積累要求

文件的形成與積累是檔案管理的前奏。由于企業(yè)的各管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)每天形成大量的各種文件材料,涉及到不同崗位和不同人員,為保證定期歸檔工作的順利進(jìn)行,各部門(mén)對(duì)本部門(mén)形成的文件,要注意做好平時(shí)的積累工作。

7.2.1文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

文件經(jīng)過(guò)起草、修改、審核、簽發(fā)等文件處理過(guò)程,以一定的記錄方式或載體形式制作成正式文件的程序,叫文件的形成。文件一旦以某種格式被視為不可逆轉(zhuǎn),因此文件形成時(shí)的記錄載體和記錄方式起著固定文件內(nèi)容和鑒別文件真?zhèn)蔚闹匾饔茫募纬蓵r(shí)質(zhì)量的高低直接影響檔案的質(zhì)量和保存使用的年限。

例如,紙質(zhì)文件材料不應(yīng)使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等)書(shū)寫(xiě)、繪制,不能使用熱敏紙,而應(yīng)使用字跡、線條和影像的清晰及牢固程度均符合永久或長(zhǎng)期保存要求的材質(zhì)印制。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件可先邏輯歸檔,然后要執(zhí)照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求,定期及時(shí)地進(jìn)行物理歸檔;其他系統(tǒng)中形成的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)作為載體進(jìn)行存儲(chǔ)。

7.2.2文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門(mén)、項(xiàng)目或?qū)m?xiàng)工作檔案人員保管。

文件的積累是文件形成后到歸檔前的一個(gè)必要工作環(huán)節(jié)。由于各單位每天形成大量各類文件材料,涉及到不同崗位、不同人員,文件的形成者并非文件的積累者,需要在文件的各個(gè)形成部門(mén)設(shè)置兼職檔案人員對(duì)本部門(mén)形成的文件在形成后隨時(shí)收集積累和臨時(shí)保管,以便于部門(mén)的預(yù)立卷和按歸檔時(shí)間及時(shí)歸檔,保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。因此要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門(mén)、項(xiàng)目或?qū)m?xiàng)工作檔案人員保管。


 
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