企業(yè)部門(mén)檔案工作職責(zé)

5.3.1企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。

5.3.2企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.3.3專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.3.4企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目對(duì)文件管理的責(zé)任，見(jiàn)ISO15489.1第七章、ISO15489.2和檔發(fā)[2002]5號(hào)文件要求。

國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489.1信息與文獻(xiàn)——檔案管理：通則第七章檔案管理規(guī)劃的原則中規(guī)定：

檔案是在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成、接收和利用的。為了支持業(yè)務(wù)活動(dòng)的持續(xù)運(yùn)作，滿足現(xiàn)行的法律要求，擔(dān)負(fù)必要的責(zé)任，機(jī)構(gòu)應(yīng)該形成并維護(hù)真實(shí)、可靠、可利用的檔案，并確保其在保存時(shí)間內(nèi)的完整性。為此，機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立并執(zhí)行綜合的檔案管理規(guī)劃，檔案管理規(guī)劃的內(nèi)容包括：

（1） 確定每項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中應(yīng)該形成哪些檔案，檔案中應(yīng)該包含哪些信息；

（2） 確定以何種形式和何種結(jié)構(gòu)形成和捕獲檔案以及應(yīng)采用何種技術(shù)；

（3） 確定應(yīng)該形成哪些與檔案和檔案管理的管理過(guò)程相關(guān)的元數(shù)據(jù)，以及如何對(duì)這些元數(shù)據(jù)進(jìn)行持久鏈接和管理；

（4） 確定檔案在業(yè)務(wù)流程之間和其他用戶之間的檢索、利用以及傳輸要求，以及為了滿足上述的要求而制定的保存時(shí)間；

（5） 決定檔案的組織方式，以滿足利用要求；

（6） 對(duì)因缺乏權(quán)威可靠的活動(dòng)檔案而必須承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估；

（7） 為了滿足業(yè)務(wù)要求和社會(huì)期望而保管檔案，并確保其長(zhǎng)期可利用性；

（8） 遵守法律要求、規(guī)章要求、執(zhí)行現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)構(gòu)方針；

（9） 確保檔案保管環(huán)境安全；

（10） 確保檔案的保存時(shí)間符合要求；

（11） 通過(guò)檔案形成或管理現(xiàn)狀的改善促進(jìn)業(yè)務(wù)流程、決策以及行動(dòng)在效力、效率或質(zhì)量方面的提高，對(duì)上述可能性進(jìn)行確定和評(píng)估。

檔案及元數(shù)據(jù)的形成和捕獲規(guī)則應(yīng)該納入到相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程程序中，因?yàn)樗袠I(yè)務(wù)流程都對(duì)活動(dòng)的證據(jù)性有要求。

業(yè)務(wù)連續(xù)性規(guī)劃和應(yīng)急措施應(yīng)該滿足以下要求：通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)分析，識(shí)別出對(duì)機(jī)構(gòu)職能的持續(xù)運(yùn)行至關(guān)重要的那部分檔案，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保需要時(shí)可以獲得。

真實(shí)性：有三重含義：

（1）檔案與其用意相符；

（2）檔案的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合；

（3）檔案的形成或發(fā)送與其既定時(shí)間一致。

為了確保檔案的真實(shí)性，機(jī)構(gòu)應(yīng)該執(zhí)行并記錄檔案管理方針和程序，以便對(duì)檔案的形成、接收、傳輸、保管和處置進(jìn)行控制，從而確保檔案形成者是經(jīng)過(guò)授權(quán)和鑒定的，同時(shí)檔案受到保護(hù)能夠防止未經(jīng)授權(quán)就進(jìn)行增、刪、改、利用和隱藏。

可靠性：可靠的檔案是指檔案的內(nèi)容可信，可以充分、準(zhǔn)確地反映其所證明的事務(wù)活動(dòng)過(guò)程、活動(dòng)或事實(shí)，在后續(xù)的事務(wù)活動(dòng)過(guò)程或活動(dòng)中可以以其為依據(jù)。檔案是由當(dāng)事人或業(yè)務(wù)活動(dòng)中處理事務(wù)所用的常規(guī)契約來(lái)形成，形成時(shí)間應(yīng)該伴生于事務(wù)活動(dòng)過(guò)程或與此同步或稍后不久。

完整性：是指檔案是齊全的，并且未加改動(dòng)。防止檔案被改動(dòng)是十分必要的，檔案管理方針和程序中應(yīng)該明確列下事項(xiàng)：檔案形成后可以進(jìn)行哪些添加和注釋，在何種條件下可以進(jìn)行添加和注釋，由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行添加和注釋。任何對(duì)檔案的授權(quán)添加、注釋或刪除都應(yīng)該有明文規(guī)定并可跟蹤。

可用性：可用的檔案是指檔案可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。應(yīng)該能夠表明檔案與形成它的業(yè)務(wù)活動(dòng)和事務(wù)過(guò)程的直接關(guān)系。檔案間的背景聯(lián)系中應(yīng)該包含有檔案的形成和利用的信息，有助于理解事務(wù)活動(dòng)的過(guò)程，有利于辨認(rèn)檔案所處的大業(yè)務(wù)活動(dòng)背景和職能活動(dòng)背景，有益于記錄活動(dòng)過(guò)程的順序，維護(hù)檔案間的聯(lián)系。

ISO15489.2信息與文件——檔案管理：指南中檔案管理的職責(zé)中規(guī)定：

1、 檔案管理責(zé)任和權(quán)力的確定。確定責(zé)任、權(quán)力及其相互的首要任務(wù)是建立并維護(hù)一個(gè)能夠滿足內(nèi)、外部受益者需要的檔案管理制度。更明確地說(shuō)，檔案管理責(zé)任、權(quán)力及其相互關(guān)系應(yīng)該納入實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)務(wù)規(guī)則：

（1） 應(yīng)要求員工按業(yè)務(wù)需要和業(yè)務(wù)流程形成檔案，充分地記錄其參與的業(yè)務(wù)活動(dòng)；

（2） 應(yīng)確保支持業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息系統(tǒng)和處理系統(tǒng)形成適宜的檔案，作為業(yè)務(wù)活動(dòng)支持的有機(jī)組成；

（3） 應(yīng)確保在檔案的現(xiàn)行期內(nèi)（從事當(dāng)前業(yè)務(wù)所需的和經(jīng)常使用的實(shí)體形式的檔案，通常存放在利用者附近，其它形式的則通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)在網(wǎng)上）檔案處理過(guò)程的透明性和檔案保管系統(tǒng)的充分性；

（4） 確保在檔案對(duì)機(jī)構(gòu)及至適當(dāng)?shù)耐獠渴芤嬲撸ɡ鐧n案機(jī)構(gòu)、研究人員和審計(jì)人員）有用的整個(gè)期間，檔案都得到有效的維護(hù)、存儲(chǔ)和保管；

（5） 確保檔案只有經(jīng)過(guò)既定的批準(zhǔn)程序才可進(jìn)行處置。

2、 機(jī)構(gòu)內(nèi)的權(quán)力部門(mén)及其責(zé)任。機(jī)構(gòu)應(yīng)該明確各類(lèi)員工參與檔案管理的權(quán)力和責(zé)任，這些員工包括以下類(lèi)型：

（1） 高級(jí)管理層應(yīng)該承擔(dān)最高層次的責(zé)任，以確保檔案管理規(guī)劃的成功實(shí)施。高級(jí)管理層的支持可以通過(guò)分配資源在底層來(lái)實(shí)現(xiàn)。高級(jí)管理層的支持可以促進(jìn)檔案管理程序在整個(gè)機(jī)構(gòu)的貫徹落實(shí)。

（2） 檔案管理專業(yè)人員對(duì)ISO15489.1的實(shí)施負(fù)有主要責(zé)任。他們負(fù)責(zé)為機(jī)構(gòu)制定總體的檔案管理方針、檔案管理程序和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并且實(shí)施ISO15489.1：2001第4條所列出的檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)（即制定檔案管理政策和標(biāo)準(zhǔn)；分配檔案管理職責(zé)和權(quán)限；建立和推行檔案管理程序和指南；提供與檔案的管理和利用相關(guān)的一系列服務(wù)；設(shè)計(jì)、實(shí)施并維護(hù)管理檔案的專門(mén)系統(tǒng)；實(shí)現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程的集成）。

（3） 業(yè)務(wù)部門(mén)或機(jī)構(gòu)團(tuán)體的管理者負(fù)責(zé)確保：他們的員工在工作過(guò)程中按照已經(jīng)確立的方針、程序和標(biāo)準(zhǔn)形成并保管檔案；管理者為檔案的管理提供所必需的資源，同時(shí)與專業(yè)檔案管理人員在ISO15489.1：2001第4條規(guī)定的各方面保持聯(lián)絡(luò)（即以有序、高效、負(fù)責(zé)的方式開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)；以連貫的和公平的方式提供服務(wù)；支持并記錄方針的制定和管理的決策；保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率；方便業(yè)務(wù)活動(dòng)在整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的有效開(kāi)展；預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，提供持續(xù)動(dòng)作的可能；滿足法律和規(guī)章在檔案化、審計(jì)和監(jiān)督活動(dòng)方面的要求；為法律訴訟提供保護(hù)和支持，包括對(duì)與機(jī)構(gòu)活動(dòng)證據(jù)存在與否相伴隨的風(fēng)險(xiǎn)管理提供保護(hù)和支持；保護(hù)機(jī)構(gòu)利益，保護(hù)員工、客戶和當(dāng)前和未來(lái)受益人的權(quán)利；支持并記錄當(dāng)前與未來(lái)的研發(fā)活動(dòng)、進(jìn)展?fàn)顩r、取得的成績(jī)以及歷史研究活動(dòng)；提供事務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)和文化活動(dòng)的證據(jù)；建立事務(wù)標(biāo)識(shí)、個(gè)人標(biāo)識(shí)和文化的標(biāo)識(shí)；維護(hù)機(jī)構(gòu)記憶、個(gè)人記憶或社會(huì)記憶）。

（4） 機(jī)構(gòu)內(nèi)部的其他人員也要承擔(dān)與檔案相關(guān)的責(zé)任。這些人員包括負(fù)責(zé)安全的人員、利用信息和通訊技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的人員以及負(fù)責(zé)檢查系統(tǒng)完成任務(wù)情況的人員。

（5） 形成、接收和保管檔案是所有人員日常工作的一部分，所有人員必須按照已經(jīng)確立的方針、程序和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做這些工作，這包括對(duì)檔案的處置，只能按照經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的處置工具對(duì)檔案進(jìn)行處置。

如果是由承包者來(lái)執(zhí)行機(jī)構(gòu)的檔案管理規(guī)劃，確保承包者按機(jī)構(gòu)方針中所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檔案管理很重要。