企業(yè)檔案部門管理職責(zé)

5.4.1統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

5.4.2負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

檔案收集工作：是依據(jù)法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)規(guī)章制度，把檔案集中起來的一項(xiàng)工作。

檔案整理工作：是按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性、條理性加工和編目的過程。檔案整理工作包括文件材料整理和檔案整理。

檔案鑒定工作：是根據(jù)一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，判定企業(yè)檔案價值，確定其保管期限的工作。檔案鑒定工作分兩個過程：一是歸檔前對企業(yè)文件材料的鑒定，確定文件材料的取舍和保管期限的長短；二是對檔案的鑒定，對已到期的企業(yè)檔案進(jìn)行復(fù)審性的鑒定。

檔案保管工作：是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全，最大程度地延長其壽命，為提供利用創(chuàng)造物質(zhì)條件。

檔案統(tǒng)計(jì)工作：是按照統(tǒng)計(jì)學(xué)的原理和方法，用數(shù)字和表冊的形式揭示企業(yè)檔案及其工作各種現(xiàn)象、特征及規(guī)律的一項(xiàng)工作。通過定量分析研究企業(yè)檔案工作規(guī)律，提高檔案工作質(zhì)量與效率。

檔案利用工作：是依托檔案，通過一定的方式和方法向利用者提供企業(yè)檔案。

5.4.3指導(dǎo)企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。

一是以企業(yè)各項(xiàng)工作程序和規(guī)章制度為依據(jù)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。企業(yè)檔案部門應(yīng)了解各項(xiàng)工作程序，參與制定有關(guān)文件形成質(zhì)量的規(guī)章、制度，并以此為據(jù)，檢查企業(yè)文件的質(zhì)量是否合乎規(guī)范，監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)人員做好平時文件積累工作。

二是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)和具體任務(wù)，協(xié)助、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。企業(yè)因生產(chǎn)經(jīng)營的專業(yè)性質(zhì)不同，形成文件的過程、種類、內(nèi)容各不相同，具體的監(jiān)督和指導(dǎo)內(nèi)容也相差很遠(yuǎn)。如工業(yè)企業(yè)主要形成產(chǎn)品文件，建筑企業(yè)主要形成工程文件，產(chǎn)品文件的監(jiān)督管理明顯區(qū)別于工程文件。同一生產(chǎn)經(jīng)營性質(zhì)的企業(yè)，因具體工作任務(wù)的不同，文件形成過程及相應(yīng)的監(jiān)督和指導(dǎo)工作也有所不同。再如同屬工業(yè)企業(yè)，工作任務(wù)有全新產(chǎn)品開發(fā)、變型產(chǎn)品的開發(fā)研制、老產(chǎn)品的更新?lián)Q代等若干不同類型。對全新產(chǎn)品開發(fā)的文件形成工作，應(yīng)實(shí)行全過程監(jiān)督管理；對其他類型的產(chǎn)品開發(fā)研制，則應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，抓住重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三是根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點(diǎn)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。文件的種類不同，形成的規(guī)律和特點(diǎn)也不同。比如，科技文件成套形成，企業(yè)檔案部門須以一個科技、生產(chǎn)項(xiàng)目為單元，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。會計(jì)文件有規(guī)律地按會計(jì)年度形成，在形成次序上還具有連續(xù)性的特點(diǎn)，先有會計(jì)憑證，再有會計(jì)帳薄，最后編制會計(jì)報(bào)表，企業(yè)檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)工作也應(yīng)具有連續(xù)性。

四是抓住薄弱環(huán)節(jié)和容易造成文件散失的環(huán)節(jié)，協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。企業(yè)的各項(xiàng)工作都是由諸多環(huán)節(jié)組成，文件形成和積累與企業(yè)活動的各環(huán)節(jié)密切相關(guān)。比如，決策的開始階段，往往是文件形成和積累的薄弱環(huán)節(jié)，此時缺乏工作基礎(chǔ)，工作人員比較忙亂，容易疏忽資料的形成和積累。檔案部門應(yīng)注意協(xié)助指導(dǎo)這一階段的文件工作，不讓寶貴的原始調(diào)研材料流失。此外，人們對證據(jù)性的文件，如執(zhí)照、合同、證書、紅頭文件等能引起重視，但對情報(bào)研究性的文件容易疏忽，如市場調(diào)研、各種分析研究資料等，則容易散失在個人手中，因此檔案部門應(yīng)注意協(xié)助指導(dǎo)對企業(yè)發(fā)展有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)研究利用價值的文件的收集。

五是實(shí)行“三納入”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度。做到組織上有保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，工作上有安排，管理上有考核，有效地解決企業(yè)文件形成和積累問題。

六是運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)對企業(yè)文件形成和積累的監(jiān)督和指導(dǎo)。經(jīng)濟(jì)手段是現(xiàn)代企業(yè)管理的常用方法。運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，包括對內(nèi)和對外兩種情況。對內(nèi)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，可以建立責(zé)任追究制度，同有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制結(jié)合起來，把文件的形成和積累工作作為考核與獎勵的內(nèi)容，責(zé)任明晰，獎罰明確。對外運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，在項(xiàng)目合同或協(xié)議書中做出明確規(guī)定，承擔(dān)編制的一方若文件不符合要求，要做出相應(yīng)的賠償。

5.4.5依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。

根據(jù)檔案法律法規(guī)和國家檔案局有關(guān)文件規(guī)定，屬于國家檔案館接收范圍內(nèi)的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定定期向有關(guān)國家檔案館移交檔案。國有企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局等四委局關(guān)于《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》的規(guī)定移交檔案，規(guī)范流向。