企業檔案工作管理職責

5.2.1企業應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策。建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃，為檔案工作持續發展提供保障。

企業要切實落實檔案法規明確的職責，加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃，納入企業領導議事日程，納入相關人員崗位責任制和相應工作流程；設置檔案機構，建立健全檔案工作規章制度，創造必要條件，保障檔案工作正常開展、持續發展。同時企業還應自覺接受檔案行政管理部門的監督和指導。

5.2.2企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。

企業文件的形成和積累與企業各項活動開展具有同步性的特點，企業文件伴隨著企業各項活動的進行而產生，是企業各項活動的有機組成部分。同時，企業各項活動又離不開有關文件的支持。因此，企業文件的形成、整理、歸檔工作是企業各職能部門（即文件形成部門）和項目及專項任務的本職工作，企業各職能部門和項目及專項工作負責人應對本部門和項目文件的完整、準確和系統負責。檔案部門負責指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

企業檔案工作崗位責任制，是根據不同層級、不同崗位檔案工作職責和崗位任務的要求來確定的，是針對企業各級人員檔案工作職責而制定的，也是企業考核各崗位完成檔案工作情況的依據。

企業檔案工作崗位責任制內容主要包括：分管企業檔案工作領導、檔案工作主管部門負責人、檔案人員、各業務部門負責人及兼職人員的工作標準、工作職責、獎勵和處罰等內容。

企業應將不同層級、不同崗位檔案工作職責和崗位任務的要求分解，逐項明確，以制度形式固定下來，實施監督。并列入《企業的崗位責任制》之中，不應單獨列出。

5.2.3企業應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。

切實落實好“三納入”、“四同步”工作措施，并納入企業管理制度之中。即“三納入”就是將企業文件的形成和積累納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制。并做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，工作上有安排，管理上有考核。從而有效地解決企業文件形成和積累問題。

“四同步” 就是企業下達工作任務、項目計劃與提出企業文件材料的歸檔要求同時，檢查工作、項目計劃進度與檢查企業文件材料積累情況同步，驗收、鑒定工作、項目成果與驗收、鑒定企業文件材料歸檔情況同步，工作、項目總結與企業文件材料完成歸檔同步。

5.2.4企業資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業應依照檔發字[1998]6號文件的要求進行，其他企業可參照。

進一步落實檔發[1998]6號文件即國家檔案局、國家經濟體制改革委員會、國家經濟貿易委員會和國家國有資產管理局《關于印發＜國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法＞的通知。這里主要掌握以下幾方面：

第二條、 本辦法適用于國有企業兼并、破產、出售、股份制改造、股份合作制和與外商合資、合作經營以及實行承包、租賃等其他資產與產權變動的檔案處置工作。

第四條、 遵循的原則

a、維護國家安全和國家利益、保守國家機密和企業商業秘密、防止檔案散失；

b、區別情況，依法、合理處置；

c、維護檔案的安全，便于有關方面對檔案的利用；

d、有利于企業保持經營管理的連續性。

第八條、企業檔案部門負責檔案處置具體工作。

（一）、收集、整理、統計、保管企業在各項活動中形成的全部檔案，清點庫存；

（二）、按有關規定做好檔案留存與銷毀的鑒定工作；

（三）、按照檔案的去向分別編制移交和寄存檔案的目錄；

（四）、做好資產與產權變動中形成的文件材料的收集、整理、歸檔和移交工作。

第九條、 案移交和寄存的目錄，由接交方和企業檔案處置工作小組負責人簽字，分別保存在交接方和企業主管部門及所在地檔案行政管理部門，具有同等效力。

第十一條、國有企業資產與產權變動過程中，檔案的整理、鑒定、移交、寄存等工作所需費用，由原企業或接收單位支付，破產企業由破產費用中支付。需要向地方國家檔案館寄存檔案的，由原企業支付、破產企業由破產費用中支付一次性寄存保管費。

第十二條、國有企業資產與產權變動檔案的處置，原則上分類進行：

（一）、基建檔案、設備儀器檔案隨其實體歸屬；

（二）、產品、科研檔案（其中含專利、商標、專有技術等檔案）按有關政策法規辦理，沒有規定的由雙方商定處理；

（三）、會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執行；法律、行政法規有特殊規定的，依照法律、行政法規的規定處理；

（四）、生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。

第十三條、國有企業之間兼并的，被兼并企業的檔案歸屬于兼并企業或新設置的企業，由兼并方統一管理，單獨保存。國有企業與國有企業合并，其檔案處置按國有企業之間兼并的檔案處理辦法辦理。

第十四條、國有企業被集體、私營和中外合資、合作等非國有企業兼并的，其黨群工作、行政管理、生產技術管理、經營管理類檔案按隸屬關系移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館，也可由企業主管部門或所在地檔案行政管理部門指定有關的企業代為保管。其余檔案按本辦法第十二條規定辦理。

第十五條、軍工企業被非軍工企業兼并，屬國家機密的檔案，由其行業主管部門決定其歸屬。其余檔案按本辦法第十二條規定辦理。

第十六條、國有企業依法實行破產的，其檔案的處置原則上按本辦法第十二條規定辦理。暫無去處的檔案，移交企業主管部門或所在地國家檔案館。

第十七條、國有企業整體出售給國有企業的，其全部檔案歸屬于買方。國有企業整體出售集體、私營和中外合資、合作等非國有企業的，其檔案處置按本辦法第十二條規定辦理。

第十八條、國有企業實行承包、租賃的，其檔案處置列入雙方合同契約。承包、租賃前該企業的全部檔案由發包、出租方安全保管，承包、承租方可以按有關規定查閱利用；承包、租賃期間形成的檔案，由承包、承租方按國家有關規定負責收集、整理、保管，承包、租賃期滿，向發包、出租方移交，并擁有使用權。

第十九條、國有企業以其全部資產改組為股份制企業的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業管理。國有企業以部分資產改組為股份制企業的，進入股份制企業的部分，其改組前后的檔案分立全宗，由股份制企業管理；未進入股份制企業的部分，其檔案由原企業自行管理。

第二十條、國有企業實行股份合作制的，其檔案原則上由改制后新設立的企業管理，也可向企業主管部門或所在地國家檔案館移交。

第二十一條、國有企業與外商合資、合作，由中方控股、中方管理的，其合資、合作前的檔案屬國家所有，可作為獨立全宗，保管在新的企業，供其所用；非中方控股的企業，其檔案處置按本辦法第十二條規定辦理。國有企業的分廠、車間與外商合資、合作的，合資、合作前的檔案屬原企業；合資、合作后的檔案另立全宗，合資、合作期滿，終止合同，其檔案由中方保存，根據外方需要，可以提供復制件。

第二十二條、國有企業資產與產權變動中形成的文件材料歸檔范圍：

（一） 有關機關或單位的批準文件；

（二） 終止財務決算報告及編制說明；

（三） 財產清理報告書；

（四） 評估立項申請報告及國有資產管理部門的評估立項通知；

（五） 評估結果確認申請報告和評估機構出具的評估報告及國有資產管理部門的確認批復；

（六） 國有股權管理報告及國有資產管理部門的批復；

（七） 資產處置請示及國有資產管理部門的批復；

（八） 資產處置結果報告；

（九） 協議書；

（十） 合同；

（十一） 企業章程；

（十二） 其他有關文件。

第二十三條、國有企業資產與產權變動中形成的檔案，由形成單位承辦部門立卷歸檔后，向本單位或上級主管單位檔案部門移交。

5.2.5企業應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規定造成檔案損失的相關人員給予處分。

根據《檔案法實施辦法》規定，企業對本企業的集體或個人在檔案工作方面做出突出貢獻的，應當給予獎勵。給予獎勵的事跡，包括對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的；對檔案學術和科技研究做出重要貢獻的；同違反檔案法律、法規的行為做斗爭，表現突出的等。

對發生檔案違法行為，造成檔案損失的，企業對直接負責的主管人員或者其他直接責任人依法給予處分。