企業檔案工作組織建設

5.1.1檔案工作領導。企業應確定檔案工作的分管領導,確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。

它含三個層次的領導，即企業分管領導，職能或承辦部門、各項目工作部門負責人，檔案部門負責人，組成企業領導體系；企業檔案工作確定三個層次的領導，主要是企業檔案工作管理全過程的需要。企業檔案工作分管領導一般由企業分管綜合部門的企業領導或總工程師負責，是企業檔案工作的總責任人；各職能、承辦部門和項目工作部門負責人主要是對部門、項目的文件材料形成、積累和歸檔工作進行領導和管理的責任人員，如辦公室、生產處等部門分管檔案工作的領導；檔案部門負責人是企業檔案工作負組織、協調和落實責任的領導，如檔案處、文檔處、檔案館的領導等。

5.1.2企業檔案機構設置。企業應根據規模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業應設立檔案館。

它具有指導各部門文件歸檔，并監督指導本企業所屬機構檔案工作的職責，因此，企業不能將檔案機構設在不具有企業內部監督管理職能的服務性機構內。

5.1.3檔案人員配備。企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業應保持檔案人員相對穩定。

5.1.4檔案工作體系。企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。

企業檔案工作體系是與企業檔案機構、檔案人員的分布緊密結合在一起的，是企業檔案的管理結構、工作結構。企業檔案工作是一項系統工程，企業應結合自身企業管理的模式，建立企業檔案管理網絡，使企業檔案工作在企業管理各環節中形成的網狀管理體系，形成層層負責的管理機制。在業務上從文件的形成、積累轉化成檔案，直至檔案的利用諸多環節中建立起一套文件材料控制體系。企業檔案管理網絡將檔案管理崗位責任制與管理體系相結合，從而保證檔案工作系統工程的運轉靈活。

企業檔案管理網絡的組成一般包括：分管檔案工作的企業領導，主管企業檔案工作的部門負責人，企業檔案管理機構或專職檔案工作崗位，企業內部各職能部門負責人及兼（專）職檔案人員、重要業務（技術）人員，所屬企業（公司及境外機構）的分管領導及檔案部門。

企業檔案管理模式。根據許多企業長期實踐的經驗，企業檔案管理模式大致可分為三種類型。

一是集中統一管理模式

建立企業綜合檔案管理部門，集中統一管理本企業全部檔案，并對企業所屬機構（包括境外機構）的檔案工作進行指導；根據現代企業管理需要，企業檔案部門可集中保管其分公司和子公司的檔案。

二是相對集中管理模式

在統一執行企業檔案管理制度的前提下，因地域或條件等因素，某些專業性較強、利用率較高的檔案資料，在一定時期內可由專業部門保管，但須向企業檔案管理部門報送檔案目錄，納入企業檔案管理部門監控范圍、保證檔案安全。其他檔案則實行集中保存。

三是委托寄存管理檔案實體模式

采取委托寄存管理檔案實體模式，企業必須在建立檔案工作管理體系，建立健全企業檔案管理工作制度的基礎上，自身負責文件材料的形成、積累、歸檔等工作。檔案實體保管采取委托寄存方式。將檔案保管、整理、編目、檔案信息數字化加工等工作委托給具有資質的檔案中介服務機構承擔。寄存檔案的所有權歸委托方企業所有，該企業可隨時調閱利用本企業的檔案。采用這種模式，企業可以減少檔案管理崗位及部分檔案工作職責，減少保管檔案的硬件設施投入。