編制檔案檢索工具是檔案館(室)的一項重要業(yè)務(wù)建設(shè)，它是一項長期的繁重的工作，確保其質(zhì)量是關(guān)鍵。理想的檔案檢索工具應(yīng)該是有豐富的信息存貯量和檢索迅速準(zhǔn)確，方便實用。

1、信息存貯豐富

這是指檔案材料收錄齊全、項目著錄詳備，標(biāo)引有一定深度。為此，在編制時應(yīng)做到凡本館、本室有價值的檔案材料都應(yīng)盡量存貯進(jìn)去；著錄檔案的外部特征和主題內(nèi)容要盡量完備；標(biāo)引要有一定的深度。

2、檢索迅速準(zhǔn)確

檔案檢索效率和質(zhì)量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有較高的查全率。所謂迅速，是指面對堆積如山的檔案材料，無論利用者以何種方式或角度索要，都能及時查出。這就要求檢索工具種類適當(dāng)，職能劃分正確，組織合理，排列有序，結(jié)構(gòu)性能好，方便查找。所謂準(zhǔn)確，是指凡利用者要求提供的檔案材料，一查就能查到，并能及時提供出來，如果沒有，也能肯定答復(fù)，做到準(zhǔn)確無誤，把漏檢與誤檢降至最低限度。這在很大程度上取決于檢索工具對檔案內(nèi)容和外形特征的著錄與標(biāo)引的質(zhì)量。

3、方便實用

使用方便，實用性強(qiáng)，是衡量檔案檢索工具質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一。檔案檢索工具的使用具有高頻率和廣泛性的特點，它要求項目設(shè)置實用、文字簡明、結(jié)構(gòu)合理、易于掌握。檔案人員和利用者只要把握住

一定的方法就能使用，無論手檢與機(jī)檢都方便。實用是指檢索工具的有用性。編制檢索工具應(yīng)把質(zhì)量放在首位，每編一種就有其獨特的功能和能發(fā)揮實際效益，切忌盲目追求數(shù)量和多樣化。