文書檔案的整理工作

（一）文書檔案整理工作的內容和原則

1整理工作的內容    

通常分為系統化和基本編目兩個部分.系統化指檔案的分類案卷的排列和檔號的編制;基本編目指編制案卷目錄    

2整理工作的原則    

（1）、充分利用原有的整理基礎. 

（2）、保持文件之間的歷史聯系.    

（3）、便于保管和利用.

（二）文書檔案整理工作的方法和步驟

方法：組卷整理法  鑒定——分類——組卷——卷內文件排列——卷內文件編號——抄寫卷內目錄——填寫卷內備考表——填寫案卷封面——案卷裝訂——案卷排列及編號——編制檔案檢索工作

歸檔文件整理法   鑒定——分類——裝訂——文件排列——加蓋歸檔文件章——文件編號——填寫歸檔文件目錄——文件裝盒——填盒內備考表

1、區分全宗

（1）全宗的概念

一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯系的文件整體、是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

（2）立檔單位的概念和構成條件

概念：立檔單位又稱“全宗工程者”，指形成全宗的機關、團體、企事業單位或人物。

構成條件： ① 在行政上具有獨立性，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。這事全宗構成的基本條件。

② 在財務上具有獨立性，是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃。

③ 在人事上具有獨立性，設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。

（3）立檔單位的變化和全宗的劃分

省級機關：

地市縣級機關

（4）聯合全宗、全宗匯集、檔案匯集、全宗群的概念

聯合全宗：在某些特殊情況下，若干互有聯系的獨立機關形成的檔案，可以構成一個全宗，成為聯合全宗。

全宗匯集：也稱為匯集全宗。是為了便于集中管理將若干性質相近，檔案數量不多或不完整的小全宗暫時匯集在一起，作為一個全宗進行管理、保存。

檔案匯集：是由不知所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。

全總群：是在實踐或內容上具有一定聯系的若干全宗的有機群體。

2、全宗內檔案常用的分類方法和應用

（1）年度分類法  按檔案文件形成的自然年度或專業年度分成各個類別

（2）組織機構分類法   按立檔單位的內部組織機構對檔案進行分類

（3）問題分類法  事由分類法，按檔案文件內容涉及的問題（主題）對檔案分類

（4）復式分類法  聯合分類法，或分類法結合，年度——組織機構分類法；年度——問題分類法；組織機構——年度分類法；問題——年度分類法。

3、檔號及編制方法

檔號是全宗號、案卷目錄號、案卷號、卷內文件所在頁號或件號單位合稱。通常簡稱為全宗號、目錄號、卷號、頁號或件號。