根據市檔案局近日印發的《綜合檔案管理業務有關業務問題統一口徑意見》（此前文件中如有不一致的地方，以該件為準），現將我市文件材料的歸檔、整理以及綜合檔案移交相關工作常見問題答復如下。如有疑問，可以咨詢市檔案局監督指導處，電話：82105430。

　　深圳市檔案局

　　2013年4月2日

　　一、整理歸檔相關業務

　　1、哪些文件可以歸為一件整理？

　　除請示與批復、來文與復文、正件和附件、正本和定稿以及行政許可、行政審批的報批材料可視為一件裝訂外，其他的文件都應單獨裝訂。

　　如文件經過若干往返辦理，請示和批復超過兩件的，應每件單獨整理和著錄，批復在前，請示在后，件號相連，實體應盡量排列在一起，題名按原題名分別著錄。

　　同一次會議、同一個活動等形成的各份材料也應作為獨立文件進行整理。應先確定其中形成的每一份文件的保管期限，然后根據不同的保管期限進行排列，單獨成件進行整理，（同一次會議或活動中）相同保管期限文件應排列在一起，件號相連，盡量裝在同一個檔案盒內。

　　2、應當作為多份文件整理卻被作為一件文件整理的，怎么補救？

　　處理方式有兩種：一是將這些文件進行拆分，單獨成件進行著錄，排列在同一年度、同一保管期限之后；二是可以將這些文件第一件著錄為主件，其他文件在檔案管理系統內逐件著錄為附件，附件需要著錄文號、責任者、題名、形成日期、頁數等基本信息。

　　3、歸檔文件應該包括哪些要件，怎么統計文件的頁數？

　　整理歸檔文件時，收、發文處理表（或稱文件處理表）應和文件定稿、正本、附件等應當一并歸檔。進行檔案的編號或統計頁數時以上要件中相關的非空白頁面都應包含于其中。

　　4、發往不同單位的同一文件怎么整理？

　　內容相同而文號、主送單位不同的應分別作為單份文件歸檔，著錄時將主送單位置于[ ]中附于原題名之后。

　　內容和文號相同但主送單位不同的幾份文件可作為一件整理，著錄時將所有主送單位置于[ ]中附于題名之后。

　　5、哪些文件需要復印后再歸檔？

　　擬永久或長期（30年）保存的原件如果為字跡易褪色的（含熱敏材料傳真、打印的，復寫紙書寫的等），應先復印方可歸檔（保存復印件，并在備注欄中說明為“復印件”）。

　　6、涉密文件應該如何整理歸檔？

　　歸檔的涉密文件和非涉密文件應該分開整理，整理方法相同，不同保管期限的密件一般緊跟在同一年度、同一保管期限的非涉密文件件流水號的最后連續編排件號，但要求單獨裝盒（即不和非密級的文件混裝），裝有密件的檔案盒脊應該在最上端注明“涉密”二字。附件中含有密件的，整件歸檔文件作為密件處理。

　　7、每年的檔案整理完畢之后，如有新增文件需歸檔、補錄的怎么辦？

　　按該年度原有的方法進行整理，件號或案卷號追加在同一年度、同一保管期限之后。新歸檔的文件視其有無密級分別接在非涉密文件和涉密文件之后，涉密文件的件號作相應調整。

　　8、文件原件是電子文件（以數碼格式通過計算機讀取）的應該如何歸檔？

　　電子文件應當實行雙套制歸檔，即除了歸檔電子版本外（用光盤刻錄，一式兩套進行歸檔），還應當將文件的定稿和正本生成紙質版本歸檔，紙質版正本應當加蓋形成單位印章；歸檔文件如無文件處理表的，應當由簽發人在紙質版定稿的適當位置補上簽章。

　　9、數碼照片怎么整理？

　　數碼照片按年度———事件進行整理，同一事件的照片歸為一個文件夾，文件夾應按《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)中關于組合照片說明格式要求進行命名，能概要反映人物、事由、背景和攝影者等基本要素。數碼照片在刻錄成光盤（一式兩份）歸檔后，應同時加曬一套紙質照片歸檔，也可以根據事件的重要程度挑選其中數張典型照片予以曬洗歸檔。

　　10、以卷為單位整理的文件編號搞錯了，如何補救？

　　(1)漏頁：即存在有頁面沒有打頁號的，可采用“*-1、*-2…”的方式補充完整（*指前一頁的頁號），并在備考表內注明“第X頁與第X頁之間漏幾頁未編號，編為*-1、*-2…”；

　　(2)跳號：即頁號不連續，存在跳號現象的，應在備考表里注明缺第幾頁的頁號；

　　(3)重號：遇到重號的，應將重復的頁號改為“*-1、*-2…”（*指前一頁的頁號），并在備考表內注明“第X頁后重號，改為*-1、*-2…”。

　　11、文件上的多余標記或內容，如何處理？

　　文件在辦文過程中形成的標記原樣保留，不予處理。在歸檔整理過程中不應在文件上做任何標識，如確因整理需要而臨時用鉛筆所做的記號要及時擦除。

　　利用廢紙打印的文件，與該文件內容無關的頁面（空白頁除外）應該劃上較為醒目的“X”。

　　12、紙質檔案如何裝訂？

　　(1)保管期限定為永久、長期（30年）的檔案，應去除易生銹的金屬物以及各種塑料釘，采取以下方式進行裝訂：較薄的文件用經檢測合格的不銹鋼推釘或不銹鋼訂書針裝訂；較厚的文件采用“三孔一線”方式裝訂，不得用推釘采取多層錯位方式裝訂。短期（10年）保存的檔案可以不作上述處理。

　　已裝訂成冊的書籍、雜志原則上需拆釘，但如果書籍或雜志內有暗藏的金屬物，拆除會破壞其原有形態的，則可以不拆除。

　　(2)單份文件盡量裝訂成一件，不應分散。較厚文件在一個檔案盒內無法裝下的，可以分為兩盒（含以上），每一個部分都應加蓋檔號章，每個檔號章填寫的內容應一致，件號也一致，可采用“*-1、*-2…”的方式補充完整（*指該文件的件號），并在備考表內注明“第X件因XX原因拆開分裝，編為*-1、*-2…，分裝為幾盒”。分裝的幾個檔案盒盒號延續原流水號連續編制。除第一部分，存放該文件其余部分的檔案盒內不應再存放其他件號的檔案。著錄時，該文件作為單件處理，只著錄一次。

　　(3)大于A4紙幅面的檔案須可折疊成A4紙大小裝入檔案盒。

　　13、OA辦文系統生成的文件處理表一定要補簽章嗎？

　　文件通過OA辦文系統流轉，最后由系統自行生成的文件處理表，如果在系統開發時已經嵌入了文件簽發書寫筆跡的電子簽名，并能自動打印于文件處理表上，可以不補簽章。

　　其他的一定要用以下方式之一補全簽章，以確保該文件處理表的權威性和證據性：(1)最終簽發人親筆補簽于對應的簽發欄；(2)最終簽發人授權使用其私章，用印于對應的簽發欄；(3)單位公章，用印于領導簽發欄。采用第(2) 、(3)種處理措施的應在整理說明中寫明，同時采用第（2）種處理措施的還需有最終簽發人的授權印章使用文件，該文件連同當年文件材料一并歸檔。。

　　14、文書檔案的檔號章有什么要求？

　　(1) 文書檔案采用傳統方法整理的（以案卷為單位整理的），采用《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）規定的檔案盒和檔號章格式：整卷裝訂的案卷只需在案卷首頁右上方加蓋檔號章（檔號章格式見圖一），單份裝訂的應在每份檔案的右上方加蓋檔號章（檔號章格式見圖二）。

圖一：

圖二：

　　(2)采用新方法整理的文書檔案（以件為單位整理的），采用《深圳市機關、團體、企業事業單位歸檔文件整理規則》（深檔字[2001]124號）規定的檔案盒和檔號章格式，，需在每件檔案的上方加蓋檔號章（檔號章格式見圖三），已采用《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）規定的檔案盒和檔號章格式的不必整改。

　　圖三：

　　15、業務檔案的檔號如何編制？

　　(1) 業務檔案采用以件為單位的方法整理的，其檔號結構一般由全宗號、年度、類別號、保管期限、件號組成，用“—”連接，其中如果類別號如果由一級類目號、二級類目號組成的，中間用“? ”隔開。

　　如：

　　2006年市人事局公務員管理類永久保存第1件檔案的檔號可標識為：C7—2006—10?01—永久—1。

　　(2)業務檔案采用以案卷為單位的方法整理的，如果是整卷裝訂，其檔號結構由全宗號、目錄號、案卷號組成，中間用“—”連接；如果是以件為單位裝訂，其檔號結構由全宗號、目錄號、案卷號、件號組成，用“—”連接。如：

　　2006年市勞動和社會保障局招調工類長期保存的第1卷檔案，整卷裝訂的檔號結構為：C103—H2.1—1；單份裝訂的結構為：C103—H2.1—1—1。

　　業務檔案一般采用文書檔案盒裝，不論以何種方法進行整理，都需在檔案盒脊背頂部標明類別名稱。

　　16、科技檔案和會計檔案的裝具和裝訂要求是什么？

　　(1) 科技檔案：

　　市城建檔案館接收的城建檔案（基建檔案）,采用《深圳市城建檔案整理規范》（深檔規[2012]1號）規定的檔案裝具和案卷裝訂方式。

　　各單位自行保存的基建檔案及其他類的科技檔案采用《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）規定的檔案盒和檔號章格式。

　　(2)會計檔案：采用符合《會計檔案案卷格式》（DA/39—2008）要求的檔案裝具和檔號章格式。

　　17、檔號章應該用什么顏色的印泥，蓋在哪個位置？

　　檔號章原則上應使用黑色印泥，要求蓋在歸檔文件首頁上方的空白處（首頁為文件處理表的蓋在該表上），其他有專門規定的例外。

　　18、檔案盒上的書寫材料有什么要求？

　　永久、長期（30年）保管期限的檔案，其檔案盒封面和脊背項目標識應該用黑色字跡材料填寫或印制，不能打印后再粘貼于盒上，以前已粘貼的可不整改。

　　19、檔案保管期限劃分有什么變化？

　　自2006年起，各單位形成的文書檔案的保管期限應當按照新的規定劃分為永久、30年、10年，其他各類檔案仍執行國家原有相關規定。各單位應嚴格按照經市檔案局審核通過的檔案分類方案來對本單位的檔案進行分類和劃分保管期限。

　　二、著錄說明相關業務

　　20、歸檔文件目錄格式標準是什么？

　　歸檔文件目錄格式必須按照國家標準執行,不能隨意刪減或增加著錄項。有不符合要求的應及時整改。

　　(1)按卷整理的檔案卷內文件目錄格式如下表：

　　(2)按件整理的檔案歸檔文件目錄格式如下表：

　　件號：檔案在同一年度、同一保管期限內的順序號，為流水號，不得重復，不能空號。同一年度不同保管期限的檔案應編制不同的流水號，應與文件實體上加蓋的檔號章內的件號一致。

　　責任者：指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。單位責任者為檔案形成單位的，應著錄全稱及規范化簡稱，不得簡稱為“本局”、“本委”等。

　　文號：包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規范類文件的統編號、圖號等，著錄時應照原文字符號抄錄，不得省略或篡改。

　　題名：一般照錄原文題名。文件沒有題名的應自擬標題，并加上[ ]。

　　日期：為文件形成時間，以8位阿拉伯數字標注。

　　頁數：指該件檔案的總頁數，與文件內容相關的、有圖文的頁面均為一頁，統計頁數時，應包括處理單、定稿、正本以及附件。

　　備注欄：填寫檔案狀況的必要說明。

　　21、講話稿的責任者怎么著錄

　　文件上落款蓋有單位公章的，責任者為該單位；文稿署名為個人的著錄其姓名，并在人名后的中括號內注明其主要職務。

　　22、協議（合同）等的責任者怎么著錄？

　　協議（合同）各方均應作為責任者著錄。協議（合同）的原題名不能反映文件內容的要在其后的中括號內附上自擬題名。

　　23、聯合發文的責任者怎么著錄？

　　聯合發文的責任者，應該著錄責任者全稱或規范化簡稱；有多個責任者無法全部著錄的，主辦單位必須著錄，立檔單位本身是責任者的也必須著錄，其余的盡量著錄，被省略的責任者用“等”表示。

　　24、那些文件題名要自擬標題進行著錄？

　　文件題名不能揭示文件內容的，應先著錄原標題，然后自擬標題并用“[ ]”標注于原標題之后。原始會議記錄本應將時間段標注清楚并用“[ ]”標注于原標題之后。以上兩種情況如已用“( )”的，可不要求整改，但以后不得再使用。

　　25、期刊、會議紀要等著錄有什么特殊要求？

　　除了基本的著錄項外，期刊、會議紀要等類型的歸檔文件，其順序號（如“XXXX年第X期”、“XXXX年第X號”）也應著錄在題名內。

　　26、標題著錄有字數限制嗎？多出的怎么辦？

　　標題（含自擬標題）一般不超過題名著錄欄規定的110個字符數，確有需要的超出部分可錄入備注欄。

　　27、日期怎么著錄？如果文件日期不詳的怎么辦？

　　有文件形成時間的日期著錄，以8位阿拉伯數字標注，第1-4位表示年，5-6位表示月，7-8位表示日，如：20100415，

　　日期不詳的文件按以下要求著錄：年月日都不清楚的，不必著錄日期欄；只知道年份的，月和日用0101代替（如XXXX0101）；清楚年份和月份的，日期用01代替。同時，整理說明中要寫明這種日期著錄情況。

　　28、帶密級的文件著錄有什么要求？

　　帶密級的文件應在密級欄和備注欄分別著錄，紙質目錄中未顯示密級的應在備注欄標注清楚。

　　29、外文和少數民族語言文件怎么著錄題名？

　　應首先著錄原文標題，然后將翻譯后的漢語標題置于[ ]中附于原題名之后。

　　30、無正式回復的文件怎么著錄題名？

　　批示、批復或復函如果沒有正式行文，即在原請示件、來函件（含文件處理表）上直接答復的，要將該件作為復文（函）歸檔并自擬標題，如：著為[關于XXXX的批示及請示]。

　　31、審批類型的文件怎么整理和著錄？

　　審批類型的文件可以作為一件進行整理，審批件在前，被審批件及相關申請材料在后，題名著錄為原題名+[含申請材料XX份]，如原題名不能反映被審批機構的，則著錄為原題名+[含XX公司（機構）申請材料XX份]

　　32、會議紀要的整理、著錄有什么要求？

　　會議紀要附有相關會議議題材料的，則紀要與議題材料各自編件號進行整理。著錄時，會議紀要題名著錄格式為原題名+[自擬標題]，議題材料題名著錄格式為原題名+[（與會議紀要相同的）第X次XX會議議題材料]。會議紀要與其相關的議題材料應排列在一起，件號相連，盡量裝在同一個檔案盒內。

　　會議紀要沒有附上議題材料的，則按一件處理，題名著錄格式為原題名+[自擬標題]。

　　33、行文過程中，只有定稿未形成正本的文件怎么處理？

　　按“缺正本”件處理。要求在備考表中予以說明，也可以在備注欄中著錄。

　　34、歸檔文件的備注欄與備考表的說明分別填什么？有何區別？

　　一般而言，文件實體不完整或憑證性不強等情況必須在備注欄或備考表里注明。區別如下：

　　(1)實體不完整的文件，一律要求在備考表中予以說明，也可以在備注欄中著錄，如：缺頁、缺正本、缺定稿、缺附件、缺文件處理表等；

　　(2)實體完整但有其他情況需要說明的，須在備注欄中予以著錄，如：復印件、傳真件、密件等。

　　(3)備考表內的立卷人（整理人）、檢查人和立卷（整理）時間必須如實填寫。

　　某年度某類別的歸檔文件中如果有較大比例出現以上第(1)、(2)中提到的情況之一的，還應在整理（立卷）說明中寫清原委和著錄情況。

　　35、立卷或整理說明是什么？怎么寫？

　　每年度各類檔案整理完畢后應當撰寫一份綜合性的檔案整理說明，要簡明扼要地對當年機構基本情況及檔案情況進行說明，并放在檔案目錄之前一起裝訂。

　　內容包括：單位基本概況（主要職能、機構設置情況等）、該年度主要工作、文件材料收集整理情況（各種文件材料的數量、分類整理方法、完整程度、特殊情況說明等）。手工檢索目錄缺少立卷或整理說明的，必須按年度補充完整。

　　三、移交進館相關業務

　　36、各進館單位的檔案什么時候向市檔案館移交？基本流程如何？

　　根據《中華人民共和國檔案法》、《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》以及《深圳市市屬機關、團體、企事業單位檔案移交進館辦法》的規定，進館單位一般滿十年的保管期限為為永久和長期（30年）的檔案向深圳市檔案館移交。

　　基本流程如下：

　　(1)收到市檔案館發送的檔案移交通知，按其要求及時進行檔案移交準備。

　　(2)市檔案局對根據各單位的實際情況對擬進館檔案及有關材料的質量進行初檢和復檢。

　　(3)復檢合格后，雙方協商進行正式移交。

　　37、復檢合格后，符合要求的檔案移交市檔案館時，還要一并移交那些材料？要注意什么問題？

　　檔案移交進館時，檔案盒號要分年度分保管期限編制流水號，同時應移交以下材料：

　　(1)移交單位的檔案分類方案。有大事記、組織沿革、全宗指南（介紹）等編研材料的，可一并移交。

　　(2)移交與檔案實體一致的電子目錄，需用光盤刻錄，一般要求為CD-R光盤。

　　(3)移交手工檢索目錄一式兩套。傳統方法整理的檔案目錄封面標簽及脊背應填寫全宗號、全宗名稱、目錄號、形成年度、保管期限、案卷起止號；新方法整理的檔案目錄封面標簽及脊背應填寫全宗號、全宗名稱、形成年度、保管期限、起止件號，起止件號要分年度分保管期限逐一注明。

　　(4)應如實填寫《檔案交接文據》、《檔案移交清冊》、《立檔單位進館檔案基本情況調查表》、《立檔單位歷史情況簡介表》、《全宗歷史情況簡介表》等五個表格，均為一式三份，經雙方簽字蓋章后，其中一份立檔單位自留，一份接收單位歸檔，一份隨進館檔案一并保存。

　　38、雙方在交接過程中進行檔案清點核對時，如發現手工檢索目錄著錄項與檔案實體不一致的情況，如何處理：

　　按以下情況分別處理：

　　(1)有個別小問題的，如錯字、文號、日期的數字著錄錯誤、該填寫備注欄沒有填寫的，可直接在手工檢索目錄上修改，無需重新打印目錄，修改人員需在備注欄簽名；

　　(2)有重大問題的，如有檔案條目漏錄、條目與檔案實體不符、拆件后需補充著錄的等，需重新打印紙質目錄。以上兩種情況都需要在系統內修改電子目錄。

　　39、各系統所屬單位形成的檔案，向誰移交？

　　按國家或本市有關規定移交，也可以向所在區檔案館移交。

　　40、提前進館的檔案管理的權限怎么分配？

　　經檔案移交單位和市（區）檔案館雙方協商同意檔案提前進館的，除按規定或有專門約定，應當明確提前進館檔案的的提供利用、鑒定和銷毀權限都屬于檔案館。