檔案檢索工作

（一）檔案檢索工作的內容

廣義講是檔案信息的存貯和檢索的過程。它是根據用戶的檢索要求，從排列有序的大量檔案條目中識別和確認的與之相符的部分條目，并將這些條目所記錄的檔案材料提供給用戶使用的過程。

（二）檔案著錄和標引的含義

檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

標引是對檔案材料進行主題分析，從自然語言轉換成規范語言的過程。

（三）檔案檢索工具種類

1、按體例分

目錄、索引、指南

2、按載體形式分

書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機讀式檢索工具

3、按功能分

館藏性檢索工作、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

（四）常用檔案檢索工具的編制方法

1、卷內目錄

2、案卷目錄  一般采用書本式，其目錄表包括:順序號（案卷號）、案卷標題、年度、案內文件頁數、保管期限、備注等。

3、全引目錄  亦稱案卷文件目錄或“卷誒文件目錄匯集”它是將一全宗內的案卷目錄和卷內文件目錄匯集成冊，兼有案卷目錄和卷內文件目錄之功能。先列出卷號、案卷標題、起止日期、頁數，然后在下面列出卷內文件的目錄

4、分類目錄  是根據體系分類法的原理，以分類為排檢項，依據檔案分類包的體系組織起來的一種檢索工具。填制卡片、排列、安放導卡、編制分類目錄說明

5、專題目錄  （某一專門事物、專門內容）卡片式     選題、選材、填卡、排列

6、主題卡片   是根據主題法的原理，將檔案的主題按字順排列的一種目錄。大多采用卡片式，以一份文件為單位將標題式標識串作為排檢項，按照標識串首字的字順加以排列

7、文號索引  按年度、發文機關分別編制，即將同一年度同一發文機關的文件編一張表，然后將所有的表裝訂成冊，便成為一個檔案館（室）的文號索引

8、人名索引  包括人名和檔號兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號，利用者通過索引的指引，可以查到記載某一人物的材料

9、全宗指南 包括立檔單位和全宗的歷史概括，全宗內檔案概況，檔案的內部與成分3個部分

10、專題指南  由序言、檔案內容介紹和附錄三個部分組成