第一部分　檔案概述

基本要求：

了解：檔案的形式，檔案的種類，檔案的作用

熟悉：檔案定義的表述

掌握：檔案的形成條件，檔案的本質屬性，檔案的價值

一、檔案的定義

（一）檔案定義的表述

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

（二）檔案的形成條件

第一、辦理完畢（或處理完畢）的文件，才能作為檔案。

第二、對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。

第三、按照一定規律保存起來的文件，最后才能成為檔案。

（三）檔案的形式

包括常規的公文，也包括簿冊、技術圖紙、影片、照片、錄像帶、錄音帶等各種形式的文件。

（四）檔案的本質屬性

原始記錄是檔案的本質屬性。這是因為檔案是其形成者在歷史活動中直接使用的文件的轉化物，是歷史的真跡，不是人們事后編寫和加工的資料。因此具有很強的記錄性。不同于一般的文獻資料，他是第一手的文件，具有很強的原始性。

二、檔案的種類

（一）公務檔案與私人檔案

公務檔案是指人們在公務活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務機關或其他社會組織；私人檔案是指在私人活動中形成的檔案，其形成主體主要為私人個人。

（二）歷史檔案與現行檔案

歷史檔案是指形成時間較早，離現在較久遠且起歷史文化作用的檔案。現行檔案是指形成時間較晚，離現在的時間距離較近且主要起現時性查考作用，即對人們的現實工作、生活依然有具體的實際作用的檔案。

（三）文書檔案、科技檔案與專門檔案

文書檔案實際上是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中由各種行政性或曰政治性公文轉換而成的檔案，其是指是突出強調了行政性或曰政治性檔案在檔案大家族中的主導地位。科技檔案是指人們在科技、生產活動中形成的由純業務性的科技文件材料轉換成的檔案。專門檔案是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動中形成的檔案。

（四）中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案與舊政權檔案

中華人民共和國成立后檔案又稱中華人民共和國時期檔案，是指1949年10月1日中華人民共和國成立后，在中國形成的歸國家所有的檔案；革命歷史檔案又稱革命政權檔案，是指1949年10月1日中華人民共和國成立前，由中國共產黨及其所領導的軍隊、政權、企事業單位、社團等社會組織及個人所形成的歸國家所有的檔案；舊政權檔案是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。

三、檔案的價值

（一）憑證價值   檔案是歷史的真實憑證，它的這種可資為憑的特性，構成了檔案的基本價值——憑證價值

（二）情報價值   檔案是事實、知識和經驗的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征，構成了檔案的又一基本價值——情報價值

（三）對檔案真實性的辯證理解

對檔案的真實性和可靠性，應該辯證的理解。一方面，因為檔案是由在歷史上執行特有任務時，作為表達工具所用的文件轉化來的，所以檔案信息在反映歷史活動的客觀過程方面是真實的；在反映史實內容方面，一般比其他資料較為可靠。另一方面，由于生成檔案是特殊的歷史背景、檔案形成者認識的局限或其他原因，檔案所記述的信息內容有的是真實的，也有的是不真實的或不完全真實的。因此檔案工作者和檔案利用者應該以辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點對待檔案。

（四）實現檔案價值的規律性

1、檔案價值的擴展律

①、由于價值主體擴展所導致的檔案價值擴展；

②、由于檔案作用性質的變化導致檔案價值的擴展

2、檔案價值的時效律

①、檔案與利用者需求之間關系的時效性；②、檔案價值形態的時效性。

3、檔案價值的條件律

①、社會環境；②、社會檔案意識；③、檔案管理水平。

四、檔案的作用  5

　　行政作用；業務作用；文化作用；法律作用；教育作用。