第四部分 外國檔案管理
基本要求：
了解：文件管理的含義與文件管理職能，外國檔案編目與檢索，外國檔案館
熟悉：外國檔案的利用和開放，外國檔案事業管理體制
掌握：文件生命周期理論，文件中心，外國檔案鑒定理論與標準，外國檔案的整理原則
一、外國文件管理
（一）文件生命周期理論
它把從現行文件到歷史檔案的發展看成是一個整體運動過程，著力研究這一整體運動的過程特點和發展規律，試圖使文件的整個生命過程都得到全面控制，從而實現文檔管理的高效化。包括以下三點：
第一：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程；第二:由于文件價值形態的變化，這一完整過程可以分為若干階段；第三：文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象、保存場所、管理形式之間存在一種內在的對應關系。
意義：第一，文件生命周期理論準確的揭示了文件運動的整體性和內在聯系，為文件的全過程管理奠定了理論基礎。第二，文件生命周期理論準確的揭示了文件運動的階段變化，為文件的階段式管理奠定了理論基礎。第三，文件生命周期理論準確的揭示了文件運動過程的前后銜接和各階段的相互影響，實現從現行文件到檔案的一體化管理，為檔案部門或人員對文件進行前端控制提供了理論依據。
（二）文件管理的含義與文件管理職能
文件管理是指對文件在其形成、保存、利用和處置過程中進行的經濟而有效的全面管理。
文件管理職能：保管，服務，處置。
（三）外國文件管理機構——文件中心
文件中心又稱中間檔案館，是介于機關檔案室和檔案館之間的一種過渡性檔案保管機構，負責保管文件形成單位不經常使用但還不能最后處理的文件。
二、外國檔案管理
（一）外國檔案鑒定理論與標準
1、德國邁斯奈爾的檔案鑒定理論與標準
理論：在鑒定時，絕不能把案卷當作零碎的材料孤立的單獨進行評判。在確定案卷的來源時，應該考慮各行政單位在政府機構中的地位、活動性質以及這些活動與上下級行政單位活動的關系。年齡鑒定論”，
標準：（1）關于國家不動產權利的檔案，不管是什么形式的，都要永久保存。如果只涉及檔案管理事宜的檔案，只應選擇有特別意義或歷史意義的加以保存。（2）關于私人權利或非國家的公共權利的案卷，一般只保留有 重大意義的部分，或保留與典型事例、典型權利、特殊人物有關的部分。（3）每個機關都應該特別重視有關該機關的本身行政任務的案卷。（4）綜合性檔案，首先應當保存在中央機關。下級機關的綜合性檔案的價值，應根據其活動加以評定。（5）中間性機關的檔案，凡是中間性機關本身的行政管理文件，都應加以保存。（6）下級機關的專門案卷，只要它們是這些機關自身行政活動的產物，就應加以保存。（7）法院的檔案，只保存能從中看出永久性權利、常設機構、重要歷史事件、政治局勢及過去風俗習慣的檔案。
1、德國邁斯奈爾的檔案鑒定理論與標準
（一）20世紀初的“年齡鑒定論”
這種鑒定觀是德國檔案學者邁斯奈爾1901年提出的。他在擔任德國國家機密檔案館館長期間，以多年實踐經驗為基礎，總結出了一套檔案鑒定的理論體系——包括六條一般原則和七條具體標準。他指出鑒定遵循的一般原則包括：第一，事關檔案存毀的決定必須當機立斷；第二，必須避免極端行為，既不要過于謹慎保存，也不要過于隨便拋棄；第三，不要以抽象概念作為價值標準；第四，高齡案卷應當受到尊重，16世紀以前的案卷不得銷毀；第五，為暫時目的使用的案卷在目的達到后應當銷毀；第六，一個永久性機構成立經過的案卷應當保存。他提出的鑒定標準可以概括為兩個方面，一是檔案內容；二是檔案來源。
邁斯奈爾的鑒定理論具有開創性意義。首先，他第一次提出了“高齡案卷應當受到尊重”的著名思想并沒定了具體的禁毀年限，這是一種“顛覆傳統”的鑒定思想，改變了過去各國銷毀古老文件、保留近期文件的習慣做法，帶動各國相繼制定禁毀年限，使歷史檔案得以妥善存留。其次，他第一次提出了較為系統的鑒定原則與標準，構建了一個鑒定理論體系，改變了過去各國對鑒定進行粗線條簡單規定的傳統做法，在理論和實踐上均是一次重大突破。再次，他第一次提出了檔案來源是最重要的鑒定標準之一，強調不能把檔案視為零散材料孤立地進行價值評判，而應以檔案固有的行政關系為背景進行鑒定，全面考慮形成機關在政府結構中的地位，以及機關職能與上下級單位職能的關系。他的觀點是對來源原則在鑒定領域適用性的首次肯定。
2、美國檔案鑒定理論與標準
標準：第一，為確保鑒定工作質量的一致，聯邦檔案機構制定了一系列指導性法規和章程，這些法規和章程為政府機構的鑒定提供了法律依據和工作標準。
第二，國家檔案與文件署設立專門鑒定小組負責審批文件形成機關報送的文件處置申請表。
20世紀50年代的“雙重價值論”
這種鑒定觀是美國檔案學者謝倫伯格(Theodore Schellenberg)提出的。他在1956年出版的代表作《現代檔案——原則與技術》中系統地闡述了這一鑒定理論——公共文件具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值。具體來說，第一價值分別體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；第二價值包括證據階值和情報價值。其中，形成機關的行政官員對鑒定第一價值負主要責任；而鑒定第二價值則應主要由檔案部門及其工作人員來完成。
與行政官員決定論和職能鑒定論相比，雙重價值論具有明顯的進步與深刻之處。首先，謝倫伯格不是反對、而是大力主張檔案部門及其人員積極參與鑒定工作，這不僅避免了鑒定的片面性，有利于全面發現檔案的歷史價值，而且深刻地反映了歷史檔案與現行文件的密切聯系，為文件、檔案的一體化管理提供了有力的保證。這正是謝倫伯格的現代鑒定觀取代詹金遜的古典鑒定觀的根本原因。其次，謝倫伯格不再把鑒定標準的重心單一放在形成機關的地位和職能等外在特征上，而主張從文件自身屬性與利用者需求的關系角度來判斷檔案文件的價值，其貢獻一是確認了檔案價值是檔案文件客體滿足利用者主體需求的關系，真正揭示了價值的實質；二是把檔案價值根據不同需求主體區分為兩種形態，使認識更加深入。后來歐美檔案學者正是依據文件雙重價值形態的轉化提出了文件生命周期理論。謝倫伯格也由于在檔案鑒定理論上的重要貢獻而被譽為“美國檔案鑒定理論之父”。
20世紀60～70年代的“利用決定論”
這種鑒定觀的代表人物有美國檔案學者菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。他們的核心觀點是將學者、特別是歷史學家的利用需求視為鑒定檔案的最重要標準，鼓吹第二價值決定檔案的根本性質。他們有的主張“編史工作的最新趨勢是判斷文件價值的首要標準”；有的提出 “鑒定既要考慮文獻資源的長遠利用，又要考慮學者的潛在需求”；有的更進一步指出“了解用戶為什么和怎樣接近檔案將提供鑒定文件的新標準”。總之，這種鑒定觀一切從利用者的角度出發，突出強調學者的需求是判斷文件價值的決定性標準。
3、前蘇聯的檔案鑒定理論與標準
前蘇聯從1918年起直到1991年解體為止，檔案工作始終實行集中統一管理，檔案鑒定銷毀的決定權始終掌握在檔案管理機關。前蘇聯為檔案鑒定工作規定了四項原則：（1）歷史主義原則，即必須把每份文件都看作是一定歷史時代的產物，因而必須從歷史的角度進行評價；（2）黨性原則，即必須從勞動階級的利益出發來了解文件的意義，避免主觀主義；（3）全面性原則，即必須從各個不同的方面來研究和評價文件；（4）系統性原則，即不能孤立地對文件逆行評價。
（1）文件產生者的職能。這一項鑒定標準在前蘇聯稱為“全宗構成者的意義”，在美國則稱為對“文件職能特點的分析”。它是職能鑒定論的主要標志。
進行職能分析，主要是為了確定文件的證據性價值。早在20世紀50年代，謝倫伯格就已經指出了進行職能分析時應當注意三個要素：第一，文件產生機關在所屬行政機關等級體系中的位置；第二.文件產生機關的職能；第三，文件產生機關的活動。這里要把重要職能與重要活動區別開。
在前蘇聯，由于在全國范圍內實行了檔案工作的集中統一管理，所以，對文件產生機關的職能分析不是針對個別機關，而是針對所有的機關、企業和團體。前蘇聯把文件產生機關看作國家檔案全宗的補充源，并根據這些機關職能的重要性把它們分為三大類：第一類是在蘇聯社會生活中起最重要作用的機關，這些機關要按規定向國家檔案館移交檔案文件；第二類是大多數具有相同職能和任務的機關，這些機關要有選擇地向國家檔案館移交檔案文件，避免重復；第三類是一些輔助性和服務性的機關，這些機關不向國家檔案館移交檔案文件。
（2）文件的內容。文件內容是判斷文件價值的基本標
（二）外國檔案的整理原則
1、事由原則
就是檔案館將檔案按其內容主題而不按其來源機關和原有次序進行整理的原則。
2、來源原則
就是檔案館按其來源和形成單位進行整理和分類的原則。
（三）外國檔案編目與檢索
1、外國檔案編目的含義、任務和原則
2、外國檔案手工檢索工具
（1）案卷目錄
（2）指南
（四）外國檔案利用和開放
1、檔案利用由封閉到開放的轉變
2、檔案開放原則
即一切公民有權利用國家檔案館的的文件。
3、信息資源開發和共享時代的檔案利用
4、檔案利用限制的含義與封閉期制度
檔案利用限制是指對某些種類的檔案，由國家法律、檔案行政管理機關或文件形成機關等規定檔案文件在一定時間范圍內的拒絕或限制向社會公眾提供利用
封閉期制度：核心是封閉期。封閉期是指由法律規定的文件由形成到開放利用的期限，不同性質和不同內容的檔案有著不同的封閉期，處在封閉期內的檔案文件限制向公眾開放。
5、檔案利用類型
（1）檔案的學術利用
是社會科學或自然科學方面的專家、學者在檔案中查找用于學術研究所需的資料，以形成學術論著。
（2）檔案的實際利用
主要是專業技術人員、行政管理人員在檔案中查找可直接用于做出決定的資料。
（3）檔案的普遍利用
即檔案館向普通公眾開放，使普通人為取得資料而利用檔案館的檔案。
三、外國檔案事業管理
（一）外國檔案事業管理體制
1、集中式檔案事業管理體制
即地方檔案機關受中央檔案機構的領導或監督，由國家行政立法手段設立檔案事業行政中心，確立從中央到地方的檔案機構隸屬關系，建立統一的規章制度，從而使整個檔案管理結構達到組織化和有序化。
2、分散式檔案事業管理體制
即是一個國家和中央檔案機構只負責接收和保管中央政府機關的檔案，不過問地方的檔案事務。
（二）外國檔案館
1、法國國家檔案館的建立及其影響
1970年成立的法國國家檔案館，前身是國民議會檔案館，是世界上第一個具有現代意義的綜合性國家檔案館。國家館履行保管和業務指導的雙重職能。
2、當代各國公有和非公有檔案館的類型
國外共有檔案館的類型從館藏檔案的成分上分，可概括為綜合性和部門性（專門性）兩大類。
非公有檔案館分為私人企業檔案館、教會檔案館、私立大學檔案館、私人家族檔案館四種。
