高校“四館合一” 的必要性與可行性

１　高校“四館合一”概念的提出

高等學校圖書館是為高校教學和科研服務的文獻情報中心。作為獨立機構,圖書館成立最早(與大學創辦幾乎同步),每所大學都有圖書館(甚至多個)。檔案館(室)是高校負責收集、整理、鑒定、統計、保管各類檔案及資料的部門,又開展編研、開發利用、學術交流和宣傳教育等活動。１９８９年,國家教委發布?普通高等學校檔案管理辦法?。２００８年,教育部和國家檔案局制定了?高等學校檔案管理辦法?。目前仍有為數不少的高校未獨立設立檔案館(室)。校史館是高校收藏、研究、陳列和開展教育活動的場所,具有博物館的屬性,也有研究院的職能,是校園文化建設的重要內容與組織載體。近年來,諸多成立年頭較長的高校結合校慶等需要,依托檔案館、學校黨政辦等部門成立校史館。相比檔案館,設立校史館的更少。博物館是高校實現多學科文化資源整合與共享、促進人文素質教育與科學素質教育有機結合的重要載體,是文物標本等的主要收藏、宣傳教育和科研機構。２０１２年５月,全國高校博物館育人聯盟成立,教育部副部長杜玉波書面報告要求“把發揮高校博物館的育人作用作為一項重要工作”。博物館的成立多與相關學科發展緊密相連,跟高校成立年頭沒有必然聯系。

以北京大學和清華大學各館成立時間為例,基本能夠比較清楚地分辨出在一所大學內部,各館成立的背景、各自特點及其大概關系。北京大學,創辦于１８９８年,作為中國第一所國立大學圖書館的北京大學圖書館同年成立,１９８２年綜合檔案室成立(１９９３年更名檔案館),校史館開放于２００２年,賽克勒考古與藝術博物館１９９３年開館,而集科普宣傳、人才培養、標本存檔、科學研究和學術交流于一體的地質博物館起始于１９０９年的地質陳列館,１９９６年籌建的地學標本檔案館納入地質博物館。而清華大學,創辦于１９１１年,圖書館成立于１９１２年,檔案館成立于１９９１年,校史館２０１１年成立,數字博物館２０１１年開通,實體博物館在建。

近年來,高校“二館合一”“三館合一”的提法多有出現。陳磐(２０１２)認為,高校博物館包括了校史館、紀念館、美術館、科技館、陳列館和動植物園等。梅婷(２０１３)對高校圖書館與檔案館數字化建設比較研究認為,二者面臨信息資源的網絡環境與規范標準以及資金、技術和人才等相同問題。白鋼(１９９５)、江福蘭(２００７)、朱萍(２００９)提出高校圖書館檔案館一體化。鞏淑芳(２０１１)對高校檔案館和圖書館信息資源共建共享模式進行了探討。冀惠玲等(２００５)認為,檔案館與博物館合二為一體現了當前高校檔案管理的新思路。朱玉玲(２００９)、蔡穎(２０１１)認為,推進高校檔案館校史館一體化有助于功能互補。馮瓊(２００８)介紹了廣東金融學院以優勢學科為依托,１９９５年在圖書館內圍繞特色資源成立貨幣館、２００２年成為廣州貨幣金融博物館的經驗。原穎蓓等(２０１２)從國內高校各類資源館(圖書館、檔案館、校史館等)信息發展特點出發,結合國內外資源館融合發展案例,探討了我國高校資源館融合發展的對策。此外,魏麗(２０１１)對社會圖書館、檔案館、博物館基于網絡環境之下分析了信息資源的一體化。

基于已有文獻,立足本單位實際工作,并對國內外高校各館設立運轉情況進行了網絡調研,梳理了獨立運行各館普遍存在的突出問題,結合實際存在的“二館合一”各種兩兩組合的應有之義和“三館合一” “多館一體化”等論述,提出“四館合一”概念,從理論層面論述其必要性,從實踐中的探索分析其可行性,并提出推進“四館合一”應注意的問題和建議。

２　高校“四館合一”的必要性

工作內容服務對象相關。首先,工作對象具有一致性。作為記載事實、交流信息和傳遞情報的典籍是“四館”共同工作對象之一,典籍是圖書館和檔案館的主要工作對象,而圖書資料珍稀善本屬于貴重檔案,檔案中又包含了太多書籍資料,二者部分工作重疊;實物以外校史展覽,要么本身就是典籍或典籍的復制品、要么內容來源于典籍,即使非典籍的實物部分校史、博物館展品(原件或復制品)也必須引經據典加以嚴格篩選,其內容標注和展出邏輯都依賴于典籍;圖書館與檔案館也接收和保管著相當數量的實物。這些典籍和實物均具有知識性、社會性和可用性。其次,服務對象相同。第一服務對象是高校內部師生,即為教學科研服務,包括為校領導決策服務;作為校園文化建設與區域文化建設組成部分,又為區域內居民服務;高校本身承擔著服務社會的功能,各館又面向社會相關群體提供宣傳教育和科學普及等服務;隨著行業協會(聯盟)等的發展,橫向交流與服務也日益增多。第三,各館在同一高校內部,學科傳承上具有一致性,各館之間,你中有我、我中有你,典籍與實物資料難以在各館之間取舍。圖書館可能接收了某一位或幾位大家的一系列藏品,博物館往往基于某一位或幾位專家收藏發展而來,這些藏品和資料即為專家本人及其學科發展的檔案。

方法流程技術手段相近。從工作方法與業務流程看,圖書館與檔案館工作基于相同理論基礎,在相同分類法基礎上有所側重(檔案側重職能,圖書側重學科)。工作流程都包括收集、整理、分類、編目、保管、檢索、統計、利用等環節,編目內容、程序、符號、格式等完全相同,目錄組織程序一樣,保管條件相同,對文獻資源都需要進行加工生成二次或三次文獻以方便查閱利用。校史館屬于博物館范疇,與博物館工作思路方法想通,工作流程也大致包括收集、整理、分類、編目、保管、檢索、利用等環節。從工作連貫性看,后二者工作是檔案圖書工作的延伸與豐富,檔案圖書工作是辦好校史館博物館展覽的前提和基礎。從技術手段方面考量,掃描、復印、復制等傳統手段仍廣泛應用于各館日常工作,隨著計算機、網絡和通信技術的發展應用,數字化、信息化趨勢日益凸顯。數字圖書館、檔案館、校史館、博物館建設快速推進,數字存儲處理信息技術實現了收藏數字化、操作電腦化、傳遞網絡化、存貯自由化、資源共享化和結構聯接化,優越性日益明顯。在數字化信息化過程中,因技術設備、方式方法大同小異和工作內容服務對象高度相關,“四館合一”數字館建設漸成趨勢。

工作最終目的高度一致。工作內容與服務對象的一致性,決定了工作目的一致性。“四館”都是校園文化建設的重要組成部分,都以全面提高學生素質———育人為最終目標。具體來說,各館功能既有交叉又相互補充。圖書館和檔案館都保存文獻和傳遞文獻信息,圖書館的具體功能表現在文化導向、文化宣傳和行為教育方面,檔案館的存儲、保管和利用功能表現為高校歷史記憶、宣傳教育、資政維權和學術研究。校史館既陳列校史檔案,也編研學校歷史,具有存史、育人、溝通、資政等功能。博物館是高校設立的以研究、教育和欣賞為目的,收藏、保護、展示人類活動和自然環境的場所,具有文化傳承、藝術熏陶、思想政治教育和教學輔助等功能。 “數館合一”有利于克服各館功能脫節的問題,有利于圍繞知識傳承、校風建設、專業認知、責任擔當開展全方位教育,有效突破珍貴館藏史料局限,實現功能互補,擴展豐富整體及局部的服務功能,形成育人合力,增強整體育人效果。

面臨問題挑戰大同小異。 “四館”普遍需要空間大、占用資源多,但現實存在:發展空間受限而原有建筑功能設計不合理,部門間利益爭奪而部分工作扯皮推諉,專職管理干部配置過多而專業人才奇缺,個別骨干人員超負荷工作而部分崗位人浮于事,圖書館藏補充乏力而檔案館藏利用低效,學校相關支出總量大而各館獨立經費條件投入不足,數字校園建設亟需推進而各館仍然是參差不齊的信息孤島,總體人財物投入不足而各館存在浪費與低效。高校圖書館普遍建有新館舍(一方面反映館舍不足,一方面出租部分館舍創收)、擁有相對先進的設備和人才,而書籍補充不足;檔案館舍大多狹窄擁擠、技術手段落后,館藏資源得不到有效利用;校史館、博物館空間存在浪費,缺乏專業編研人員,部分人員工作量明顯不足;個別專業人才一館擁有,難以實現人盡其才;檔案館藏是博物館建設的基石,博物館可以拓展了檔案館開發利用功能,而實踐中脫節比較嚴重。 “四館合一”能夠實現優勢互補,包括統籌管理干部隊伍、專業人才、現代化設施設備、館舍建筑、經費投入、文獻等資源,能夠推動檔案資源更好服務于教學科研,利用檔案館藏豐富校史館資源,使用實物檔案為展館布展添彩,有效整合珍貴史料資源,促進圖書、檔案、校史、博物工作協調發展。

３　高校“四館合一”的可行性

高校“四館合一”在實踐中到底是否可行? 單從理論層面分析,未免顯得枯燥而脫離實際。下面我們從歐美、港澳臺和大陸有關高校的實踐做法,了解分析其可行性。

歐美一些高校的做法。歐美發達國家的圖書館與博物館體系相對發達,無論國家、社會還是大學,圖書館與博物館都深受重視,都是設施精良、建筑優美、手段先進、服務大眾的理想之所。由于其系統完備、分類細致、相互補充,圖書館和博物館在某種程度上就是檔案館與歷史展覽館。因而,大學檔案館與校史館建制相對弱化。美國伊利諾伊大學香檳分校圖書館,下設大學檔案館、州史(林肯)博物館、蘇薩檔案館(美國音樂中心)和大學生生活文化檔案館四個部門,時常舉辦各類校史事件紀念展覽是檔案館的重要工作內容之一,圖書館本身也承擔了檔案館與校史館的部分功能,實現了“四館合一”。英國劍橋大學圖書館系統包含各類圖書館約１４０個,下設數個博物館及研究所(中心),各圖書館承擔了檔案館的大部分日常功能,特殊檔案館(如牛頓、達爾文等名人檔案館)與展覽館功能一并納入數字圖書館,相關內容在其收藏展覽部分展示。

港澳臺部分高校的探索。建校比較早的香港大學,其管理體系與歐美高校類似,而建校較晚的高校則只設有圖書館,幾乎找不到檔案館、校史館和博物館。香港浸會大學建校較早,圖書館下設專業收藏與檔案館,其中包括了基督教中國歷史、當代中國研究、個人文章和大學等檔案館;而大學檔案館作為大學歷史記錄的信息庫,支持學者、教師和學生從事大學歷史研究,檔案材料包括了海報、照片、札記、大學出版物、文物和紀念品。瀏覽澳門大學、澳門科技大學、澳門理工學院、澳門旅游學院等網站,有圖書館,而未發現檔案館、校史館和博物館,只是人力資源等部門職能中提及教職工檔案管理等事項,這與澳門高校普遍建校較晚(通常只有２０~３０年甚至更短歷史)有關。臺灣大學圖書館內設法社分館、醫分館,校總區院/系所圖書室,校史館,博物館群和臺灣原住民族圖書咨詢中心。其博物館群包含了人類學博物館、地質標本館、物理文物廳、昆蟲標本室、農業陳列館、植物標本館、動物博物館、檔案展示室和醫學人文博物館。

大陸有關高校的嘗試。如前所述,圖書館幾乎與大學同步成立,而檔案館的出現要晚幾十年,校史館的出現往往伴隨著５０年甚至１００年校慶而出現;博物館的出現則因學科而不同,有的籌備成立大學或專業之時即創建,有的歷經長時間積累沉淀而興建。中國農業大學源于１９０５年,圖書館成立于１９１４年,２００２年成立單獨檔案館,２００５年百年校慶時于檔案館內籌建成立校史館,一同進駐的有昆蟲館和土壤標本館(二者屬分開運行小型博物館),２００６年檔案館(校史館)更名檔案與校史館。圖書館、檔案與校史館在校內屬于同一學科組,共同開展相關學科人才培養與職稱評定等事宜。在２０１１年規劃興建新圖書館大樓之際,擬將檔案與校史館納入其中,后因規劃面積大幅壓縮不得不修改設計而未如愿。近年來高校成立的檔案館、校史館多半合設,稱為“檔案館(校史館)” “檔案館校史館”或“檔案(校史)館”,如揚州大學檔案館(校史館),北京聯合大學檔案(校史)館;有的將博物館一并納入,如南京大學檔案館、校史博物館及數字化校史博物館,上海師范大學檔案館(博物館、校史館)。圖書館與檔案館合設的也不鮮見,如江南大學圖書館與檔案館,中北大學圖書館(檔案館)。廣東金融學院圖書館在特色資源建設中創建的貨幣博物館倍受好評。

４　高校“四館合一”應注意的問題及建議

高校“四館合一”理論上必要,實踐工作中可行,并且在優化資源配置、提高工作效率等方面確實可取。但是,各校歷史長短不一、學科特色迥異,地理空間等限制,實際工作中切忌“一刀切”。

納入規劃,分步實施。成立時間短的高校,圖書館肯定有,可能尚不具備成立檔案館(室)條件,相關工作暫屬學校黨委(行政)辦公室或圖書館職能的一部分,而校史館和博物館暫時無從談起;有的高校有圖書館,也有檔案(校史)館,沒有博物館;還有高校圖書館和博物館有了,檔案館和校史館沒有,情況很不相同。不同發展階段和學科背景的高校,要立足實際,將“四館合一”納入發展規劃,條件成熟一步推進一步。

立足特色,求同存異。２０１１年國務院學位委員會第四次調整后的?學位授予和人才培養學科目錄?,涵蓋了１３大學科門類,下設１１０個一級學科和１９個專業學位學科,專業類別達到５０６種(最多時１３００多種)。一所高校少則３個、多則１０個學科門類,各學科門類創設時間不同、所處位置不同、在全國排名差別很大,不可能有統一的“四館合一”模式。立足自身特色,可能“二館合一”即是理想目標,亦或分設運轉更為合理高效。

整合資源,分責定崗。新建館舍,應圍繞“四館合一”組織規劃實施。如果原來就有幾個分館而具備了“二館合一” “三館合一”的條件,可嘗試不影響工作前提下,以交叉業務或新技術手段采用為切入點,制定方案推進機構合并和功能整合,打通專業人才、空間建筑、財力投入、設施設備、科技手段等資源,按職能條塊與工作性質梳理優化,相應內設工作機構和人員重新定編定崗定責,以促進人財物資源有效整合,切實提高效率。

科技引領,持續創新。知識經濟和信息化技術迅猛發展,新技術新手段創新應用帶來工作方式方法的變革和工作效率的極大提高,工作中要高度重視引進采用新的科技手段。“四館合一”本身有利于工作方式方法和技術手段的相互借鑒和補充,并且采用新的科技手段與購買新的大型設備往往需要較大投入,這更需要集中有限經費進行重點投入,同時要求加強培訓以提高人員素質,引領“四館合一”各項工作走向深入。