檔案信息數(shù)據(jù)庫建設步驟

（一）檔案信息的收集

如前所述，網(wǎng)絡檔案信息的主要來源是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件。除此之外，一些檔案機構(gòu)和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實數(shù)據(jù)的重要來源。在建立相應的數(shù)據(jù)庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行全面地收集。

（二）檔案信息前處理

這是一項基礎工作，為數(shù)據(jù)庫提供經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)。主要是將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標引出來。著錄標引必須達到規(guī)范化、標準化的要求。這是建立數(shù)據(jù)庫的必要過程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。

（三）確定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

這項工作主要由技術(shù)人員根據(jù)檔案人員提供的著錄信息來完成。

（四）數(shù)據(jù)錄入

將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機讀數(shù)據(jù)。錄入過程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長度與確定的結(jié)構(gòu)長度是否符合；各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換。

（五）數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡發(fā)布

由于計算機硬件能力奇跡般地不斷更新，計算機網(wǎng)絡技術(shù)爆炸般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但是它們的范圍、規(guī)模和復雜性都大大地擴展了。其中最主要的變化就是數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品具有了Web連接性，利用網(wǎng)絡作為查詢和發(fā)布庫中數(shù)據(jù)的手段。數(shù)據(jù)庫方式成為網(wǎng)絡信息資源組織與發(fā)布的重要方式。對于檔案信息資源來說，數(shù)據(jù)庫也是其在網(wǎng)上的最佳表現(xiàn)形式。數(shù)據(jù)庫是信息資源存儲和開發(fā)利用的基礎，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的核心。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息的管理與開發(fā)利用，提高了檔案工作效率。因此許多檔案機構(gòu)都把數(shù)據(jù)庫建設作為當前檔案信息發(fā)布的核心工作。檔案數(shù)據(jù)庫建設越有成效，網(wǎng)絡檔案信息管理與服務也就越有保證。