郭宏琳快速掃描三步法

（2008年命名）

作者：青島市檔案局來源：青島市檔案局2014-07-14 星期一    

   一、背景    2002年以來，嶗山區檔案館將館藏紙質檔案掃描作為檔案信息化建設的一項重要基礎工作，由于館藏檔案數量較多，年代跨度大，檔案紙張質量不一等原因，造成掃描工作任務十分繁重。如何提高掃描工作效率成為日常工作中急切解決的課題。嶗山區檔案館的郭宏琳同志在實踐中探索出快速掃描三步法解決了這一課題。

    二、做法    檔案上機掃描主要分為三個步驟：一是對應檔號建文件夾，二是通過掃描儀掃描檔案，三是掃描圖像后期處理。該掃描技巧就是針對上機掃描中的三個分解步驟，對應提出了三個提高檔案掃描工作效率的解決方法。

    （一）自制文件夾——自動生成器批量建立文件夾    掃描檔案必須有規則的建立存放位置，便于與電子目錄對應查找利用。青島市檔案系統館藏檔案掃描統一按照全宗號（5位）—目錄號（3位）—案卷號（5位）—頁號（4位）建立文件夾，與紙制檔案的檔號建立一一對應的關系。如果按照手工方式建文件夾，需要對照檔案一個一個手工錄入，錄入速度慢，而且容易出錯。    用自制文件夾自動生成器來批量建立文件夾，解決了手工建文件夾的上述缺點。它提煉了文件夾建立過程中存在的統一規則，即與紙質檔案檔號一一對應的關系，用戶只需錄入全宗號、目錄號，自制文件夾自動生成器就自動從電子數據中提取檔號逐級自動建立文件夾。使掃描過程中每分鐘建文件夾速度由幾十個提高到了幾千乃至幾萬個且準確無誤，極大提高了建立文件夾的速度和準確率。 

   （二）把平板掃描儀改造成“高速”掃描儀    由于部分紙質檔案紙張無法使用高速掃描儀進紙，而平板掃描儀因價格低廉等原因在掃描過程中仍大量使用，但是掃描速度慢。為了提高掃描速度，該方法在平板掃描儀的使用方法和使用步驟上作了兩點改進。    1.同樣大小的紙張只預覽一次。掃描檔案一般以A4幅面為主（同樣適用于大幅面平板掃描），大小一致，因此在掃描過程中，如果操作人員將更換的掃描檔案紙放在同一個位置，那么掃描同樣大小紙張的檔案只需預覽、框選一次，與每次都預覽相比節省了一半的時間。    2.定制時間，通過微機控制，定時自動發送掃描操作指令。在平板掃描儀上掃描檔案時需要每次點擊掃描按鈕和更換紙張。改進后，將點擊掃描按鈕的工作，通過鼠標點擊軟件，定時自動發送掃描操作指令，掃描人員只需更換掃描紙張即可。一是鼠標點擊軟件設置點擊掃描按鈕指令要在掃描完成前幾秒發出，節省掃描儀的反應速度。二是更換掃描紙張可以在掃描儀歸位過程中進行，便于加快掃描指令發出速度。使用該法，同樣的平板掃描儀可在8小時內多掃描400頁以上，極大地改進了平面板掃描儀的掃描速度。

    （三）批量旋轉掃描檔案。    掃描檔案有橫向紙張、縱向紙張之分，由于在掃描的前幾步中采用了一次預覽方法，因此在這一步中就需要將掃描方向錯誤的紙張進行旋轉。方法是在ACDSEE中選中畫面中所有需要旋轉的圖像，按選crtl+j，選擇旋轉方向即可。ACDSEE是一款很好的掃描檔案幫助軟件，軟件中的批量命名等功能有助于加快修復掃描檔案中存在的錯誤。

    經過以上三步的改進，極大地提高了平板掃描儀在檔案掃描過程中掃描效率和使用頻率，較好地克服了掃描速度慢的問題，提高了平板掃描儀的性價比，與使用高速掃描儀相比大大節省了掃描成本。該法在2008年青島市檔案系統業務技能競賽和絕活展示中被命名為“郭宏琳快速掃描三步法”。