針對外包模式的質量控制和安全監管

(一) 檔案整理的質量和安全保障

檔案整理的質量和安全通過硬件、軟件和人員３ 個方面保障。

１ 硬件

硬件包括檔案整理工作場地、場地的配套設施、整理所需材料、辦公設備等。

檔案整理有在檔案部門工作地點內部整理和不在檔案部門工作地點整理兩種，但是由于檔案移動的不安全性和保密的需要，除非特殊情況，應選在檔案部門工作地點內部整理。而且工作場地能夠滿足“十防” (防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體) 要求，并在場地內部安裝監控。工作場地應與檔案整理工作人員生活區分開。

檔案整理公司或檔案部門需協商或者招標和合同上約定場地的配套設施、整理所需材料、辦公設備等由哪方提供。一般而言，整理所需材料如目錄、備考表、卷皮、裝訂線等，由檔案部門提供，以保證整理材料材質上的要求和庫房內整理過的檔案的統一性。由于整理過程中，并沒有涉及檔案具體信息的計算機錄入，只有檔案各項目的數目需要使用計算機，所以辦公計算機由雙方中任意一方提供均可。

在檔案整理人員生活區除整理人員放置個人物品的設施外，還需有放置訪客手機、數碼設備等不能帶入工作場地的物品的儲物柜。

在檔案整理人員工作區，應將規章制度制成標牌并上墻，并配備檔案整理的工具書(如字典、公文格式規范、檔案整理規范要求等)、檔案裝具。在檔案整理人員生活區和工作區均必須配備消防設備。

２ 軟件

軟件主要指規章制度、整理規范等。

檔案整理工作需要在招投標之前確定整理標準、驗收標準、保密制度、管理制度等。檔案外包服務商需要了解國家規定的檔案存放要求、消防要求、保密要求等，并制定服務商內部保密規定、管理規定和安全規定等。雙方在簽訂合同時，需明確權利義務，并簽訂保密協議。

在整理過程中，需要制定工作場地使用規定、外來人員來訪登記表、檔案整理人員保密審查和協議、水電門窗負責人登記表、檔案裝具鑰匙負責人登記表、應急預案等，保障檔案工作場地和檔案實體的安全。

制定檔案出入庫手續、檔案流轉交接登記表(如表１)、檔案數量統計表。

３ 人員

檔案部門需派專業人士監督和質檢，并解決、溝通檔案整理中遇到的問題。

在檔案整理之前，對檔案整理工作人員進行資格審查，公司需提供整理工作人員審查情況和保密協議。對全體檔案整理人員進行檔案法律法規的普及，確立檔案整理的嚴謹性和責任。由公司或者檔案部門其中一方對檔案整理人員進行檔案整理業務培訓、保密培訓、安全培訓等，其中包含對消防器材的使用。在項目進行過程中，對新進人員同樣需要進行以上內容的審核和培訓。所有工作人員在培訓合格后，方可進行整理工作。

檔案整理工作對工作人員的素質有很高的要求。檔案外包服務商招聘具有一定文字功底、檔案整理能力、工作責任心強的工作人員，在檔案整理中才會比較順利。

由于檔案本身的復雜性，在整理過程中，可能會存在整理規則里沒有提及或者明確的問題，檔案整理工作人員需及時與檔案部門人員聯系，確定整理辦法，補充到整理細則中，并通知相關人員。

(二) 檔案部門的質量控制和安全監督

檔案部門對檔案整理的質量控制和安全監督應貫穿檔案整理工作的事前、事中和事后，在任何時間都不能松懈，嚴格按照檔案法律法規和規章制度辦事，遇到緊急問題，及時溝通并反饋主管部門。