檔案數字化標準和具體工作流程

  （一）檔案數字化

    用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。

  （二）基本原則：

?檢查檔案原載體質量，確保數字信息的真實、完整。 

?采用先進的數字技術，確保數字化成果長期有效、數據兼容和安全轉移。 

?采取有效措施，確保數字成果安全。

?必須符合國家檔案數字化的要求及有關規定。

數字化對象確定原則：

?社會利用價值較高的檔案優先數字化。 

?開放的檔案優先數字化。 

?館（室）有特色的檔案優先數字化。

?永久、長期保存的檔案優先數字化。 

?確保檔案信息資源的有機聯系。

檔案數字化基本環節：

怎樣做好本單位的檔案數字化工作

（一）數字化工作主要內容：

      1、電子文件歸檔管理：

     什么是電子文件:

      是指在數字設備及環境中生成,以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并或在通信網絡上傳送的文件。

標準要求：

◆規定要求：已開展辦公自動化的單位，應在計算機信息管理系統中設置相應的電子文件歸檔管理功能，實現歸檔電子文件的在線管理與利用。

◆規定要求：對各種類型的電子文件，歸檔時要采用各自的通用文件格式，同時收集其必需的歸檔背景信息即硬件環境、與其相關的軟件及說明資料并保證能夠與隨著計算機技術的發展而產生的通用文件格式進行轉換。

◆規定要求：在“無紙化”辦公系統中產生的電子文件，應采取嚴格的安全措施，隨時備份，并存儲在能夠脫機保存的載體上。需永久、長期保存的電子文件，應采取“雙套制”的保管方式，并建立互聯關系。

◆ 電子文件歸檔前應進行有效性、完整性、安全性進行鑒定，并由鑒定負責人簽署審核意見。

◆電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔隨時進行，物理歸檔要按“電子文件集”進行管理。

◆電子文件著錄項目要求與紙質檔案一致

◆電子文件形成單位應在電子文件處理系統中設置符合安全要求的操作日志。

◆歸檔電子文件一般不加密，必須加密的要與其解密軟件和說明文件一同歸檔。