檔案文獻編纂的本質是人和檔案文獻的關系

在幾十年的教學與科研活動中，我們日益深刻地感到，檔案文獻編纂的本質，是人和檔案文獻的關系，即編纂者如何以自己的智力勞動作用于檔案文獻，生產出高質量的檔案文獻出版物，以實現并強化檔案信息的社會傳播，促進我國檔案信息資源盡善盡快地達到人類共享的地步。

檔案文獻編纂的意義是由檔案文獻的價值決定的，檔案文獻是人類生存必不可少的精神因素，它既是人類大腦認識、思考和記憶功能的外延、擴大與加強，又是整個社會的記憶工程和維系各種社會關系的工具。檔案文獻是存儲和傳播各種知識的載體，它蘊藏著人類廣博的知識，不但以文字記錄的方式反映著從古至今人類參加的各種活動情況的發展變化的軌跡，而且記錄著大量有知識價值的史實、數據、成敗之鑒、科技成果和理論學說。它上自天文、下至地理、中及人事、旁涉萬物，凡和人類有關的知識，無不在檔案文獻中有原始記錄。因此，檔案文獻是人類取之不盡、用之不竭的文化寶庫。只要接觸檔案文獻，開卷有益之感油然而生；凡有成就的學者，無一例外，他的一生皆以檔案文獻與“孤燈寒夜”相伴而行。

由于檔案文獻是人類言、行、思的歷史記錄，而非人們事后有意識的創作，因而其內容比較真實，譽者不過其實，抑者不損其真，檔案文獻的真實可靠程度，從理論上講要高于其他種類的文獻，當某人或某事在不同的文獻中記載各異時，多以檔案文獻記載為準，檔案文獻的憑證功能和信息功能在各種文獻中居于首位。隨著人類社會的進步，人們日益感受到檔案文獻的重要，也就愈益懂得利用檔案文獻、依靠檔案文獻的重要性。

檔案文獻可以深化人們察古知今的歷史思維能力，這種能力是人類整個認識能力的重要組成部分，亦是整個人類智力開發水平的重要標志，這也就決定了檔案文獻在人類認識歷史和研究歷史中的巨大作用，正因為檔案文獻的價值和作用是人所共知、有口皆碑的，因此，在中國歷史上，才出現了一種規律性的現象：前朝收集、整理檔案文獻，后朝利用這些檔案文獻編史修志；前人收集、整理檔案文獻，后人利用這些檔案文獻撰述史書；前半生收集、整理檔案文獻，后半生利用檔案文獻著書立說。我們編纂檔案文獻，正是要向世人展示檔案文獻的知識，使古老的記載，活用于今日。

檔案文獻中所儲存的大量信息內容，還為人們擴展認識，從事科學研究，創造了必不可少的中介條件，因而，檔案文獻的狀況直接關系到科學研究成果的質量。一個嚴肅的學者，必須以檔案文獻為其科學研究的基點，忠于檔案文獻，忠于歷史事實，才能寫出“資治當今，垂范后世”的論著。雄偉輝煌的科學殿堂，必須構筑在堅實的檔案文獻的基石上。

但是，檔案文獻的客觀狀況同人們的需求之間存在著不少的矛盾，嚴重地影響了廣大讀者對檔案的閱讀和利用，妨礙了檔案信息內容的共享。例如，我國各級檔案部門所保存的與某一個專題有關的檔案，往往存在著檔案數量浩大、保存分散同人們利用時要求的專題性、集中性之間的矛盾，檔案內容龐雜、形式多樣、真贗雜陳同人們利用時要求的系統性、科學性與真實性之間的矛盾，檔案副本的有限性（檔案多為原始稿件，即“孤本”，這是檔案的一大特點）同社會利用的廣泛性，以實現信息共享之間的矛盾，等等。為了解決上述矛盾，人類遂萌發了對檔案原件中的信息內容加以編纂公布的意識和實踐。檔案文獻編纂學則是專門研究如何解決上述矛盾，使檔案信息內容優化其分布，活化其流動的學問。