檔案數據匯編

檔案數據匯編，是對科技檔案中有關科技、生產及其管理的重要數據信息，進行匯集、整理，系統地揭示這些數據及其相互關系的編研成品。檔案數據匯編，既是編研成品中一種獨立的類型，又常常是其它類型編研成品，如年鑒、科技手冊等的必要組成部分。

（一）檔案數據匯編的信息特點

1.精確性，指它們是定量的反映相關科技檔案信息，并且通過科學分類、制表繪圖等形式，進一步揭示或建立起各種數據關系，能夠更加準確地反映科學技術或科技活動的內容信息。

2.高效性，這種編研成品形式與相同篇幅的其他編研成品形式比較，提供的信息量更大，內容更豐富，使用范圍也更加普遍。檔案數據匯編已經成為專業主管機關、企業和事業單位的領導、科技人員和管理人員，掌握基本情況，進行定量分析，探求事物客觀發展規律，從而發現和解決問題的一種必備的依據和參考資料。

（二）檔案數據匯編的種類及形式

數據是科技、生產及其管理工作的重要依據，特別是具有相關性的數據系列更是科技創新的基礎，是科學管理的重要信息資源。科技檔案中保存和積累了大量的原始數據，它們是科技人員和科技管理人員，總結經驗、研究問題、預測未來、科學決策、擬定計劃、指導工作，須臾不能離開的重要信息資料。由于這些原始數據分散在各類科技檔案的案卷之中，利用起來非常麻煩。通過對它們進行篩選、分類等一系列編研加工，形成一定規模的數據匯編，才能成為利用者定量分析的確鑿數據依據，這是編研檔案數據匯編的首要目的和任務。在科技檔案編研實踐中，已經產生了大量的檔案數據匯編。

1.根據內容，檔案數據匯編可以歸納為兩類：綜合性檔案數據匯編，是指能夠全面反映某個專業、某一地區或單位基本情況的數據材料。如，某城市建設檔案館，從城市設計及綜合管理的實際需要出發，編制的《XX市歷年城市建設發展主要統計指標匯編》，包括了道路、橋梁、上下水道、電信電纜線路、公共交通、商業服務設施和居民住宅等7個方面的18項內容，上百種數據指標。又如，某冶金機電設備制造廠編研的《建廠以來各種基礎數據匯編》，除反映企業職工人數及其構成、設備種類及數量、固定資產總值等綜合數據外，著重介紹了該廠歷年來產品的產量、品種、質量、原材料與能源消耗、勞動生產率、稅利完成情況等幾十種數據。這種綜臺性數據匯編，一般是對有關的數據按年度、項目和科目進行分類、排列，然后分別制表，并且配以必要的圖例和文字說明。它主要提供給綜合管理機關、企業、事業單位領導和業務主管部門使用。

專題性檔案數據匯編，是指用以反映某項技術或某一方面科技活動基本情況的數據材料。比如，工業企業檔案部門編制的《XX廠基本建設概況》、《XX集團生產設備特征匯編》、《XX集團資產負債表》等均屬這種類型。對于反映基本建設狀況的數據匯編，一般以工程項目為單位，分別列舉建筑項目名稱和代號、建筑面積、占地面積、結構、跨度、用途、生產能力、開工竣工和投產時間、設計年限、工程預算和概算等數據，為了加強數據的直觀性，許多數據匯編還配有建筑物平面圖、各種管線布置圖或走向圖。對于反映生產設備狀況的基礎數據匯編，一般以每臺（件）設備為單位，分別列舉：設備名稱、型號、數量、性能、主要技術參數、生產能力、動力配備等數據，以及設備平面布置圖等。又加，某市市政管理部門。為了配合加強市政設施的管理，向有關領導部門提供的《XX市政工程道路橋梁數據匯總》，將有關道路的數據，按街道名稱，起止地點，車行道、輔道、人行道等的結構、長度、面積、流量和功能一一列舉、對橋梁的數據，均按橋梁的名稱、位置、結構、長度、寬度、載重量、流量和功能等分類排列，并注明檔案號、數據出處等內容。這類專題性數據匯編，提供給各專業主管部門和企業、事業單位使用，有關人員感到數據清、情況明，為制訂規劃計劃和進行日常管理工作，提供了切實的保障。

2.根據數據的形式，分為：傳統型即以表格、圖示等信息形式與紙質載體相結合的科技檔案編研成品。上述數據匯編基本都是傳統型的。電子（數字）型即計算機數據庫形式的檔案數據匯編。航天系統某設計院將計算機技術與科技檔案編研方法相結合，對衛星產品檔案數據進行加工，研制成功了整星級數據庫、系統級數據庫和產品級數據庫，每個數據庫都包含五六萬個數據。這三個數據庫既單獨成庫又相互聯系，特別是利用計算機的數據處理優勢，充分發揮了數據與圖象處理功能，能夠及時的錄入、修改相關數據，查找速度更是不同凡響，形成了新型的動態性數字式檔案編研成品。

（三）檔案數據匯編在編研要領

1.嚴格保證數據的準確性。一方面，要對數據進行認真地核對，有時還要通過計算進行驗證，以保證數據記錄內容的準確性。另一方面，要注意通過分析數據的來源，確認數據的準確。如，比較數據文件的形成者，選擇最具權威性的作者形成的文件；區別記載數據的文件種類，選擇統計性數據信息；以及核實數據記錄的時間，選擇與選材要求一致的數據等。

2.注意保持數據的完整。數據收集絕不只是收集幾個數值，首先，必須注意研究數據自身的規律，它們一般由數據值、數據名稱、計量單位、反映（記錄）的時間、地點（空間范圍）等要素構成，缺乏其中某一要素就是數據自身不完整。其次，數據還具有相關性，即幾個相關數據共同說明某個對象或者一個對象往往需要多個數據從不同角度描述其特征。如，收集有關民用建筑數據，就不能只有建筑面積，使用面積，而設有戶型；搜集有關設備的數據，也不能只有性能指標而沒有技術參數。因此，應該研究各類數據的特點，將反映基本情況的各種重要或主要的數據信息，盡量收集齊全。只有在數據完整的基礎上，對數據進行核實、計算等技術加工才有意義，才能保持數據信息的優勢。

3.數據加工方法要科學。對數據的加工主要是通過分類來揭示其數據關系。分類是否科學直接影響數據加工的質量與編研成品的作用。對數據的科學分類除應該遵循一般分類要求外，還要注意：第一，要根據數據之間的有機聯系進行分類，不能隨意分類，以保證數據之間的可比性。第二，項目及指標的設置應體現時代特點。隨著經濟建設和科技、生產活動的發展會產生一些反映新的數據，分類時應根據需要，及時增設或者調整某些項目，以便體現時代特點，跟上形勢的需要。如某鄉鎮人民政府在編研基礎數據匯編時，根據該鄉從1987年在農村推行聯產承包責任制的實際情況，增添了“承包戶數”、“承包產量”等新的項目，某些企業適應會計制度改革的要求，在基礎數據匯編中及時增加了“資產負債表”等科目。使基礎數據匯編既全面反映了該對象的基本情況，又反映了新形勢下的新發展，便于對它們的現實使用。

4.選擇數據應格守保密范圍。數據匯編集中精確地反映相關科技活動的信息，能夠高效率地傳播科學知識和生產技術，現實作用明顯，往往具有一定的機密性。應根據預先確定的利用對象、交流的范圍和渠道，有針對性的選擇有關數據，以確保科技機密的安全。同時，數據匯編應嚴格掌握使用范圍，做到內外有別。