科技檔案編研成品主體部分的完善

科技檔案編研成品給利用者提供的科技檔案信息，主要體現在它的主體部分。主體部分的完善包括：科技檔案信息單元的排序，題名、目錄、注釋、插圖和附錄等組成部分的編寫等內容。

（一）科技檔案信息單元的系統化

科技檔案信息單元的系統化是通過信息單元排序實現的。排序揭示了各信息單元之間的邏輯關系，使入選科技檔案信息構成了一個有機的整體。

1.科技檔案編研成品的體例形式

科技檔案編研成品的系統性來源于編研信息的系統性，即其提供的科技檔案信息不僅優化、全面，而且具有一定的邏輯關系。由于編研信息來自不同的科技檔案實體，通過信息加工形成的各信息單元之間沒有任何聯系，必須將它們按照某種邏輯關系編排在一起，才能進一步揭示其內涵，固定它們在編研成品中的位置，使之形成一個具有某種有機聯系的知識體系。而這種維系科技檔案信息單元的邏輯關系就是編研成品的體例形式，它是編研信息排序的依據。

編研信息單元的體例形式具有多樣性，這是由科技檔案編研成品復雜的主題內容，眾多的類型和大小不一的篇幅等因素決定的。確定編研成品的體例形式，有助于表現編研主題實現編研信息的價值。根據科技檔案信息單元的特點，經常采用的信息單元體例有：

（1）專業分類的體例形式

專業分類的體例形式，即按照科技檔案信息單元所反映科技專業、專題或問題等聯系排列信息單元。這種體例形式突出了科技檔案信息的內容性質，便于按專業或專題查閱、使用編研信息，有助于利用者深入研究某一特定內容的科技檔案信息，是科技檔案編研成品常用的體例形式。

某省農業科學研究院主編的《XX省農業科研志》，除對某些綜合性問題單獨設章外，其它章節均此種體例形式編排信息單元。具體形式如下：

第一章　　農業科學研究事業發展概況

第二章　　水稻研究

第三章　　　　油料、旱糧作物研究

第四章　　　　經濟作物研究

第一節　　　　棉花研究

第二節　　　　茶葉研究

第三節　　　　麻類作物研究

第四節　　　　蠶桑研究

第五章

第十二章　　　　農業技術綜合研究

第十三章　　　　農業科研機構

檔案編研成品《XX土壤》則采用了按專題排列信息單元的體例形式，其具體編排如下：

第一章　　　　自然成土因素概述

第二章　　農業生產活動對土壤的影響

第三章　　土壤類型及分布規律

第四章　　　　土壤類型評述

第五章　　土壤條件和土壤資源評價

第六章　　　　土壤改良與培肥

《XX第二初軋廠史》是一個內容豐富、綜合性強的編研成品。其體例編排，首先按闡述的內容分為生產技術、專業志和人物等三編，各編的章節都采用按問題排列信息單元，以生產技術編為例：

第二編　　　　生產技術

第一章　　　　建廠

第一節　　　　廠區自然狀況

第二節　　　　設計規模

第三節　　　　建廠投資

第二章　　　　生產技術發展

第一節　　　　鋼坯生產的發展

第二節　　　　生產工藝與工具的改革

第三節　　　　機械設備的改革

第四節　　　　電器設備的改革

第三章　　　　事故

第一節　　　　事故統計

第二節　　　　事故原因分析

第三節　　　　為消滅惡性事故而斗爭

（2）技術特征的體例形式

技術特征體例即按照性能、結構、規格或系列等技術特征排列信息單元，技術特征是對產品、設備、工程項目等科技檔案信息的細化，適應了工程技術人員系統地或針對性地了解相關科技檔案信息的需要，便于進行同類事物之間的比較分析。對于產品或工程設計的改進，產品的更新換代，以及設備的管理、維修等工作的利用，具有廣泛的實用性，是工程技術人員比較歡迎的排體例形式。

某電表廠編印的《產品圖集》第一冊，采用的就是性能特征系列的體例形式：

一、產品概述

（一）開關扳電表系列

（ 二）萬用表系列

（三）數字儀表系列

（四）其他系列

二、各系列產品逐年實現的利潤與上繳利潤

三、各系列產品的用戶意見

四、未投產的新產品簡介

五、各系列產品獲獎情況

六、科技大事記

某汽車制造廠編制的《XX輕型越野汽車產品樣本》，采用了圖樣文件常用的按結構排列信息單元的體例形式。具體排列為：

一、整車外型和底盤

二、發動機

1.冷卻系統

2.潤滑系統

3.供油系統

三、離合器

四、……

十二、車架和前后橋

某城市建設檔案館雕塑廠編制的《建筑雕塑》就采用了性質特征的體例形式，進行信息單元的排序：

一、國內雕塑

（一）領袖雕塑

（二）紀念性雕塑

（三）園林雕塑

（四）裝飾雕塑

（五）文物修復與復制

二、國外雕塑

……

（3）時間順序的體例形式

時間順序的體例形式即按照時間順序關系排列信息單元。這種體例形式便于反映科技、生產活動的進程，保持科技檔案信息之間的歷史聯系。同時，也為利用者了解和研究科技檔案信息提供了方便、快捷的途徑。一些主要從以歷史角度反映科技檔案信息的編研成品，如年簽、科技史志等，比較多地運用這種體例形式。

作為排序依據的時間順序，可以是具體的年、月、日，可以是科技、生產活動的不同階段，也可以是跨度較大的歷史時期。某研究所編寫的《科技成果大事記》，匯集了該所25年來獲取的198項科技成果，按各項科技成果完成的具體日期排列，查找利用十分方便。《XX縣狠貓山水庫技術資科匯編（1959-1981年）》，記述和反映該水庫建設23年來的歷史面貌。其信息單元是按水庫設計、施工和管理運用的三大階段排列的。

第一部分　　設計

1.水庫流域及灌區位置示意

2.水庫樞紐工程平面團

3.水庫設計及運用指標

4……

14.水文氣象設計資料

第二部分　　施工

1.水庫歷年完成情況統計表

2……

5.填基灌漿治漏工程簡介

6.施工大事記

第三部分　　管理運用

1.水庫歷年運用情況統計表

2.流域內農業基本情況統計表

3.灌溉面積統計表

4……

5.歷年水費收入情況統計表

（4）地理特征的體例形式

地理位置特征的體例形式指按照地理位置、方位等關系排列信息單元，此體例形式將記述和反映同一地區科技活動的檔案信息相對集中，按區域特征或地理方位進一步分類排序，這種方法能夠集中反映同一區域自然資源、工程項目或其它科技、生產活動的狀況，有助于了解和研究有關區域性問題。一些反映建設規劃、勘察測量成果、建筑工程項目以及自然資源考察報告等編研成品，經常采用這種體例形式。

某勘測設計院將建院以來，從事水電站設計形成的測量成果，編輯成的《電站測量成果匯編》，就是按照流域特征排列信息單元的。其體例形式如下：

第一章　　遼河流域

第一節　　　　石佛寺電站

第二節　　　　二龍山電站

第三節　　　　盤錦電站

第四節　　　　龍口電站

第二章　　　　松遼河流域

第三章　　　　圖門江流域

第四章       ……

第十三章　　　　黑龍江流域

某城市建設檔案館編寫的《XX市主要道路建設史》，除“城市道路發展綜述”和“主要干道總長與路段名稱一覽表”兩個綜合性問題以外，各主要道路的建設史均采用按方位關系排序的體例形式，先將各主要道路按東西走向和南北定向分開，東西向道路自北向南順序排列；南北向道路自西向東順序排列。具體編排形式如下：

一、城市道路發展綜述

二、主要道路史

1.七一路

2.五四路

3……

28. 建設路

（5）科技水平的體例形式

科技水平體例形式即按照科技水平、科技活動的規模等聯系編排信息單元。這種體例形式突出了科學技術研究成果的重要性和技術經濟價值，有利于科技成果檔案信息的報道、交流及科技成果的推廣應用，是科技成果性的編研成品常用的體例形式。

某研究所在編排《科學技術成果匯編》時，按科研成果的獲獎級別排列信息單元，不僅集中顯示了這個單位科研工作的成就，而且進一步突出了這些科研成果的使用價值。其體例形式如下：

一、獲國家發明獎成果

二、獲科學技術進步獎成果

三、獲國防工辦重大技術成果

四、獲國家經委優秀新產品獎成果

五、獲部年度新技術推廣獎成果

六、……

十一、獲所合理化建議和技術改造獎

科技活動的規模如，科技活動的投資規模、項目規模、參與單位的數量等，一般而言，大規模的科技活動技術復雜、綜合性強、管理嚴密，科技創新的條件好，所形成的科技檔案技術含量高、檔案質量高，應用范圍廣。某建筑施工單位編制的《施工組織經驗集錦》，首先將該單位已經完成的工程項目按工程性質分類，各類工程均按投資規模從大到小排列相關信息單元：

1.國家重點工程項目

2.國家級工程項目

3.省部級工程項目

4.地方工程項目

2.科技檔案信息單元排序應該注意的問題

（1）根據信息主題選擇體例形式

編研成品體例形式的作用是揭示信息單元的內在聯系，將孤立的科技檔案信息組織成為有機的信息系統，深入表現編研成品的主題內容。不同的體例形式，強調了主題內容不同的邏輯關系，會得到不同的效果。例如，專業、專題和問題的體例形式，常常用于表現科技、生產活動的內在聯系；性質、結構、規格和系列的體例形式，常常用于表現產品、設備和基建工程項目整體與部份之間的邏輯關系；地理位置的體例形式，常常用于表現科技生產活動在地域方面的聯系；而時間順序的體例形式，往往用于表現科技生產活動和企業、事業單位發展變化的進程和規律。

另外，對同一主題而言，強調科技檔案信息的角度不同所采用的體例形式自然不一樣。例如，反映橋梁設計檔案的編研成品，如果是從發展的角度反映橋梁建設，可以采用時間順序的體例形式；如果從文化角度反映橋梁建設，可以采用自然區域的地理特征體例形式；如果是從技術角度反映橋梁建設，可以采用結構體例的形式。總之，應該研究與認識各種體例形式的特點與作用，從體例形式為主題內容服務，從有利于深化主題內容出發，緊緊圍繞主題選擇適當的體例形式。

（2）根據信息單元的數量確定排序層次

排序層次是指使用體例形式排列信息單元的次數，應根據科技檔案信息的內容與數量確定排序層次。層次少，信息內容集中，每層集中的科技檔案信息單元就多，反之，層次多信息單元就分散，各層中信息單元就少。因此，要合理確定排列層次。編研成品體例形式的編排，一般分為以下三種層次：

第一，多層排序。即將科技檔案信息單元分為兩個以上層次，各層次再分別選擇最適宜的體例形式進行信息單元的排序。如先劃分章，章內再劃分為節，然后再進行信息單元的編排。一些大型的編研成品，根據實際情況還可以進一步劃分更多的層次。如《北京水利志》記述年限為40年，由于材料豐富先分成5卷，各卷中分編，編內設章，章內又劃分節，就屬于較多的編排層次。

第二，單層排序。即將信息單元劃分一個層次，然后再按照某種體例形式對信息單元進行排序。如《X專業技術標準匯編》，首先按照標準等級分層，將全部專業標準分為國家標準和行業標準兩部分，各部分中再分別按照時間體例形式排序。

第三，直接排序。即不劃分層次，直接按照某種體例對信息單元進行排序。對于信息單元數量不多，篇幅不大的編研成品，采用這種方法排序也能夠在方便檢索和利用。如，《X建筑藝術雕塑廠 40年重點工程記實》（1958-1998年），就采用時間體例形式，直接將全部工程項目按照竣工時間，將人民英雄紀念碑等122個重點工程項目的檔案信息單元依次排序。

（3）區分體例形式和層次要遵守邏輯規則

為了便于檢索和利用科技檔案信息，信息單元的體例形式和層次的劃分，要使信息內容更清楚、信息關系條理分明，必須遵循以下邏輯規則：

第一，同一層次的劃分標準應當一致，以保證各層次界限清楚，信息單元歸類不至于互相交叉或重疊；

第二，層次劃分較多時，應當按照各層次內信息的特點分別確定體例形式，不強求體例形式的一致；

第三，應該選擇比較明確、易于掌握的排序標準，以便保證信息單元歸類的一致性，對某些有可能歸屬兩個序列的信息單元，應根據其主要內容特征排序；

第四，各層次的題名，應當與其所包含的科技檔案信息的內容范圍一致，不能大于或小于該層信息內容的范圍。

（4）應酌情設綜合類

在編研成品中，由于某些涉及面廣、具有綜合性的信息單元，難以完全按照某一體例形式排序，就應該考慮用設置綜合類的形式進行特殊排序，并根據其內容或作用，恰當確定綜合類的位置。一般而言，反映概括性或全局性內容的綜合類，應該排列在編研成品主體部分的最前面；專題性或輔助性的綜合內容應該置于其后。例如，前述《XX省農業科研志》中的“農業科學研究事業發展概況”和“農業科研機構”同為綜合性類別，其中“農業科學研究事業發展概況”，起到了概括和綜述的作用，置于整個信息單元的最前面；而“農業科研機構”主要起報道作用，因而排列在正文的最后。又如《X市主要道路建設史》中的“城市道路發展綜述”和“主要干道總長及路段名稱一覽表”，都是涉及全局的內容，排列在28條主要道路路史之前，對閱讀該編研成品起列了提綱挈領的作用。

（二）題名的編擬

1.題名的種類

題名也稱標題、題目，即科技檔案編研成品及其各組成部分的名稱。科技檔案編研成品的題名分為兩類，概括編研成品主題內容的，稱為編研成品的題名，亦稱“書名”；概括部分信息單元主題內容或者各層次內容的稱為正文題名，根據其概括正文內容的范圍，正文題名又進一步分為章節題名和篇名。上述介紹的《XX省農業科研志》、《XX第二初軋廠史》等都是編研成品的《XX第二初軋廠史》中的“建廠”、“生產技術發展”、“事故”為章題名；某電表廠《產品檔案匯編》（1962-1984年）中的“產品年度系列型號”、“科技大事記”和《 縣狠貓山水庫技術資料匯編（1959-1981年）》中的“水庫流域及灌區位置示意圖”、“水庫樞紐工程平面圖”等為節題名；單個信息單元的名稱或文章式編研成品的名稱都是篇名。

編研成品題名、章節題名和篇名構成的有機整體，反映了該編研成品主題內容的框架結構，起到提示編研成品內容，提供信息單元的排序與檢索的作用。

2.題名的構成

為了實現準確揭示內容、吸引讀者的作用，題名應反映以下要素：

（1）對象名稱要素，即編研成品反映的單位或活動的名稱。如《紅旗拖拉機廠大事記》中的“紅旗拖拉機廠”、《氣象衛星研制技術綜述》中的“氣象衛星”、《黃土高原流行病調查的總報告》中的“流行病調查”。對象名稱能夠從整體上限定編研成品內容，是利用者比較重視的利用線索。

（2）主體要素，即編研成品提供信息的內容或概念。如《滇綠制造工藝》中的“制造工藝”，《XX城市防汛手冊》中的“防汛”。主體要素表明了編研成品的基本內容，是利用者最為關注的利用目標。

（3）專業要素，即編研成品涉及的學科或者專業名稱。如《中國航天工業年鑒》中的“航天”，《山東省農業科研成果匯編》中的“農業科研”。專業要素是從知識范疇方面，對編研成品主題的進一步限定，它與主體要素結合能夠使編研成品的內容更加明確、具體。

（4）地點要素，即編研成品內容涉及的空間范圍。如《東北地區水電站簡論》中的“東北地區”，《世界各國電視制式與頻道》中的“世界各地”等。地點要素明確了編研成品內容所針對的區域范圍，它與主體要素結合能夠使編研成品的題名更加確切。

（5）時間要素，即編研成品內容所反映的時間范圍。如《XX六十年代園林設計會萃》中的“六十年代”，《明清六百年泥石流災害紀實》中的“明清”等朝代。《1998年XX市經濟活動大事記》中的年度等。時間要素與主體要素結合能夠使編研成品的題名更加準確。

（6）類型要素，即編研成品的類型或者編研成品信息來源的文件類型。《渤海、黃海、東海海洋調查報告》中的“調查報告”即為入選文件類型；《中國電力年鑒》中的“年鑒”則為編研成品的類型，《X城市基本建設統計資料匯編》中的“統計資料”和“匯編”又反映了上述兩種類型。類型要素進一步明確了編研成品的作用。

上述要素都是對編研成品主題內容的進一步分解，如果它們能夠以其他形式出現在編研成品的封面上，可不必重復反映在題名之中，否則題名應該盡量完整地反映這些主題要素，特別是編研成品的題名和直接排序的信息單元的篇名，其主題要素一定要完整。有確定歸屬的章節題名和篇名，由于受書名或章節題名的制約，其主題要素可以適當簡化。如《高能物理研究課題簡介》在“物理學理論研究”一章中，所有的篇名都省略了專業要素，僅反映其在該專業范圍內的具體名稱，直接以唯象理論研究、強作用力理論研究、亞層子模型等命名。如若沒有章節題名的限定，這些篇題名就必須明確其學科要素，如“亞層子模型”就應該改為“高能物理亞層子模型”，以便于利用者了解和正確掌握編研成品的內容。

3.編擬題名應注意的問題

（1）揭示主題內容要完整、確切

題名揭示編研成品或其組成部分的內容要完整、確切，使之名實相符，以便利用者能夠通過題名，對編研成品及其具體內容有比較確切的了解。為此，編擬題名首先必須深入分析其內容，有針對性地選擇題名構成要素；其次，要仔細研究編研信息的要點，有重點的選擇題名構成要素；再次，要客觀把握其內容，準確揭示編研成品及其信息單元的內容，避免由于題名過于簡化或過于繁瑣使利用者不得要領。如某省機械廳編制的介紹所屬機構的編研成品，冠之于《機械行業機構大全》的題名就與其實際內容不符；某單位編制產品設計數據匯編，稱為《XX產品研制史》也不夠準確；一些單位的編研成品常用“我廠”、“我市”、“我國”作限定，不適合進行編研成品進行社會交流。

（2）文字概括要簡潔、凝練

題名使用簡潔凝練的文字概括編研成品及其信息單元的內容，不僅有助于利用者正確認識其主題，也便于查找有關科技檔案信息。為此，題名表述要用平實的詞語。既要避免過程性、形象性或簡單歸納性的描述，以免題名文字不必要的冗長；又要避免使用籠統、不確定的詞語，以免題名的文字含義模糊，妨礙準確理解其內容。例如，下列編研成品的題名修改前后，客觀效果就大不一樣。原題名為《XX型號產品設計階段和批量生產階段更改通知單、材料代用單和技術處理單匯編》，修改后的題名為《XX產品研制的技術改進紀實》，修改后的題名與原題名相比，簡明扼要、主題突出，也便于記憶。原名為《十年重點工程實錄》的編研成品改名為《X市“八五”至“九五”重點工程實錄》，更便于利用者準確掌握其內容。

（3）語言表述應具有科技文獻的特點

科技檔案編研成品是一種科技文獻，其語言的表達，首先應與其自身嚴謹、準確傳遞科技檔案信息的目的相適應，既不能像文學作品的題名那樣“耐人尋味”；又不能像報刊文章題名那樣具有一定的鼓動性；也不能像歷史檔案編纂出版物的題名那樣強調鮮明的政治傾向性；而是要求準確地表現科技生產活動的內容實質。其次，根據科技檔案信息的特點，題名應注意使用專業術語，準確的時空范圍概念。再次，某些編研成品題名的處理要與它們的作用性質一致，對于史料性編研成品一般應沿用其歷史上形成單位的名稱、文件名稱，以及某些當時所用的專業術語，注意保持科技檔案信息的歷史特征，而不必把它們“現代化”。

（三）注釋的編寫

注釋，也稱注或注解，是對編研成品中某些需要說明的內容進行的必要補充說明。注釋具有幫助利用者順利閱讀、正確理解科技檔案信息，維護其原始性的作用。注釋又是專業性較強的科技檔案編研成品正文必不可少的組成部分。

1.注釋的種類

根據注釋對象和注文的內容，科技檔案編研成品的注釋主要分為兩類：

（1）信息內容的注釋，是指對編研成品正文中，某些不易為利用者正確理解的內容所做的文字說明，包括：

①注釋科技活動。指對于歷史久遠的科技活動的內容，科技、生產活動的過程，某些重大技術措施，重要的科技會議，重大的技術事故等，如果在信息單元中交待不清楚或敘述不詳細，影響了信息單元的完整或者影響對其內容的正確理解，就要給予說明。

②注釋人名、地名或其它專用術語。對人名的注釋，是指對信息單元中涉及的某些主要的科技人員及其相關科技成就進行的補充說明；對地名的注釋，是指對那些鮮為利用者知曉的地名，如歷史上的地名、因行政區劃變動或多次變更的地名、某些地名的簡稱或合稱、縣以下的地名等進行的必要說明；對專用術語的注釋，主要是指對某些非標準用語，以及工程項目、課題、任務等的代號或簡稱，進行的必要說明。

③注釋技術結論或觀點。對于編研成品中反映的某些有爭議、已經發展變化的結論或觀點，如果不便直接在原文中提醒利用者，可以將與其相關的結論或者編研人員的補充評價，以注釋的形式中提示給利用者。

④注釋引文、譯文的出處。對信息單元中引用的某些重要事實和數據材料，或者外文檔案的原文，一般應注明其出處，如某編研成品中提供的該地區百年以上水文觀測數據，不僅珍貴而且將引起讀者的廣泛興趣，注明“引自XX案卷第X頁”就十分必要，能夠幫助和用者擴大利用的線索和范圍，方便利用者深入查閱與研究。

（2）對信息加工情況的注釋

為保持史料性的編研成品的歷史客觀性，需要將信息加工的內容或方式提示給利用者。這類注釋是運用特定訂正符號表示的，如：括“〈〉”中的文字，表示對原文錯別字的訂正；括在“［］”中的文字，表示對原文中遺漏字的訂正；框在“□”中的文字，表示對原文中殘缺字的考訂等。

2.注釋的形式

注釋的位置對其更好地配合正文的閱讀有一定影響，根據它們在正文中的不同位置，注釋分為以下形式：

（1）夾注，即穿插編排在編研成品的正文行中，注釋對象后面的注文；

（2）腳注，即注文編排在與注釋對象同一頁，地腳處的注文；

（3）尾注，分為篇后注和書后注。篇后注即注文統一排放在同一篇或同一章正文后的注釋，書后注即注文統一排放在整個編研成品正文最后的注釋。

（4）表注、圖注和公式注，都是針對特定對象的注釋。即對數據表格內容的注釋稱為表注；對插圖內容的注釋稱為圖注；對公式內容的注釋稱為公式注。而且這些注文必須緊跟在注釋對象之后，如表4-1中的⑦那樣，而不能象前三種注釋那樣可以選擇其他位置。

講求注釋的形式，既是為了方便利用者在閱讀編研成品時，及時了解注釋內容，以便順利、準確的掌握有關科技檔案信息；又考慮到編研成品的客觀效果，保持版面整齊、美觀；還要方便排版避免增加不必要的編輯、排版負擔。因此，對核實訂正的注釋，一般應采用夾注；對題名的注解、信息的出處、以及重要的或者必須及時提示利用者的簡短注文，一般應該用腳注；而對信息內容詳述性的注釋或者比較長的注文，一般要采用尾注。尾注可酌情采用篇后注、章后注或書后注，但在一個編研成品中，尾注的形式（位置）應該統一。

3.注釋的編寫要求

注釋不僅對實現編研成品的作用有一定影響，同時它又是編研工作重要的研究內容和加工方式，其科學性如何在一定程度反映了編研工作的水平。編寫注釋應該注意如下問題：

（1）注釋要少而精。注釋是為正確理解信息單元的需要而編寫的，必須充分考慮其必要性，即要針對利用者的信息能力確定注釋的對象。凡可要可不要的注釋，一律不要；就是必要的注釋，也應當認真推敲其注文，力求其簡明、確切。

（2）注釋要占有確鑿的依據。即要求編寫注文必須擁有可靠的旁證材料，重要的注文不妨進行一番調查核實，以確保其準確無誤。

（3）注文深度要適當。即要求根據利用者的水平與需要，確定注文提示內容的程度。科技檔案編研成品提供的科技信息具有一定的專業性，容易造成利用的障礙，進行注釋十分必要。但是科技檔案編研成品利用者的不同專業水準，對注釋程度的要求必然要有所差別。對于面向科技人員的編研成品，不僅要嚴格篩選注釋對象，決不能為一般性的名詞術語作注釋；而且還應努力提供內容精深、精確的注文。而對于面向社會的普及性編研成品，其注釋對象應該適當放寬，注文內容也應力求通俗易懂。

（4）注釋要有編號。即注釋對象與注文都要配備注釋編號，而且相關注釋與注文的編號要一致，以便查找利用。

（四）目錄

目錄，也稱目次，是反映編研成品各組成部分的系統性，揭示信息單元內容及其編排順序的名目。目錄由以下項目組成。

1.順序號，目錄的順序號如章節號，或者是以信息單元為對象編定的流水號等，反映編研成品正文編排次序的順序號。編研成品的其它組成部分，如序言、編輯說明、插圖、索引和附錄等，在目錄中只反映其排列位置，不編順序號。

2.題名，目錄是編研成品各組成部分題名的一覽表，除正文章、節的題名外，目錄還應該包括序言、編輯說明、索引、圖和附錄等。通過目錄反映的題名，使利用者就能夠迅速查找相關科技檔案信息。因此，目錄中題名的登錄不僅要與它們針對的內容完全一致，而且題名的詳略應該與編研信息的價值、數量相適應。因此，目錄又分為簡要目錄和詳細目錄。簡要目錄一般只登錄編、章和節的題名；詳細目錄不僅登錄編、章、節的題名，還要登錄各節內具體信息單元的篇名。這是由信息體例形式的多層分類編排、單層分類編排與不設類別的直接編排等不同情況所決定的。

3.頁碼，指編研成品正文各組成部分的起始頁碼。目錄一般是在信息單元排序并編擬題名以后編制的，它為利用者了解編研成品的基本內容，迅速查閱有關科技檔案提供了線索。

（五）插圖和附錄

科技檔案編研成品中的插圖，是指編研成品中與正文信息形式不同的其他形式的科技檔案信息，如圖樣、實驗觀測記錄、推導公式等。插圖同正文的信息單元一樣，也經過了選材、核實和加工等編研過程。例如，要選擇與信息單元相適應的圖樣或表格，配備必要的文字說明，并且注明其出處等。由于插圖需要做特殊的排版處理，因此習慣上把它們作為一個獨立部分，但是插圖應該置于編研成品正文中相關信息單元之后。

插圖的選擇與加工一定要考慮它與正文互相補充的關系，為了便于理解，插圖排放的應該注意：第一，正文在前插圖在后，即相關插圖要緊跟在相關正文之后，但是不要插在正文段落之中；第二，正文與相關插圖應盡量排在雙——單頁碼的“對頁”上，避免讀者讀完正文再翻頁看插圖；第三，插圖較多時，應該按照插圖的編號順序排放插圖。

附錄，是指為了幫助利用者進一步理解正文內容，而另外選編的其他有關輔助信息，一般排放在編研成品各組成部分的最后。附錄與編研成品的關系與插圖不同，只要是對理解正文起參考作用的文獻都可以作為附錄。附錄的信息形式比較靈活，如法規條款、文章、圖表等等；附錄的內容也比較寬泛，如有關標準、政策、法規、人物的年表、有關科技活動的大事記等。但是作為附錄的文獻一般應該完整，各項內容要自成體系。