疾控儀器設備檔案工作的認識與初探范文

儀器設備檔案是疾病預防控制機構質量管理體系的重要組成部份，儀器設備檔案管理是儀器設備管理的基礎，其管理水平的好壞，直接影響到疾控機構檢測結果的準確性和公正性，所以加強疾控機構儀器設備檔案管理是重要的。近年來，我中心把儀器設備檔案管理作為綜合目標管理的一個重要部分，落實措施，重點加強環節管理，使儀器設備檔案在中心質量管理體系中發揮重要作用。
1 儀器設備建檔的重要性

1.1 儀器設備檔案是疾控機構質量管理體系的重要組成部分

隨著疾病預防控制機構能力建設的加強，儀器設備日趨高級化和復雜化,實驗室檢驗活動依賴儀器設備的程度也日益增大，儀器設備是疾控機構開展疾病檢測、衛生監測、科研等工作的重要手段和保證。儀器設備檔案包括儀器設備購置、驗收、使用、維護與保養、維修、報廢等階段形成的資料，是儀器設備從購置到報廢過程的真實記錄，是各種儀器設備的正常使用、維護，以及技術性能開發的不可缺少的材料。儀器設備檔案是中心的重要技術儲備，是質量管理體系的重要組成部份。如何管好用好該儀器設備，提高儀器設備的有效使用率，保證檢測結果的可溯源性、準確性，儀器設備檔案建立是必要的。

1.2 儀器設備檔案是設備維護和檢修的必要條件

建立較為全面的儀器設備檔案，并輔之科學有效的管理，使檔案在儀器設備的采購、使用、維修等工作中得到充分利用，較好地發揮其社會效益和經濟效益。如在運轉和使用過程中，儀器設備的零件會磨損、腐蝕和松動,將會影響設備的精度、性能和工作效率,必須進行及時的維護和檢修。而儀器設備檔案是必備的條件。通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，判斷檢測結果的可靠性；對儀器設備采取預防性維護和檢修，充分做好維修 的準備以縮短停機時間，減少修理費用；通過查看儀器設備檔案，及時與廠家或經銷商聯系等。管好用好儀器設備檔案，主動、及時、準確地為疾病檢測、衛生監測、科研等工作服務，為領導決策和同類設備的更新換代提供依據,儀器設備檔案的建立顯得尤為重要。

2 儀器設備檔案管理的基本內容

2.1 儀器設備檔案的歸檔范圍

根據質量管理體系文件《儀器設備管理程序》的管理要求，明確了儀器設備檔案歸檔內容由二個部分組成:儀器設備申購過程和運行過程中形成的檔案。

2.1.1 設備申購過程形成的檔案主要包括購置計劃書、購置批準書、采購申請書、供應商的資質、技術論證報告、申購單、裝箱單、出廠合格證、出廠檢定證書、保修卡、售后服務保證，使用說明書、結構原理圖、線路圖、設備的影（音）、光盤、配件、儀器設備安裝調試驗收報告等。

2.1.2 設備運行過程形成的檔案主要包括儀器設備操作規程、使用記錄、維護保養記錄、檢查記錄、期間核查記錄、檢定/校準證書、維修申請單、停用申請單、經濟效益分析等。

2.2 儀器設備檔案資料的收集

每臺儀器設備從申購到報廢都經過購置、安裝、使用、報廢四個階段，儀器設備檔案資料隨著設備的變化而進行跟蹤收集，及時歸檔。申購過程中形成的文件在安裝調試完畢后及時建檔，運行過程中形成的文件按年度歸檔，檔案跟隨儀器設備申購、安裝、使用、維修、報廢全過程，其相應的資料由使用科室做好檔案的收集整理工作，移交中心檔案室。

2.3 儀器設備檔案的管理

建檔后由檔案管理員錄入機構儀器設備總目錄，便于儀器設備的管理和查閱。儀器設備要轉移使用權限時，儀器設備檔案一同移交，填寫交接記錄。報廢的儀器設備盡快處理，在檔案中做好報廢注銷記錄及結檔。檔案借閱需填寫儀器設備檔案借(領)用登記表，在借閱過程中，保證案卷完整、安全，按期歸還，不損壞、不丟失。

3 儀器設備檔案管理的具體措施

3.1 建立完善的儀器設備管理體系

我中心在質量管理體系中建立與本機構相適應的《儀器設備管理程序》等文件，實行中心、科室、操作人員三級管理，廣泛深入地宣傳學習質量管理體系文件，強化和明確各級人員的職責，使儀器設備管理工作從申購、采購、驗收、標識、建檔、使用、維護保養、維修、停用、報廢等過程逐一落實。通過儀器設備管理文件的實施，以文件形式將儀器設備管理的目的、崗位職責、管理要求、工作程序、狀態標識、記錄與檔案管理等明確規定，使各部門各崗位都了解其在儀器設備管理中所負的責任與應盡的義務，從而實現儀器設備檔案的標準化、規范化管理。

3.2 建立健全設備檔案管理崗位責任制

按照疾控機構設備檔案管理的要求，把崗位責任制真正落實到每個人。定期召開有關檔案管理人員會議，明確工作內容、目標及崗位責任制，完善儀器設備檔案管理制度，并將崗位責任制納入目標考核、管理責任制中去。實行獎罰制度，獎罰分明。特別是在使用檔案方面成績突出，發揮較大社會和經濟效益的科室和個人應給予獎勵。對不負責任，管理混亂，散失檔案。造成損失的要給予處罰。

3.3 做好儀器設備的各項記錄的歸檔工作

計量檢定證書、使用記錄、維護保養記錄、維修記錄等并應定期及時歸檔，這些記錄可反映儀器設備的歷史情況，以便在出現量值或精度超差時能及時發現和查找原因，并加以消除或采取補救措施。為了將各項記錄定期歸檔，在設計記錄方式時最好是采用活頁形式，并在每頁記錄加以頁號和儀器設備管理編號，防止記錄遺失。

3.4 儀器設備檔案管理是疾病預防控制機構質量管理體系的重要組成部分，是一項業務性強、復雜而煩鎖的工作，儀器設備檔案管理員必須熱愛檔案工作，不但要具有強烈的事業心和責任感，還要努力學習，加強專業培訓，提高設備檔案管理的專業素質。只要抱著認真負責、主動積極、細心周到的工作態度才能做好檔案管理工作，充分發揮儀器設備檔案的重要作用，保證儀器設備在疾病預防檢測工作中正常運轉。確保檢測結果的準確性、科學性和公正性。